Etiket arşivi: yuvarlak

Toplantıları Doğru Yapabilme Sanatı

effective-meetingsBazı toplantıların sonuna doğru masanın bir diğer ucunda kendine has başka bir toplantının başladığını görürüz.

Cem uğraşıyordu ama bir toplantı daha kontrolünden çıkıyordu. Rica etmesine, hafif yüksek sesle uyarmasına rağmen yan yana konuşmalar devam ediyordu. Neden bu işi ve bu şirkette çalışmayı kabul ettiğini düşünüyordu.

Bir çoğumuz bu problemi kendi becerilerimizle halletmeye çalışırız. Ama önemli ve zor olan toplantıyı kendi içeriğinde tutmaktır ve bu sebeplede gündem aslında en önemli anahtardır.

Vietnam barış görüşmeleri başlamadan önce aylarca masanın şekli tartışılmış. Birçok araştırmacıya göre bu durum bir çözülemezliği ve çıkmazı ifade ederken halbuki politik açıdan çok önemli bir rol oynamaktadır. Çünkü özellikle iş ortamlarında masada oturma şekli itibari ile pozisyonlar ve toplantıyı etkileyebilme ve akışında tutma birbiri ile yakın ilişkilidir.

Geleneksel konfigürasyonda uzun dikdörtgen masa ve toplantı başkanı masanın ucunda oturmaktadır. Masanın sağ ve sol tarafında da yukarıdan aşağıya kurmaylar otururlar ve sadece istisnai durumlarda alt rütbeliler yöneticiye yakın otururlar. Bu konfigürasyon problem yaratığında terk edilmelidir. Öncelikle ilgili işe ve ihtiyaçlara uygun esneklikte uygun bir oda seçilmelidir.

Dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır;

  • Küçük toplantılar için yuvarlak masalı odayı tercih edin. Büyük ve yanlış şekil kişilerin toplantıya katılımını etkileyebilir.
  • Büyük toplantılarda toplantı lideri en başa oturmamalıdır. Bunun yerine herkese hakim olabileceği orta noktayı seçmelidir. Başa yada sona oturmak toplantıya katılan diğerlerine olan mesafeyi ve iletişimi zorlaştıracaktır. Ortaya oturduğunuzda ise hem siz herkese hemde herkes size kolaylıkla erişebilecektir.
  • Herhangi bir toplantı için dar ve uzun toplantı masaları uygun değildir. Özellikle iki uca oturan kişilerin iletişimini olumsuz etkilerler. Eğer iki toplantı lideri masanın iki tarafındaki merkeze konumlanırsa toplantı çok daha verimli geçecektir.
  • Ara verilecek toplantılarda iki liderli toplantı gerekmektedir.(elipsin ortasındaki düz çizgideki simetrik iki nokta olarak düşünelim) Eğer ikram olacaksa bu ayrı bir masada olmalı ve ikram sonrasında toplantının tekrar herkesin odaklanacağı bir şekle girmesi için kaldırılmalıdır.
  • Diğer toplantılar, (ör. beyin fırtınası vb.) masa gerektirmez. Masasız ya da birini odasında onun masası etrafında yapılabilirler.
  • Toplantıyı düzenleyen olarak ihtiyacınız her ne ise ona göre doğru odayı ve masayı ayarlayın.
Paylaşın: