Kategori arşivi: Kisisel Gelisim

Projelerde Ürün Sahibi (Product Owner)

Wat doet een Product Owner? (Competenties en taken) - Lean Agile Groep

Ürün sahibi, scrum ekibi tarafından geliştirilen ürünün değerini yöneten ve optimize eden kişidir.

Ürün Sahipleri scrum ekibinin bir parçasıdır. “Müşterinin savunucusu” olarak hareket ederler. Ürünün vizyonunu ve hedefini ekibe açıkça belirtirler. Ürün Vizyonu ve Hedefi, işin türetildiği ve önceliklendirildiği temeldir. Temel amaç iç ve dış paydaşlara değer sunmaktır. Ürün sahibi, ürünün yaşam döngüsünün tamamı için değeri tanımlar, ölçer ve maksimuma çıkarmaya çalışır.

Ürün Sahibinin Sorumlulukları

Ürün Sahipleri, paydaşların ihtiyaçlarını dile getirmelerine, bunları önceliklendirmeye ve değer yaratan çözümler sunmalarını sağlarlar. Ürün Sahibi, organizasyonun farklı alanları arasında koordinasyonu sağlar. Çeşitli paydaşlarla etkileşim ve işbirliği yapmak, yenilikçi çözümler geliştirmek ve mevcut çözümleri iyileştirmek için fırsatlar sunar.Ürün Sahipleri genellikle iş paydaşları ile geliştirme ekibi arasında köprü görevi görürler.

Ürün Sahibi bazı işleri kendisi yapabilir veya scrum ekibi üyelerine devredebilir. Ancak görevleri kimin yaptığına bakılmaksızın, projenin sağlayacağı değerden ve tesliminden sorumlu olan kişi ürün sahibidir.

Ürün Sahibi bir bireydir. Ürün İş Listesi’nde paydaşların ihtiyaçlarının temsilcisidirler. Bir paydaşın Ürün İş Listesinde bir değişiklik talep etmesi durumunda Ürün Sahibi ile görüşülmesi gerekir. Sonuçta karar verici olan Ürün Sahibi’dir. Ürün Sahibi ayrıca müşterilerden ürünle ilgili geri bildirimleri toplar.

Ürün Sahibinin sorumlulukları aşağıdaki gibidir;

  • Müşteri ve Ürün Vizyonunu İletme

Ürün sahibi, müşterinin ve ürünün amaç ve hedefleri konusunda net olmalıdır. Amaç ve hedefler tanımlanmalı ve müşteriler, scrum master, geliştirme ekibi, proje ekibi ve yönetim ekibi gibi ilgili paydaşlara aktarılmalıdır. 

  • Müşteri ihtiyaçlarını dile getirme

Ürün sahibi müşterinin ihtiyaçlarını tahmin edebilmeli ve anlayabilmelidir. Bu, ürün sahibinin sektör ve pazar tecrübesine sahip olması durumunda mümkün olabilir. Yeni gereksinimleri ve değişiklikleri daha iyi öngörebilmek için ürün sahibinin müşteri ihtiyaçlarını proje yaşam döngüsü perspektifinden anlaması gerekir. 

  • Ürün İş Listesini Yönetme

Ürüğn Sahibi, Ürün İş Listesinin sahibidir. Ürün Sahibinin temel sorumluluklarından biri etkin Ürün İş Listesi yönetimidir;

  1. Ürün yol haritasını tanımlama ve yönetme
  2. Ürün Hedeflerini geliştirme ve açıkça iletme
  3. Ürün İş Listesi öğelerini oluşturma ve açıkça iletme
  4. Ürün İş Listesi kalemlerinin belirlenmesi ve önceliklendirilmesi
  5. Ürün İş Listesinin şeffaf, açık ve anlaşılır olmasını sağlamak
  6. Geliştirme sürecinin doğru bir şekilde belirklenmesini sağlamak 
  • Ürün Geliştirmeye Rehberlik Etme

Ürün Sahibi, ürünün vizyonunu ve yol haritasını uygulamada scrum ekibine aktif olarak rehberlik etmelidir. Müşterinin gereksinimlerinde ve vizyonunda bir değişiklik olduğunda, değişikliğin geliştirme ekibine iletilmesi gerekir. Ürünle ilgili tüm toplantılara ürün sahibi dahil edilmelidir. ÜrünSahibi, sprint değerlendirme toplantılarını başlatmalı, katılmalı ve iyileştirme alanlarını belirlemelidir. 

  • Tek İrtibat Noktası Olma

Ürün sahibi, çeşitli paydaşlar için tek iletişim noktası olmalıdır. Ürünün teslimi ve projenin sorunsuz yürütülmesi buna bağlıdır.

Ürün Sahibi Nitelikleri

Ürün Sahipleri bir ürünün hedeflerini anlar, gereksinimleri analiz eder, ürün yol haritasını tasarlar ve paydaşlarla işbirliği yapar. Başarılı bir ürün sahibi olmak için teknolojiyi ve kurumu iyi anlamak ve ürün geliştirme süreçlerine ilişkin özel bilgi sahibi olmak çok önemlidir.

Ürün sahibi rolünü hedefleyen birinin aşağıdaki niteliklere sahip olması gerekir:

  • Scrum ve Çevik Yazılım Geliştirme Metodolojisinin iyi anlaşılması
  • Ürün geliştirme süreci konusunda bilgi
  • Analitik araçların kullanımında yeterlilik
  • Kullanıcı merkezli tasarım ilkeleri hakkında bilgi
  • Tasarım kalite standartları

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Ekibine Liderlik Etmek

Project Leader vs Project Manager - Twproject: project management software,resource management, time tracking, planning, Gantt, kanban

Proje ekibine liderlik etmek Proje Yöneticisinin işidir.

Proje Yöneticisi bir projeye ve onu yürütecek bir ekiple görevlendirildiğinde atması gereken ilk adım, ortak bir vizyon oluşturmak ve üst düzey projenin amacının – misyonunun – ne olduğunu herkese açık hale getirmektir.

Pek çok kişi tarafından gereksiz olarak düşünüldüğü için gözden kaçırılan bu adımın gerçekte hem geleneksel hem de çevik bağlamda büyük bir değer taşıdığına ve özellikle projelerde yanlış başlangıçların önlenmesine yardımcı olduğuna sizi temin ederim.

Çoğu zaman, proje başlamadan önce, projeye nasıl yaklaşılacağını birkaç saat boyunca tartışmak yeterlidir. Önerim, ekip üyelerinin ayrıntılı sorumluluklarını, nasıl işbirliği yapacağınızı ve iletişim kuracağınızı, iletişim kurmak ve teslimatları yönetmek için kullanacağınız araçları, riskleri ve fırsatları ekiple birlikte masaya yatırmanızdır.

Proje ekibi temel kuralları sadece sağduyuya dayalı olursa tartışmaya değmeyen bir ciddiyetsizlik olarak görülebilir. Çoğu zaman davranış kuralları kurum kültürüne bağlı olarak diğer organizasyonlarınkinden farklıdır. Diğer kuruluşların (müşteriler, tedarikçiler, danışmanlar) işin içine girmesi ve uluslararasılık düzeyi arttıkça konu daha da önem kazanır.

Bizim için net olan konular, başka kültürlere mensup kişiler için öyle olmayabilir veya bazı sıradan davranışlar saldırganlık olarak değerlendirilip başkalarını rahatsız edebilir. Bazı kültürler toplantılara zamanında gelmenin gereksiz olduğunu düşünürken, birçok kültür için birkaç dakika erken gelmemek ciddi bir nezaketsizlik ve başkalarına karşı saygısızlıktır. Her kurumun kendine has bir kurum kültürü vardır ve bu da çalışanların diğer kurumdan farklı davranmasına neden olabilir.

Farklı organizasyon ve kültürlere sahip ekipler arasında işbirliğini kolaylaştırmak için Proje Yöneticisinin konuyu doğrudan veya dolaylı olarak ele alması gerekir.

Proje yöneticisi, iletişimin uygun ve etkili olmasını ve bazı ekip üyeleri ile paydaşlar arasındaki yanlış anlaşılmalar, darboğazlar, iletişim eksikliği nedeniyle boşa çaba harcatmamalıdır.

Projenin ilk aşamalarında bilgilerin kaybolmamasını sağlamak için toplantıların niceliği ve niteliği ile ilgili uygun bir proje ortamı oluşturması gerekir.

Proje yöneticisinin ekip içindeki iletişimin etkinliğini ölçecek bir yönteme sahip olması ve proje boyunca bu konuda kendisini sık sık sorgulaması faydalı olacaktır. Burada duygusal zeka önemli hale gelmektedir.

Proje ekibinin çeşitliliği çok önemlidir çünkü ekip üyelerinin hepsinin benzer eğitim ve kültüre sahip olması yenilik yapma yeteneğini sınırlar. Yüksek performanslı herhangi bir ekipte bakılması gereken çeşitlilik türleri aşağıdadır;

  • Kültür
  • Deneyim
  • Eğitim
  • Cinsiyet
  • Yaş

Görüş çeşitliliği, tüm ekip üyelerinin farklı görüşlere sahip olanlara karşı hoşgörülü ve saygılı olmasını gerektirir. Proje yöneticisi, iyi yönetildiği takdirde kritik hale gelebilecek, iyi yönetilmediğinde ise pek çok olumsuzluk ortaya çıkarabilecek bu durumun garantörü olmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Rasyonel Karar Verme

4 Rational Decision Making Models To Make Good Choices

Projelerde Rasyonel Karar Verme

Rasyonel karar verme, kararın verilmesi için akılcı bir sürecin kullanıldığı karar verme sürecidir. İnsanların karar almaya rasyonel bir şekilde yaklaştıklarını söyleyebilmemiz için bazı koşulların mevcut olması gerekir;

1-Amaç ve hedefler belirli olmalıdır.

2-Karar vericinin amaç ve hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilebilecek alternatif eylemler konusunda net bir anlayışı olmalıdır.

3-Amaç veya hedefler dikkate alınarak alternatiflerin analiz edebileceği bilgiye sahip olunmalıdır.

4-Karar vericinin, organizasyonun genel etkinliğini en iyi şekilde karşılayan alternatifi seçerek mümkün olan en iyi çözüme ulaşma arzusu olmalıdır.

Projelerde karar verme sürecinde tam bir rasyonellik bulmak genellikle zordur; 1-Kararlar bugün alınır ve geleceği etkilerler. Gelecek çoğu zaman bilinmeyecek riskler ve belirsizlikler içerir.

2-Karar vermek için analiz edilmesi gereken tüm alternatifler her zaman fark edilmeyebilir çünkü kurumsal hedeflere ulaşmanın birçok yolu vardır.

3-Tüm alternatifler en modern analitik tekniklerle bile analiz edilemeyebilir çünkü işleri yapmanın pek çok alternatif yolu vardır. Karar verici her zaman karar için bir zaman baskısıyla karşı karşıya kalır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Program ve Proje Arasındaki Ayrımlar – Strateji ve Risk – 3

IT project risk management: risk examples, categories, prevention,  mitigation | TSH.io

İş stratejileri projeler aracılığıyla gerçekleştirilir. İş stratejisi ve programlar arasındaki bağlantı, iş stratejisi ile projeler arasında olduğundan daha belirgindir.

Uzun vadeli bir stratejisi varsa ve çalışanlar bu stratejiyi biliyorsa, program yöneticisi, program içindeki projeler için iş stratejisi aracılığıyla ilerleme fırsatlarını fark ettiklerinde çalışanları motive edebilirler. Büyüme stratejileri içeren programlar genellikle çalışanlara, daha fazla yönetim geliştirme fırsatı sunar.

Risk yönetimine genellikle proje veya program yöneticisinin gözünden farklı bir şekilde bakılır. Proje yöneticileri olumsuz risklere, yani kötü bir şeyin olma ihtimaline ve bunun sonucunda ortaya çıkan sonuçlara odaklanma eğilimindedir. Amaç, olumsuz riskin etkisini azaltmaktır. PMBOK® Kılavuzuna göre kaçınma, aktarma, azaltma veya kabul etme stratejilerini içerir.

Program yöneticileri, olumsuz risklerin yanı sıra olumlu risklerle de ilgilenmelidirler. Pozitif riskler, hem şirketin hem de müşterilerin çıkarına en uygun olana dayalı olarak program dahilindeki işlerin faydalarını ve iş değerini artırma fırsatlarıdır. Fırsat stratejileri kabul etmeyi, yararlanmayı, aktarmayı ve geliştirmeyi içerir. Programlara yönelik etkili risk yönetimi faaliyetleri, hem negatif hem de pozitif risk yönetimi eylemlerini dikkate almalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Program ve Proje Arasındaki Ayrımlar – Liderlik ve Performans – 2

Complex Project Leadership - Telfer School of Management

Herkes kariyer gelişimi için fırsat arar. Proje yönetimi kitaplarında ve eğitimlerde, etkili proje yönetimi liderliğinin, çalışanların gelişmelerine ve beklentilerinin karşılanmasına yardımcı olmak olduğu vurgulanır. Ne yazık ki bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır;

  • Proje Yöneticilerinin çok az yetkisi olabilir veya hiç yetkisi olmayabilir, iş alım yapamazlar veya işten çıkaramazlar.
  • Proje Yöneticilerinin çalışan performans değerlendirmeleri konusunda yetkisi olmayabilir ve fonksiyonel yöneticilere bir çalışanın ne kadar iyi veya kötü performans gösterdiği konusunda tavsiyelerde bulunmaları istenmeyebilir.
  • Proje Yöneticileri çalışanların performansını değerlendirmek için gereken teknik bilgiye sahip olmayabilir.
  • Çalışanlar birden fazla projeye atanabilir ve Proje Yöneticisinin çalışanların performansını değerlendirmek için yeterli zamanı olmayabilir.
  • Proje bütçelerinde çalışanların kariyer gelişimlerine yönelik ihtiyaç duydukları eğitim için finansman bulunmayabilir.

Çoğu kuruluşta Proje Yöneticileri çalışan performans değerlendirmeleri yapmazlar. Çalışan, performansını inceleyenin gözü önünde işini sergilediğinde, performansı artar. Projede çalışan, proje yöneticisinden ve fonksiyonel yöneticisinden çelişkili talimatlar alırsa, genellikle performans incelemesini yürüten kişiyle (fonksiyonel yönetici) gider.

Program Yöneticileri, Proje Yöneticilerinin bu dezavantajına sahip olmayabilirler. Çalışanlar program dahilinde çeşitli projelerde tam zamanlı olarak görevlendirilebilir ve program yöneticisine, çalışanın performans değerlendirmesini yapma yetkisi verilebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Rekabet Avantajını Kazanmak ve Sürdürmek

1. Tüm insanları her zaman memnun edemeyeceğinizi kabul edin.

Başarılı bir iş stratejisinin ilk adımı, hedef müşterilerinizi belirlemek ve onların ihtiyaçlarına odaklanmaktır. Herkesi memnun etmeye çalışmak, odaklanmanızı ve kaynaklarınızı dağıtmanıza neden olabilir. Bu nedenle, kimleri hedeflediğinizi ve onların hangi sorunlarını çözdüğünüzü net bir şekilde anlamalısınız. Her gün herkes için ikinci en iyi seçim olmaktansa, bazı günlerde bazı hedef müşteriler için tekil en iyi seçim olmayı amaçlamalısınız. Bu, sizin özel bir konsept geliştirebilmenizi sağlar ve rekabet avantajınızı güçlendirir.

2. Konseptinize ilişkin anlayışınız dahilinde rekabetçi otoritenin ne anlama geldiğini tanımlayın ve onu nasıl inşa edeceğinizi bilin.

Rekabetçi otoritenin ne anlama geldiğini ve onu nasıl oluşturacağınızı tanımlamak, başarılı bir iş stratejisinin temelidir. Bu, piyasadaki konumunuzu, sunduğunuz değeri ve bu değeri nasıl sunacağınızı netleştirmek anlamına gelir. Rekabetçi otoritenizi belirlemek, iş modelinizin temel taşlarından biri olmalıdır.

3. Odaklandığınız nişin sizi ayakta tutacak kadar büyük olduğundan emin olun.

Niş bir pazara odaklanmak, büyük rakiplerle rekabet etmenizi kolaylaştırabilir. Ancak, bu nişin sizi ayakta tutacak kadar büyük olması ve aynı zamanda büyük rakipler tarafından kolayca kopyalanmaması gereklidir. Bu, size sürdürülebilir bir rekabet avantajı sağlayacaktır.

4. Gerçekten önemli olan iyi fikirleri arayın.

İşinizde başarıyı yakalamak için gerçekten önemli ve değerli fikirleri bulmalısınız. Mütevazı bir getiri sağlayacak çok sayıda fikre enerji harcamak yerine, size büyük fayda sağlayacak birkaç iyi fikre odaklanmak daha verimli olacaktır. Bu şekilde, kaynaklarınızı daha etkin kullanabilirsiniz.

5. Giriş engelleri oluşturun.

Rakiplerinizin kolayca girememesi için giriş engelleri oluşturmalısınız. Zor şeylerden korkmamalı ve değerli gördüğünüz her şeyi yapmalısınız. Bu, piyasada kalıcı bir yer edinmenize ve rekabet avantajınızı korumanıza yardımcı olacaktır.

6. Bunu bitir. İcra her şeydir.

İcraat, başarılı bir iş stratejisinin en kritik bileşenidir. Eğer söz verdiğiniz şeyleri yerine getiremezseniz, müşterileriniz bu sözleri tutabilen rakiplerinize yönelecektir. Bu nedenle, taahhütlerinizi yerine getirmek için sıkı çalışmalısınız.

7. Rekabet avantajını sürdürmenin gerçekten zor olduğunu kabul edin.

Rekabet avantajını sürdürmek, sürekli çaba ve yenilik gerektirir. Bir gün en çekici alternatif siz olabilirsiniz, ancak ertesi gün müşterileriniz başka bir yere yönelebilir. Bu gerçeği kabul ederek, sürekli olarak yenilikçi olmalı ve pazarın dinamiklerine uyum sağlamalısınız.

8. Her şeyi tekrar yapmaya istekli olun.

Rekabet avantajı geçicidir. Bu nedenle, yeni fırsatlar aramaktan ve iş modelinizi sürekli olarak yenilemekten çekinmemelisiniz. Rakiplerinizin sizi geçmesini beklemeden, proaktif olarak yeni stratejiler geliştirmelisiniz.

Yukarıdaki kurallar, rekabet avantajını kazanmak ve sürdürmek için izlenmesi gereken stratejik adımları vurgular. Bu kurallara uyum sağlamak, organizasyonların daha rekabetçi, yenilikçi ve sürdürülebilir bir şekilde büyümesine yardımcı olacaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Şirketlerde Büyüme Kuralları

1. Büyümeden önce kim olduğunuzu ve nasıl kazanacağınızı bilin.

Herhangi bir büyüme stratejisine başlamadan önce, kim olduğunuzu ve nasıl başarılı olacağınızı anlamak hayati önem taşır. Konseptinizi doğru bir şekilde oluşturmak için zaman ayırmalısınız. Kusurlu bir iş modelini kopyalamak istemezsiniz. Bunun yerine, rekabet avantajınızı belirlemeli ve buna odaklanmalısınız. Yarın hedef müşterileriniz için en rekabetçi alternatif olmak adına bugün bir planınız olduğundan emin olun. İş modelinizin otoritesini ve piyasada nasıl farklılaştığınızı net bir şekilde anlamalı ve bu anlayışı stratejik bir şekilde uygulamalısınız. Yalnızca gerçekten değerli ve rekabetçi bir modeliniz olduğunda büyüme adımlarını atmalısınız.

2. Doğru yaptığınızdan emin olduktan sonra hızla büyüyün.

Rekabet avantajına sahip olduğunuzdan emin olduktan sonra, büyüme sürecini hızlandırmalısınız. Sürdürülebilir bir şekilde hızlı büyümek için liderler, sermaye ve franchise sahipleri arasında doğru dengeyi sağlamalısınız. Bu denge, şirketin hem içsel hem de dışsal kaynaklarını etkin bir şekilde kullanmasını sağlar. Ölçek ekonomisi, büyük ve hızlı büyüyen şirketlerin genellikle pazarda daha avantajlı olmasını sağlar ve kazanan genellikle her şeyi alır. Bu nedenle, doğru stratejiyi belirledikten sonra hızlı ve kararlı adımlarla büyümek önemlidir.

3. Eşmerkezli daireler halinde büyüyün.

Büyüme sürecinde, komşu pazarlara açılmak stratejik bir adımdır. Bu yaklaşım, mevcut tedarik zincirinizden ve çalışanlarınızdan yararlanarak başarınızı pekiştirmenize olanak tanır. Eşmerkezli daireler halinde büyümek, adım adım genişleme stratejisi ile riskleri minimize ederken, mevcut kaynakları daha verimli kullanmayı sağlar. Bu yöntem, yeni pazarlara girerken daha az belirsizlik ve daha fazla güvenle hareket etmenizi sağlar.

4. Neyin işe yaradığını bilmek için verilerden ve gayrimenkul öğreniminden yararlanın.

Başarılı bir büyüme stratejisi, veriye dayalı kararlar almaktan geçer. Başarılı birimlerin neyin yönlendirdiğini incelemek ve anlamak için zaman ayırmalısınız. Bu verileri analiz ederek, büyüme stratejinizi optimize edebilir ve daha bilinçli adımlar atabilirsiniz. Gayrimenkul öğreniminden yararlanmak da önemlidir; çünkü fiziksel yerleşim ve konum, işletmenizin başarısında kritik bir rol oynar. Bu bilgileri kullanarak, daha etkili ve stratejik büyüme adımları atabilirsiniz.

Yukarıdaki kurallar, etkili bir büyüme stratejisi için temel prensipleri ve stratejileri vurgular. Bu kurallara uyum sağlamak, organizasyonların daha verimli, etkili ve sürdürülebilir bir şekilde büyümesine yardımcı olacaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Portföy Yönetiminde Proje Hizalama Matrisi

Why Alignment Is Your Word of the Year | Inc.com

Proje hizalama matrisi, projelerin kuruluşun iş stratejileriyle ne derece uyumlu olduğunu belirlemek için kullanılır. Proje yöneticisine ve üst düzey yöneticilere, projenin kuruluşun stratejik hedeflerini ne kadar desteklediğini anlamada yardımcı olur. Bunun yerine, her proje maliyet, fayda, risk ve stratejik önem temelinde değerlendirilebilir.

Matrisin ilk sütunu, stratejik hedeflerinin listesini içerir. Ardından, kalan sütunların her birinde, projelerin her bir hedefle uyum derecesi, niteliksel olarak değerlendirilir.

Projelerin iş stratejisiyle uyumunun değerlendirilebilmesi için üç girdi gereklidir;

  1. Onaylanmış strateler
  2. Proje portföyü.
  3. Proje iş gerekçeleri

Nasıl Hazırlanır?

Adım 1 – Kuruluşun Stratejik Hedeflerini Belirleme

Stratejik hedefler, üst yönetim tarafından, bazen resmi olarak stratejik planlarda, bazen de gayri resmi olarak tanımlanırlar. Her kuruluşun stratejik hedefler listesi benzersizdir. Eğer stratejik hedefler güncellenir ve değiştirilirse, hizalama matrisindeki hedefler listesinin de güncellenmesi gerekir.

Adım 2 – Projeleri Tanımlama

Hizalama matrisinin sütunlarına yeni ve mevcut projelerin adları girilir.

Adım 3 – Hizalama Ölçütünü Tanımlama

Ölçütler değişkendir ve kullanılacak ölçüt kuruluşa özeldir. Basit, nitel bir ölçüt (üç seviyeli) yeterlidir. Ölçüt, en yüksek düzeyde stratejiyi desteklemek için Tam Destek , orta düzey için Kısmen Destekler ve desteklemiyorsa Desteklemez’i içerebilir.

Adım 4 – Hizalama Derecesini Değerlendirme

Ölçütler kullanılarak her bir projenin her bir kurumsal iş hedefiyle uyumu değerlendirilir. Değerlendirmeyi yapan karar vericiler, çoklu bakış açılarına değer verilen, bilgilerin değiş tokuş edildiği ve değerlendirme kararları konusunda mutabakata varılabilecek işbirlikçi çalışma oturumu düzenlenmelidir.

Faydaları

Projeler organizasyonun stratejileri, amaçları ve hedefleri ile uyum açısından değerlendirildiğinde, portföy yönetimi için hizalama matrisi hazırlanır. Hizalama matrisi aracılığıyla elde edilen uyum bilgilerine dayanılarak, projelerin ön seçimi ve risk dengelemesi yapılabilir, nihai proje portföyü belirlenebilir. Ayrıca, stratejik olarak uyumlu olmayan bazı projeleri elenebilir daha uyumlu yeni projeler portföye eklenebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Portföy Yönetiminde Proje Önceliklendirme – İkili Karşılaştırma

Borneo Breezes: Pair-Wise Ranking

İkili karşılaştırma tekniği projelerin öncelik sırasını belirlemede kullanılır. Projeleri karşılaştırmadan önce karar yönteminin (ör. fikir birliği, otokratik, oylama vb) belirlenmesi gerekir. Ek olarak, bir projeyi diğeriyle karşılaştırmak için sayısal veya sezgisel yaklaşımın ne olacağı belirlenmelidir.

İkili karşılaştırma, iki ana adımdan oluşan çok basit bir süreçtir. İlk olarak, karşılaştırılacak projelerin sayısını temsil eden bir karşılaştırma matrisi oluşturulur. 6 proje işçin aşağıdaki matris oluşturulabilir;

Numaralandırmanın doğru bir şekilde yapıldığından emin olunmalıdır. Altı projenin her birini temsil eden sayılar , hem dikey hem de çapraz eksende yukarıdan aşağıya artan düzende yerleştirilmelidir.

Karşılaştırmada tutarlılığı sağlamak için her bir proje çiftinin karşılaştırılacağı bir dizi kriter tanımlanmalıdır. Bu kriterler, projelerin her birinin birbiriyle karşılaştırılması için temel teşkil edecektir. Kriterleri, en fazla beş olacak şekilde düşünün. Beş kriterden fazlası karşılaştırmayı olması gerekenden daha karmaşık hale getirir. Kriter örnekleri aşağıdaki gibidir;

  • Net bugünkü değer
  • Yatırım getirisi
  • Geri ödeme süresi
  • Stratejik uyum düzeyi
  • Tasarruf etkisi
  • Pazar payı artışı etkisi

Oluşturulan karşılaştırma matrisi, belirlenen kriterler, üzerinde anlaşmaya varılan karar yöntemi ve bir araya getirilen doğru paydaş grubu ile aşağıdaki adımlar gerçekleştirilir;

Adım 1: Her projeyi diğeri ile karşılaştırın. Her bir proje için, paydaşlar belirlenen kriterlere göre iki projeden hangisinin tercih edildiğini belirlemelidirler. Tercih edilen projenin numarası karşılaştırma matrisine eklenir. Bu karşılaştırma, karşılaştırma matrisi tamamen dolana kadar tekrarlanır.

Adım 2: Sayım tablosunda karşılaştırma sonuçlarının toplanması. Basit bir tablo kullanarak, her bir projenin kaç kez tercih edildiği belirlenir. Projeler, tercih edilme sayılarına göre sıralanır.

Faydaları

İkili karşılaştırma, aynı anda yalnızca iki projenin değerlendirilmesi sayesinde bir proje listesini basit bir şekilde önceliklendirmeye yardımcı olur.

Yapılandırılmış bir süreçtir ve karşılaştırma sonuçlarını paydaşlar ve karar vericiler için anında görünür kılar. Tablo kullanmak görsel olarak etkilidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

 

Proje Yönetiminde Önceliklendirme Matrisi

How to Prioritize Work When Everything Is #1 | LiquidPlanner

Projelerde önceliklendirme, proje başarısı için kritik öneme sahiptir. Önceliklendirme matrisi, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin, neyin zaman ayırmaya değer olduğunu objektif olarak belirlemek için kullandıkları bir araçtır.

Öncelikler, değişen müşteri beklentilerine, pazardaki değişimlere vb. sıklıkla değiştiği için Proje Yöneticisinin yaptığı işleri veya yönettiği projeleri önceliklendirmesi çok önemlidir. Proje boyutu veya türü ne olursa olsun proje kaynaklarının kıt olduğu varsayımıyla hareket etmek gerekir.

Önceliklendirme Matrisi, belirli ölçütleri kullanarak portföy, program ve proje yöneticilerinin, proje ekiplerinin seçenekleri nesnel olarak karşılaştırmasına olanak tanıyan bir iş analizi aracıdır. Aşağıdaki soruların yanıtları ele alınır;

  • Hangi projeler acil ve kritik?
  • Kuruluşa en fazla değeri getiren
  • Hangisinin başarı şansı en yüksek

Tek kişilik ekiplerden büyük şirketlere kadar herkes, basit veya karmaşık herhangi bir görev veya proje için önceliklendirme matrisini kullanabilir. Doğru kullanıldığında, çatışmaları azaltır ve verimliliği artırır.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç tür önceliklendirme matrisi vardır:

2×2 matris

Eisenhower matrisi olarak da bilinir. İki eksen ve dört kadran içerir. X ekseni (yatay eksen) aciliyeti temsil ederken, Y ekseni (dikey eksen) önemi temsil eder.

İki eksende dört kadranlı önceliklendirmenin Eisenhower matrisi.

Yapılacak işleri veya projeleri ilgili kadranlara yerleştirdiğinizde, neye öncelik vereceğinizi belirleyebilirsiniz;

  • Kadran 1 (Önemli ve Acil) : Bunlar yapılması gereken görevlerdir ve hemen şimdi ele alınmalıdır. Örneğin kriz ve acil durumlar ve son teslim tarihleri ​​agresif olan projeler yer alır.
  • Kadran 2 (Önemli ama Acil değil) : Son teslim tarihi agresif olmayan ancak başarınız için kritik olan görevlerdir. Dikkatli olunmazsa, 2. kadran görevleri 1. kadrana kolayca girebilir. Örneğin araştırma, proje planlama , süreç geliştirme vb. sayılabilir.
  • Kadran 3 (Acil ama Önemli değil) : Bu görevler beklentilere fazla katkıda bulunmaz ancak acil olarak ele alınmalıdır. Mümkünse reddedilir veya devredilirler. Örneğin, birinin görevini tamamlamasına yardımcı olmak, belirli e-postaları yanıtlamak, telefon görüşmeleri yapmak vb.
  • Kadran 4 (Acil değil ve Önemli değil) : Örneğin, uzun molalar vermek, sosyal medyada gezinmek vb. zaman kaybettirici ve değer katmayan görevlerdir. 

Altı Sigma Önceliklendirme Matrisi

Altı Sigma yaklaşımı tamamen sürekli süreç iyileştirme, fark analizi ve israfın ortadan kaldırılması ile ilgilidir. Altı Sigma önceliklendirme matrisi, acil müdahale gerektiren kritik sorunları belirlemek için kullanılır.

Altı Sigma önceliklendirme matrisi, ağırlıklı ölçütler kullanarak birden çok (min 2) veri kümesini karşılaştırır. 2×2 ızgara matrisinden daha karmaşıktır. Daha kapsamlı bir tasarım ve uygulama süreci gerektirir.

Neden-sonuç önceliklendirme matrisi örneği.

Önceliklendirme matrisini ne zaman kullanılır?

Önceden tanımlanmış seçim kriterlerine göre seçenekleri sıralamak veya karşılaştırmak istediğinizde önceliklendirme matrisi kullanılır.

1. Projelere öncelik vermek

Her proje farklıdır. Proje yöneticileri ve ekipleri , proje tamamlandıktan sonra üzerinde anlaşmaya varılan çıktıları sağlamak için çalışırlar. Değerli zaman ve kaynakları boşa harcamamak için, kuruluşa en fazla fayda sağlayan ve uygulama başarısı şansı en yüksek olan projelere öncelik verilmelidir.

2. Zamanı daha iyi yönetmek için

Standart yapılacaklar listesinin üretken olmadığı durumlarda basit bir öncelik şeması kullanarak (yukarıdaki 2×2 matris şekline bakın), aşağıdakileri belirleyebilirsiniz:

  • Bugün teslim edilecekler vb. kritik ve acil olan ve hemen tamamlanması gereken görevler
  • Uzun süreli vakit kaybına yol açan görevlerden kaçınılma veya zamanınızın %5’inden daha azına ayrılması gereken görevleri belirleme

3. İşbirliğini teşvik etmek

Birden fazla proje ile uğraşıyorsanız hangi projeye öncelik vereceğinizi belirlemek için gerçeklere dayalı, mantıklı bir sürece ihtiyacınız vardır. Kime sorduğunuza bağlı olarak, öncelikler farklılık gösterecektir. Basit bir önceliklendirme tablosu olası çatışmaların çözümüne yardımcı olabilir. Doğru yapıldığında, anlaşmazlıkları giderilmesine ve fikir birliğine varılmasına olanak tanır.

Nasıl kullanılır?

Adım 1: Kriterlerinizi belirleyin

Her projenin hedefleri vardır.Her ürün, hizmet veya çözüm, çözmeyi amaçladığı bir sorunla veya yakalamak istenen bir fırsatla başlar. Önceliklendirme matrisi, çözümlerinizi veya öğelerinizi derecelendirmek için bir dizi kriteri belirlemekle başlar.

  • Kriterler projenin genel hedefleriyle uyumlu olmalıdır: Kriterler, hedeflerinize veya derecelendirdiğiniz seçeneklerin doğasına bağlı olarak farklılık gösterebilirler. Aşağıdaki tablo, hangi çalışan motivasyon problemlerinin araştırılacağına dair hazırlanmıştır.

Araştırmak için çalışan motivasyon sorunlarının örnek tablosu.

  • Puanlamayı belirleyin: Puanlama, karşılaştırma veya sıralama için temel sağlayacaktır. Puan vermenin tek bir yolu yoktur, bu nedenle hedefiniz için en iyi modeli veya ölçeği seçin. Aşağıdaki grafikte sağ tarafta puanlama görülmektedir.

Batı Bölgesi Halk Sağlığı Eğitim Merkezi'nden önceliklendirme matrisi örneği.

  • Her bir kritere bir ağırlık atama: Her öncelik kriterinin önem seviyesi, bir kriter ağırlığı ile temsil edilir. Çoğu model, kriterler arasında belirli sayıda puan dağıtır. Yukarıdaki “motivasyon problemleri” örneğinde olduğu gibi 100 veya aşağıdaki örnekte olduğu gibi sayısal bir değer atanır.

Her bir kritere ağırlık atama örneği tablosu.

2. Adım: Ürünlerinizi/çözümlerinizi derecelendirin

  • Seçenekleri tek başına değil ekip olarak değerlendirin: Değerlendirmenin ilgili ve objektif olması gerekir. Önyargısını olmamalıdır. Her seçeneği derecelendirmek için iki farklı birey/ekip bulun ve ortalamayı hesaplayın.
  • Sorunu anlayan uzmanları bir araya getirin: Konuyla ilgili uzmanları veya durumu tam olarak anlayan kişileri bir araya getirin. Şirket politikaları ve stratejik planlar vb. sağlayarak onları değerlendirmenin amacına uygun yönlendirdiğinizden emin olun.

Adım 3: Ağırlıklı puanları hesaplayın

Seçenekler derecelendirildikten sonra, her birinin ağırlıklı puanları hesaplanır. Ağırlıklı puanı nasıl hesaplayacağınız, kullanmaya karar verdiğiniz önceliklendirme matrisi türüne bağlı olacaktır.

  • Ağırlıklı puanı elde etmek için her seçeneğin puanını ölçüt ağırlığıyla(weight) çarpın : Her seçeneğin kümülatif puanını elde etmek için tüm puanları toplayın. En yüksek kümülatif değere sahip seçenek, öncelik bakımından en yüksektir. Aşağıdaki tabloya baktığınızda B seçeneğinin toplam puanının A seçeneğinden yüksek olduğu görülebilir.

Kümülatif puanların örnek tablosu.

4. Adım: Sonuçları karşılaştırın

Değerlendirmenin tarafsız ve önyargısız olmasını için sonuçları ekibin geri kalanıyla gözden geçirmek gerekir. Herkesin hemfikir olduğu bir çözüme ulaşana kadar gerekli tartışmalar yapılabilir

  • Sonuçları karşılaştırın ve birleştirin: Tüm seçenekler puanlandığında ana öncelikler listesi oluşturmak için sonuçlar birleştirilir.
  • Tartışma ve müzakere: Anlaşmaz durumunda uyarlama ve ayarlama yapın.Olası gizli gündemleri ortadan kaldırmak için önceliklendirme puanlarını açıkça tartışmaya açın.

Doğru projelere odaklanmak ve doğru araçlarla zamanı daha iyi yönetmek önemlidir

İster tek başınıza ister bir ekiple çalışıyor olun, zaman, para ve enerji sınırlıdır. Proje ekipleri söz konusu olduğunda, proje yöneticisinin, projenin tamamlanması için proje yaşam döngüsünü sıkı bir şekilde idare etmesi çok önemlidir. Bu nedenle, en fazla fayda sağlayan görevlere ve projelere öncelik vermek mantıklıdır. Önceliklendirme matrisi bu konuda kesinlikle yardımcı olabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler