Etiket arşivi: düşürme

Projeleri ucuza getirmenin yolları

Bugün birçok proje bütçe ve zaman açısından birçok kez indirime gitmektedir. Harcamaları kestiğimizde, çok fazla kesintinin riskini düşünerek “eğer çok fazla maliyeti aşağı çekersek sonuçları ne olur?” diye sorarız.

Amerika’nın gelmiş geçmiş en büyük otoban projesi olan Boston’un Big Dig projesinin bütçesi 2 milyar dolardı. Bugün ise bu fiyat 14 milyar usd civarındadır. Maliyetlerin bu kadar artma sebebi aslında sürekli olarak maliyetleri düşürme baskısı yaşadıklarından kaynaklandı. Yani problem; maliyeti düşürme baskısıydı.

Soru şu: Bir önceki tahminlerimizin doğru olmadığı varsayımıyla maliyetleri aşağı çektiğimizde neden daha sonrada bu tahminlerimizin doğru olmadığını düşünerek tekrar maliyetleri aşağıya çekmeye çalışıyoruz?

Muhtemelen o varsayımlar zaman baskısı ile yapıldığından ve herşeyin ortada olduğu önyargısıyla hazırlandığından. Böylece her yeni tahmin bir öncekinden daha kötü olmaya başlıyor.

Sürekli bunu yapıyoruz. Bütçeleri kıstığımızda çok kısma riskinide yaşıyoruz. Bu durumda şöyle bir acı gerçek karşımıza çıkıyor; eğer fazla kesersem kesmediğimden daha fazla kayba uğrayacağım.

Bütçe çok kesildiğinde görülemeyn çeşitli mekanizmalar devreye girerek proje yönetimini doğrudan etkilemektedir. Bu kontrolsüz süreçleri doğurmakta ve buda maliyetlerin neden arttığını göstermektedir. Örnek vermek gerekirse:

Ummak

Herhangi bir bütçe kesiminde çalışanlar yaptıkları işleri tekrar gözden geçirir ve tahminlerini yenilerler ve sadece doğru yanıtların projede kendilerine ait bölümü kurtaracağını düşünürler. Tahminlerini “istenilen yönde” değiştirirler ve sonrasında aşımlar kaçınılmazdır.

Kaçakçılık

Tek bir projede imiş gibi görünüp başka projeyede bakmak yada projede kullanılacak ekipmanı “borç” almak kaçakçılığa girer. Büyük çaplı bütçe kesintileri “yeraltı” “karanlık” davranışı cesaretlendirir ve buda kontrolü zorlaştırır.

İlancılık

Eğer ek personel alımı için onay alamayacağınızı düşünüyorsanız elimizdekileri işimize yaramayacak olsa bile tutma eğilimine gireriz. Eğer mali açıdan sıkıntı varsa etrafımızda oturan kişiler ararız.

Donma ve Erime

Eğer bir organizasyon zaman zaman donuyorsa zaman zamanda eriyecektir denebilir. Bazen bu durmalar geciktirilmiş işlerin halledilmesi şeklinde pozitif olarak yansıyabilir. Bunu kışın yemek için yiyecek saklayan hayvanlar gibi düşünebilirsiniz.

Ertelemek

Bütçeler katı ise zaman zaman gecikme problemleri yaşanır. Örneğin, eğer proje gecikirse testleri kısarız. Buda doğal olarak problemlerin keşfedilmesini geciktirir. Sonradan farkedilen problemin giderilmesi ise çok daha pahalıya mal olacaktır. Proje maliyeti düşürülmüş ama şirkete binen maliyet katlanarak artmıştır.

Bu tip şeylerin çalıştığınız şirkette olup olmadığını izleyin. Eğer artıyorsa küçük bütçelerle büyük işler başarılıyor demektir. Ama ne kadar doğrudur ne kadar yanlıştır siz karar verin.

Paylaşın:

Proje maliyetlerini düşürmek

Bilişim projelerinde gerçek maliyetleri görmek ve hesaplamak kolay bir şey değildir. Öncelikle nelerin maliyetleri belirlediğini, harcamaların hangi strateji ile yapılacağı, yapılan bilişim harcamalarının yatırım olarak algılanıp algılanmayacağı ve ne zaman bilişim yatırımları yapılacağı gibi hususların irdelenmesi gerekir.

Projenin maliyetini tahmin etmek savaşın yarısıdır, diğer yarısı bu maliyetleri proje süresince korumaktır.

Temel Maliyetleri Kontrol – Microsoft Project programını kullanıyorsanız proje planınızı bitirdiğinizde baseline (planlanan) olarak kaydetmeniz gerektiğini biliyorsunuzdur. Böylelikle proje ile ilgili gerçekleşmeleri programa girdiğinizde planlanan ve gerçekleşen olarak ilerlemeyi izleyebilirsiniz.

Bilişim projelerinde temel maliyetler işlerin yürümesi için gereken maliyettir. Genellikle ortalama bir şirkette tüm bilişim harcamalarının %70’ine denk gelir. Dış kaynak kullanımı ile ilgili sözleşmeler, servis seviye anlaşmalarını gözden geçirme, eldeki mevcut değerleri iyi yönetmek, sunucuları konsolide etmek, eski uygulamalardan kurtulmak, iyi bir altyapı mimarisi kurmak, iyi bir proje ve kaynak yönetimi ile bu maliyetleri kontrol edebilirsiniz.

Böylelikle temel maliyetlere ayrılan bilişim bütçesinin oranını düşürerek yeni projeler için kaynak yaratabilirsiniz. Temel maliyetler gıda, giyecek, güvenlik harcamalarıdır.

Gizli Bilişim Harcamaları

Gartner firmasının yaptığı bir araştırmaya göre kurumsal teknoloji harcamalarının %10’u Bilgi Sistemleri birimlerinin kontrolünde yapılmakta. Harcamaların başkaları tarafından yönetilmesi ve gizli bişlişim harcamalaının ortaya çıkmasının bazı nedenleri var:

  • Yatay organizasyonel yapılar kontrolü zorlaştırıyor
  • Çabuk ve hızlı hareket gereken durumlarda politika ve prosedürler vakit kaybettirici olarak algılanarak dikkate alınmıyor.
  • Organizasyonel otoritede iş birimleri yöneticileri yapılan bilişim harcamalarının sorumluluğunu üzerlerine alıyorlar.
  • Dış kaynak seçimini yaparken iş birimlerinin sadece amaçlarına odaklanmaları ve kurumun genel teknolojik altyapısını dikkate almamaları

Gizli bilişim harcamaları proje maliyet kontrollerini ve hesaplamalarını zorlaştırır. Kültürel eğilimler iş birimlerinin şirketin stratejik hedefleri ile çatışma yaşamasına şirket içi ayrılık ve kontrolsüz harcamalara yol açmaktadır.

Uzun vadeli uygulama maliyetlerini anlamak

Genel bir kural kullanılan bir uygulamanın yıllık maliyeti onu geliştirme maliyetinin %40-60’ı civarında gerçekleşir. Çok mu geldi? Bu maliyetler destek, bakım, operasyon, lisans, altyapı, varsa müşteir hizmetleri ve operasyonel personeli içerir. Temel maliyetler gibi bunlarda işin devam etmesini sağlayıcı maliyetlerdir. Geçmişte gerçekleşen projelerinizde geliştirme için harcanan ile yaşatmak için harcanan bedelleri analiz edin, dediğimin doğruluğunu göreceksiniz.

Bilişim maliyet tahmini gerçekleri

Ne kadar iyi proje maliyeti tahmini yapabiliyorsunuz? Maalesef bilişim projelerinde kristal küresine bakıp maliyeti tutturan ben henüz görmedim çünkü bilişim projelerinde hata oranı çok yüksektir. Örneğin sadece başlangıç öngörüleriniz bile %100 sapabilir.

Sizin yapabileceğiniz tek şey kendi konularında tahmin yapanların bu tahminlerini somut olarak nelere dayandırdıklarını anlamaktır.

Mevcut Sistem Yatırımlarından Faydalanma

Uygulamalar, yazılımlar, ağlar, altyapı ve her türlü bilişim yatırımı düzenli olarak gözden geçirilmeli, maksimum fayda alınmaya çalışılmalı ve kendisine yapılan yatırımı kurtarıp kurtarmadığı(ROI) izlenmelidir.

Kısa vadeli maliyet kısma ölçütleri oluşturun

Bazen maliyetleri taktiksel çözümlerle düşürebilirsiniz. İstanbul’dan Tokyo uzun bir yoldur ama havaalanına nasıl gideceğimizden başlayarak maliyetlerimizi düşürmeyi deneyebiliriz.

Proje başladıktan sonra resim netleştikçe belirli yatırımlara karar verin. Proje kapsamını kontrol altında tutun. “Zaten lazım olur” yada “muhtemelen lazım olacak” şeklindeki öngörülerle yatırım yapmayın. Projenin kapsamını netleştirecek sözleşmeyi bir an önce tüm taraflarla yapmaya çalışın. Eğer iyi bir değişim yönetimi sistemi kurarsanız “bişey daha vardı” toplantılarını ve sonuçlarını iyi yönetebilir hale gelirsiniz.

Sadece bilgi eksikliğinde ve kaynak eksikliğinde danışmana başvurun. İnsan kaynakları harcamaları en büyük harcamalarınızdır.

Uzun vadeli maliyet kısma ölçütleri oluşturun

Taktik olarak stratejik düşünmeyi asla bırakmayın. Büyük resmi görerek ilerlemeye çalışın. Çifte kullanımdaki kaynakları azaltın, gereksiz kaynak ve maliyetlerden kurtulun. Önceliklerinizi tekrar organize edin.

Fiyatlama ve sorumluluk mekanizmaları kurun

Eğer iş birimlerini daha sorumlu kılarsanız teknoloji yatırımları ve talepleri konusunda daha dikkatli davranırlar. Gerçekten ne istenildiğinin tam anlaşılması durumunda doğru harcamaların yapılacağının iş birimlerine anlatılması gerekir. Sürekli değişiklik taleplerinin faturasının sorumluluğunu almalıdırlar.

Bilişim Yatırım Kararlarını Doğru Yönetmek

Birçok kurum bilgi sistemleri ve iş birimler iarasında iyi bir diyalog olmadığı için kör uçuşu yaparlar. Bazende aynı gemide olduklarını unuturlar.

Organizasyonlar bilgi sistemleri birimlerinin değer katan stratejik bir ortak olduğunu anlamalıdırlar. Ve bu iki birim arasındaki sinerjinin tüm paydaşlara fayda sağlayacağı açıktır.

Eğer işbirliği sağlanırsa böylece kurumsal stratejiler, politikalar, öncelikler ve bütçeler konuşulabilir.

Bilişim Yatırımlarının değer/kazanç değerlemesi

Neden yapıyoruz ve ne yapıyoruz? Bilgi Sistemleri Birimleri kurumların stratejik hedeflerine ulaşmasına destek olacak değerleri üreten yapılardır. Buyüzden yapılan işe harcanacak efor ile kuruma katacağı değerin sorgulanması çok önemlidir. Katacağı değer oranında verilecke önem belirlenebilecektir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın:

Maliyetleri düşüreceğim derken hata yapmayın!

Hem kriz durumlarında hem de ekonominin kötü gidişatına paralel olarak işler biraz kötüye gittiğinde en büyüğünden küçüğüne tüm şirketlerde maliyet düşürme çalışmaları başlar. Özellikle Türkiye’de ekonominin iyi olduğu dönemlerde “lale devri” yaşayan firmalar ekonomik kriz ile birlikte “sinekten yağ çıkarmaya” başlarlar. Özellikle büyük firmalarda tüm maliyet kalemleri masaya yatırılır ve maliyet kalemlerinin her birinde neler yapılabileceği üzerinde çeşitli komiteler kurulur, projeler başlatılır.

Hatta şirket içi bu kurullar arasında en çok maliyet düşürenin ödüllendirilmesi veya takdir görecek olması “kraldan kralcı” yöneticilerinde su üstüne çıkmasını sağlar. Zamanında milyonları/milyarları önemsemeyen şirket, kuruşların hesabını yapmaya başlar. Zaten başından beri en ekonomik şekilde yürütülmesi gereken bu işler neden krizde masaya yatırılır bilinmez.

Öncelikle danışmanlık ve eğitim giderleri kesilir. Daha sonra en büyük gider kalemi olan insan kaynaklarına sıra gelir ve işten çıkarmalar, daha ucuz eleman almalar ve dış kaynak kullanımı yapılır.

İşte bundan sonrası zorlaşır çünkü yapılacak maliyet indirimlerinin anlamlı bir yüzde olabilmesi için gereken büyük lokmalar yutulmuştur. Şimdi ufak tefek işlere yönelinilir. Müşterilere kağıt olarak gönderilen evrakların eposta ile gönderilmesi(TTNet), daha önce masrafsız olan işlemlerden masraf alınması(Bankalar), şirket arabalarına konulan benzine sınırlama, seyahatlerde kısıtlama, uçak yerine otobüs kullanımı, makam arabalarında daha ucuz modele geçiş, prim-temettü dağıtılmaması, dağıtım aracının zaman sabit kalmak kaydı ile daha çok yere uğraması vb. onlarca örnek sayılabilir.

Benim üzüldüğüm nokta bu tip durumlarda çalışan moralinin 2. plana atılması oldu. Aslında çalışan morali gerek kazançları artırmada gerekse maliyetleri düşürmede en önemli noktalardan birisi diye düşünüyorum.

Türkiye’yi eleştirirken dünyada da maliyet düşürme konusundaki çalışmaların çok farklı olmadığını gördüm. Bazı yurtdışı örnekler vermek istiyorum;

– Renkli yazıcı-kartuş kullanımından vazgeçmek (Credit Suisse – Citigroup)
– Temsil – ikram vb. misafirleri yemeğe götürmenin kesilmesi (Credit Suisse)
– Akşamları güvenlik görevlisinin gezerek açık monitörleri kapaması(Intel)
– Yıllık izinlerin resmi tatiller ile aynı günlere denk getirilmesi (Yahoo)
– Tatilleri ücretsiz yapma (Microsoft)
– Personel jimnastik salonlarını kapama(J.P. Morgan Chase)
– Personele verilen cep telefonlarını kapatma(J.P. Morgan Chase)

Önemli olan bir diğer noktada yapacağınız maliyet düşürücü çalışmanın kazanç getirici etki yaratabilmesidir. Eğer sadece maliyet düşürüyorsanız zaten bir noktada sınıra gelip dayanacaksınız. Eğer bu kesintiyi kazanç getirici bir aksiyon ile tamamlarsanız örneğin kağıt yerine e-posta gönderiminde e-posta içine reklam satınalma vb. anlamlı olacaktır.

Sizlerinde bu konuda yaşanmışlıklarınız olduğuna eminim. Size en komik gelen maliyet düşürücü eylem neydi? Eğer aklınıza gelirse buraya yorum olarak gönderebilirsiniz.

Paylaşın: