Projelerde beyin fırtınası oturumlarının çoğu, doğru niyetlerle başlanılmasına rağmen beklenen sonuçları vermez. Bunun nedeni beyin fırtınası sürecinin işe yaramaması değil, oturumların kötü yürütülmesidir. Beyin fırtınası başarısızlığının nedenlerini anlamak gerekli düzeltici eylemi belirleyebilmek için gereklidir;
- Kolaylaştırıcıların ve katılımcıların eğitim eksikliği: Çoğu proje ekibi üyesi beyin fırtınasını bilir ama eğitimini almamıştır. Özellikle Proje Yöneticileri, yeterince eğitim almadan beyin fırtınası oturumları düzenleyerek yarardan çok zarar verebilirler. Bu gibi durumlarda, oturumu bilen biri yönetmeli, proje yöneticisi sadece katılımcı olarak yer almalıdır. İdeal olarak herkesin beyin fırtınası teknikleri konusunda eğitim alması gerekir, böylece bu tür oturumlara katılırken beklentileri iyi anlayabilirler.
- Çözümlere çok fazla zaman harcamak: Çoğu proje ekip üyeleri sunulan sorunu, hedefi veya soruyu tam olarak anlamadan çözümlere hızla odaklanma eğilimindedirler. Herkesin fikir ve çözümlerle hazırlıklı olarak gelmeleri iyi bir fikir gibi görünse de, fikir üretmeden önce doğru soruya veya soruna odaklanılması gerekir. Ekibe toplantının neden yapıldığını anlamaları için yeterli zaman tanınmalıdır. Yanlış odaklanma zaman ve para kaybı yaratır.
- Yetersiz kolaylaştırıcılar, toplantıya hemen fikir sorarak başlarlar: Toplantı, temel kuralların anlaşılmasıyla, doğru zihniyetin yaratılmasıyla, katılımcıların davranışlarına ilişkin beklentilerin açıklanmasıyla başlamalıdır. Toplantının nasıl yürütüleceği ve toplantının amacının açıklığa kavuşturulması gerekir. Daha önce beyin fırtınası oturumlarına katılmış olsalar bile, oturumun temel kurallarını açıklamak için birkaç dakika ayırmak yararlı olacaktır.
- Katılımcıların korku ve endişelerinin dikkate alınmaması: Bazı ekip üyeleri eleştirilme korkusu, çatışmaya sürüklenme korkusu ve bazı fikirlerin konfor alanına müdahale edebileceği korkusuyla beyin fırtınası yapmaktan çekinebilirler.
- Toplantının çok uzun sürmesi: Uzun süren toplantılar insanları tedirgin eder. Ekip üyeleri önce tek başlarına veya küçük gruplar halinde çalışıp, ardından değerlendirme için kısa toplantılar yapabilirler.
- Kalabalık gruplar yaratıcılığı bastırabilir: 5-10 kişilik küçük gruplar daha büyük gruplardan daha iyi sonuçlar verir. Toplantı konunun uzmanlarından oluşabilir ve daha sonra istenen çözümün uygulanmasında görevlendirilebilecek çalışanları içermeyebilir. Grubun kalabalık olması daha fazla fikrin ortaya çıkacağı anlamına gelmez. Bazı ekip üyeleri grubun büyüklüğünden çekinebilir ve yalnızca sınırlı sayıda fikirle katkıda bulunabilirler. Büyük gruplarda ekip üyeleri başkalarının fikirlerini nasıl göreceği konusunda endişelenebilir ve eleştiri korkusu nedeniyle katkıda bulunmaktan çekinebilirler. Grup büyükse, fikir oluşturmak için oturumun başında katılımcıları daha küçük gruplara ayırmak ve en son değerlendirme için oturumun sonuna doğru büyük bir gruba ayırmak en iyisi olabilir. Kalabalık gruplarda yüksek seslerin daha küçük sesleri bastırmasını önlemek için güçlü liderlik gereklidir.
- Başkalarının fikirlerini dikkate almamak: Bazen fikirleri birleştirmek mümkün olan en iyi çözümü üretebilir. Bunun doğru bir şekilde yapılması için herkesin düşüncelerini ifade etmesi ve duyduklarını sindirmeleri için yeterli zaman tanınmalıdır. Küçük grupların iyi olmasının nedeni budur.
- Yanlış deneyim ve bilgi sahiplerini bir araya getirmek: Katılımcılar, yalnızca ünvanları veya uygunluk durumları nedeniyle değil, yapabilecekleri katkıya göre davet edilmelidirler. Proje ekibinin bir parçası olmasa bile konuya ilgi duyan kişileri davet etmek iyi fikirlerin ortaya çıkmasını sağlayabilir.
- Çeşitlilik içermeyen gruplar: Çeşitliliğe sahip bir beyin fırtınası ekibine sahip olmak avantajlıdır. Bir duruma veya soruna farklı bakış açıları daha fazla bilgi ortaya çıkarabilir. Çeşitlilik sahibi ekipler genellikle varsayımlara meydan okuyarak, sorunlara ve çözümlere farklı şekilde bakarak ve işleri bölüşerek daha iyi bir iş çıkarırlar. Farklı her üye, çözümün parçaları için iyi fikirler ortaya çıkarabilir ve tüm parçalar bir araya getirildiğinde daha iyi bir çözüm ortaya çıkabilir.
- Bir kişinin oturma hakim olmasına izin vermek: Bazıları kendi konuşmalarını dinlemekten hoşlanır ve tartışmaları domine etmeye çalışırlar. Bu yaklaşım ekip üyelerinin moralini bozabilir, konuşma isteklerini azaltabilir.
- Aşırı bilgi yüklemesi: Beyin fırtınası oturumları aşırı bilgi yüklemesi riskini taşır. Özellikle birden fazla beyin fırtınası oturumuna ihtiyaç duyulduğunda ortaya çıkar. Gereksiz çok fazla bilgi odağın kaybedilmesine yol açabilir.
- Acele değerlendirme: Bazı gruplar kabul edilebilir ilk fikre hemen atlayıp, uygun bir değerlendirme yapmadan o fikirle devam etme eğilimindedirler. Gerçekleri yeterince dikkate almadan harekete geçmek optimal olmayan bir çözümün uygulanmasıyla sonuçlanabilir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Takip Edin:
