Etiket arşivi: planlama

İş Yükü ve Delegasyon

Yine konu alanında “çok acil” yazan bir e-posta aldınız. Ya hemen cevap verip bir şeyleri başarmanın hazzını yaşayacaksınız ya da stratejiye, anlam ve etkiye odaklanarak bekleyeceksiniz. Üstelik o mesaja baktığınız için neyle uğraştığınızı bir an olsun unutabilirsiniz.

“Gelen işi ben mi yapmalıyım yoksa ekibimden birine mi yönlendirmeliyim?” hiç kolay olmayan bir sorudur. Daha iyi ve kaliteli yapabileceğiniz ama delege etmeniz gereken bir durum mu? Diğerlerine kendimize güvendiğimiz kadar güvenmediğimizde her şeyi yapmak zorunda kalırız.

Kendi mükemmeliyetçi yaklaşımımız yine kendimize söylediğimiz küçük beyaz yalanlara dönüşür. Ne var ki başkasının işini yapmaktan hem onun gelişimini engelleriz hem de yoruluruz.

Bazen iç korkularımızla “bunu devredemem” düşüncesiyle işi yaparız ama sonuç aynıdır.

Balık tutmayı öğretmeye üşenenler bir süre sonra balık yok diye şikayet etmeye başlarlar. Güvenebileceğiniz bir ekip kurmak, onları eğitmek kendi çabalarınızla elde edebileceğinizden çok daha fazla kazanmanızı sağlar.

Şöyle yaklaşabilirsiniz;

Küçük İşler – Önemi az, az vaktinizi alacak gibi görünselerde size stratejik iş akışınızın dışına çıkarırlar. Toplantıya katılım formu doldurmak vb.

Basit İşler – Başkasının yapabileceği size zaman kaybettirecek işlerdir. Bazen işten kaçış olarak tercih edilebilir ama  faydası yoktur. Bir tabloyu doldurmak vb.

Zaman Alıcı İşler – Önemli ve karmaşık olan işlerdir ama çoğunun %80’ini sizin yapmanızı gerektirmeyen işlerdir. Gerekli %20’de yer alıp geri kalan konusunda onay, gözden geçirme ve / veya yön vermeye odaklanabilirsiniz. Denetim raporu hazırlanması vb.

Öğretilebilir İşler – İlk başta karmaşık görünen ve muhtemelen birkaç kişi gerektiren işlerdir. Bir süreç dahilinde ele alabilir, kalite kontrolleri ve son onaylama aşamalarında devreye girebilirsiniz. Süreci iyileştirme vb.

Reddedilmesi Gereken İşler – Sizin alanınıza girmeyen işlerdir.

Zamanı Belli İşler – Zamanı belli işleri bir proje gibi düşünerek planlamalı, çözüm yolunu belirlemelisiniz. Genellikle ekip çalışması gerektirir.

Dikkat etmeniz gereken sizin yapacağınız, yapmanız gereken işler ile diğerlerini birbirinden ayırmaktır. Gündeminizdeki işleri sık sık gözden geçirmeli, kontrol etmelisiniz. Delege edeceğiniz işler konusunda delege edeceğiniz kişilerin yoğunluklarını bilmeniz, dikkate almanız gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 85 – Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

Proje Planlama sürecinde yapılması gerekenleri adım adım bu videodan öğrenebilirsiniz.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi TATIL2018 indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı detaylı bilgi: http://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 84 – Plan Yapmadan Proje Yönetmek Mümkün mü?

Planlama sorumluluğunuzdan kaçınmak için mazeretler bulabilirsiniz ama sonuçlarından kaçınamazsınız.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : http://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi TATIL2018 indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: http://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Planlama ve Çekim Yasası

Çalıştığınız yerde hiç planlama ya da stratejik planlama çalışmalarına katıldınız mı? Herhangi bir planın ya da projenin parçası oldunuz mu? Eğer olduysanız çok basit olarak planlanan şeylerin zaman için gerçekleştirildiğini görmüşsünüzdür. Sizce planlanmasaydı o işler şans eseri ya da kaza ile gerçekleşirler miydi? Bence hayır.

Planlama Çekim Yasanın işe yaramasını sağlayan en basit yöntemlerden birisi. Bir plan yaparsınız, gerçekten gerçekleşmesini istediğiniz şeyi kafanızda bitmiş ve başarılı olmuş şekli canlandırır ve sonrada onu gerçekleştirmeye başlarsınız. Eğer ekip üyelerini plana dahil eder, planı onların, onları planın bir parçası yaparsanız pozitif olarak katılımlarını sağlayabilir, planın gerçekleşme olasılığını artırırsınız.

Ama özellikle geçtiğimiz son 7-8 yılda kaos yönetim şekilleri çok modaydı. Katılımcı olmayı reddeden bu görüş kaosun karmaşasından bir düzen çıkarmayı, rekabet ve hırsı bir arada kullanmayı amaçlıyordu. Ama bu sayede bazı işler çok iyi gidebilirken bazıları hiç gitmeyebiliyordu.

Sizin işyerinizden beklentiniz ne?

Amacınızı belirleyin, hedeflerinizi koyun, olabileceğine inanın ve üzerine gidin. Böyle söylemek kolay, yapsana dediğinizi duyar gibiyim. Benim cevabım “hemen denemeye başlayın” olacak. Bu konuda denemek önemli. Zaman içerisinde hem amaçlarınız, hem hedefleriniz hem de gerçekleştirme yolları konusunda olgunlaşacaksınız. Eğer ne yaparsanız yapın bir şeyler değişmiyorsa o zaman ya pozitif bakış açınızı koruyamıyorsunuzdur ya da çalıştığınız ortam sizin gibi pozitif düşünenleri barındırmayacak kadar karanlık yada karamsar demektir.

Pozitif düşünce temel düşünce biçiminiz olana kadar uğraşmalısınız. Diş fırçalamak gibi, karşılaştığınız biriyle selamlaşmak gibi doğal bir parçanız olmalı.

Şimdi kendi planınızı hazırlayın. İster bulunduğunuz yerde ister başka bir yerde ne yapmak istediğinizi, neyi başarmak istediğiniz düşünün.

Paylaşın:

Doğru işe doğru eleman nasıl seçilir?

position-profilingBugün “doğru işe doğru eleman” sözüne oldukça keyifli yaklaşan bir yazı geçti elime. Bakın ne yapmışlar;

Camı açık bir odaya 101 adet tuğla düzenli bir şekilde konulmuş. Her defasında 2-3 kişiyi içeri alıp birkaç saat yalnız bırakmışlar ve daha sonra yaptıkları şeylere göre işlere yerleştirmişler.

Eğer içerde kalanlar;

Tuğlaları saymışlarsa Muhasebe bölümüne,

Tekrar saymaya başlamışlarsa Kalite Güvence yada İç Denetim’e,

Tuğlaları her yere dağıtmışlarsa Araştırma bölümüne

Eğer iki düzenli sıra yapıp, 1 tane fazla çıktı işe yaramaz diye ayırmışlarsa Mühendislik bölümüne,

Farklı bir şekilde ama düzenli bir şekilde düzenlemeye başlamışlarsa Planlama bölümüne

Eğer tuğlaları birbilerine atıyorlarsa Operasyon bölümüne,

Eğer uykuya dalmış yada uzaklara dalıp gitmişlerse Güvenlik bölümüne,

Eğer tuğlaları parçalara ayırmışlarsa Bilgi Teknolojileri Bölümüne,

Eğer oturmuş telefonun çalmasını bekliyorlarsa İnsan Kaynakları bölümüne,

Eğer hiçbir tuğlayı kıpırdatmadan farklı kombinasyonlar yapmaya çalışıyorlarsa Satış Bölümünüe,

Eğer çoktan gitmişlerse Pazarlama bölümüne,

Eğer camdan dışarı bakıyorarsa Stratejik Planlama Bölümüne,

Eğer birbirleri ile konuşuyor ve tek bir tuğlaya bile dokunmamışlarsa Orta Düzey Yöneticiliğe,

Eğer tuğlalardan bir mini golf sahası yapıp oynamaya başlamışlarda Üst Yönetime atamışlar.

Paylaşın:

Daha iyi ve hızlı öğrenme – 4

Herkes kendi gelişimi ve öğrenme planlarından sorumludur. Hiç kimse diğerlerinin gelişimi ve öğrenimi için ciddi anlamda kaygı duymaz. Bu yüzden öncelikle öğrenme konusunu kendi içinizde çözmeniz gerekir.

Kendi kendini motivasyon

Kendinize şans verin. Bazen fikirler bir düzine gelebilir. Eğer sadece başarmak istediğiniz şeylere odaklanmayı beyninize öğretebilirseniz iyi fikirleri diğerlerinin içerisinden ayırabilirsiniz. Hem böylelikle daha fazla öğrenmeniz için sizi motive edecek şekilde fikirlerinizi filtrelemiş olursunuz.

Kendinizi motive edin. Neden bir şeyler öğrenmek istiyorsunuz? Öğrenerek neyi başaracaksınız? Eğer neden öğrenmek istediğinizi bilmiyorsanız öğrenemezsiniz.

Hedef koyun. Eğer birşeyleri hayal edebiliu söz gerçekten hedeflere ulaşmada kilit bir söz bence. Gereken şeylere kendinizi hazırlarsanız üstesinden gelemeyeceğiniz şey yoktur. Ancak bunu denemeyen bilemez. Eğer denerseniz bana hak vereceksiniz.

Pozitif düşünün. Eğer öğrenme konusunda kendinize inancınız ve bu konuda olumlu bir bakış açınız yok ise öğrenmeniz zordur.

Organize olun. Öğrenmek bir yetişkinin hayatının bir parçası olmalıdır. Bu yüzden öğrenmeye ayıracağınız zamanı ayarlamalısınız. Yapacağınız işleri bir listehalinde tutabilir ve buna göre zamanınızı organize edebilirsiniz. Eğer bu konuda web üzerinde çalışmak isterseniz Neptune’u deneyebilirsiniz. http://www.neptunehq.com/

Her beceri öğrenilebilir. Bedensel fonksiyonlar hariç hayatın içindeki her türlü beceriyi öğrenebilirsiniz. Burada koyduğunuz hedef ve bu hedefe ulaşmak için harcayacağınız efor ile ayıracağınız zaman önemlidir. Bir insanın yaptığını diğeride yapabilir unutmayın.

Kendinizi öğrenmeye hazırlayın. Sadece pozitif düşünmek başarmak için yetmeyebilir. Bir yetişkin olarak hayatın bir çok gerekleriyle gün içinde boğuşmak zorundasınız. Bu yüzden bu boğuşmaya paralel kendinizi öğrenmeyede hazırlamanız gerekir.

Kendinizi hazırlayın. Herkes kendi gelişimi ve öğrenme planlarından sorumludur. Hiç kimse diğerlerinin gelişimi ve öğrenimi için ciddi anlamda kaygı duymaz. Bu yüzden herkes kendine doğru hayatı çekeceğinden sizi öğrenme konusundaki hedeflerinizden uzaklaştırmaya çalışabilirler.

Kendinize kısıtlar getirin. Herkes düzenli bir yaşam ister. Özgürlük ise bazen kaosu getirir. Ama kaos ile düzenin birlikteliğini yakalamak çok önemlidir. Bu yüzden kendinize işi bitirme süresi vermek, bir fikir üzerinde çalışmanızı belirli bir süre ile sınırlandırmak, çalıştığınız konuları sınırlandırmak bazen çok kısa zamanda çok işleri başarmanızı sağlayabilir.

Paylaşın:

Kuantum Yönetimi

quantum ripples in chaos

Image by Kalense Kid via Flickr

Projelerimizi planlarken, çoğu zaman daha önce hiç yapmadığımız bir şey hakkında süre ve maliyet tahminleri yapmak zorunda kalırız. Projeler doğaları gereği riskleride içerdiklerinden doğru tahminlerin yapılma olasılıklarıda zayıf olmaktadır. Kuantum Yönetimi, maliyet ve zaman kavramını farklı yollardan düşünme becerisini hedeflemektedir.

Ayşe orada olmak istemediği odanın önünde duruyor ve pazarlama müdürünün kendisine söylediklerini düşünüyordu: “Sakın bana Mart 15’den Mayıs 15’e deme. Bana bunu ne zaman teslim edeceğini söyle!”

Asıl sorun, Ayşe’nin kesin bir tarih verememesi, bu tip şeylerin kestirilemiyor olması ve patronununda bunu bir türlü anlamamasıydı. “Tamam, 15 Mayıs kesin” dedi.

“Hayır,” dedi patron “Ortalamasını alacağız. O zaman ne oluyor?” dedi ve arkasındaki direktöre döndü “15 Nisan? Nisan 15. İşte budur. Başka bir şey var mı?”

Herşeye rağmen Ayşe’nin ekibi 26 Nisan’da 10 gün gecikerek teslimatı yapabildi. Ayşe’yi, ekibini ve ilgili diğer herkesi kötü bir gün bekliyordu. Orada neler oluyordu?

Problem-çözen organizasyonlarda iki tip iş olur : Operasyonlar ve Projeler. Operasyonal iş genellikle imalat gibi tekrarlanan eforu, rutin idari işleri ve altyapı operasyonlarını tarifler. Proje işi ise yeni ürün geliştirme, başka yere aktarma, reorganizasyon tip işleri tarif eder. Operasyonlar tekrarlanan ve az riskli işlerdir. Projeler ise tek ve risklidirler. Bu sebeple projelerin farklı yönetilmeleri gerekir. Kuantum Fiziği bunu anlamanıza yardım eder.

Kuantum Fiziğinde doğal olarak bir herhangi bir şey bilinemezdir. Örneğin, Hareket eden birinin bulunduğu yer konusunda eminizdir ama hızından emin değilizdir. Klasik Fizik sınırlama getirmez.

Yenilik yada önceden tahmin edilebilirlikten birini seçmek gerekir. Her ikisi de olmaz

Yönetim’de örnekseme vardır. Maliyeti ve zamanı kesin olarak bilmek istiyorsak yenilikleri azaltmamız gerekir çünkü yenilik risk getirir. Eğer riski kabul ediyorsak maliyet ve zaman konusunda tam kesin olmamayı göze alabilmeliyiz. Kuantum Yönetimi riskin içeriğini asla tam olarak bilemezsin demektedir.

Operasyon odaklı organizasyonlardaki yönetim deneyimlerinde yöneticiler asla şöyle şeyler duymaktan hoşlanmazlar “4-6 ay içerisinde tamamlanmasını bekliyoruz” Genellikle “tepeden inme” zamanları talep ederler. Bu klasik yönetimdir ve klasik fiziğe benzer.

Organizasyonunuzu Kuantum yönetimine yöneltmelisiniz. Bir yönetici olarak:

  • “Ne zaman hazır olur?” diye sormayın, “%95 olasılıkla ne zaman hazır olur?” diye sorun.
  • %95 bandında tahmini tutan proje yöneticilerinizi ödüllendirin.
  • Mali İşler, risk yönetimini bireysel proje bazında değil projelerin toplamı bazında değerlendirmelidir.

Proje yöneticisi olarak:

  • En iyi ve kötü ihtimaleri %95 bandında tahmin etmeye çalışın.
  • Eğer sizden tepeden inme tarih istenirse onlara Kuantum Yönetimini öğretmeye çalışın. Ya kaybedersiniz yada biraz ilerleme sağlarsınız.
  • Tepeden inme bir tarih dolayısıyle kendinizi kötü hissederek bir yerlerde durduğunuzda böyle bir şeyi kabul etmenin Kuantum Yönetimi kurallarını değiştirmeyeceğini unutmayın.
Paylaşın: