Etiket arşivi: gecikme

Projelerde Ucuza Kaçma

Bugün bir çok proje bütçe ve zaman açısından bir çok kez indirime gitmektedir. Harcamaları kestiğimizde, çok fazla kesintinin riskini düşünerek “Eğer maliyeti aşağı çok fazla çekersek sonuçları ne olur?” diye sormanız gerekir.

Amerika’nın gelmiş geçmiş en büyük otoban projesi olan Boston’un Big Dig projesinin bütçesi 2 milyar dolardı. Gerçekleşen maliyet 14 milyar dolar civarındadır. Maliyetlerin bu kadar artma sebebi, sürekli maliyetleri düşürme baskısı yaşamalarıydı.

Soru şu: Başlangıçtaki tahminlerimizin doğru olmadığı varsayımıyla maliyetleri aşağı çektikten sonra aynı tahminlerin doğru olmadığını düşünerek neden tekrar aşağıya çekmeye çalışıyoruz?

Muhtemelen başlangıçtaki tahminlerin, her şeyin yolunda gideceği varsayımıyla kafadan atılması ve zaman baskısı ile yapılması yüzünden. Bu yaklaşım devam ettiği sürece her yeni tahmin bir önceki kadar kötü olmaya başlıyor.

Sürekli bunu yapıyoruz. Bütçeleri kıstığımızda çok kısma riskini göze alıyoruz. Bu durumda acı gerçek karşımıza çıkıyor; eğer fazla kesersem kesmediğimden daha fazla kayba uğrayacağım.

Bütçe çok kesildiğinde çeşitli mekanizmalar devreye girerek proje yönetimini doğrudan etkilemektedir. Bu durum kontrolsüz süreçleri doğurmakta ve maliyetlerin artmasına sebep olmaktadır. Örnek vermek gerekirse:

Ummak

Herhangi bir bütçe kesiminde çalışanlar yaptıkları işleri tekrar gözden geçirir ve tahminlerini yenilerler. Sadece istenilen tahminleri ve güncellemeleri yaparlarsa işe yarayacağını, kendilerine ait bölümü kurtaracaklarını düşünürler. Tahminlerini “istenilen yönde” değiştirirler ve sonrasında aşımlar kaçınılmazdır.

Karanlık İşler

Büyük çaplı bütçe kesintileri “yeraltı”, “karanlık” davranışı cesaretlendirir ve bu kontrolü zorlaştırır.

İlancılık

Ek personel alımı için onay alınamayacağı düşünülüyorsa eldeki kötü personeli tutma eğilimi ağırlık kazanır. Niteliksiz çalışanlarla maliyetleri daha yükseltme riski ortaya çıkar.

Donma ve Erime

Eğer bir organizasyon zaman zaman donuyorsa (işleri öteliyorsa) zaman zamanda eriyecektir(plansız öne çekmeler) denebilir. Bazen bu durmalar diğer ötelenmiş işlerin halledilmesi şeklinde pozitif olarak yansıyabilir. Ötelemeler çakıştığında içinden çıkılmaz bir hal alabilir. 

Ertelemek

Bütçeler katı ise zaman zaman gecikme problemleri yaşanır. Örneğin, eğer projenin gecme riski varsa testler kısılır. Süreyi tutturmak için kaliteden taviz verilir.  Bu durum doğal olarak problemlerin keşfedilmesini geciktirir. Sonradan farkedilen problemin giderilmesi ise daha maliyetli olur. Proje maliyeti düşürülmüş ama şirkete binen maliyet katlanarak artmıştır.

Paylaşın:

Projelerde Kuantum Yönetimi

 

Projelerimizi planlarken, çoğu zaman daha önce hiç yapmadığımız bir şey hakkında süre ve maliyet tahminleri yapmak zorunda kalırız. Projeler doğaları gereği riskleride içerdiklerinden doğru tahminlerin yapılma olasılıkları zayıf kalmaktadır. Kuantum Yönetimi, maliyet ve zaman kavramını farklı yollardan düşünme becerisini hedeflemektedir.

Ayşe orada olmak istemediği odanın önünde duruyor ve pazarlama müdürünün kendisine söylediklerini düşünüyordu: “Sakın bana Mart 15’den Mayıs 15’e deme. Bana bunu ne zaman teslim edeceğini söyle!”

Asıl sorun, Ayşe’nin kesin bir tarih verememesi, bu tip şeylerin kestirilemiyor olması ve patronununda bunu bir türlü anlamamasıydı. “Tamam, 15 Mayıs kesin” dedi.

“Hayır,” dedi patron “Ortalamasını alacağız. O zaman ne oluyor?” dedi ve arkasındaki direktöre döndü “15 Nisan? Nisan 15. İşte budur. Başka bir şey var mı?”

Her şeye rağmen Ayşe’nin ekibi 26 Nisan’da 10 gün gecikerek teslimatı yapabildi. Ayşe’yi, ekibini ve ilgili diğer herkesi kötü bir gün bekliyordu. Orada neler oluyordu?

Problem-çözen organizasyonlarda iki tip iş olur : Operasyonlar ve Projeler. Operasyonal iş genellikle imalat gibi tekrarlanan eforu, rutin idari işleri ve altyapı operasyonlarını ifade eder. Projeler ise yeni ürün geliştirme, başka yere aktarma, iyileştirme vb. işleri tarif eder. Operasyonlar, tekrarlanan ve az riskli işlerdir. Projeler ise bir defa yapılır ve risklidirler. Bu sebeple projelerin farklı yönetilmeleri gerekir. Kuantum Fiziği bunu anlamanıza yardım eder.

Kuantum Fiziğinde doğal olarak bilinemezlik ortaya çıkar. Örneğin, Hareket eden birinin bulunduğu yer konusunda eminizdir ama hızından emin değilizdir. 

Bazen yenilik ya da önceden tahmin edilebilirlikten birini seçmek gerekir. Her ikisi de olmaz

Yönetim’de örnekseme vardır. Maliyeti ve zamanı kesin olarak bilmek istiyorsak yenilikleri azaltmamız gerekir çünkü yenilik risk getirir. Eğer riski kabul ediyorsak maliyet ve zaman konusunda tam kesin olmamayı göze alabilmeliyiz. Kuantum Yönetimi riskleri asla tam olarak bilemezsin demektedir.

Operasyon odaklı organizasyonlardaki yöneticiler, “4-6 ay içerisinde tamamlanmasını bekliyoruz” tarzı tahminler duymaktan hoşlanmazlar. Genellikle “deneyime dayalı kafadan atma” süreleri talep ederler. 

Bir yönetici olarak yapmanız gereken:

  • “Ne zaman hazır olur?” diye sormayın, “%95 olasılıkla ne zaman hazır olur?” diye sorun.
  • %95 bandında tahmini tutan proje yöneticilerinizi ödüllendirin.
  • Mali İşler, risk yönetimini hem proje bazında hem de projelerin toplamı (portföy) bazında değerlendirin.

Proje yöneticisi olarak:

  • En iyi ve kötü ihtimaleri %95 bandında tahmin etmeye çalışın.
  • Eğer tepeden inme tarih istendiğinde Kuantum Yönetimini kullanmaya çalışın. Ya kaybedersiniz ya da biraz ilerleme sağlarsınız.
 
Paylaşın: