Yazar arşivleri: savassakar

Proje Yönetimi ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relationship Management)

Müşteri İlişkileri Yönetimi – Customer Relationship Management (CRM)’i basitçe tanımlamak gerekirse müşterileri anlamak, beklentileri hızlı ve zamanında yanıtlama süreci diyebiliriz.

CRM teknolojileri müşterilere yönelik büyük verileri saklama ve yönetme olanağı sunarak firmaların gerekli stratejileri üretmelerini sağlarlar.

Toplanan veriler CRM odaklı bir yaklaşımla incelendiğinde müşteri ile yaşanan süreçlerdeki problemler tespit edilebilir, müşterinin tekrar gelmesini sağlayıcı taktikler geliştirilebilir.

CRM verileri müşterilerin ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda yeni bakış açısı sağlarken, hedef müşteri grupları için özelleştirilmiş ürünler ortaya çıkarılmasını sağlarlar.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Müşteri İlişkileri Yönetimi yapmak istiyorlarsa;

  • Proje sürecinde, proje müşterilerisi ile yaşanan stratejik sıkıntı noktalarını tanımlamalıdırlar. Müşteri onayını geciktirici ya da memnuniyetini sağlamayan büyük etkisi olan sıkıntılara odaklanılmalıdır.
  • Hangi CRM verilerinin bu sıkıntıları giderebileceğini belirlemeli, bu verileri elde etmenin maliyetini göz önündetutmalıdırlar.
  • Uygun teknoloji platform seçilmeli, toplanan verilerin nasıl değerlendirileceği ve kullanılacağı konudusunda eğitimler vermelidirler.
  • Elde edilen veriler doğrultusunda sağlanan gelişimlerin faydalarını sayısal olarak yönetime aktarmalıdırlar.
  • CRM çalışmalarına katılım teşvik edilmeli, ödüllendirme yapılmalıdır. Müşteri odaklı yaklaşımın kurum için benimsenmesi için aktiviteler planlanmalıdır.
  • CRM süreci izlenmeli ve ölçümlenmelidir. Müşteri görüşleri alınmalı ve proje, program sonunda ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır.

Nerede Kullanılır?

  • Proje onay süreçlerindeki problemleri gidermek,
  • Proje tahminlerini gerçekçi yapabilmek,
  • Proje gereksinimlerini netleştirmek ve kapsamı tanımlamak,
  • Proje ekibi ile müşteri iletişimini güçlendirmek,
  • Sonraki projelerde aynı hataların yapılmasını engellemek,
  • Portföy, Program ve Proje süreçlerini geliştirmek,
  • Metodolojinin etkinliğini değerlendirmek,
  • Tedarik sürecini iyileştirmek,
  • Proje ve Ekip performansını geliştirmek,
  • Riskleri öngörebilmek,
  • Müşteri geri dönüşünü sağlamak için kullanılır.

Hayatımı Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.
Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Proje Yönetimi ve Temel Yetkinlikler (Core Competencies)

Temel Yetkinlik kavramı kurumlar için ele alındığında müşterilere farklı(unique) değer sunma uzmanlığı olarak düşünülebilir. Kurumun birlikte öğrenme kapasitesini, farklı insanları aynı amaç doğrultusunda koordine edebilme becerisi, farklı teknolojileri kullanabilme gibi yetenekleri bu kapsamda görebiliriz.

Temel Yetkinlikler, şirketleri pazarda farklılaştırır. Şirketin beklentilerini (kar, pazar payı, müşteri sayısı vb.) artırır. Temel Yetkinliğin en önemli özelliklerinden biri rakipler tarafında zor ya da hiç kopyalanamıyor olmasıdır.

Bir şirketin Temel Yetkinliklerini anlaması güçlü taraflarına yatırım yapmasına ve kendini pazarda farklılaştıracak stratejiler üretebilmesini sağlar.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Basitleştirme yapmak istiyorlarsa;

  • Portföy, Program ve Proje Yönetiminde kilit becerileri ve yetkinlikleri belirlemeli ve kurum genelinde yaygınlaştırmalıdırlar,
  • Diğer firmaların metodolojileri ile yapılacak kıyaslamalar sonrasında farklılaşacak alanları belirlemelidirler,
  • Proje müşterisi için değer yaratacak yetkinlikleri belirlemeli, güçlü yetkinlikleri geliştirmeli ve sürdürülebilir kılmanın yollarını bulmalıdırlar,
  • Portföy, Program ve Proje düzeyinde yetkinliklerin geliştirilmesi için gerekli olan yol haritasını hazırlamalıdırlar.
  • Belirli alanlardaki (Pazarlama, IT) güçlü yetkinlikleri işbirlikleri vb. yöntemlerle pekiştirmelidirler,
  • Temel yetkinliklerin geliştirilmesine yönelik iletişimi ve katılımı sağlamalıdırlar
  • Yönetimin, Portföy, Program ve Proje Yetkinliklerinin geliştirilmesi konusunda desteklerini almalı, yetkinlik gelişiminin faydalarını sayısallaştırarak yönetimle paylaşmalıdırlar
  • Akademik ve/veya özel danışmanlık alarak temel yetkinliklerin profesyonel gelişimini sağlamalıdırlar.

Nerede kullanılır?

  • Sponsor Gelişimi
  • Portföy, Program ve Proje Yöneticilerinin gelişimi
  • Proje Ekibinin Gelişimi
  • Portföy, Program ve Proje Yönetim Metodolojilerinin Gelişimi
  • Proje Yönetimi Ofisi Yapısının Geliştirilmesi
  • Portföy, Program ve Projelere destek veren fonksiyonel departmanların ve süreçlerinin gelişiminde kullanılabilir.

Hayatımı Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve imzalı kitap siparişi vermek için tıklayınız.
Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Proje Yönetimi ve Değişim Yönetimi Programları

Değişim Yönetimi programları, şirketlerde yeni süreçlerin iş faydalarını sağlayacak şekilde uygulanmasını sağlarlar. Bu programlar değişim gerektiren alanların dikkatlice belirlenmesini, kurum içinde kabul görmesinin sağlanmasını, hayata geçirilmesini sağlarlar. Bunu yaparken sürekli bir başarının sağlanmasına, değişimin sürdürülebilirliğine ve gelecekteki olası durumlara dikkat ederek yaparlar.

Bir Değişim Yönetimi Programı insanların başarmasına, problemli alanları görmelerine, riskleri azaltarak ilerlemelerine ve süreci izleyebilmelerine olanak vermelidir.

Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Değişim Yönetimi Programı başlatmak istiyorlarsa;

  • Sonuçlara odaklanmalıdırlar,
  • Değişimin önündeki engelleri kaldırmalıdırlar,
  • Ekiplere ve çalışanlara güçlü ve basit mesajlar vermelidirler
  • Değişimin sorumluluğunu üstlenecek güçlü yönetim desteği sağlamalıdırlar,
  • Doğru ve zamanında kararlar alınmasını sağlamalıdırlar,
  • Süreci sürekli izlemelidirler.

Nerede kullanılabilir?

  • Portföy, Program ve Proje Yönetimi Metodolojilerinin Geliştirilmesinde,
  • Proje Ofisinin Kurulmasında,
  • Proje organizasyon yapılarına geçişte,
  • Mevcut süreci iyileştirme ve yeni süreç geliştirmelerde kullanılabilir.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

MS Project ile İlgili Youtube Kaynakları

Adem Çamurcu

Project Online Ekip Üyesi Görevleri – 1
Project Online ve MS Project ile Proje Planı Yayımlama
Microsoft PPM ile Visual Studio Team Services ve Jira Entegrasyonu
MS Project ile Earned Value (Kazanılmış Değer) Analizi
MS Project Kullanarak Maliyet Yönetimi
MS Project ile Resource Levelling Kaynak Seviyelendirme
MS Project Custom Fields 4 Graphic Indicators
MS Project Custom Fields 3 Formula
MS Project Custom Fields 2 Outline Code
MS Project Custom Fields 1 Text&Lookup
MS Project 2013 Detail Views (Ayrıntı Görüntüleri)
MS Project 2013 Proje Planlama
Project Professional 2013 Baseline Yönetimi
MS Project Görev Türleri Project Pro. 2013 ile gelen yenilikler – Bölüm 3
Project Pro. 2013 ile gelen yenilikler – Bölüm 2
Project Pro. 2013 ile gelen yenilikler – Bölüm 1

Faruk Çubukçu
Microsoft Project – Yürütme Microsoft Project Raporlama
Microsoft Project – Projelerin Planlanması
Microsoft Project – Kaynaklar (Resources)
proje yönetimi ve microsoft project – 10
proje yönetimi ve microsoft project – 9
proje yönetimi ve microsoft project – 8
proje yönetimi ve microsoft project – 7
proje yönetimi microsoft project – 6
proje yönetimi microsoft project – 5
proje yönetimi microsoft project – 4
proje yönetimi microsoft project – 3
proje yönetimi microsoft project – 2
proje yönetimi microsoft project uygulamaları – 1

Evren Tuskan Ms Project 2010 Eğitimleri Kanalı

Microsoft Project 2013 Training for Beginners https://www.youtube.com/playlist?list=PLzj7TwUeMQ3i1QJ6-Z91KRjFg5dzacD1O
MS Project 2013 Essential Training https://www.youtube.com/playlist?list=PLZpMpEGyXjTKo8qLT85DxYTpR04qmVY01

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

Proje Yönetimi ve İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma (Business Process Reengineering)

İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma, süreçlerin yeniden tasarlanarak verimlilik, süre ve kalitede iyileştirme sağlanmasıdır. Mevcut süreçleri iyileştirerek elde edilen değerin artırılması hedeflenir. Süreçleri yeniden yapılandırma kurum genelinde bakıldığında azaltma ve basitleştirme, daha fazla teknoloji kullanımı anlamına gelir. Zaman ve maliyet kazancı sağlayacak, projeleri doğrudan etkileyen ve etkin olmayan tüm süreçler, problem yaratan ya da motivasyon kaybına yol açan süreçler ele alınabilir.

Proje, Program, Portföy Yöneticisi veya Proje Ofisi İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırmak istiyorsa;

  • Müşteri ve şirket genelinde ihtiyaçlara tekrar odaklanmalıdırlar.
  • Mevcut süreçleri masaya yatırmalıdırlar.
  • Süreçleri sayısallaştırmalı, iyileştirilebilecek alanları belirlemelidirler.
  • En fazla gelişim ya da fayda sağlayacak süreç unsurları belirlenmelidir.
  • İlgili sürecin sorumluları ile görüşülmeli ve görüşleri alınmalıdır.
  • Süreç değişikliğinin tüm olası olumlu ya da olumsuz yansımaları değerlendirilmelidir.
  • Süreç baştan sona, tüm girdi-çıktıları ve sorumluları ile birlikte düşünülmelidir.
  • Süreç değişikliği gerekiyorsa proje olarak ele alınmalı, planlanmalı ve hayata geçirilmelidir.

Nerede kullanılabilir?

  • Proje Başlangıç, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol, Kapanış,
  • Projenin Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite, İnsan Kaynakları, İletişim, Risk, Tedarik ve Paydaşlara yönelik,
  • Proje Seçimi ve Önceliklendirme,
  • Sponsor, Proje Yönetici ve Proje Ekibi Seçimi ve Performans Değerlendirme,
  • Karar Destek ve Raporlama,
  • Değişiklik ve Problem Yönetimi süreçlerinin iyileştirilmesinde kullanılabilir.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

Proje Yönetimi ve Kıyaslama (Benchmarking)

Ürün, süreç veya hizmette yapılacak kıyaslamalarla performansın artırılmasıdır. Organizasyonlar rakiplerini ya da iyi uygulamaları kendi ürün, süreç veya hizmetleri ile kıyaslarlar. Amaç performansı artırmak veya artırıcı faktörleri fark etmektir. Kıyaslamanın kopyalama ile sonuçlanmaması gerekir. Mevcut ürün, süreç veya hizmetlerin inovatif ve farklı bakış açılarıyla geliştirilmesi esastır.

Proje yöneticisi kıyaslama yapmak istiyorsa;

  • Düşük performanslı süreç veya teknikleri belirlemelidir.
  • Performans beklentilerini belirlemelidir.
  • Bu performansı sergileyen iç veya dış kaynakları araştırmalıdır.
  • Belirlediği kaynaklardan performans verisi veya deneyim paylaşımı elde etmeye çalışmalıdır.
  • Verileri analiz etmeli ve fırsatları tanımlamalıdır.
  • Yapılması gerekenleri öneri haline getirmeli ve yönetimin onayına sunmalıdır.
  • Onay sonrası yapılması gerekenleri bir proje yönetim planı dahilinde ele almalı ve sonuçlandırmalıdır.

Nerede kullanılabilir?

  • Proje seçim yöntemlerini geliştirmede,
  • Planlama yöntem, teknik ve araçlarını geliştirmede,
  • Kapsam, zaman, kalite ve maliyet performanslarını artırmada,
  • Ekip performansını artırmada,
  • Tedarik performansını artırmada,
  • İletişim etkinliğini artırmada,
  • Motivasyon, ödüllendirme ve cezalandırma konusunda,
  • Dokümantasyon ve Proje Yönetimi Bilgi Sistemeleri (yazılım vb.) konusunda,
  • Risklerin belirlenmesi, analizi ve yanıt planlamasında
  • Kontrol, izleme ve raporlama tekniklerini geliştirmede kullanılabilir.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı hakkında bilgi almak için tıklayınız.

MS Project’te Bir Zaman Aralığını Grafikte Göstermek

 

how-to-highlight-a-time-period-in-gantt-chart-in-microsoft-project-6

“Gantt Shade” adlı yeni bir takvim yaratın.

Exception sekmesinde grafik üzerinde göstermek istediğiniz Zaman Aralığını (Time period) belirleyin.

how-to-highlight-a-time-period-in-gantt-chart-in-microsoft-project-2

Fare işareti Gantt chart  üzerinde iken sağ klik yapın ve Nonworking Time seçin.

Non-working time sekmesinde, Calendar alanından Gantt Shade seçin, Draw bölümünde Behind task bars ve Color bölümünde Gray rengini seçin.

how-to-highlight-a-time-period-in-gantt-chart-in-microsoft-project-4

Ocaktan Mart’a olan zaman aralığı grafşk üzerinde görülmektedir.

 

Atatürk’ten Liderlik Dersleri

ataturkTarihçi, gazeteci, yazar Austin Bay, Atatürk’ten liderlik dersleri adındaki kitabıyla ilgili verdiği bir röportajda Atatürk’ü 20. yüzyılın en başarılı devrimci lideri olarak tanımlar. Ne Vladimir Lenin, ne Mao Tse-tung, ne Ho Chi Minh, ne de Gandhi… kazanılması imkansız bir savaşı Kurtuluş Savaşı’na çevirerek tüm dünyaya, hem de saltanatı ve hilafeti kaldırarak ve milli egemenliği ilan ederek padişah yandaşlarına ve mandacılara olağanüstü devrimini kanıtlar. İçte ve dışta verdiği zorlu mücadelenin sonucu modern Türkiye Cumhuriyeti’ni kurar. Ardından, Cumhuriyetin ilk yıllarından yaşamının son günlerine kadar olan süreye sığdırdığı devrimler, Halil İnalcık’ın Osmanlı ve Modern Türkiye kitabında yazdığı gibi, “Atatürk’ün yalnız büyük bir askerî stratejist değil, aynı zamanda usta bir siyaset stratejisti” olduğunun kanıtıdır.

Atatürk’ten alınacak pek çok sayıda liderlik dersi mevcuttur. Gelin bundan 94 yıl önce bugüne gidelim ve 30 Ağustos 1922 günü kazandığımız Büyük Taarruz’u, öncesi ve sonrasında meydana gelen gelişmelerle, Atatürk’ün aldığı tarihi kararları ve tüm bunlardan çıkarılacak liderlik derslerini inceleyelim. Kurtuluş Savaşı’nın başarısı, Atatürk’ün hep usta bir satranç oyuncusu misali gelecek hamleleri hesaplayan ilerigörüşlü liderliği ve Türk ordusuna ve milletine olan güveni ve inancının doğrudan sonucudur.
Ekibinizin katkısını unutmayın

► Başarı Türk ordusunundur = Başarı takım çalışması ürünüdür ,

Mustafa Kemal Paşa, Trablusgarp’ta, İtalyanları, Çanakkale’de İngilizleri, Muş ve Bitlis’te Rusları, Suriye-Filistin’de İngilizleri, Sakarya ve Dumlupınar’da da İngilizlerin desteklediği Yunan ordusuyla savaşmış ve ordusu tüm bu cephelerde emperyalist güçlere karşı büyük zaferler kazanmıştır. Başkomutan Mustafa Kemal tüm bu askeri başarılarını ordusuna ve milletine mal eder. Kurumsal bir lider gibi, o stratejisini belirlemiş, uygulamayı ordusundaki komutanlarına, subaylarına, erlerine bırakmıştır. Sorumluluğu da, başarıyı da takımıyla paylaşmıştır.

► Zor zamanlarda motivasyon kaynağı olun

Anadolu’ya ilk çıktığında, Mustafa Kemal Paşa savaşlardan bezmiş, çocuklarını kaybetmiş, işgal altında en büyük zorluklara, kötülüklere boyun eğmek zorunda kalmış Türk halkına sorar. “Bir kez daha, son bir defa savaşmaya var mısınız” der. Ekmek bulmaktan yoksun halk “Evet” der, “Son bir kez savaşacağız, topraklarımızı geri almak için, esarete son vermek için, milletin kendi kaderini kendisinin tayin etmesi için… Özgürlük ve egemenlik için…” Zor zamanlar geçiren bir kurumun liderinin yapması gereken de budur. Durumu takımına anlatmak, her seviyeden çalışanı dahil ederek durumu anlatmak ve inanarak “dişinizi bir ay daha sıkın, her şey düzelecek” demeyi bilmek.

► Demokratik bir lider olun

Belki birçokları özellikle de yabancı sosyal bilimciler Atatürk’ün diktatör olup olmadığı üzerine tartışırlar. Ancak tam tersine Başkomutan Mustafa Kemal savaş ortamında dahi demokrasi arayışında olmuş bir liderdir. Anadolu’ya çıkar çıkmaz kongreler ve mitingler düzenlemiş, halkla buluşmuş, farklı bölgelerdeki sıkıntıları, yoklukları, fakirliği, hastalığı dinlemiş, Erzurum’da, Sivas’ta, Tekirdağ’da, Kars’ta halkın emperyalizme karşı dayanışmasına bizzat şahit olmuştur. 23 Nisan 1920’de Anadolu’nun ortasında bir kasaba olan Ankara’da Meclis’i kurmuştur. Meclis’te ilk seçim hayranlık uyandıracak bir demokrasi örneğidir. Anadolu’nun dört bir yanından seçilmiş adaylar Meclis’e gönderilmiş ve doğrudan seçim yapılmıştır.

Kurumunuzun yapısı ne kadar demokratik, ne kadar yatay olursa, o kadar farklı fikre açık olursunuz. Çalışanlarınız kendini o kadar size yakın hisseder, kuruma gönülden bağlılık duyar. Sorunların tartışılabildiği, her seviyeden çözüm önerilerinin dinlendiği ve teşvik edildiği bir ortam yaratın.

► İlham verin

Emperyalist güçlerin kontrolünde olan tüm ülkelerin liderleri Kurtuluş Savaşı’na kilitlenmiş, Mustafa Kemal’in ordusunun başarılarını yakından izlemiştir. Türklerin başarısı, Hintlilerin, Çinlilerin, Pakistanlıların, Afrikalıların umudu ve ilham kaynağı olmuştur. Gandi önderliğindeki İngiliz sömürgesi Hintliler, 1922 yılında “Non cooperation” hareketini başlatmış ve İngiltere’ye katılıp Anadolu’daki Yunan ordusuna destek olmayı red etmişlerdir. Aynı tarihlerde, verdiği kapitülasyonlarla Batı’nın bir sömürgesi haline gelmiş Çin, Türkiye Cumhuriyet’inin kurulmasından güç alarak, Batı’ya başkaldırmayı başarmıştır. Afganistan’da Amanuallah Han ve Iran’da Şah Rıza Pehlevi Mustafa Kemal’i örnek almışlardır.

Siyasi, sosyal, bilimsel veya iş dünyasında liderler bulundukları coğrafyanın ilerisine giderler, belli bir alanda bölgesel veya global uzmanlar haline gelirler. Walt Disney, Bill Gates, Steve Jobs, Estee Lauder ve her gün kullandığımız ürün ve hizmetleri hayata geçiren birçok iş lideri global liderler haline gelmiştir. Onları tanımasak da, ürün ve hizmetleri günümüzü kolaylaştırır, bazılarını başarılı işletme guruları olarak etüd eder, onların uygulamalarından kendi şirketimize adapte edebileceğimiz tüyolar alırız. Kısacası, liderlik evrenseldir.

Büyük başarılar için risk alın ve kararlılık gösterin

Kurtuluş Savaşı’na ya hep ye hiç deyip çıkmıştır Mustafa Kemal Paşa. Aynı kararlılığı yakın çevresine, orduya ve enerjilerinin ve sabırlarının son raddesine gelmiş Türk halkına da aşılamayı başarmıştır. Mustafa Kemal Paşa ne istediğini bilir. Hedefi büyüktür. Özgürlük, egemenlik, demokrasi ister. Türk milletinin daha iyi şartlarda yaşamayı hak ettiğine inanır. İnancını ordusuna milletine en samimi şekilde gösterir. Sevgi, saygı, güven ve inanç karşılıklıdır. Erlerden komutanlara herkes aynı hedefe kilitlenir. İş hayatında da büyük başarılar elde etmek için risk almak, fedakarlıklarda bulunmak ve alınan kararların arkasında kararlı bir şekilde durmak gerekir. Lider inandığı hedefe doğru yürüdüğünde takımını da arkasına alır, yaptığı işin doğruluğuna ve başarılı olacağına duyduğu inancı takımı da hisseder.

Kaynak: http://www.dunya.com/

Proje Aktivitelerini Tanımlamak

decompProjenin hedeflerine ulaşılması için gerçekleştirilmesi gereken görevlerin belirlenmesi sürecine Aktivite Tanımlama süreci diyoruz. Gerçekleştirilecek görevleri belirlemenin temel prensibi gerek zaman gerekse maliyet tahminlerini kolay bir şekilde yapmayı ve kontrol etmeyi sağlayıcı detay seviyesinde olmasıdır.

Eğer Kapsam Temel Çizgisi (Kapsam Dokümanı, İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü) hazır ise Aktivitelerin Tanımlanması sürecine başlayabilirsiniz demektir.

Eğer İş Kırılım Yapısı bileşenlerine “isim” dersek “daha küçük parçalarına ayırdığımızda bu bileşenlere “fiil” diyebiliriz. Ayrıştırma adı verilen teknik ile İş Kırılım Yapısı daha küçük aktivitelere bölünür. Bu işlem sonunda kaynak, süre ve maliyet tahminleri aktivite düzeyinde yapılabilecektir.

wbs1_Fotor

Aktiviteleri tanımlamak için İş Kırılım Yapısını İş paketlerine bölmeniz, İş paketlerini aktivitelere bölmeniz gerekir. Aktivite listesi projede gerçekleştirilmesi gereken işlerin bir listesidir. Bir İş Paketi bir çok aktiviteden oluşabilir ama her aktivite sadece tek bir İş Paketine ait olmalıdır.   

wbs2_Fotor

İş Paketleri İş Kırılım Yapısının en alt seviyesidir. İş Paketlerinin altında yer alan aktiviteler birden fazla olabilir, birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilebilir.

Örneğin “Tedarikçilerin Seçimi” adlı bir İş Paketi olsun. Bu İş Paketinin altında şu aktiviteler yer alabilir ve farklı kişilerce gerçekleştirilebilir;

1 – Gereksinimlerin Belirlenmesi

2 – Araştırma

3 – Potansiyel Tedarikçilerin Tespit Edilmesi

4 – Tekliflerin Toplanması

5 – Tekliflerin Değerlendirilmesi

6 – Tedarikçi Görüşmeleri

7 – Sözleşme İmzalanması

Bu aktivitelerde kendi içlerinde ayrıştılabilirler. Örneğin;

7 – Sözleşme İmzalanması

7.1 – Sözleşme Taslağının Hazırlanması

7.2 – Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi

7.3 – Sözleşmenin Son Haline Getirilmesi

7.4 – Onay

İş Paketleri proje kapsamında yer alan teslimatların gerçekleştirilmesini sağlarlar. İş Paketlerinin aktivite düzeyinde ayrıştırılması zaman çizelgesinin geliştirilmesini ve maliyetlerin tahmin edilebilmesini sağlar.

Bazı aktiviteler süre ve efor harcanmasını gerektirirken bazıları onay vb. efor içermezler. Bu tip aktivitelere “kilometre taşı” aktiviteleri denir.

Proje ekibinin katılımıyla,  İş Kırılım Yapısı ve İş Kırılım Yapısı Sözlüğü temel alınarak Aktivite listesi oluşturulur.  

Planlama sürecinin bir unsuru olan Akvite Tanımlama sürecinin daha gerçekçi olması için uzman görüşleri alınabilir. Bu liste aynı zamanda kısıtları ve varsayımları da içerebilir.

Yaklaşan Dalga Planlaması tekniği de Aktivite Tanımlama’da kullanılabilir. Bu teknik tercih edildiğinde yakın dönem aktivite listeleri netleştirilirken, uzun dönem aktiviteleri daha sonra netleştirilmek üzere bırakılır. Proje ilerledikçe yakın dönem aktivitelerine ilişkin detaylandırma yapılabilir. Basit olarak söylemek gerekirse İş Kırılım Yapısı proje ilerledikçe detaylandırılır.

Belirsizliğin yüksek olduğu projelerde detaylı aktivite listelerinin hazırlanması, belirisizlik azaldıkça çok fazla plan güncellemesine yol açabilmektedir. Bu da proje ekibinin işi yapmaktansa planı güncellemeye daha çok efor harcaması sonucunu doğurabilmektedir. Bu tip belirsizliklerin yüksek olduğu Yazılım ya da Ar-Ge projelerinde Yaklaşan Dalga Planlaması tercih edilmektedir.

İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?

Work_Breakdown_Structure_of_Aircraft_SystemProjeyi daha yönetilir bölümlere ayırmak anlamına gelen İş Kırılım Yapısının Proje Yöneticileri tarafından öneminin tam anlaşılmadığını düşünüyorum. Bir projenin İş Kırılım Yapısı mutlaka olmalıdır çünkü;

  • Yapılması gereken işleri atlamanızı önler.
  • Proje ekibinin kendi üzerlerine düşen işi görmelerini ve bütün içindeki rollerini kavramalarını sağlar.
  • Proje paydaşları arasında ne zaman ve nasıl bir iletişim kurulması gerektiğini gösterir.
  • Paydaşların teslimatlara ilişkin beklentileri görmelerini ve netleştirmelerini sağlar.
  • Riskleri görebilmenizi ve tanımlayabilmenizi sağlar.
  • Değişiklikleri önleyebilmenizi, değişikliklerin olası etkilerini daha iyi görebilmenizi sağlar.
  • Projenin daha kolay yönetilebilmesini ve iyi sonuçlar elde edilmesini sağlar.
  • Zaman, maliyet ve kaynaklar ile ilgili daha gerçekçi tahminler yapılabilmesini sağlar.
  • Zaman, maliyet ve kaynaklar ile ilgili ihtiyaçların net olarak görülmesini sağlar.
  • Kontrol kabiliyetini ve teslimat düzeyinde başarı kriterlerinin belirlenebilmesini sağlar.
  • Proje ekibinin desteğini almayı kolaylaştırır, hedefleri gerçekleştirme doğrultusunda bir ekip olunmasını sağlar.