“Her müşteri farklı şeyler istiyor” ve “buradaki her proje tamamen farklı” gibi yorumlar, herhangi bir standartlaştırma girişimini caydırmak için kullanılır. Halbuki tüm projeler, hatta en farklı olanları bile aynı kuruluş tarafından gerçekleştiriliyorsa pek çok benzer özellik gösterir ve standartlaştırılabilir. Her zaman ve her proje için sıfırdan başlamak ve “tekerleği yeniden icat etmek” büyük bir kaynak israfıdır. Bu yüzden proje yönetimi süreçlerinin standartlaştırılmaması son derece ağır sonuçlar doğurur. Bunlar arasında şunları sayabiliriz:
- Artan maliyetler
- Müşteri memnuniyetinin kötüleşmesi
- Proje ekibinde ve paydaşlarda stres ve güvensizlik
- Organizasyon içerisinde proje yönetimine olan güven kaybı.
Pek çok kuruluş hafıza kaybı yaşar yani daha önce hangi sorunları yaşadıklarını ve bunları nasıl aştıklarını unutur, her defasında aynı soruna yeniden çözüm bulmak (tekerleği yeniden icat etmek) için enerji ve kaynak harcarlar. Bu nedenle, her kuruluşun kendi ihtiyaçlarına uygun bir Proje Yönetim Ofisi’ni (PYO) faaliyete geçirmesi gerekir.
Proje Yönetim Ofisi aynı zamanda Program veya Portföy Yönetim Ofisi olarak da andlandırılabilir. Ancak her zaman proje yönetimi faaliyetlerini standartlaştıran, yöneten ve proje yöneticisinin rolünü kolaylaştıran kurumsal bir yapıdır. Bir kuruluş için PYO’ya sahip olmanın temel faydası, zaman, maliyet, kalite, risk ve diğer hususlar açısından daha iyi proje yönetimine sahip olmaktır.
PMO, projelerin şirketin stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirilmesinde, paydaş ilişkilerinin geliştirilmesinde, yetenekli proje yöneticilerinin geliştirilmesinde ve projelerin ürettiği doğrudan ve dolaylı değerin en üst düzeye çıkarılmasında kritik bir rol oynar.
PYO birçok farklı biçimde ve birçok farklı sorumluluğa sahip olabilir. Genel olarak şunları söyleyebiliriz;
- Her projenin başlangıcında belge şablonları, tahmin veritabanları, önceki projelerden edinilen deneyimler vb. yararlı olabilecek her şeyin isteneceği referans noktası olanlar. Her seferinde tekerleği yeniden icat etmemeyi sağlarlar.
- Planlama, risk yönetimi ve kontrol faaliyetleri ile genel olarak raporlamaya destek verenler.
- Pazarlama veya organizasyonel değişim projeleri gibi belirli bir proje portföyünü yönetmek için belirli bir departmanın parçası olanlar.
- İş stratejisi ile projelere yapılan yatırımlar arasında bağlantı görevi gören Kurumsal düzeyde olanlar.
- Projelere çevik bir şekilde yaklaşan, yatay organizasyonel yaklaşımlara sahip bazı şirketlerde, Çevik Mükemmeliyet Merkezi (ÇMM) veya hatta Değer Teslim Ofisi (DTO) olarak adlandırılabilir. Bu yapılar, proje yönetimi uygulamalarından ziyade çözüm ve kontrole daha az odaklanmalarıyla karakterize edilirken, ekiplere koçluk yapmaya, kilit paydaşlara ve özellikle sponsorlara mentorluk yapmaya, organizasyon genelinde beceriler ve çevik bir zihniyet geliştirmeye odaklanırlar.
Büyük organizasyonlarda PYO’lar katmanlı olabilir. Örneğin Kurumsal PYO’nun alt PYO’ları ve DTO’ları olabilir ve farklı becerilere sahip olabilirler.
PYO’ya sahip bir kuruluştaki Proje Yöneticilerinin PYO’ya hiyerarşik olarak rapor vermesi zorunlu değildir. Örneğin bazen operasyon alanına aittirler ve bu nedenle bölümün yöneticisine rapor verirler.
Bir kuruluşta PYO’yu uygulamaya koymanın en iyi formülü, kuruluşun faaliyet gösterdiği koşullara göre belirlemekte yatar. Kaynaklar, çevre, müşteri zihniyeti vb. Dikkaste alınmalıdır. Her kuruluş benzersiz olduğundan, PYO’yu uygulama şekli, mevcut koşullara göre iyi değerlendirilmelidir.
Şirket içinde “proje” niteliği taşıyan tüm girişimlerin PYO kapsamına girmesi en az iki nedenden dolayı istenir;
- Daha verimli yönetim
- Proje Yöneticilerinin, çok çeşitli projeleri yöneterek rollerinin farkındalığını geliştirmeleri
Genel olarak PYO’lar, içinde bulundukları kuruluşların aşağıdaki değerleri gerçekleştirmesini sağlamaya yardımcı olmalıdırlar:
- Görev odaklı olmaktan ziyade sonuç odaklı ve teslimat odaklı proje yönetimi uygulamalarını teşvik etmek.
- Ayrıntılarda kaybolmadan projelerin bütünsel, genel ve perspektif görünümünü (büyük resim) korumak
- Sürekli iyileştirmeye, bilginin yayılmasına ve organizasyonel değişime adanmış bir zihniyet oluşturmak
- Organizasyon için en kritik projelere odaklanmak
- Becerilerin yaygınlaştırılmasını teşvik etmek, yeterlilik veyeteneklerini geliştirilmesini sağlamak
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
