Proje risklerinden birisi de durumun düzensiz raporlanmasıdır. Aslında bu kimseyi şaşırtmamalıdır çünkü çoğu zaman hiçbirimiz tam anlamıyla projemizin içinde bulunduğu riskleri tam anlamıyla raporlayamayız. Bu yüzden durum riskini ve risklerin durumunu iyi yönetip yönetemediğimizi bilmemiz gerekir.
Salim ters ters bakarak, şikayet olacağı belli cümlesine başladı: “Haklı olup olmadığımı sen söyle” dedi. “Neredeyse bu iş üzerinde 2 aydır çalışıyoruz ve sen işi tam tamamlamak üzereyken makinaların bozulabileceğini söylüyorsun. Neden 2 ay önce söylemedin böyle bir riskimiz olduğunu?”.
Bületin kaçacağı bir yer kalmamıştı. “Evet, haklısın” dedi. “Aslında her zaman yeni makine alabileceğimizi düşünmüştüm. Bu yüzden söylemedim.”
“Yaa, şimdi işte problemimiz var çünkü bütçemiz kalmadı.”dedi Salim .
“Evet ama belki…. ” derken Salim sözünü kesti Bülent’in.
“İşte bu yüzden beni zamanında bilgilendirmen ve hatta zamanında bu riskin ne olduğunu bana iletmen gerekirdi. Ama artık hepimiz suçluyuz, çünkü proje ciddi anlamda gecikecek ve ekstra bütçeye mal olacak. ”
Bülent cidd bir hata yapmıştı ama bu sadece onun hatası değildi. Aslında bu tipte bir problem yaşanacağını ilk farkettiğinde söyleseydi belkide şeytanın avukatlığını yaptığını söyleyeceklerdi.
Aslında burada önemli olan tam ve doğru bir şekilde durumun raporlanmamasıdır. Bu hem rapor isteyenin hem hazırlayanın sorumluluğu olmalıdır.
Öte yandan durum riskini artırıcı bazı şirketiçi uygulamalardan kaçınmak gerekir;
Pozitif raporları ödülendirmek ve negatif raporları cezalandırmak
Bazı şirketlerde yöneticiler hiç kötü birt şey duymak istemezler. Bu onların amatör korkak taraflarının ağır basmasından kaynaklanır. Bu yüzden kötü şeyler asla raporlanmayacağı için riske davetiye çıkarılmış olur.
Deneyime öncelik vermek
İnsanlar geçmiş raporlama deneyimlerini dikkate alırlar ve eğer gerçekçi raporlamadan dolayı canları yanmışsa raporları manipüle edebilirler ya da hiç hazırlamayabilirler.
Dönüşüm
Her yeni işe başlayan geçmiş bilgileri bilemeyeceği için kendiliğinden bir risk oluşacaktır.
Umutlu düşünme
Hepimiz herşeyin iyi gitmesini isteriz. Fakat beklentilerimiz bazen gerçekleşmeyebilir.
Eğer durum raporlamayı bir grup çalışmasına dönüştürebilirseniz riskleride azaltmış olursunuz. Böylece hiçbir şey atlanmamış olacaktır.
Eğer durum risklerini yönetebiliyor duruma gelebilirseniz Risk Durumlarını da izleyebilir hale gelirsiniz. Bilinen geleneksel durum raporları genellikle bütçe, zaman, program, başarılan işler, tamamlanan işler vb. bilgileri içerirler. Eğer bu raporlarda özellikle bir risk bölümü açar ve izlemeye başlarsanız çok faydasını görebilirsiniz. Zaman içerisinde risk raporlama ve izleme konusunda geliştikçe karşılaştığınız sürprizlerinde ne kadar azaldığını göreceksiniz.
Risk Yönetimi konusunda verdiğim eğitim içeriğini görmek için buraya tıklayabilirsiniz.
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Projelerde Beklenmedik Durum ve Yönetim Yedekleri
- Proje Durumu Nasıl İletilmeli?
- Raporlama Yapmak İçin Vakti Olmayan Proje Ekip Üyeleri
- Proje Yönetiminde Artık ve İkincil Riskler
- Uzlaşmak önemlidir
- Proje Müşterisi Ne Bekler?
- Proje Raporlarını Standartlaştırmak
- Anlık karar verme ve yanılma
- OKR – Hedef ve Sonuç Odaklılık – 5
- Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
