Proje Kapanış Toplantıları
Proje Kapanış Toplantıları (1), bir proje veya fazın sonunda yapılan oturumlardır. Yapılan işin değerlendirilmesini ve alınan derslerin gözden geçirilmesini içerirler. Proje Kapanış Toplantıları paydaşları, ekip üyelerini, dış kaynakları ve müşterileri içerebilir. Genellikle resmi bir gündem takip edilir ve toplantı tutanağı hazırlanır. Tüm organizasyonlar veya projeler, kapanış toplantıları yapmayabilirler. Bazı kuruluşlar, kapanış toplantılarının tutanaklarının eksiksiz olarak tamamlanmasını, yönetim tarafından onaylanmasını ve belirli bir şekilde saklanmasını isterler. Çevik projelerde, proje kapatılırken geriye dönük bir toplantı gerçekleştirilir.
Kapanış Toplantısı Türleri
Bazı kuruluşlar, müşteriden resmi proje kabulünü alabilmek için resmi proje kapanış toplantısına ihtiyaç duyarken, diğerleri ek iş talep etmek için bir fırsat olarak kullanırlar. Bazı kuruluşlar, iç süreçlerin iyileştirilmesi vb. kurum içi amaçlar için kullanırlar. Örgütsel açıdan bakıldığında, iyi sonlar sonraki projelerde iyi başlangıçlara yol açarlar.
Retrospektif
Çevik projelerde proje kapanış toplantısına retrospektif denir. Ürün Sahibi ve kilit paydaşlarla yapılır. Geriye dönük bir inceleme yapmak, katılımcıları neyin iyi gittiğini ve neyin daha iyi yapılabileceğini gözden geçirmeye teşvik eder. Bu değerlendirme, ürün üzerindeki çalışmayı, aynı zamanda süreçleri, çevik ekibin içindeki ve dışındaki işbirliği düzeyini ve ürün teslimatının etkinliğini ele alır.
Proje veya Fazı Kapatma Yönergeleri
Gelecekteki projeler için değerli bilgilerin korunmasını sağlamak için projenin her fazı uygun şekilde kapatılmalıdır. Fazı veya projeyi uygun şekilde kapatmak için aşağıdaki yönergeler dikkate alınmalıdır;
- Proje aktivitelerinin tamamlandığını doğrulamak için proje yönetim planını, kabul edilen çıktıları ve OPA’ları gözden geçirin. Bkz: Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1 – Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2 – Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 3 – Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
- Bazı kuruluşlar ve uygulama alanlarında, bir projeyi veya fazı kapatırken faydalı olabilecek proje sonlandırma kontrol listesi bulunur. Bu liste ile idari kapanışın eksiksiz olduğunuzdan emin olursunuz.
- Paydaş performanslarını değerlendirmek için performans ölçüm belgelerini, ürün belgelerini ve diğer ilgili proje kayıtlarını toplayın ve düzenleyin.
- Proje ürünlerinin uyumluluk gereksinimlerini karşıladığını müşteriye onaylatın.
- Proje kaynaklarını serbest bırakın.
- Yeni becerileri ve artan yeterlilik düzeylerini yansıtmak için kaynak havuzu veritabanını güncelleyin.
- Proje başarısını ve etkililiğini analiz edin ve alınan dersleri belgeleyin.
- Alınan dersler raporunu ve nihai proje kapanış raporu hazırlayın.
- Resmi proje kabulü alın. Fazın veya projenin resmi kabulünü almak için çıktıların tanımlanmış kabul kriterlerini karşıladığını müşteriye veya sponsora gösterin.
- Proje belgelerini arşivleyin.
- Projenin başarısını ekip ve diğer paydaşlarla kutlayın.
(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 127.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
