Etiket arşivi: bilişim

Proje maliyetlerini düşürmek

Bilişim projelerinde gerçek maliyetleri görmek ve hesaplamak kolay bir şey değildir. Öncelikle nelerin maliyetleri belirlediğini, harcamaların hangi strateji ile yapılacağı, yapılan bilişim harcamalarının yatırım olarak algılanıp algılanmayacağı ve ne zaman bilişim yatırımları yapılacağı gibi hususların irdelenmesi gerekir.

Projenin maliyetini tahmin etmek savaşın yarısıdır, diğer yarısı bu maliyetleri proje süresince korumaktır.

Temel Maliyetleri Kontrol – Microsoft Project programını kullanıyorsanız proje planınızı bitirdiğinizde baseline (planlanan) olarak kaydetmeniz gerektiğini biliyorsunuzdur. Böylelikle proje ile ilgili gerçekleşmeleri programa girdiğinizde planlanan ve gerçekleşen olarak ilerlemeyi izleyebilirsiniz.

Bilişim projelerinde temel maliyetler işlerin yürümesi için gereken maliyettir. Genellikle ortalama bir şirkette tüm bilişim harcamalarının %70’ine denk gelir. Dış kaynak kullanımı ile ilgili sözleşmeler, servis seviye anlaşmalarını gözden geçirme, eldeki mevcut değerleri iyi yönetmek, sunucuları konsolide etmek, eski uygulamalardan kurtulmak, iyi bir altyapı mimarisi kurmak, iyi bir proje ve kaynak yönetimi ile bu maliyetleri kontrol edebilirsiniz.

Böylelikle temel maliyetlere ayrılan bilişim bütçesinin oranını düşürerek yeni projeler için kaynak yaratabilirsiniz. Temel maliyetler gıda, giyecek, güvenlik harcamalarıdır.

Gizli Bilişim Harcamaları

Gartner firmasının yaptığı bir araştırmaya göre kurumsal teknoloji harcamalarının %10’u Bilgi Sistemleri birimlerinin kontrolünde yapılmakta. Harcamaların başkaları tarafından yönetilmesi ve gizli bişlişim harcamalaının ortaya çıkmasının bazı nedenleri var:

  • Yatay organizasyonel yapılar kontrolü zorlaştırıyor
  • Çabuk ve hızlı hareket gereken durumlarda politika ve prosedürler vakit kaybettirici olarak algılanarak dikkate alınmıyor.
  • Organizasyonel otoritede iş birimleri yöneticileri yapılan bilişim harcamalarının sorumluluğunu üzerlerine alıyorlar.
  • Dış kaynak seçimini yaparken iş birimlerinin sadece amaçlarına odaklanmaları ve kurumun genel teknolojik altyapısını dikkate almamaları

Gizli bilişim harcamaları proje maliyet kontrollerini ve hesaplamalarını zorlaştırır. Kültürel eğilimler iş birimlerinin şirketin stratejik hedefleri ile çatışma yaşamasına şirket içi ayrılık ve kontrolsüz harcamalara yol açmaktadır.

Uzun vadeli uygulama maliyetlerini anlamak

Genel bir kural kullanılan bir uygulamanın yıllık maliyeti onu geliştirme maliyetinin %40-60’ı civarında gerçekleşir. Çok mu geldi? Bu maliyetler destek, bakım, operasyon, lisans, altyapı, varsa müşteir hizmetleri ve operasyonel personeli içerir. Temel maliyetler gibi bunlarda işin devam etmesini sağlayıcı maliyetlerdir. Geçmişte gerçekleşen projelerinizde geliştirme için harcanan ile yaşatmak için harcanan bedelleri analiz edin, dediğimin doğruluğunu göreceksiniz.

Bilişim maliyet tahmini gerçekleri

Ne kadar iyi proje maliyeti tahmini yapabiliyorsunuz? Maalesef bilişim projelerinde kristal küresine bakıp maliyeti tutturan ben henüz görmedim çünkü bilişim projelerinde hata oranı çok yüksektir. Örneğin sadece başlangıç öngörüleriniz bile %100 sapabilir.

Sizin yapabileceğiniz tek şey kendi konularında tahmin yapanların bu tahminlerini somut olarak nelere dayandırdıklarını anlamaktır.

Mevcut Sistem Yatırımlarından Faydalanma

Uygulamalar, yazılımlar, ağlar, altyapı ve her türlü bilişim yatırımı düzenli olarak gözden geçirilmeli, maksimum fayda alınmaya çalışılmalı ve kendisine yapılan yatırımı kurtarıp kurtarmadığı(ROI) izlenmelidir.

Kısa vadeli maliyet kısma ölçütleri oluşturun

Bazen maliyetleri taktiksel çözümlerle düşürebilirsiniz. İstanbul’dan Tokyo uzun bir yoldur ama havaalanına nasıl gideceğimizden başlayarak maliyetlerimizi düşürmeyi deneyebiliriz.

Proje başladıktan sonra resim netleştikçe belirli yatırımlara karar verin. Proje kapsamını kontrol altında tutun. “Zaten lazım olur” yada “muhtemelen lazım olacak” şeklindeki öngörülerle yatırım yapmayın. Projenin kapsamını netleştirecek sözleşmeyi bir an önce tüm taraflarla yapmaya çalışın. Eğer iyi bir değişim yönetimi sistemi kurarsanız “bişey daha vardı” toplantılarını ve sonuçlarını iyi yönetebilir hale gelirsiniz.

Sadece bilgi eksikliğinde ve kaynak eksikliğinde danışmana başvurun. İnsan kaynakları harcamaları en büyük harcamalarınızdır.

Uzun vadeli maliyet kısma ölçütleri oluşturun

Taktik olarak stratejik düşünmeyi asla bırakmayın. Büyük resmi görerek ilerlemeye çalışın. Çifte kullanımdaki kaynakları azaltın, gereksiz kaynak ve maliyetlerden kurtulun. Önceliklerinizi tekrar organize edin.

Fiyatlama ve sorumluluk mekanizmaları kurun

Eğer iş birimlerini daha sorumlu kılarsanız teknoloji yatırımları ve talepleri konusunda daha dikkatli davranırlar. Gerçekten ne istenildiğinin tam anlaşılması durumunda doğru harcamaların yapılacağının iş birimlerine anlatılması gerekir. Sürekli değişiklik taleplerinin faturasının sorumluluğunu almalıdırlar.

Bilişim Yatırım Kararlarını Doğru Yönetmek

Birçok kurum bilgi sistemleri ve iş birimler iarasında iyi bir diyalog olmadığı için kör uçuşu yaparlar. Bazende aynı gemide olduklarını unuturlar.

Organizasyonlar bilgi sistemleri birimlerinin değer katan stratejik bir ortak olduğunu anlamalıdırlar. Ve bu iki birim arasındaki sinerjinin tüm paydaşlara fayda sağlayacağı açıktır.

Eğer işbirliği sağlanırsa böylece kurumsal stratejiler, politikalar, öncelikler ve bütçeler konuşulabilir.

Bilişim Yatırımlarının değer/kazanç değerlemesi

Neden yapıyoruz ve ne yapıyoruz? Bilgi Sistemleri Birimleri kurumların stratejik hedeflerine ulaşmasına destek olacak değerleri üreten yapılardır. Buyüzden yapılan işe harcanacak efor ile kuruma katacağı değerin sorgulanması çok önemlidir. Katacağı değer oranında verilecke önem belirlenebilecektir.

Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;

[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”]

Paylaşın: