Etiket arşivi: Maliyet

Zehirli Projelerden Sakının!

Bazı projeler mantara benzerler. Eğer mantardan anlamıyorsanız zehirlisini yemek zorunda kalabilirsiniz. Zehirli projeler organizasyona, çalışanlara ve müşterilere zarar veren projelerdir. 

Mahir, Onur’un yüksek sesle okuduğu notu üzülerek elinden aldı: “Uganda Projesine atanmış bulunuyorsunuz.” Aslında Uganda Projesi, yılan hikayesine dönmüş, uzaklaştırılmak istenenlerin gönderildiği bir proje idi.

“Senin için böylesi daha iyi oldu,” dedi Onur, moral vermeye çalışarak.

“Haklısın,” dedi Mahir, “Kuzey Kutbuna mayo ile gitmek gibi”

Uganda projesi bir “canavardı”. Çoğu kişi bu projeye kaydırılmış ve sonra ya istifa etmişler ya da kovulmuşlardı. Zehirli projeler aynı zamanda canavardırlar. Doymak bilmezler. Sürekli iyi kaynaklara ihtiyaç duyup o kaynakların ya yok olmasına ya da kötü kullanılmalarına neden olurlar.

Zehirli projelere örnek vermek gerekirse;

Patronun Fikri

Patronun fikrine istinaden başlatılan ve sırf patron istediği için fon yaratılan projelerdir. Patron istediği için projede yer alanlar bu avantajı politik olarak gerekli kaynakları tedarik etmede kullanırlar ve şirketin asıl önemli projelerine ayrılması gereken kaynaklar tüketilir.

Yıldırıcılar

Bazı projeler, projede yer alanları o kadar canlarından bezdirirler ki o kişiler ya işten ayrılırlar ya da mutsuz bir şekilde zorla çalışmaya devam ederler. Bu noktada işten ayrılmaların şirkete etkisini ölçmek önemli hale gelir.

Gizli Tuzaklar

Bazı projeler şirketin gelecekteki stratejik opsiyonlarını sınırlar veya tehdit eder. Bu tip projelerin yapılması uzun vadede firmanın aleyhine sonuçlar doğurabilecektir.

Deniz Suyu

Bazen denizde mahsur kalan insanlar çok susadıklarında deniz suyu içerler. Aynı şekilde bazı projeler şirketler için kullanışlı gibi gözükebilir ancak proje başladıktan sonra zararları çok fazla olabilir.

İnsanlar çoğu zaman projelerinin zehirli olup olmadığının farkında olmazlar. Çünkü özellikle finansal kestirimler ve iş planları, hazırlayanlar tarafından işin başında olası zararı minimum, faydayı maksimum göstermektedir.

Proje maliyetlerini hesaplarken çoğu zaman organizasyonel masraflar göz ardı edilir. Örneğin bir proje gerektirdiği yüksek ücretli, elemanlar sebebi ile şirket genelinde bir ücret artışının önünü açabilir. Çünkü daha yüksek ücretli yeni çalışanlar, eski çalışanların ücret taleplerini artırır. Projelerin olası etkileri iyi analiz edilip maliyet yansımaları hesaba katılırsa kayıplar azalır.

Her projeler farklıdır ve maliyetler her projede değişir. Zehirli projeler, şirketin fark edemeyeceği görünmeyen maliyetleri bünyesinde taşır.

Ne yapabiliriz? Projelerde büyük resme bakılması ve olası etkilerin karar vericiler tarafından değerlendirilmesi gerekir. Çoğu subjektif olan bu maliyetlerin hesaplanması zor olduğu kadar yaratacakları zararda oldukça yüksektir. En azından bu gerçeği göz ardı etmemek, hesaplayamıyorsanız bile karşılaştığınızda onlarla yaşamayı öğrenmeniz gerekir.

Paylaşın:

Projelerde Ucuza Kaçma

Bugün bir çok proje bütçe ve zaman açısından bir çok kez indirime gitmektedir. Harcamaları kestiğimizde, çok fazla kesintinin riskini düşünerek “Eğer maliyeti aşağı çok fazla çekersek sonuçları ne olur?” diye sormanız gerekir.

Amerika’nın gelmiş geçmiş en büyük otoban projesi olan Boston’un Big Dig projesinin bütçesi 2 milyar dolardı. Gerçekleşen maliyet 14 milyar dolar civarındadır. Maliyetlerin bu kadar artma sebebi, sürekli maliyetleri düşürme baskısı yaşamalarıydı.

Soru şu: Başlangıçtaki tahminlerimizin doğru olmadığı varsayımıyla maliyetleri aşağı çektikten sonra aynı tahminlerin doğru olmadığını düşünerek neden tekrar aşağıya çekmeye çalışıyoruz?

Muhtemelen başlangıçtaki tahminlerin, her şeyin yolunda gideceği varsayımıyla kafadan atılması ve zaman baskısı ile yapılması yüzünden. Bu yaklaşım devam ettiği sürece her yeni tahmin bir önceki kadar kötü olmaya başlıyor.

Sürekli bunu yapıyoruz. Bütçeleri kıstığımızda çok kısma riskini göze alıyoruz. Bu durumda acı gerçek karşımıza çıkıyor; eğer fazla kesersem kesmediğimden daha fazla kayba uğrayacağım.

Bütçe çok kesildiğinde çeşitli mekanizmalar devreye girerek proje yönetimini doğrudan etkilemektedir. Bu durum kontrolsüz süreçleri doğurmakta ve maliyetlerin artmasına sebep olmaktadır. Örnek vermek gerekirse:

Ummak

Herhangi bir bütçe kesiminde çalışanlar yaptıkları işleri tekrar gözden geçirir ve tahminlerini yenilerler. Sadece istenilen tahminleri ve güncellemeleri yaparlarsa işe yarayacağını, kendilerine ait bölümü kurtaracaklarını düşünürler. Tahminlerini “istenilen yönde” değiştirirler ve sonrasında aşımlar kaçınılmazdır.

Karanlık İşler

Büyük çaplı bütçe kesintileri “yeraltı”, “karanlık” davranışı cesaretlendirir ve bu kontrolü zorlaştırır.

İlancılık

Ek personel alımı için onay alınamayacağı düşünülüyorsa eldeki kötü personeli tutma eğilimi ağırlık kazanır. Niteliksiz çalışanlarla maliyetleri daha yükseltme riski ortaya çıkar.

Donma ve Erime

Eğer bir organizasyon zaman zaman donuyorsa (işleri öteliyorsa) zaman zamanda eriyecektir(plansız öne çekmeler) denebilir. Bazen bu durmalar diğer ötelenmiş işlerin halledilmesi şeklinde pozitif olarak yansıyabilir. Ötelemeler çakıştığında içinden çıkılmaz bir hal alabilir. 

Ertelemek

Bütçeler katı ise zaman zaman gecikme problemleri yaşanır. Örneğin, eğer projenin gecme riski varsa testler kısılır. Süreyi tutturmak için kaliteden taviz verilir.  Bu durum doğal olarak problemlerin keşfedilmesini geciktirir. Sonradan farkedilen problemin giderilmesi ise daha maliyetli olur. Proje maliyeti düşürülmüş ama şirkete binen maliyet katlanarak artmıştır.

Paylaşın:

Bilişim Projelerinde Maliyetleri Düşürmek

Bilişim projelerinde gerçek maliyetleri görmek ve hesaplamak kolay değildir. Maliyet kalemlerini ve harcama stratejisini belirlemek gerekir. 

Projenin maliyetlerini tahmin etmek savaşın yarısıdır, diğer yarısı proje süresince onaylanmış bütçeyi aşmamaktır.

Öncelikle maliyetleri planlamanız ve gerçekleşenler ile kıyaslamanız gerekir. Olası sapmaları erken görmeye, oluşan sapmaların sebeplerine odaklanmalısınız. 

Bilişim departmanlarında temel maliyetler, işlerin yürümesi için gereken maliyettir. Genellikle ortalama bir şirkette tüm bilişim harcamalarının %70’ine denk gelir. Dış kaynak kullanımı ile ilgili sözleşmeler, servis seviye anlaşmaları, eldeki mevcut değerleri yönetmek, sunucuları konsolide etmek, eski uygulamalardan kurtulmak,  altyapıyı iyileştirmek vb. sayılabilir. Tüm bu operasyonların maliyetleri iyi bir proje ve kaynak yönetimi ile kontrol edilebilir.

Eğer temel maliyetlere ayrılan bilişim bütçesinin oranı düşürülebilirse yeni projeler için kaynak yaratmak mümkün olur. 

Gizli Bilişim Harcamaları

Gartner firmasının yaptığı bir araştırmaya göre kurumsal teknoloji harcamalarının %10’u Bilgi Sistemleri birimlerinin kontrolü dışında yapılmaktadır. Harcamaların başkaları tarafından yönetilmesi ve gizli bilişim harcamalarının ortaya çıkmasının bazı nedenleri var:

  • Yatay organizasyonel yapılar kontrolü zorlaştırıyor. 
  • Çabuk ve hızlı hareket gereken durumlarda politika ve prosedürler vakit kaybettirici olarak algılanarak dikkate alınmıyor.
  • İş birimleri yöneticileri yapılan bilişim harcamalarının sorumluluğunu üzerlerine alıyorlar.
  • Dış kaynak seçimini yaparken iş birimlerinin sadece amaçlarına odaklanmaları ve kurumun genel teknolojik altyapısını dikkate almamaları

Gizli bilişim harcamaları proje maliyet kontrollerini ve hesaplamalarını zorlaştırır. Kültürel eğilimler, iş birimlerinin, şirketin stratejik hedefleri ile çatışma yaşanmasına, kontrolsüz harcamalara yol açmaktadır.

Uzun vadeli uygulama maliyetlerini anlamak

Genel bir kural olarak, kullanılan bir uygulamanın yıllık maliyeti, geliştirme maliyetinin %40-60’ı civarındadır. Çok mu geldi? Bu maliyetler destek, bakım, operasyon, lisans, altyapı, varsa müşteri hizmetleri ve operasyonel personeli içerir. Temel maliyetler gibi işin devam etmesini sağlayıcı maliyetlerdir. Geçmişte gerçekleştirilen projelerinizde geliştirme için harcanan ile sistemi yaşatmak için harcanan bedelleri analiz edin, dediğimin doğruluğunu göreceksiniz.

Bilişim maliyet tahmini gerçekleri

Ne kadar iyi proje maliyeti tahmini yapabiliyorsunuz? Maalesef bilişim projelerinde kristal küresine bakıp maliyeti tutturan ben henüz görmedim çünkü bilişim projelerinde hata oranı çok yüksektir. Örneğin sadece başlangıç öngörüleriniz bile %100 sapabilir.

Sizin yapabileceğiniz tek şey kendi konularında tahmin yapanların bu tahminlerini somut olarak nelere dayandırdıklarını anlamaktır.

Mevcut Sistem Yatırımlarından Faydalanma

Uygulamalar, yazılımlar, ağlar, altyapı ve her türlü bilişim yatırımı düzenli olarak gözden geçirilmeli, maksimum fayda alınmaya çalışılmalı ve kendisine yapılan yatırımı kurtarıp kurtarmadığı(ROI), hedeflenen faydayı sağlayıp sağlamadığı, izlenmelidir.

Kısa vadeli maliyet kısma ölçütleri oluşturun

Bazen maliyetleri taktiksel çözümlerle düşürebilirsiniz. İstanbul’dan Tokyo uzun bir yoldur ama havaalanına nasıl gideceğimizden başlayarak maliyetlerimizi düşürmeyi deneyebiliriz.

Proje başladıktan sonra büyük resim netleştikçe belirli yatırımlara karar verin;

  • Proje kapsamını kontrol altında tutun. “Zaten lazım olur” ya da “muhtemelen lazım olacak” şeklindeki öngörülerle yatırım yapmayın.
  • Projenin kapsamını netleştirecek sözleşmeyi bir an önce tüm taraflarla yapmaya çalışın.
  • Eğer iyi bir değişim yönetimi sistemi kurarsanız “bişey daha vardı” toplantılarını ve sonuçlarını iyi yönetebilir hale gelirsiniz.
  • Sadece bilgi eksikliğinde ve kaynak eksikliğinde danışmana başvurun. İnsan kaynakları harcamaları en büyük harcamalarınızdır.

Uzun vadeli maliyet kısma ölçütleri oluşturun

  • Stratejik düşünmeyi asla bırakmayın.
  • Büyük resmi görerek ilerlemeye çalışın.
  • Çifte kullanımdaki kaynakları azaltın, gereksiz kaynak ve maliyetlerden kurtulun.
  • Önceliklerinizi tekrar organize edin.

Fiyatlama ve sorumluluk mekanizmaları kurun

Eğer iş birimlerini daha sorumlu kılarsanız teknoloji yatırımları ve talepleri konusunda daha dikkatli davranırlar. Gerçekten ne istenildiğinin tam anlaşılması durumunda doğru harcamaların yapılacağının iş birimlerine anlatılması gerekir. Sürekli değişiklik taleplerinin faturasının sorumluluğunu almalarını sağlayın.

Bilişim Yatırım Kararlarını Doğru Yönetmek

Bir çok kurum, bilgi sistemleri ve iş birimleri arasında iyi bir diyalog olmadığı için kör uçuşu yaparlar. Bazen de aynı gemide olduklarını unuturlar.

Organizasyonlar bilgi sistemleri birimlerinin değer katan stratejik bir ortak olduğunu anlamalıdırlar. Ve bu iki birim arasındaki sinerjinin tüm paydaşlara fayda sağlayacağı açıktır.

Eğer işbirliği sağlanırsa böylece kurumsal stratejiler, politikalar, öncelikler ve bütçeler konuşulabilir.

Bilişim Yatırımlarının değer/kazanç değerlemesi

Neden yapıyoruz ve ne yapıyoruz? Bilgi Sistemleri departmanları, kurumların stratejik hedeflerine ulaşmasına destek olan değerleri üreten yapılardır. Bu yüzden yapılan işe harcanacak efor ile kuruma katacağı değerin sorgulanması çok önemlidir. Katacağı değer oranında verilecek önem belirlenebilecektir.

Paylaşın:

Maliyetleri Düşüreceğim Derken Hata Yapmayın!

Kriz, ekonominin kötü gidişatı vb. sebeplerle işler biraz kötüye gittiğinde en büyüğünden küçüğüne tüm şirketlerde maliyet düşürme çalışmaları başlar. Özellikle Türkiye’de ekonominin iyi olduğu dönemlerde “lale devri” yaşayan firmalar ekonomik kriz ile birlikte “sinekten yağ çıkarmaya” başlarlar. Özellikle büyük firmalarda tüm maliyet kalemleri masaya yatırılır ve her birinde neler yapılabileceği üzerinde çeşitli komiteler kurulur, projeler başlatılır.

Başından beri en ekonomik şekilde yürütülmesi gereken işler, krizde masaya yatırılır. Şirket içinde en çok maliyet düşürenin ödüllendirilmesi veya takdir görecek olması “kraldan kralcı” yöneticilerinde su üstüne çıkmasını sağlar. Zamanında binleri/milyonları önemsemeyen şirket, kuruş hesabı yapmaya başlar. 

Öncelikle danışmanlık ve eğitim giderleri kesilir. Daha sonra en büyük gider kalemi olan insan kaynaklarına sıra gelir ve işten çıkarmalar, daha ucuz eleman almalar ve dış kaynak kullanımı yapılır.

İşler bu noktadan sonra zorlaşır. Çünkü yapılacak maliyet indirimlerinin anlamlı bir yüzde olabilmesi için gereken büyük lokmalar yutulmuştur. Şimdi ufak tefek işlere yönelinilir. Müşterilere kağıt olarak gönderilen evrakların eposta ile gönderilmesi, daha önce masrafsız olan işlemlerden masraf alınması (Bankalar), şirket arabalarına konulan benzine sınırlama, seyahatlerde kısıtlama, uçak yerine otobüs kullanımı, makam arabalarında daha ucuz modele geçiş, prim-temettü dağıtılmaması, dağıtım aracının zaman sabit kalmak kaydı ile daha çok yere uğraması vb. onlarca örnek sayılabilir.

Bu tip durumlarda, genellikle çalışan morali 2. plana atılır. Çalışan morali, kazançları artırma ve maliyetleri düşürme konusunda en önemli faktörlerden birisidir.

Türkiye’yi eleştirirken dünyada da maliyet düşürme konusundaki çalışmaların çok farklı olmadığını gördüm. Bazı yurtdışı örnekler vermek istiyorum;

– Renkli yazıcı-kartuş kullanımından vazgeçmek (Credit Suisse – Citigroup)
– Temsil – ikram vb. misafirleri yemeğe götürmenin kesilmesi (Credit Suisse)
– Akşamları güvenlik görevlisinin gezerek açık monitörleri kapaması(Intel)
– Yıllık izinlerin resmi tatiller ile aynı günlere denk getirilmesi (Yahoo)
– Tatilleri ücretsiz yapma (Microsoft)
– Personel jimnastik salonlarını kapama(J.P. Morgan Chase)
– Personele verilen cep telefonlarını kapatma(J.P. Morgan Chase)

Önemli olan bir diğer nokta, yapılan maliyet düşürücü çalışmanın kazanç getirici etki yaratabilmesidir. Sadece maliyet düşürüyorsanız bir noktada sınıra gelip dayanacaksınız. Bu kesintiyi kazanç getirici bir aksiyon ile tamamlarsanız örneğin kağıt yerine e-posta gönderiminde e-posta içine reklam satın alma vb. anlamlı olacaktır.

Paylaşın:

Yöneticinin kulağına küpe çok ama takan kim

managerDaha önce Yöneticilerin kulağına küpe demiştim, SATIŞ ve Pazarlama becerileri adına birkaç madde daha ekleyelim. Yönetim sanatı dediğinizde herkes size başka bir şey söyler. Bu bir günde ya da sadece kitaplardan öğrenilecek bir şey değildir. Teori, pratik ile beslendiğinde gerçekler ortaya çıkar. Bu yüzden her yönetici bir sirkteki jonglör gibi 5 tane topu elleri ile çevirirken ayakları ile halkaları çevirebilmeli, kafasında kutuyu taşıyabilmeli ve aynı zamanda şarkı söyleyebilmelidir. Yani;

1- Projeye, ekibe yada çalışanlara ihtiyaç duydukları kaynakları temin etmeden mucize yaratmalarını beklemeyin.

2- Teknolojiyi maliyet kapısı olarak görmeyin ve şirketinizin ihtiyaçlarına uygun teknolojiye yatırım yapmaktan çekinmeyin.

3- Bir şey olmaz demeyin, araçları ya da yazılımları günü geldiğinde güncelleyin ve hep güncel tutmaya çalışın.

4- Her zaman müşterinize kıymet verin.

5- Onlara sunduğunuz hizmet, servis yada ürünlerle onlara değer katmaya çalışın. Ürün yada servisinizi rakiplerinizden farklılaştırın ve geri gelmelerini sağlamaya odaklanın.

Okumaya devam et

Paylaşın: