Etiket arşivi: planlama

Projelerde Kuantum Yönetimi

 

Projelerimizi planlarken, çoğu zaman daha önce hiç yapmadığımız bir şey hakkında süre ve maliyet tahminleri yapmak zorunda kalırız. Projeler doğaları gereği riskleride içerdiklerinden doğru tahminlerin yapılma olasılıkları zayıf kalmaktadır. Kuantum Yönetimi, maliyet ve zaman kavramını farklı yollardan düşünme becerisini hedeflemektedir.

Ayşe orada olmak istemediği odanın önünde duruyor ve pazarlama müdürünün kendisine söylediklerini düşünüyordu: “Sakın bana Mart 15’den Mayıs 15’e deme. Bana bunu ne zaman teslim edeceğini söyle!”

Asıl sorun, Ayşe’nin kesin bir tarih verememesi, bu tip şeylerin kestirilemiyor olması ve patronununda bunu bir türlü anlamamasıydı. “Tamam, 15 Mayıs kesin” dedi.

“Hayır,” dedi patron “Ortalamasını alacağız. O zaman ne oluyor?” dedi ve arkasındaki direktöre döndü “15 Nisan? Nisan 15. İşte budur. Başka bir şey var mı?”

Her şeye rağmen Ayşe’nin ekibi 26 Nisan’da 10 gün gecikerek teslimatı yapabildi. Ayşe’yi, ekibini ve ilgili diğer herkesi kötü bir gün bekliyordu. Orada neler oluyordu?

Problem-çözen organizasyonlarda iki tip iş olur : Operasyonlar ve Projeler. Operasyonal iş genellikle imalat gibi tekrarlanan eforu, rutin idari işleri ve altyapı operasyonlarını ifade eder. Projeler ise yeni ürün geliştirme, başka yere aktarma, iyileştirme vb. işleri tarif eder. Operasyonlar, tekrarlanan ve az riskli işlerdir. Projeler ise bir defa yapılır ve risklidirler. Bu sebeple projelerin farklı yönetilmeleri gerekir. Kuantum Fiziği bunu anlamanıza yardım eder.

Kuantum Fiziğinde doğal olarak bilinemezlik ortaya çıkar. Örneğin, Hareket eden birinin bulunduğu yer konusunda eminizdir ama hızından emin değilizdir. 

Bazen yenilik ya da önceden tahmin edilebilirlikten birini seçmek gerekir. Her ikisi de olmaz

Yönetim’de örnekseme vardır. Maliyeti ve zamanı kesin olarak bilmek istiyorsak yenilikleri azaltmamız gerekir çünkü yenilik risk getirir. Eğer riski kabul ediyorsak maliyet ve zaman konusunda tam kesin olmamayı göze alabilmeliyiz. Kuantum Yönetimi riskleri asla tam olarak bilemezsin demektedir.

Operasyon odaklı organizasyonlardaki yöneticiler, “4-6 ay içerisinde tamamlanmasını bekliyoruz” tarzı tahminler duymaktan hoşlanmazlar. Genellikle “deneyime dayalı kafadan atma” süreleri talep ederler. 

Bir yönetici olarak yapmanız gereken:

  • “Ne zaman hazır olur?” diye sormayın, “%95 olasılıkla ne zaman hazır olur?” diye sorun.
  • %95 bandında tahmini tutan proje yöneticilerinizi ödüllendirin.
  • Mali İşler, risk yönetimini hem proje bazında hem de projelerin toplamı (portföy) bazında değerlendirin.

Proje yöneticisi olarak:

  • En iyi ve kötü ihtimaleri %95 bandında tahmin etmeye çalışın.
  • Eğer tepeden inme tarih istendiğinde Kuantum Yönetimini kullanmaya çalışın. Ya kaybedersiniz ya da biraz ilerleme sağlarsınız.
 
Paylaşın:

Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4

Proje Yönetimi Planı, planlar (kapsam, zaman, maliyet vb.) toplamıdır. Bazı proje yönetimi planlarının, projenin gerektirdiği şekilde bazı alt planlara(zaman, maliyet, risk vb.) daha fazla odaklanması olasıdır. Her durumda, tüm proje ile ilgili beklentileri karşılama ve hedefleri gerçekleştirme odaklıdır.

Yönetimi onayladığı ve Proje Başlatma Belgesinde yer alan maddeler ön çalışma niteliğindedir. Teknik açıdan ve uygulanabilirlik olarak detaylandırılmamışlardır.

Aşağıdaki konularla sınırlı olmamak üzere Proje Yönetimi plan kapsamı belirlenmelidir;

  1. Kapsam Dokümanı – Proje Başlatma Belgesinden daha geniş bir paydaş grubu tarafından gözden geçirilmiş ve detaylandırılmış.
  2. Projede, tanımlanan çıktıyı üretmek için gerekli İş Kırılım Yapısı.
  3. Planlama sürecinin bir parçası olarak yapılan varsayımlar ve kısıtlamalar.
  4. Zaman ve malzeme tahminleri.
  5. Aktiviteler arası ilişkiler, bağlantılar.
  6. Zaman boyutunda kaynak tahsis planı (insan ve sermaye).
  7. Temel gözden geçirme noktaları – teknik, paydaş ve yönetimsel.
  8. Dokümantasyon gereksinimleri.
  9. Test, kullanıcı, müşteri kabul planları.
  10. Proje ekibi eğitim planı
  11. Durum raporlama ölçütleri, raporlama yapısı.
  12. İletişim yönetimi planı.
  13. Risk yönetimi planı.
  14. Paydaş yönetimi planı.

Proje Yönetimi Planı, tek bir paydaştan daha fazlası için gerekli olan geniş bir perspektif içerir.

Projelerde hangi çıktıların, neden önemli olduğu farklılık gösterir. Örneğin;

  1. Büyük veya maliyetli projeler genellikle detaylı bir plan gerektirir.
  2. Yeni teknoloji içeren projeler risk yönetimi ve iş tanımlarının detaylandırılmasını gerektirir.
  3. Yeni bir beceri gerektiren projelerde, uygun planlamaya dikkatlice yaklaşılmalıdır.
  4. Daha küçük projeler, daha basit planlama ile takip edilebilir.
  5. Ortak bir tema içeren projeler, planlamada daha az ayrıntıya gereksinim duyabilir veya daha önceki benzer çabalardan şablonlar kullanılabilir.

Her projede bilgi alanlarına (kapsam, zaman, maliyet vb.) uygun detay seviyesinde yaklaşılması önemlidir. Bazı organizasyonlar çekirdek bir plan şablonu üzerinden hareket ederler. Projelerde bu çekirdek plan esastır, proje özelliğine göre ek planlar talep edilir.

Sonuç

Proje planlamanın değeri konusunda organizasyonlar bilinçli değiller. Doğru plan yapamama veya planlamaya ayırılan zaman ve eforu gereksiz görme eğilimlerine çokça rastlıyoruz.

İyi planlamadığımız noktalarda problemlere daha çok zaman ve para harcıyoruz. Planama öğrenilebilen ve geliştirilebilen bir tekniktir.

Daha iyi plan yapabilmek, daha başarılı olmak anlamına gelir.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 2

Proje ekipleri genellikle tercih ettiklerinden daha hızlı bir şekilde yürütmeye geçmek için baskı görürler. Yönetim ve diğer paydaş grupları, proje ekibini bir an önce adım atma ve görünür öğeleri tamamlamak için başlamaya iterler.

Kullanıcılar, gereklilikleri tam olarak ifade ettiklerini ve proje ile ilgili planların bu gerekliliklere bir şey katmayacağını düşünebilirler.

Gereksinimler projelerin “aşil topuğudur”. İyi tanımlanmadığı veya anlaşılmadığı durumlarda projeyi başarısızlığa götüren en önemli etkenlerden biridir. Proje ekibi, gereksinimlerin hayta nasıl geçirileceği konusunda uzmanlığa sahiptir ancak her gereksinim farklı çaba ve zaman gerektirebilir. Gereksinimlerin net olmaması ya da sürekli ek gereksinimler çaba ve zamanı beklenildiğin daha fazla artırır. Netleşmiş gereksinimler üzerinden yapılacak ön planlama ve geliştirmeler projenin başarı olasılığını artırmaya başlar. Projede ortaya çıkanlar, gereksinim sahipleri tarafından görülür ve onaylanırsa bir sonraki adımı tanımlamak, planlamak ve uygulamak daha doğru bir tercih olacaktır.

Yönetim açısından, başlangıçta net bir zaman, bütçe ve hedef olmaması bu yaklaşımın uygulanmasını zorlaştırabilir. Kaynakların ve zamanın boşa harcanabileceği düşüncesi yaratabilir. Bu tip çatışmaları, planlama mantığının tüm paydaşlarca doğru anlaşılması sayesinde çözmek mümkün olabilir.

Projenin neden yapıldığına ve faydasına ilişkin olarak yönetimin ve departmanların çelişkili görüşleri olabilir. Planlama sürecinin temel amaçlarından biri, bu çeşitli görüşleri değerlendirmek, organizasyonun desteklediğini ve kabul ettiği ortak noktaları bulmaktır. Herkes sonuçta aynı fikirde olmayabilir, ancak kararlaştırılan hedefe yönelik olarak birlikte çalışmayı kabul etmelidirler. Planlama sürecinden vazgeçmek, paydaşlar arası müzakere sürecini ve samimi katılımı engeller.

Paylaşın:

Proje Yönetimi Planı Geliştirmek – 1

Projenin yönetim tarafından onaylanması ve resmi olarak Proje Başlatma Belgesi ile başlatılması gerekir. Bu aşamadan sonra projenin hedefine ulaşabilmesi için gereken yolun ve gerekli iş öğelerinin Proje yönetimi Planı dahilinde ele alınması gerekir.

Proje ekipleri, projeyi öneren iş birimi ya da onaylayan yönetimden daha fazla önyargıya sahiptirler. Planlama aşamasında daha AZ önyargılı proje ekip üyeleri ile gerçekçi ve uygulanabilir bir plan yapılmaya çalışılmalıdır.

Amaç, belirsizlikleri kaldırmak ve tüm paydaşları proje hedef(ler)ini başarma doğrultusunda yönlendirebilecek bir plan hazırlanması gerekir.

Önce NE(gereklilikler) daha ayrıntılı olarak tanımlanır. Bu çalışma, büyük olasılıkla proje yöneticisinin çözmesi için zorlanacağı politik, kurumsal ve teknik çatışmalar ortaya çıkaracaktır. Hem herkesin samimi taahhüt vermesi hem de projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için pozitif takım ruhunu oluşturmak proje yöneticisinin sorumluluğunda olacaktır.

Planlama ekibindekiler, planlamaya, uygulanabilir, bütünleşik bir çözüm bulma girişimi olarak bakmalı, aynı zamanda projeyi olumsuz yönde etkileyebilecek iç ve dış konu tüm konularla ilgilenmeye çalışmalıdırlar.

Deneyimli proje yöneticileri, bilgi ve birikimleri doğrultusunda çeşitlı kısayollar kullanırlar, benzer deneyimlerinden hareketle geçmişte yaptıkları hataları tekrar etmemeye çalışırlar.

Proje ekibinin deneyimsiz olduğu durumlarda, projenin analiz sürecine gereken titizliği göstermeyeceği , bu sürecin ne kadar değerli olduğunu anlamayabilecekleri söylenebilir.  Proje ekip üyeleri genellikle mevcut ortamın planlamaya uygun olmadığı veya projenin belirsizliklerinin plan yapmayı engellediğini düşünebilir.

Tüm bu yaklaşımlar, kalitesiz planlamaya ve hatta planlama yapılmadan yürütmeye geçilmesine sebep olmaktadır. Çünkü planın bir değer üretmeyeceği bir an önce bir şeyler yapılması gerektiği düşüncesi baskın gelmektedir.

Projeler doğru ele alınmadığında başarısız olma olasılığı çok yüksektir. En büyük sorun planlamayı gereksiz ve zaman kaybı olarak görmektir.

Yaşanacak bir çok problem öngörülebilirdir ve bu konuda planlama yaparak onları yönetebilir, olumsuz etkilerini en aza indirebilirsiniz.

Proje Yönetimi Planı, aynı zamanda operasyonel yönetim planına temel oluşturur. Operasyonda yaşanabilecek bir çok problem, proje esnasında ortadan kaldırılabilir.

Proje planlama soğan soyar gibi yapılır. Bir katmanı kaldırmadan diğer katmanı göremezsiniz. Proje kapsamı ile ilgili ayrıntılar ortaya çıktıkça ilgili zaman ve maliyet gereksinimleri daha iyi anlaşılacaktır.

Yapılan planlar mevcut kapasiteye uymadığında ayarlamalar yapılması gerekecektir. Proje ilerledikçe kaynak ihtiyaçları netleşecek, kapasite ve yeterlilik ayarlamaları yapılabilecektir.

Projeyi evrime benzetebilirsiniz. Her proje giderek gelişen ve değişen dinamik bir yapıya sahiptir. Her değişiklikte, projeyi başarıyla tamamlamak için mevcut kaynaklarla eşleştirme yapmak için yeniden planlama yapmak gerekecektir. Yani planlanmış olan yeniden planlanacaktır.

Planlama sürekli ve düzenli yapılmazsa yapılan çalışmaları geçersiz kılabilir ve demotivasyona yol açar.

İdeal proje yönetimi planı, proje için gelecekteki bir yol haritası olmalıdır. Proje Yönetimi Planına risk odaklı bakarsak, nerelerde sapmaların ortaya çıkabileceğini ve nasıl baş edileceğini tanımlamalıdır.

Paylaşın:

İş Yükü ve Delegasyon

Yine konu alanında “çok acil” yazan bir e-posta aldınız. Ya hemen cevap verip bir şeyleri başarmanın hazzını yaşayacaksınız ya da stratejiye, anlam ve etkiye odaklanarak bekleyeceksiniz. Üstelik o mesaja baktığınız için neyle uğraştığınızı bir an olsun unutabilirsiniz.

“Gelen işi ben mi yapmalıyım yoksa ekibimden birine mi yönlendirmeliyim?” hiç kolay olmayan bir sorudur. Daha iyi ve kaliteli yapabileceğiniz ama delege etmeniz gereken bir durum mu? Diğerlerine kendimize güvendiğimiz kadar güvenmediğimizde her şeyi yapmak zorunda kalırız.

Kendi mükemmeliyetçi yaklaşımımız yine kendimize söylediğimiz küçük beyaz yalanlara dönüşür. Ne var ki başkasının işini yapmaktan hem onun gelişimini engelleriz hem de yoruluruz.

Bazen iç korkularımızla “bunu devredemem” düşüncesiyle işi yaparız ama sonuç aynıdır.

Balık tutmayı öğretmeye üşenenler bir süre sonra balık yok diye şikayet etmeye başlarlar. Güvenebileceğiniz bir ekip kurmak, onları eğitmek kendi çabalarınızla elde edebileceğinizden çok daha fazla kazanmanızı sağlar.

Şöyle yaklaşabilirsiniz;

Küçük İşler – Önemi az, az vaktinizi alacak gibi görünselerde size stratejik iş akışınızın dışına çıkarırlar. Toplantıya katılım formu doldurmak vb.

Basit İşler – Başkasının yapabileceği size zaman kaybettirecek işlerdir. Bazen işten kaçış olarak tercih edilebilir ama  faydası yoktur. Bir tabloyu doldurmak vb.

Zaman Alıcı İşler – Önemli ve karmaşık olan işlerdir ama çoğunun %80’ini sizin yapmanızı gerektirmeyen işlerdir. Gerekli %20’de yer alıp geri kalan konusunda onay, gözden geçirme ve / veya yön vermeye odaklanabilirsiniz. Denetim raporu hazırlanması vb.

Öğretilebilir İşler – İlk başta karmaşık görünen ve muhtemelen birkaç kişi gerektiren işlerdir. Bir süreç dahilinde ele alabilir, kalite kontrolleri ve son onaylama aşamalarında devreye girebilirsiniz. Süreci iyileştirme vb.

Reddedilmesi Gereken İşler – Sizin alanınıza girmeyen işlerdir.

Zamanı Belli İşler – Zamanı belli işleri bir proje gibi düşünerek planlamalı, çözüm yolunu belirlemelisiniz. Genellikle ekip çalışması gerektirir.

Dikkat etmeniz gereken sizin yapacağınız, yapmanız gereken işler ile diğerlerini birbirinden ayırmaktır. Gündeminizdeki işleri sık sık gözden geçirmeli, kontrol etmelisiniz. Delege edeceğiniz işler konusunda delege edeceğiniz kişilerin yoğunluklarını bilmeniz, dikkate almanız gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 85 – Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?

Proje Planlama sürecinde yapılması gerekenleri adım adım bu videodan öğrenebilirsiniz.

Anlatan: Savaş ŞAKAR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : https://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi TATIL2018 indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı detaylı bilgi: https://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Proje Yönetimi Sohbetleri 84 – Plan Yapmadan Proje Yönetmek Mümkün mü?

Planlama sorumluluğunuzdan kaçınmak için mazeretler bulabilirsiniz ama sonuçlarından kaçınamazsınız.

Anlatan: Gökrem TEKİR

Youtube’daki Proje Yönetimi Sohbetleri Kanalıma buraya tıklayarak ulaşabilir, abone olabilirsiniz.

Kitap hakkında detaylı bilgi ve sipariş için : https://www.savassakar.com/index.php/hayatimiz-proje-proje-yoneticisinin-el-kitabi/

UDEMY Eğitimlerimizi TATIL2018 indirim kodu ile alabilirsiniz. Detaylı bilgi: https://www.savassakar.com/index.php/udemy/

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Daha iyi ve hızlı öğrenme – 4

Herkes kendi gelişimi ve öğrenme planlarından sorumludur. Hiç kimse diğerlerinin gelişimi ve öğrenimi için ciddi anlamda kaygı duymaz. Bu yüzden öncelikle öğrenme konusunu kendi içinizde çözmeniz gerekir.

Kendi kendini motivasyon

Kendinize şans verin. Bazen fikirler bir düzine gelebilir. Eğer sadece başarmak istediğiniz şeylere odaklanmayı beyninize öğretebilirseniz iyi fikirleri diğerlerinin içerisinden ayırabilirsiniz. Hem böylelikle daha fazla öğrenmeniz için sizi motive edecek şekilde fikirlerinizi filtrelemiş olursunuz.

Kendinizi motive edin. Neden bir şeyler öğrenmek istiyorsunuz? Öğrenerek neyi başaracaksınız? Eğer neden öğrenmek istediğinizi bilmiyorsanız öğrenemezsiniz.

Hedef koyun. Eğer birşeyleri hayal edebiliu söz gerçekten hedeflere ulaşmada kilit bir söz bence. Gereken şeylere kendinizi hazırlarsanız üstesinden gelemeyeceğiniz şey yoktur. Ancak bunu denemeyen bilemez. Eğer denerseniz bana hak vereceksiniz.

Pozitif düşünün. Eğer öğrenme konusunda kendinize inancınız ve bu konuda olumlu bir bakış açınız yok ise öğrenmeniz zordur.

Organize olun. Öğrenmek bir yetişkinin hayatının bir parçası olmalıdır. Bu yüzden öğrenmeye ayıracağınız zamanı ayarlamalısınız. Yapacağınız işleri bir listehalinde tutabilir ve buna göre zamanınızı organize edebilirsiniz. Eğer bu konuda web üzerinde çalışmak isterseniz Neptune’u deneyebilirsiniz. http://www.neptunehq.com/

Her beceri öğrenilebilir. Bedensel fonksiyonlar hariç hayatın içindeki her türlü beceriyi öğrenebilirsiniz. Burada koyduğunuz hedef ve bu hedefe ulaşmak için harcayacağınız efor ile ayıracağınız zaman önemlidir. Bir insanın yaptığını diğeride yapabilir unutmayın.

Kendinizi öğrenmeye hazırlayın. Sadece pozitif düşünmek başarmak için yetmeyebilir. Bir yetişkin olarak hayatın bir çok gerekleriyle gün içinde boğuşmak zorundasınız. Bu yüzden bu boğuşmaya paralel kendinizi öğrenmeyede hazırlamanız gerekir.

Kendinizi hazırlayın. Herkes kendi gelişimi ve öğrenme planlarından sorumludur. Hiç kimse diğerlerinin gelişimi ve öğrenimi için ciddi anlamda kaygı duymaz. Bu yüzden herkes kendine doğru hayatı çekeceğinden sizi öğrenme konusundaki hedeflerinizden uzaklaştırmaya çalışabilirler.

Kendinize kısıtlar getirin. Herkes düzenli bir yaşam ister. Özgürlük ise bazen kaosu getirir. Ama kaos ile düzenin birlikteliğini yakalamak çok önemlidir. Bu yüzden kendinize işi bitirme süresi vermek, bir fikir üzerinde çalışmanızı belirli bir süre ile sınırlandırmak, çalıştığınız konuları sınırlandırmak bazen çok kısa zamanda çok işleri başarmanızı sağlayabilir.

Paylaşın: