Proje Yönetimi Planı, planlar (kapsam, zaman, maliyet vb.) toplamıdır. Bazı proje yönetimi planlarının, projenin gerektirdiği şekilde bazı alt planlara(zaman, maliyet, risk vb.) daha fazla odaklanması olasıdır. Her durumda, tüm proje ile ilgili beklentileri karşılama ve hedefleri gerçekleştirme odaklıdır.

Yönetimi onayladığı ve Proje Başlatma Belgesinde yer alan maddeler ön çalışma niteliğindedir. Teknik açıdan ve uygulanabilirlik olarak detaylandırılmamışlardır.

Aşağıdaki konularla sınırlı olmamak üzere Proje Yönetimi plan kapsamı belirlenmelidir;

1. Kapsam Dokümanı – Proje Başlatma Belgesinden daha geniş bir paydaş grubu tarafından gözden geçirilmiş ve detaylandırılmış.
2. Projede, tanımlanan çıktıyı üretmek için gerekli İş Kırılım Yapısı.
3. Planlama sürecinin bir parçası olarak yapılan varsayımlar ve kısıtlamalar.
4. Zaman ve malzeme tahminleri.
5. Aktiviteler arası ilişkiler, bağlantılar.
6. Zaman boyutunda kaynak tahsis planı (insan ve sermaye).
7. Temel gözden geçirme noktaları – teknik, paydaş ve yönetimsel.
8. Dokümantasyon gereksinimleri.
9. Test, kullanıcı, müşteri kabul planları.
10. Proje ekibi eğitim planı
11. Durum raporlama ölçütleri, raporlama yapısı.
12. İletişim yönetimi planı.
13. Risk yönetimi planı.
14. Paydaş yönetimi planı.

Proje Yönetimi Planı, tek bir paydaştan daha fazlası için gerekli olan geniş bir perspektif içerir.

Projelerde hangi çıktıların, neden önemli olduğu farklılık gösterir. Örneğin;

1. Büyük veya maliyetli projeler genellikle detaylı bir plan gerektirir.
2. Yeni teknoloji içeren projeler risk yönetimi ve iş tanımlarının detaylandırılmasını gerektirir.
3. Yeni bir beceri gerektiren projelerde, uygun planlamaya dikkatlice yaklaşılmalıdır.
4. Daha küçük projeler, daha basit planlama ile takip edilebilir.
5. Ortak bir tema içeren projeler, planlamada daha az ayrıntıya gereksinim duyabilir veya daha önceki benzer çabalardan şablonlar kullanılabilir.

Her projede bilgi alanlarına (kapsam, zaman, maliyet vb.) uygun detay seviyesinde yaklaşılması önemlidir. Bazı organizasyonlar çekirdek bir plan şablonu üzerinden hareket ederler. Projelerde bu çekirdek plan esastır, proje özelliğine göre ek planlar talep edilir.

Sonuç

Proje planlamanın değeri konusunda organizasyonlar bilinçli değiller. Doğru plan yapamama veya planlamaya ayırılan zaman ve eforu gereksiz görme eğilimlerine çokça rastlıyoruz.

İyi planlamadığımız noktalarda problemlere daha çok zaman ve para harcıyoruz. Planama öğrenilebilen ve geliştirilebilen bir tekniktir.

Daha iyi plan yapabilmek, daha başarılı olmak anlamına gelir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

• Proje Yönetimi Planı – 2
• Risk Yönetimi Planı
• Proje Yönetimi Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?
• Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 3
• Proje Yönetimi Planı – 1
• Proje Yönetimi Kontrolleri
• Kapsam Yönetimini Planlamak
• Hedeflerinize Proje Yönetimi Olmadan Ulaşmanız Zor – 1
• Ne Kadar Proje Dokümantasyonu Gerekli?
• Hedeflerinize Proje Yönetimi Olmadan Ulaşmanız Zor – 3