Etiket arşivi: delegasyon

Etkili Proje Yönetimi İçin Liderlik Yetenek ve Becerileri – 4


Proje Yöneticisi Yetkinliği

Proje sonucunda ortaya çıkacak servis, ürün ve hizmete yönelik teknik yeterliliğin aksine, proje yönetimindeki yeterlilik, proje yöneticisinin ek olarak projeyi başarılı bir şekilde planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve tamamlamada öncülük etme kabiliyeti ile ilgilidir. Proje yönetimi araç ve tekniklerinin pratik uygulamasını, motive etmek, ilham vermek, etkilemek vb. gerekli tüm “kişisel” becerileri içerir. Proje yöneticisi yeterliliğini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Bu proje yöneticisi önceki projelerde başarılı oldu mu?
  • Proje yöneticisi planlama, izleme ve kontrol ve iletişim için “en iyi uygulamaları” uygulamada uzman olarak görülüyor mu?
  • Proje yöneticisi, geliştirilmekte olan ürünle ilgili ilgili terminolojiyi anlıyor mu?
  • Proje yöneticisi, uygulanan proje ve ürün geliştirme sürecini biliyor mu?
  • Proje yöneticisi geçmiş projelerinde tutarlı bir performans sergilemiş midir? Proje Yöneticisi başkaları tarafından iyi bir lider olarak değerlendiriliyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisinin yeterliliğine ilişkin işaretleridir.

Proje Yöneticisinin Delege Etme Yeteneği

Delegasyon, yönetimin proje yöneticisine verdiği vekalettir. Etkili bir şekilde vekalet etme yeteneği, iyi liderlerin sahip olduğu kilit bir kalite kriteri olarak kabul edilmektedir. Delegasyon güvene ihtiyaç duyar yani delegasyon yetkisi verilen kişilerin, bu gücü doğru kullanmaları, gözetim olmasa da iyi performans göstermeleri beklenir. Unutulmaması gereken sorumlululuğun devredilemeyeceğidir. Proje yöneticisi, delege ettiği işlerin sonuçlarından sorumludur. Delege ettiği kişilerin vermiş olduğu kararlara güvenmeli ve desteklemelidir. Bazen, güven eksikliği delege etmekten kaçınmaya, mikro yönetime ve / veya her şeyi kendi yapmaya zorlar. Bu durum karar darboğazlarına ve verimsiz performansa yol açabilir. Doğru bir şekilde yetkilendirilen proje yöneticileri, gerekli kontrolleri yaparak ve dengeleri gözeterek doğru dengeyi bulabilirler. Proje yöneticisinin delegasyon kabiliyetini değerlendirirken dikkate alınması gereken bazı sorular aşağıdadır;

  • Proje yöneticisi, ekip üyeleri arasındaki yetenek farklılıklarını ayırt ediyor mu?
  • Proje yöneticisi, önemli görevleri yerine getirmeleri için diğer kilit ekip üyelerine makul bir şekilde güveniyor mu?
  • Proje yöneticisi, ekibe çok müdahale etmeden proje performansıyla ilgili tüm sorumluluğu alıyor mu?

Bu sorulara verilen olumlu cevaplar, proje yöneticisinin delegasyonu iyi yaptığına ilişkin işaretleridir.

Yarın son: Proje Yöneticisinin Uyumu, Takım Oluşturma ve Problem Çözme Becerileri

Paylaşın:

İş Yükü ve Delegasyon

Yine konu alanında “çok acil” yazan bir e-posta aldınız. Ya hemen cevap verip bir şeyleri başarmanın hazzını yaşayacaksınız ya da stratejiye, anlam ve etkiye odaklanarak bekleyeceksiniz. Üstelik o mesaja baktığınız için neyle uğraştığınızı bir an olsun unutabilirsiniz.

“Gelen işi ben mi yapmalıyım yoksa ekibimden birine mi yönlendirmeliyim?” hiç kolay olmayan bir sorudur. Daha iyi ve kaliteli yapabileceğiniz ama delege etmeniz gereken bir durum mu? Diğerlerine kendimize güvendiğimiz kadar güvenmediğimizde her şeyi yapmak zorunda kalırız.

Kendi mükemmeliyetçi yaklaşımımız yine kendimize söylediğimiz küçük beyaz yalanlara dönüşür. Ne var ki başkasının işini yapmaktan hem onun gelişimini engelleriz hem de yoruluruz.

Bazen iç korkularımızla “bunu devredemem” düşüncesiyle işi yaparız ama sonuç aynıdır.

Balık tutmayı öğretmeye üşenenler bir süre sonra balık yok diye şikayet etmeye başlarlar. Güvenebileceğiniz bir ekip kurmak, onları eğitmek kendi çabalarınızla elde edebileceğinizden çok daha fazla kazanmanızı sağlar.

Şöyle yaklaşabilirsiniz;

Küçük İşler – Önemi az, az vaktinizi alacak gibi görünselerde size stratejik iş akışınızın dışına çıkarırlar. Toplantıya katılım formu doldurmak vb.

Basit İşler – Başkasının yapabileceği size zaman kaybettirecek işlerdir. Bazen işten kaçış olarak tercih edilebilir ama  faydası yoktur. Bir tabloyu doldurmak vb.

Zaman Alıcı İşler – Önemli ve karmaşık olan işlerdir ama çoğunun %80’ini sizin yapmanızı gerektirmeyen işlerdir. Gerekli %20’de yer alıp geri kalan konusunda onay, gözden geçirme ve / veya yön vermeye odaklanabilirsiniz. Denetim raporu hazırlanması vb.

Öğretilebilir İşler – İlk başta karmaşık görünen ve muhtemelen birkaç kişi gerektiren işlerdir. Bir süreç dahilinde ele alabilir, kalite kontrolleri ve son onaylama aşamalarında devreye girebilirsiniz. Süreci iyileştirme vb.

Reddedilmesi Gereken İşler – Sizin alanınıza girmeyen işlerdir.

Zamanı Belli İşler – Zamanı belli işleri bir proje gibi düşünerek planlamalı, çözüm yolunu belirlemelisiniz. Genellikle ekip çalışması gerektirir.

Dikkat etmeniz gereken sizin yapacağınız, yapmanız gereken işler ile diğerlerini birbirinden ayırmaktır. Gündeminizdeki işleri sık sık gözden geçirmeli, kontrol etmelisiniz. Delege edeceğiniz işler konusunda delege edeceğiniz kişilerin yoğunluklarını bilmeniz, dikkate almanız gerekir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın: