Kategori arşivi: Araç&Teknikler

Projelerde PRUB Yönetimi

PRUB modeli, proje yönetiminde faydaların rolünü anlamak ve değerlendirmek için kullanılan etkili bir yöntemdir. Bu model, projelerin, sonuçların, kullanıcıların ve faydaların analizi üzerine kuruludur. PRUB modeli, projelerin gerçekten teslim edilip edilemeyeceğini ve beklenen değeri üretme olasılığını doğrulamak için kullanılır. 

Proje Fayda Yönetimi – PRUB Modeli

PRUB modeli, dört temel bileşenden oluşur:

  1. Projeler (Projects): Yapılacak veya yapılmakta olan projeler.
  2. Sonuçlar (Results): Projelerin ortaya çıkardığı somut ve soyut sonuçlar.
  3. Kullanıcılar (Users): Projeden etkilenen ve projeyi kullanan kişiler.
  4. Faydalar (Benefits): Projelerin kullanıcılar üzerinde yarattığı faydalar.

PRUB Modelinin Uygulanması

PRUB modeli, projelerin doğruluğunu ve beklenen değer üretme olasılığını değerlendirmek için kullanılır. Bu model, aşağıdaki adımlarla uygulanabilir:

  1. Projelerin Belirlenmesi: Hangi projelerin yürütüldüğünü veya yürütüleceğini belirleyin.
  2. Sonuçların Tanımlanması: Bu projelerin ortaya çıkardığı sonuçları tanımlayın.
  3. Kullanıcıların Belirlenmesi: Projeden etkilenen ve projeyi kullanan kullanıcıları belirleyin.
  4. Faydaların Analizi: Projelerin kullanıcılar üzerinde yarattığı faydaları analiz edin.

PRUB Modelinin Güçlü Yanları

PRUB modelinin en güçlü yanlarından biri, tersine çalıştırılabilmesidir. Örneğin, “anne ve bebeklerin sağlığının iyileştirilmesi” gibi bir faydayı belirleyerek, bu faydayı artıracak projeleri ve stratejileri geriye doğru çalışarak belirleyebilirsiniz. Bu, stratejik planlamada esneklik sağlar ve belirli hedeflere ulaşmak için en uygun projelerin seçilmesine yardımcı olur.

Aşağıda, PRUB modelinin birkaç projeye uygulanmış örneği bulunmaktadır. Faydaların sayısal değerlerle ifade edildiği bu tablo, projelerin beklenen değerlerini daha net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Projeler Doğumevi Yenileme Otopark Yapımı Yeni İK Sistemi Kurma
Sonuçlar Modern Bir Annelik Ortamı Yakınlarda Bir Park Yeri Çalışanlarla İletişim Kurmanın Yeni Yolu
Kullanıcılar Kadın Doğum Uzmanları ve Hemşireler Orman Ziyaretçileri Kuruluşun Çalışanları ve Yönetim
Faydalar Anne ve Bebek Sağlığında İyileşme: %20 daha az doğum komplikasyonu, %15 daha az yenidoğan hastaneye yatışı Zihinsel ve Fiziksel Sağlık: %25 daha az stres, %10 daha fazla fiziksel aktivite Daha Fazla Çalışan Katılımı ve Artan Çalışan Verimi: %30 daha yüksek çalışan memnuniyeti, %20 daha az işten ayrılma oranı

Faydaların Ölçülmesi ve İzlenmesi

Projelerin faydaları, proje tamamlandıktan sonra kullanım ve işletim aşamasında elde edilir. Faydaların ölçülmesi, projelerin başarılarını ve sağladıkları değeri anlamak için kritik öneme sahiptir. Bu örnekte belirtilen sayısal değerler, faydaların somut ve objektif bir şekilde değerlendirilmesine yardımcı olur.

  • Sağlıkta İyileşme: Yenilenen doğumevi sayesinde doğum komplikasyonlarında ve yenidoğan hastaneye yatışlarında azalma.
  • Zihinsel ve Fiziksel Sağlık: Yeni otopark yapısının orman ziyaretçilerinin stres düzeylerini azaltması ve fiziksel aktivitelerini artırması.
  • Çalışan Nişanlılığı ve Verimi: Yeni İK sistemi ile çalışan memnuniyetinin artması ve işten ayrılma oranlarının düşmesi.

Bu sayısal değerler, projenin somut faydalarını ve başarı oranlarını belirlemek için kullanılabilir. PRUB modeli, bu faydaları izlemek ve değerlendirmek için kullanılabilecek etkili bir çerçeve sunar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Duygusal Sıcaklık Grafiği

Proje yönetimi, teknik becerilerin yanı sıra insan duygularının da yoğun bir şekilde yönetildiği bir alandır. Proje sürecinin farklı aşamalarında ekip üyeleri, proje yöneticileri ve diğer paydaşlar çeşitli duygusal durumlar yaşar. Bu duygusal dalgalanmaların farkında olmak ve yönetebilmek, projenin başarısı açısından kritik öneme sahiptir. Duygusal Sıcaklık Grafiği, proje ekibinin duygusal durumlarını izlemek ve yönetmek için kullanılan etkili bir araçtır.

Proje Sürecinde Öne Çıkan Duygular

Projeler dinamik ve genellikle stresli süreçlerdir. Proje ekibinin karşılaştığı zorluklar, baskılar ve başarılar, çeşitli duygusal tepkilere yol açar. Aşağıda, proje yönetimi sürecinde sıkça karşılaşılan duygusal durumlar listelenmiştir:

  1. Motivasyon: Projenin başlangıcında veya önemli bir kilometre taşına ulaşıldığında, ekip üyeleri yüksek motivasyon ve heyecan yaşayabilirler.
  2. Kaygı: Proje sürecinde belirsizlikler veya risklerin artması durumunda, ekip üyeleri kaygı hissedebilir.
  3. Stres: Zaman baskısı, kaynak yetersizliği veya çatışmalar, ekipte stres düzeylerinin yükselmesine yol açabilir.
  4. Tatmin: Projenin başarıyla tamamlanması veya önemli bir hedefin gerçekleştirilmesi, ekip üyelerinde tatmin duygusunu tetikler.
  5. Hayal Kırıklığı: Beklenmeyen sorunlar veya hedeflere ulaşılamaması, ekipte hayal kırıklığına neden olabilir.
  6. Gurur: Özellikle zorlayıcı bir görevin üstesinden gelindiğinde, ekip üyeleri gurur duygusu yaşarlar.
  7. Yorgunluk: Uzun süreli çaba ve yoğun çalışma, ekipte fiziksel ve zihinsel yorgunluğa yol açabilir.

Duygusal Sıcaklık Grafiği Nedir?

Duygusal Sıcaklık Grafiği, ekip üyelerinin belirli bir zaman diliminde yaşadıkları duygusal durumları izlemek için kullanılan görsel bir araçtır. Bu grafik, zaman ekseni boyunca ekip üyelerinin duygusal yoğunluklarını görselleştirir. Böylece proje yöneticileri, ekiplerinin duygusal durumlarını daha iyi anlayabilir ve gerekli önlemleri alabilir.

Duygusal Sıcaklık Grafiği Nasıl Oluşturulur?

Duygusal sıcaklık grafiği oluşturmanın adımları şu şekildedir:

  1. Duygusal Durumların Tanımlanması:
    • Proje sürecinde izlenecek duygusal durumlar belirlenir. Yukarıda belirtilen duygular (motivasyon, kaygı, stres vb.) genellikle bu tür bir grafik için uygundur.
  2. Ölçek Belirlenmesi:
    • Duygusal yoğunlukları ölçmek için bir ölçek belirlenir. Örneğin, 0-10 arası bir ölçek kullanılabilir, burada 0 en düşük yoğunluğu, 10 ise en yüksek yoğunluğu temsil eder.
  3. Zaman Aralığının Belirlenmesi:
    • Grafikte yatay eksen boyunca gösterilecek zaman dilimi belirlenir. Bu, proje boyunca haftalık, aylık veya belirli kilometre taşlarına göre ayarlanabilir.
  4. Veri Toplama:
    • Ekip üyelerinin duygusal durumlarını belirlemek için düzenli olarak geri bildirim toplanır. Anketler, birebir görüşmeler veya takım toplantıları bu amaçla kullanılabilir.
  5. Grafik Çizimi:
    • Toplanan veriler, belirlenen ölçek ve zaman aralığına göre grafiğe aktarılır. Her bir duygusal durum için ayrı bir çizgi oluşturulabilir veya tüm duygular tek bir grafikte görselleştirilebilir.
  6. Analiz ve Değerlendirme:
    • Grafik, proje yönetim sürecinin çeşitli aşamalarında analiz edilir. Duygusal yoğunluklardaki ani değişiklikler, ekip motivasyonu ve proje başarısı üzerindeki potansiyel etkileri değerlendirilir.

Duygusal Sıcaklık Grafiğinin Proje Yönetimine Katkısı

  1. Erken Uyarı Sistemi: Grafik, duygusal dalgalanmaları erken aşamada tespit ederek proje yöneticilerine müdahale etme imkanı tanır. Örneğin, stres veya kaygıdaki ani artış, proje yönetimi stratejilerinin gözden geçirilmesini gerektirebilir.
  2. Takım Dinamiklerinin İyileştirilmesi: Duygusal sıcaklık grafiği, takım dinamiklerini anlamaya ve iyileştirmeye yardımcı olur. Ekip içindeki motivasyon düşüşleri, zamanında alınacak önlemlerle toparlanabilir.
  3. Liderlik Yaklaşımının Ayarlanması: Ekip üyelerinin duygusal durumlarına göre liderlik tarzı ayarlanabilir. Yüksek stres seviyeleri, daha fazla destek ve rehberlik gerektirebilirken, yüksek motivasyon seviyeleri ekip üyelerine daha fazla özerklik tanınmasını sağlayabilir.
  4. Proje Başarısına Katkı: Duygusal sıcaklık grafiği, proje hedeflerine ulaşmada kritik bir rol oynar. Ekip üyelerinin duygusal durumları yakından izlenerek, proje süreci daha verimli ve etkili bir şekilde yönetilebilir.

Proje yönetiminde duygusal sıcaklık grafiği, ekip üyelerinin duygusal durumlarını izlemek ve yönetmek için güçlü bir araçtır. Proje sürecinde yaşanan duygusal dalgalanmalar, projenin başarısı üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir. Bu grafiği kullanarak, proje yöneticileri ekiplerinin duygusal durumlarını daha iyi anlayabilir, gerekli önlemleri alabilir ve proje hedeflerine ulaşma olasılığını artırabilir. Proje yönetiminde teknik yeterlilik kadar, ekip üyelerinin duygusal ihtiyaçlarını anlamak ve yönetmek de başarı için hayati öneme sahiptir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Fayda Bağımlılık Ağı

Fayda bağımlılık ağı (Benefit Dependency Network – BDN), bir projenin veya programın hedeflenen faydalarını ve bu faydaların elde edilmesi için gerekli olan değişiklikleri ve katkıları görselleştiren bir araçtır. Bu ağ, faydaların nasıl gerçekleşeceğini ve hangi unsurların bu faydaların sağlanmasına katkıda bulunacağını açıkça ortaya koyar. Fayda bağımlılık ağı, özellikle dijital dönüşüm projelerinde, karmaşık değişim programlarında ve stratejik girişimlerde kullanılır.

Fayda Bağımlılık Ağı’nın Temel Bileşenleri

  1. Stratejik Hedefler: Organizasyonun uzun vadeli stratejik hedeflerini ve vizyonunu belirtir. Bu hedefler, projenin veya programın neden başlatıldığını ve hangi stratejik amaçlara hizmet ettiğini gösterir.
  2. Faydalar: Projeden veya programdan beklenen somut ve ölçülebilir faydalar. Bu faydalar genellikle iş performansını, maliyet tasarruflarını, müşteri memnuniyetini veya verimliliği artırma gibi unsurları içerir.
  3. Değişiklikler: Faydaların elde edilmesi için yapılması gereken organizasyonel veya operasyonel değişiklikler. Bu değişiklikler, yeni süreçlerin, politikaların, sistemlerin veya becerilerin uygulanmasını içerebilir.
  4. Katkılar: Faydaların gerçekleşmesini sağlamak için gerekli olan girdiler ve kaynaklar. Bunlar, finansman, teknoloji, insan kaynakları, eğitim ve diğer destekleyici unsurları içerebilir.
  5. İlişkiler: Bu bileşenler arasındaki bağımlılıkları ve etkileşimleri gösteren bağlantılar. İlişkiler, hangi değişikliklerin hangi faydalara katkıda bulunduğunu ve bu değişikliklerin gerçekleştirilmesi için hangi katkıların gerektiğini açıkça ortaya koyar.

Fayda Bağımlılık Ağı’nın Oluşturulması

  1. Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi: Organizasyonun uzun vadeli stratejik hedefleri ve projeden beklenen ana faydalar tanımlanır.
  2. Faydaların Tanımlanması: Projenin veya programın sağlayacağı somut faydalar belirlenir ve bu faydaların nasıl ölçüleceği tanımlanır.
  3. Gerekli Değişikliklerin Belirlenmesi: Faydaların elde edilmesi için gerekli olan değişiklikler tanımlanır. Bu değişiklikler, süreç değişiklikleri, sistem entegrasyonları veya organizasyonel yeniden yapılandırmalar olabilir.
  4. Katkıların Tanımlanması: Değişikliklerin hayata geçirilmesi için gerekli olan kaynaklar ve girdiler belirlenir.
  5. İlişkilerin Haritalanması: Tüm bu bileşenler arasındaki bağımlılıklar ve etkileşimler bir ağ şeklinde görselleştirilir. Bu görselleştirme, faydaların nasıl gerçekleşeceğini ve hangi unsurların bu süreçte rol oynayacağını açıkça gösterir.

Fayda Bağımlılık Ağı’nın Kullanımı

  • Planlama: Proje veya programın kapsamını ve hedeflerini netleştirmeye yardımcı olur.
  • İzleme ve Değerlendirme: Proje ilerlemesini ve elde edilen faydaları izlemek için bir temel sağlar.
  • Karar Verme: Yönetimin stratejik kararlar almasına ve kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmesine yardımcı olur.
  • İletişim: Proje veya programın paydaşlarına faydaların nasıl elde edileceğini ve hangi değişikliklerin gerekli olduğunu anlatmak için kullanılır.

Fayda bağımlılık ağı, projelerin veya programların başarıya ulaşmasını sağlamak için kritik bir araçtır. Faydaların net bir şekilde tanımlanmasını ve bu faydaların elde edilmesi için gerekli adımların belirlenmesini sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Rekabet Analizi

Rekabet analizi, projelerin başarısını artırmak ve stratejik avantaj elde etmek amacıyla rakiplerin değerlendirilmesini içeren kritik bir süreçtir. Özellikle dönüşümsel değişimle veya pazara yeni ya da iyileştirilmiş ürünlerin sunulmasıyla ilgili ticari projeler için bu analiz ekstra bir boyut gerektirir. Rekabet analizi, yeni bir ürünün, hizmetin veya dönüşümsel değişikliğin potansiyel ticari başarısını değerlendirmek için farklı yöntemler kullanmayı içerir. 

Rekabet Analizinin Önemi

  • Stratejik Avantaj: Rakiplerin güçlü ve zayıf yönlerini analiz ederek projede stratejik avantaj elde edilebilir.
  • Risk Yönetimi: Rekabet analizi, olası tehditleri önceden belirleyerek risk yönetimine katkıda bulunur.
  • İnovasyon ve Fırsatlar: Rakiplerin faaliyetlerini izlemek, yeni fırsatları ve inovasyon alanlarını ortaya çıkarabilir.
  • Pazar Konumu: Projelerin pazar içerisindeki konumunu belirlemek ve bu konumu güçlendirmek için gereklidir.

Rekabet Analizi Adımları

  1. Rakiplerin Belirlenmesi:
    • Piyasada faaliyet gösteren doğrudan ve dolaylı rakipleri belirleyin.
    • Yeni giren ve potansiyel rakipleri de dikkate alın.
  2. Bilgi Toplama:
    • Rakiplerin ürün ve hizmetleri, pazar payı, fiyatlandırma stratejileri, müşteri kitlesi gibi bilgileri toplayın.
    • SWOT analizi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) yaparak rakiplerin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirin.
  3. Veri Analizi:
    • Toplanan verileri analiz edin ve rakiplerin stratejilerini, pazar davranışlarını anlamaya çalışın.
    • Karşılaştırmalı analiz yaparak projelerinizi rakiplerle kıyaslayın.
  4. Stratejik Planlama:
    • Analiz sonuçlarına göre projelerinizde stratejik değişiklikler yapın.
    • Fırsatları değerlendirin ve tehditlere karşı önlemler alın.
  5. Raporlama ve İzleme:
    • Rekabet analizi sonuçlarını düzenli olarak raporlayın.
    • Pazar dinamiklerini ve rakiplerin faaliyetlerini sürekli izleyin ve analizlerinizi güncel tutun.

Porter’ın Beş Gücü Modeli

Michael E. Porter’ın 1979’da ortaya koyduğu Beş Güç modeli, rekabet analizinde yaygın olarak kullanılan bir yaklaşımdır. Bu model, ticari projelerin potansiyel başarılarını değerlendirmede dikkate alınması gereken beş ana faktörü içerir:

  1. Mevcut Rakipler:
    • Rekabet edeceğimiz pazarlarda potansiyel rakiplerin ve tekliflerinin mevcut durumu nedir?
  2. Tedarikçilerin Pazarlık Gücü:
    • Tedarikçilerimizin pazarlık gücü ne kadar? Tek bir tedarikçi olması durumunda, fiyatları artırabilir veya arzı durdurabilir. Birden fazla tedarikçi varsa, pazarlık gücü azalır.
  3. Müşterilerin Pazarlık Gücü:
    • Müşterilerimizin pazarlık gücü ne kadar? Hedef pazarımızdaki müşteri sayısı arttıkça bireysel müşteri gücü azalır.
  4. İkame Ürün ve Hizmetler:
    • Müşterilerin teklif ettiğimiz ürün veya hizmetin yerine geçecek alternatifleri bulmaları ne kadar kolay? Alternatifler ne kadar fazlaysa, rekabet gücümüz o kadar azalır.
  5. Yeni Giriş Tehdidi:
    • Rakiplerin seçtiğimiz pazara girmesi ne kadar kolay olacak? Yeni girenlerin tehdidi, mevcut oyuncuların daha etkili rekabet etme olasılığını artırabilir.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

  • Güvenilir Veri Kaynakları: Rekabet analizi için kullanılan verilerin doğruluğu ve güvenilirliği çok önemlidir.
  • Gizlilik ve Etik: Rakipler hakkında bilgi toplarken yasal ve etik sınırlar içerisinde hareket edilmelidir.
  • Esneklik: Pazar koşulları ve rakip dinamikleri sürekli değiştiğinden, analiz ve stratejilerde esnek olunmalıdır.

Rekabet analizi, projelerde başarıyı artırmak ve stratejik avantaj elde etmek için hayati öneme sahiptir. Doğru ve sistematik bir rekabet analizi, projelerin pazar koşullarına uyum sağlamasına, yenilikçi fırsatların değerlendirilmesine ve risklerin yönetilmesine yardımcı olur. Porter’ın Beş Gücü modeli gibi yapısal analiz araçlarını kullanarak, projelerinizde etkili rekabet analizi yapabilir ve rakiplerinizin önüne geçebilirsiniz.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde İkna Taktikleri

İkna Sanatı: Girişimciler İçin En Etkili İkna Yöntemleri

Projelerde başarılı olmanın anahtarlarından biri, diğerlerini fikirlerinize, planlarınıza veya yaklaşımlarınıza ikna edebilme becerisidir. İkna, bir yetenek olarak çeşitli taktiklerle uygulanabilir. Kipnis ve arkadaşlarının 1984’teki çalışması ve Yukl ile Falbe’nin 1990 tarihli araştırmaları, organizasyonlarda yaygın olarak kullanılan ikna taktiklerini sıralamıştır. İşte bu taktikler ve etkili kullanım yolları:

1. Mantık (Reason): Fikirleri desteklemek için gerçekler ve veriler kullanılır. Objektif bilgiye dayanan argümanlar geliştirerek, karar vericilerin mantıklı ve bilinçli seçimler yapmaları teşvik edilir.

2. Dostluk (Friendliness): İyi niyet oluşturmak ve olumlu ilişkiler geliştirmek için, takdir etme, iltifat etme ve iyi niyet gösterme kullanılır. Bu taktik, kişisel bağlar ve güven oluşturarak karşılıklı anlayışı ve desteklemeyi artırır.

3. Koalisyon (Coalition): Bir fikir veya proje etrafında destek toplamak için, diğerlerini eyleme geçirmek ve sebebinize güç katmak üzere harekete geçirir. Bu taktik, bir grubun kolektif gücünü ve etkisini kullanarak nüfuz oluşturur.

4. Pazarlık (Bargaining): Takas ve iyilikler yoluyla müzakere ederek, “senin için bir şey yaparsam, sen de benim için bir şey yap” prensibine dayanır. Bu, karşılıklı yarar sağlayan anlaşmalar yaparak hedeflere ulaşmayı hedefler.

5. Cesaretlendirme (Assertiveness): Açık ve kararlı bir şekilde talepte bulunarak, kişi kendi yolunu izler. Bu doğrudan yaklaşım, etkileme sürecinde kararlılık ve kendine güveni yansıtır.

6. Üst Makamlar (Higher authority): Daha fazla güce sahip birisine başvurarak, otoriteyi kullanma yoluyla bir karar veya destek elde edilir. Bu, organizasyonel hiyerarşi içindeki nüfuzu kullanarak ikna etmeye çalışır.

7. Yaptırımlar (Sanctions): Ödül ve ceza yoluyla ikna etmeyi içerir. İnsanları belirli bir eylemi yapmaya veya yapmamaya teşvik etmek için teşvikler veya sonuçlar sunar.

8. İlham Verme (Inspirational appeal): Duyguları ve idealleri kullanarak heves uyandırır. Bu taktik, bireylerin tutkularına ve değerlerine hitap ederek, onları bir fikir veya amaç etrafında birleştirir.

9. Danışma (Consultation): Karar verme sürecine başkalarını dahil ederek, onların görüşlerini ve uzmanlığını alır. Bu yaklaşım, ekip üyelerini daha fazla dahil ederek ve kararlara katılım sağlayarak karar süreçlerinin kalitesini artırır.

Bu taktikler, liderlerin ve profesyonellerin etkileme yeteneklerini artırmaları için çeşitli yollar sunar. Ancak, her durum ve her karşı taraf için uygun olan bir taktik yoktur. İyi bir lider veya yönetici, hangi taktiğin ne zaman ve nasıl kullanılacağını anlamalı ve her duruma uygun etik ve etkili ikna stratejileri geliştirmelidir.

Özetle, bu taktiklerin etkin kullanımı, projeleri ileriye taşımak ve organizasyon içinde etkili bir değişim yaratmak için hayati öneme sahiptir. Etkili bir ikna süreci, hem bireysel başarıyı hem de organizasyonun genel performansını iyileştirebilir. Bu beceriler, yöneticiler ve takım liderleri için değerli birer varlık olarak kabul edilir ve profesyonel gelişim programlarının önemli bir parçasıdır.

Makalede Kullanılan Kaynaklar:

  • Kipnis, D., Schmidt, G. M., & Wilkinson, I. (1984). Upward influence styles: Dimensions and relative effectiveness. Journal of Applied Psychology, 69(3), 381-395.
  • Yukl, G., & Falbe, C. M. (1990). Managerial strategies and leadership. Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall.

Ek Bilgiler

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Kanvası

Bedenk Project Canvas - The Canvas Revolution

Proje Kanvası, projeleri planlamak ve yönetmek için kullanılan görsel bir araçtır. Bu araç, projenin ana hatlarını, hedeflerini, paydaşlarını, stratejilerini ve diğer önemli unsurlarını tek bir sayfada özetleyerek proje yöneticilerine ve ekiplerine genel bir bakış sağlar. Proje Kanvası, karmaşık projeleri basitleştirmeye ve ekip üyeleri arasında açık iletişimi teşvik etmeye yardımcı olur. 

Proje canvası kavramı, iş modeli kanvası gibi görsel düşünme araçlarından esinlenmiştir. İş modeli canvası, Alexander Osterwalder ve Yves Pigneur tarafından geliştirilmişken, proje kanvasını Antonio Nieto-Rodriguez geliştirmiştir. Proje yönetimi alanındaki uzmanlar tarafından projenin çeşitli yönlerini daha iyi anlamak ve iletişim kurmak için özelleştirilmiş birçok versiyonu bulunmaktadır.

Nedir ve Nasıl Hazırlanır?

Proje Kanvası, projenin temel bileşenlerini görsel bir formatta sunar. Genellikle proje kanvası hazırlarken aşağıdaki adımlar takip edilir:

  1. Hedef ve Amaçlar: Projeye genel bakış sunan ve neyi başarmayı amaçladığınızı açıklayan bir bölüm.
  2. Paydaşlar: Projeden etkilenecek veya projeye etki edecek bireyler ve gruplar.
  3. Faydalar ve Değer Önerisi: Projeden beklenen faydalar ve proje sonucunda elde edilecek değer.
  4. Kapsam ve Sınırlar: Projenin kapsadığı alanlar ve dışında bıraktığı unsurlar.
  5. Görevler ve Etkinlikler: Projeyi tamamlamak için gereken ana görevler ve etkinlikler.
  6. Zaman Çizelgesi ve Meilensteinlar: Proje sürecinin zaman çizelgesi ve önemli kilometre taşları.
  7. Kaynaklar: Projeyi tamamlamak için gerekli olan insan, maddi ve finansal kaynaklar.
  8. Riskler ve Engeller: Proje sürecinde karşılaşılabilecek potansiyel riskler ve engeller.

Artıları ve Eksileri

Artıları:

  • Görsel Bir Özet Sunar: Projeyi tek bir sayfada özetleyerek karmaşıklığı azaltır ve anlaşılırlığı artırır.
  • İletişimi Kolaylaştırır: Ekip üyeleri arasında açık ve etkili iletişimi teşvik eder.
  • Esneklik Sağlar: Projede değişiklikler olduğunda kolayca güncellenebilir.
  • Karar Verme Sürecini Destekler: Tüm önemli bilgiler bir arada olduğunda daha bilinçli kararlar alınabilir.

Eksileri:

  • Detayların Gözden Kaçırılması: Özet niteliğinde olduğu için bazı detaylar gözden kaçırılabilir.
  • Sürekli Güncelleme Gereksinimi: Proje geliştikçe canvasın da güncellenmesi gerekir, bu ekstra çalışma anlamına gelebilir.

Project Canvas - defining projects in a structured way - IPMA International Project Management Association

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde DESC Yöntemi

Examples of Using Conflict Management Skills in Project Management - CMA Consulting

“DESC” yöntemi, Sharon Anthony Bower tarafından geliştirilmiş ve 1976 yılında Kendini İddia Etmek kitabında yayınlanmıştır.

“DESC” yöntemi, etkili iletişim ve çatışma çözümü için bir çerçeve sunar. Bu yöntem, bireylerin duygularını ve düşüncelerini açık ve yapıcı bir şekilde ifade etmelerine yardımcı olmak için dört adımdan oluşur:

  • Describe (Tanımla): Durumu tarafsız ve yargısız bir şekilde açıklayın.
  • Express (İfade Et): Bu durum hakkındaki duygularınızı veya düşüncelerinizi dürüstçe ifade edin.
  • Specify (Belirt): Ne tür bir değişiklik istediğinizi açıkça belirtin.
  • Consequences (Sonuçlar): İstenen değişikliğin gerçekleşmemesi durumunda olabilecek sonuçları veya değişikliğin gerçekleşmesi halinde elde edilecek olumlu sonuçları dile getirin.

Bu yöntem, kişisel ve profesyonel ilişkilerde sağlıklı iletişimi teşvik etmek ve ortak anlayışı kolaylaştırmak amacıyla tasarlanmıştır. Eleştiri veya geri bildirim sunarken, karşı tarafı suçlamadan ve savunmacı bir tutuma yol açmadan konuşmanın yapılmasını sağlar.

Örnek:

D. Toplantıda sık sık sözümü kestiniz.

I. Bu durum diğer katılımcılara net ve tam bir açıklama yapmamı zorlaştırdı.

S. Eğer sizin için de uygunsa bir dahaki sefere yorumlarınızı bana iletir misiniz?

C. Bu, toplantının daha kısa olmasını ve daha etkili olmasını sağlayacaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Yönetiminde Kabarcık Grafikleri

Portfolio Reports - Portfolio Bubble Charts - ppmexecution.com

Kabarcık Grafikleri, karar vermeyi desteklemek için kullanılabilecek araçlardan biridir. Kabarcıkların/dairelerin çizildiği iki boyutlu bir grafiktir. Normal xy dağılım grafiğine çok benzer, ancak veriler noktalar yerine kabarcıklar veya daireler olarak çizilir. Balonun boyutuna ek olarak renk değişebilir ve kullanıcıya kolayca anlaşılabilen iki boyutlu bir grafikte dört boyuta kadar veri sağlar.

Projelerin veya ilgili faktörlerin arasında bir tür farkın görselleştirilmesi gerekiyorsa çok kullanışlıdır.

Aşağıda kullanım alanı örnekleri görülebilir;

Grafik tipi X Ekseni Y Ekseni
Risk ve Ödül Net Bugünkü Değer (NBD) Başarı Olasılığı
Yenilik Teknik yenilik Pazar yeniliği
Kolaylık ve Çekicilik Teknik fizibilite Pazarın çekiciliği (büyüme, yaşam döngüsü uzunluğu vb.)
Güçlü Yönler ve Çekicilik Rekabetçi konum Pazarın çekiciliği (büyüme, yaşam döngüsü uzunluğu vb.)
Maliyet ve Zamanlama Uygulama maliyeti Etki zamanı
Stratejik ve Fayda Stratejik odaklanma veya uyum İş amacı, NBD, çekicilik
Maliyet ve fayda Kümülatif Fayda Kümülatif geliştirme maliyetleri

Kabarcık Grafiği, yöneticilerin genel bir bakış elde etmelerine ve hızlı kararlar almalarına oldukça hızlı ve kolay bir şekilde yardımcı olmayı amaçlayan basit bir araçtır. 4 boyuta kadar veri içeren bir araç olduğundan, doğru ve kaliteli veri ile desteklenmesi gerekir.

Faydaları

  1. Kolaylık

Uygun veri mevcutsa, bu araç çok kolay bir şekilde uygulanabilir.

Tek bir sayfada fazla bilgi sunulabilir.

  1. Sezgiseldir ve eğitim gerektirmez

Çok basit olduğundan ihtiyaç duyulan eğitim miktarı sıfıra yakındır.

  1. Benzer faktörler arasında kolay karşılaştırılabilirlik

Karar vericiler hızlı ve doğru bir genel bakış elde edebilir, hızlı kararlar alabilirler.

Uzun niteliksel raporların okunması için harcanan süre önemli ölçüde azaltılabilir.

  1. Az bakım gerektirebilir

Yalnızca mevcut bilgileri görselleştirdiğinden, düzenli güncellenmelidir.

Dezavantajları

1.Verileri doğru şekilde ölçmek zordur

Grafiğe ilişkin verileri kullanmak için her şeyin sayısallaştırılması önemlidir. Örneğin her projenin riskinin 1 ile 100 arasında bir sayıyla hesaplanması gerektiği anlamına gelebilir ve bunu yapmak çok zor olabilir.

2.Doğru ve Kaliteli Veri

Yapılan tüm hatalar ve yanlış hesaplamalar, grafiğe yansıyacaktır. Bu, “sistemi” kırılgan hale getirir.

3.Farklı proje faktörleri arasında hiçbir karşılaştırılabilirlik olmaması

Farklı proje faktörlerini karşılaştırmak her zaman zordur.

4.Proje sinerjisini gösteremeyen statik model

Faktörler arasındaki bağımlılıklar, birbirlerini etkileyebilecekleri anlamına gelir. Örneğin bir faktörün yükselmesi diğerini de yükseltebilir. Grafik bu tür bağımlılıkları gösteremez.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Karar Etkisi Değerlendirme Matrisi

The Consequences of Choice: The Final Step in Decision Making | Consulting  and Training Solutions | Kepner-Tregoe

Projelerde bir çok karar verilir ama işin zor kısmı doğru kararı vermektir. Karar vericiler genellikle bir kararın sonuçlarını veya etkisini nasıl değerlendirecekleri konusunda standart bir yöntem kullanmazlar. Öte yandan Proje Yöneticisinin doğru karar olduğuna inandığı şey müşteri ve paydaşlar tarafından farklı değerlendirilebilir.

Karar verilirken, Proje Yöneticisinin karardan etkilenenlerin nasıl tepki vereceğini tahmin etmesi gerekir. Karar uygulanmadan önce geri bildirim istenebilir. Ancak kararın gerçek etkisi, tam olarak uygulanana kadar bilinemeyebilir. Öte yandan alternatifler arasından seçim yaparken kararın etkisini değerlendirmek veya tahmin etmek her zaman mümkün olmayabilir.

Proje Kararı Etki Değerlendirme Matrisi kullanılarak her alternatif için sonuçlar, kısıtlamalar vb. çeşitli faktörlere göre ölçülebilir. Örneğin, bir alternatifin kalite açısından olumlu bir sonucu olabilir ancak zaman ve maliyet açısından olumsuz sonuçları olabilir.

Matriste niteliksel olarak değil niceliksel olarak tanımlanan etkiler yer almalıdır ancak risk vb. faktörlerin etkisi genellikle niteliksel olarak tanımlanır.

Tüm matris doldurulduktan sonra sıralama yapılır. Olumlu veya olumsuz sonuçlara göre sıralama yapılabilir. Sonuçlardan hiçbiri kabul edilebilir değilse, alternatifler üzerinden ödün vermek gerekebilir. Üzerinde anlaşmaya varılan bir alternatif bulunana kadar bu süreç tekrarlanır.

Seçerken, basitçe olumsuz etkisi düşük ve uygulaması kolay olanlar tercih edilebilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Aceleci Karar Verme

The 6 Stages of an Effective, Quick Decision-making Process

Projenin kısıtlamaları çoğu zaman Proje Yöneticisini aceleci kararlar almak zorunda bırakabilir. Aceleci kararlar bazen bir zorunluluktur ancak çoğu zaman sonuçları zararlı olabilir. Aceleci kararlar şunlara yol açabilir;

  • Projenin ilerleyen aşamalarında ortaya ek sorunlar çıkarabilirler.
  • Maliyet aşımlarına ve süresel gecikmelere yol açan yeniden çalışma gerektirebilirler.
  • Fazla mesaiye yol açabilirler.
  • Müşterilerin ve paydaşların projeyi doğru yönetebilme becerinize olan inançlarını sarsabilirler.
  • Sorun çözme ve karar verme konusunda destek kaybı yaratabilirler.
  • Aceleci karardan gerir dönbmek vb. istikrarsızlık göstergesi olarak algılabilir.
  • Yönetimin daha fazla müdahalesine yol açabilir
  • Daha fazla toplantı yapılmasına yol açabilir.
  • Raporlama gereksinimlerinde artış olabilir.
  • Müşteri memnuniyetsizliği ve reddedilen teslimatlara yol açabilirler.

Basitçe söylemek gerekirse, karar vermede “hız” riskli bir iştir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler