Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Projelerde Toplantı Notu Tutma Sanatı

Projelerde toplantı tutanakları, toplantının ne hakkında olduğu ve bundan sonra proje ekibinin ne yapmaları gerektiği konusunda ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Tutanaklar, yapılan görüşmelerin ve alınan kararların kalıcı bir kaydı olarak hizmet ettikleri için proje toplantıları için özellikle yararlıdırlar. Özellikle toplantıya şahsen katılamayan kişiler için yararlı olabilirler. Her proje toplantısı tutanağa ihtiyaç duymaz.

Dikkat edilmesi gerekenler

Toplantı tutanaklarını sıcağı sıcağına hazırlanmalıdır. Toplantı esnasında önemli notlar alınmalı, rafine bir şekilde hazırlanmalıdır. Toplantı tutanağı herkesin her konuştuğunun yazılması anlamına gelmez. Az, öz ve anlaşılır olması önemlidir. Hangi konuların neden tartışıldığını hatırlatmak için toplantı gündemini kullanın.
Bir önceki toplantı özeti ile başlayın.Toplantının başında geçen seferki eylemleri gözden geçirmiş olsanız da olmasanız da, tutanağın başına koymakta fayda vardır. Son toplantıda alınan kararları, eylemleri ve bunlara yönelik ilerlemenin bir özetini yazmanız gerekir.Tamamlanmış işleri uzatmayın, sadece tamamlandığını ve artık gündemde olmadıklarını söylemeniz yeterli olur.
Alınacak aksiyonları ve sorumluları yazın. Toplantı sırasında belirlenen yeni aksiyonları ve bunları kimin yapacağını yazmanız gerekir. Toplantı notunun sonuna aksiyonların kısa bir özeti eklenebilir. Aksiyonları ve yapacak kişileri tablo formatında yazmak işinizi kolaylaştırabilir. Aksiyonlar üzerinde çalışacak kişilerin adlarını ve mümkünse görevi tamamlayacakları tarihi eklemeyi unutmamak gerekir.
Toplantı katılımcılarını belirtin. Toplantıya davet edilen ve katılanlar farklılık gösterebilirler. Kimlerin katıldığını veya katılamadığını belirtin.
Görsel ekleyin. Toplantıda tahta üzerinde veya projeksiyonda sunulan konular varsa toplantı notunuza ekleyin. Telefonunuzla resim çekip koyabilirsiniz. Fotoğraflar, tahtaya ne çizildiğini açıklamak için kelimelerden daha etkilidirler.
Standart Şablon Kullanın. Kurumunuzun varsa standart toplantı notu şablonunu kullanın yoksa hazırlayın. Standart bir şablon kullanmak zaman kazandırır. Özellikle düzenli yapılan toplantılar için standart formları okumak katılımcıların hayatını kolaylaştırır.
Kararları kayıt altına alın. Örneğin, onaylanan veya reddedilen proje değişik taleplerini veya bütçe kararlarını kaydedin. Alınan kararları yazmak bir şeyin neden yapıldığı sorulduğunda hatırlamaya “yardımcı olmak” için iyi bir yoldur.
Tablo kullanın. Üç sütun işinizi görür: Gündem numarası, görüşme özeti ve aksiyon Çok sayıda aksiyonun söz konusu olduğu toplantılarda işe yarayacaktır.
Hızlı Gönderin. Toplantıdan hemen sonra soğumadan göndermek gerekir. Kesinlikle bir sonraki toplantıdan önce paylaşılmalıdır. Toplantıya katılamayan ilgili kişilere gönderek, neleri kaçırdıklarını görebilmelerini sağlayın. İlgisi olmayan kişilerle paylaşarak veya detaylı istisnai raporlama ekleyerek zamanlarını israf etmeyin

İpuçları

Önceden toplantı notu şablonunu inceleyin.
Gündemi gözden geçirin.
Toplantı notu özetlemektir, her şeyi yazmak değil.
Kararlara, aksiyonlara ve sorunlara odaklanın, bunların kaydedildiğinden emin olun.
Geçmiş zamanda yazın.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Kazan-Kazan Yaklaşımı

Bir Cevap Yazın

3 Keys to a Win-Win Negotiation | Conflict Management Skills

PMBOK, Stephen Covey’in sorunlar hakkında diğer insanlarla beraber karar verme konusundaki fikirleriyle güçlü bir şekilde uyumludur. Covey, kazanmanın önemini PMBOK’tan daha fazla önemser. Covey’e göre eğer kazan-kazan bir durum olmazsa anlaşma olmaz. Projelere baktığımızda bu yaklaşım çok ütopiktir. Ancak tüm hedeflere ulaşmaktan ödün vermeme konusundaki genel yaklaşım her ikisi için de çok doğrudur.

Projelerde karar verme sürecini nasıl ele aldığınızın uzun vadeli etkisini dikkate almak çok önemlidir.

Projelerde karar alma sürecinde farklı zihniyetler karşı karşıya gelirler;

Kazan-Kazan – Senin ya da benim yolum değil – bu daha iyi bir yol.
Kazan kaybet – Benim yolum olmalı, seninki değil.
Kazan – Sen kaybedersin – Benim yolum olmazsa konum, güç vb. kaybedersin.
Kaybet – Kazan – Benim yolum değil, senin yolun daha doğru
Kaybet – Kaybet – Senin yolun olmasında benim yolum olmasa da olur.
Kazan – Sadece kazanmak istiyorum, kimsenin kaybetmesini istemem.
Kazan-Kazan veya anlaşma yok – “Anlaşma yok” seçeneğine sahip olmak, her iki tarafın ihtiyaçlarını anlamak için gerçekten çok ileri gitmenize ve kendi gündeminizi zorlamaya çalışmamanızı sağlar.
İdeal olarak, Kazan – Kazanan konumda olmak istiyoruz. Sürdürülebilir ilişkiler kurmak ve aynı zamanda gelecekteki durumlar için yatırım yapmaktır. Dürüstlükle, olgunlukla hareket eden ve kendine güven gösteren birini desteklemek daha kolaydır. Güven yaratarak insanlarla ilişki kurmak, kazan-kazan durumuna ulaşmanın anahtarıdır.

Araştırmalar, lider niteliklerinin ve becerilerinin aşağıdakileri içerdiğini ancak bunlarla sınırlı olmadığını göstermektedir;

Vizyon sahibi olmak – Örneğin, projenin sonucunu ve hedeflerini tanımlamak ve başkalarına aktarmak
İyimser ve pozitif olmak
İşbirlikçi olmak
İlişkileri ve çatışmaları aşağıdaki şekilde yönetmek:
- Güven inşa ederek
- Endişeleri gidererek
- Konsensüs arayarak
- Rakip ve karşıt hedefleri dengeleyerek
- İkna, müzakere, uzlaşma ve çatışma çözme becerilerini uygulayarak
Kişisel ve profesyonel ağlar geliştirerek
İlişkilerin proje kadar önemli olduğuna dair uzun vadeli bir bakış açısı benimseyerek
Politik farkındalığı sürekli geliştirerek ve uygulayarak

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Etkileme

Bir Cevap Yazın

A Simple Three Step Approach To Build Your Influencing Power (Based On Science) | Inc.com

Etkileme, başkalarının davranışlarını ve eylemlerini yönlendirme eylemidir. Proje Yöneticileri, belirli sektörler hariç(savunma sanayi vb.) doğrudan yetki yoluyla hedeflerine ulaşabilirler. Bu nedenle paydaşları etkileme yetenekleri, kaynak bulma, destek alma vb. konularda önemli bir beceri olarak karşımıza çıkar.

Güç ve otoritenin kullanılabileceği durumlarda bile, etkileme yoluna gidilmesi daha doğrudur. Bu sayede, eylemler ve davranışlar sadece itaat yoluyla değil istekle gerçekleştirilir.

Proje yöneticisinin, proje ekibi üyeleri üzerinde sınırlı yetkisi vardır. Matris organizasyonlarda ekip üyeleri, kendi fonksiyonel yöneticilerine rapor verirler. Proje yöneticisi proje ekibine liderlik ederken tek başına otoriteye (fonksiyonel yöneticiye) güvenemez. Etkileme becerileri, bireysel ekip üyeleri ve ayrıca çelişen talepler durumunda fonksiyonel yöneticiler ile etkileşimlerinde gereklidir.

Proje yöneticisi ve proje sponsoru arasındaki ilişki, proje başarısının merkezinde yer alır. İki rolün projeye farklı bakış açıları vardır. Bu nedenle projeye yönelik ortak bir yaklaşım geliştirmek için birbirlerini etkileme becerilerini kullanacaklardır.

Etkileme tekniklerinin uygulama odağı, proje ekibinin parçası olmayan ve proje yöneticisinin yetkisine tabi olmayan proje paydaşlarıdır. Bazı paydaşlar destekleyici ve diğerleri olmayacaktır. Proje yöneticisi, paydaşların aktif katılımını sağlamak, desteklerini almak ve itirazları azaltmak için etkileme ve iletişim becerilerini kullanmalıdır.

Başarılı etkileme, proje yöneticisinin amacını yansıtan tutumu, davranışları ve karar vermede yarattığı değişikliklerle ölçülebilir. Başarı, ortaya çıkan kabul, destek ve anlaşma yoluyla da görülebilir.

Başkalarını etkilemek için, bireylerin veya grupların kendi tutum, davranış, duygu ve karar verme kalıplarını değerlendirebilmeleri ve anlayabilmeleri gerekir. Bu tür modeller, karmaşık bir dizi deneyimden, kültürel yönlerden, bağlamsal ve duygusal durumlardan oluşacaktır.

Etkileme, müzakere, çatışma yönetimi, liderlik, iletişim ve ekip çalışması ile bağlantılıdır. Etkileme aşağıdakileri gerektirir;

Duyusal farkındalık – Kendi ve başkalarının davranışlarını anlamak
Duygusal zeka – Kendi duygularınızı ve başkalarının duygularını anlamak
İletişim becerileri – Yaklaşımlar, yöntemler ve tutum)
Müzakere becerileri – Karşılıklı olarak kabul edilebilir konuya ikna etme ve bulma yeteneği
Bağlamsal farkındalık – Uygun zamanı, yeri ve kişileri seçme yeteneği
Kültürel farkındalık – Geçmiş, ırk, cinsiyet, öğrenme stilleriden iletişim, değerler ve inançlara kadar ilgili faktörlerin anlaşılması).

Etkileme açık, gizli, bilinçli veya bilinçaltı olabilir, bir veya tüm paydaşlara uygulanabilir. Bireyin veya grubun eylemleri, paydaş olmayan diğerlerini dolaylı olarak etkileyebilir. Örneğin, yeni bir ürün veya hizmet üzerinde çalışan proje ekibi, görevlerine olumlu yaklaştıklarında diğerlerini iş hakkında soru sormaya ve hatta ona katılmaya veya ürünlerini kullanmaya yöneltebilirler.

Etki, taraflar arasında ilişkiler kuruldukça gelişir. İlişkiler, paylaşılan değerler, etik konumlar, güven ve gerçek beğeni ve saygı gibi olumlu faktörlere dayanır. Bazı durumlarda etkileme tamamen algılanan otoriteye bağlıdır. Bu durum, korku ve güvensizliğe dayalı bir etkileme yeteneği sağladığı için olumsuz olabilir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Projelerde İşbirliğine Dayalı Ekip Ortamı Oluşturmak

Bir Cevap Yazın

Team Collaboration Frameworks for Business Success

Proje ekiplerinin başarılı sonuç üretmesi beklenir ancak ekip üyeleri işbirliği yaparak birlikte çalışmadıklarında performans sağlanamaz. Başarı için işbirliğine dayalı ekip ortamı şarttır. İşbirliğine dayalı ekip ortamı oluşturmak için aşağıdakilere dikkat edilmelidir;

Ortak Bir Amaca ve Hedefe Sahip Olmak

Proje ekibi, ortak bir amaç için birlikte çalışan insanlar olarak tanımlanır. Ortak bir hedef oluşturmak için;

Proje ekibi başlatma belgesini oluşturun ve/veya gözden geçirin.
Ekibin neden var olduğu konusunu masaya yatırın ve ekiple hemfikir olun.
Her ekip üyesinin bağlılığını ifade etmesine izin verin.
Ekibi bir bütün olarak tasvir eden sloganlar, semboller oluşturun.
Ekibin yapacaklarını önceliklendirmek için ortak amacı kullanın.

Birbirine güvenmek

Ekip üyelerinin birlikte başarılı bir şekilde çalışmaları birbirlerine duyacakları güvene bağlıdır. Ekip üyeleri arasında güven oluşturmak için;

Dürüst olun.
Çıkar çatışmalarını ortadan kaldırmak için çalışın.
Birbirinizin arkasından konuşmaktan kaçının.
Güvenizi gösterin. Güven göstermeden güven beklenemez.
Ekip üyelerine şüpheci yaklaşma fırsatları sunun.

Rolleri Netleştirin

Ekipteki herkesin rolünü ve bu rolün sorumluluklarını bilmesi verimlilik ve esneklik yaratır. Rolleri netleştirmek için;

Ekip üyelerinin rollerini sık sık gözden geçirin.
Ekip üyelerinin beklentilerini ekibin genel amacı ile ilişkilendirin.
Yapılacak işleri planlarken sorumlulukları netleştirin.
Her ekip üyesinin diğerlerinin ne yaptığını öğrenmesini sağlayın.
Herkesin diğerlerine yardım etmesinin yollarını bulun.

Açık ve Etkili İletişim Kurun

Yanlış iletişim, ekibin başarısını baltalayabilir. İletişimi geliştirmek için;

Aşırı iletişimden kaçının.
Tüm bakış açılarını dikkate alın ve anlamaya çalışın.
Sesinizi duyurmak ve dikkate alınmak için sorumluluk alın.
Yanlış anlamaları hızlı ve doğru bir şekilde gideri
Ekip üyelerinin çalışmalarını destekleyin ve takdir edin.

Çeşitliliği Destekleyin

Ekip üyeleri, farklı geçmişlere ve bakış açılarına sahiptirler. Ekip çeşitliliğinden yararlanmak için;

Ekip üyelerinin birbirlerinden farklı şekilde çalışabileceğini unutmayın.
Başkalarından mümkün olduğunca çok şey öğrenmeye çalışın.
Yeni bir fikri, değer analizi yaparak değerlendirin.
İnsanların özelliklerine olumsuz vurgu yapan sözlerden kaçının.
Ekip üyeleri arasındaki farklılıkları göz ardı etmeyin.

Ekibin Odak Noktasını Dengeleyin

Ekip üyelerinin, ekibin sağladığı ürün ve hizmetlerin yanı sıra ekibin iç dinamiklerini ve ilişkilerini ölçmeleri, izlemeleri gerektiğini anlamaları gerekir. Bazı ekip üyeleri ekip olma sürecine o kadar dahil olurlar ki, ilk etapta neden ekip olduklarını unuturlar veya tam tersi olabilir. Bu dengeyi oluşturmak için;

Ekip toplantılarının verimliliğini düzenli olarak gözden geçirin ve değerlendirin.
Sonuçlara ulaştığınızda ekip ile birlikte kutlama yapın.
Bireysel çabayı övün.
Hem sonuçları hem de ekip çalışmasını vurgulayan bireysel performans hedefleri belirleyin.
Gereksinimleri ve iletişim ihtiyaçlarını izlemek için belirli ekip üyelerini atayın.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetimi ve Şeffaflık

Bir Cevap Yazın

Transparency stok fotoğraflar | Transparency telifsiz resimler, görseller | Depositphotos

Proje ortamında şeffaflık, ekip üyelerinin kendilerini daha önemli hissetmelerini sağlar.

Projelerde, Proje yöneticisi ve bazı paydaşlar, her şeyi bilmesi gereken kişilerdir.

Proje yönetiminde şeffaflık, projenin ne kadar iyi veya kötü performans sergilediğini açıkça göstermektir.

Tıpkı tüketicilerin şeffaflık sunan bir markaya sadık olmaları gibi, proje ekibi üyelerinin birbirlerine, proje yöneticilerine ve diğer paydaşlara yönelik şeffaf olmaları desteklenir ve teşvik edilirse daha fazla güven ortamı oluşur. Herkes, ihtiyaç duyulan ve önemli görülen bir bilginin sağlanacağına ve görevi yerine getirmek için açıkça paylaşılacağına inanmalıdır. Bu sayede yardım etmeye ve ellerinden gelenin en iyisini yapmaya istekli olur, ekibin veya organizasyonun başarısının aynı zamanda bireysel başarıları olduğunu bilirler.

Tüm proje ekibi, bir bütün olarak amaçlarını ve bireyler olarak rollerini bildiklerinde, daha etkili ve uyumlu bir şekilde çalışabilirler. Kimin neyden ne zaman sorumlu olduğunun daha iyi anlaşılması, her bir kişinin daha doğru karar vermesini ve verimli olmasını sağlar. Kiminle konuşacaklarını, onlardan ne beklendiğini ve başkalarının onlara ne kadar bağımlı olduğunu tam olarak bilirler. Görevlerin daha hızlı tamamlanmasına yardımcı olacak bilgi veya teknikleri paylaşmak vb. ellerinden geldiğince başkalarına yardım etmekten memnuniyet duyarlar.

Üretken bir ekip, beklenenden daha fazla sonuç elde edebilir. Bir ekip üyesi diğerlerinden daha iyi performans gösterdiğinde, şeffaflık bunu göstermeye yardımcı olur. Buna karşılık, ekip üyesinin, herkesin aşağı yukarı eşit bir hızda çalışması için diğerlerini eğitmesine veya bilgilendirmesine yardımcı olabilir.

Ekip üyelerini veya tedarikçilerini nasıl seçecekleri, işe ve personele nasıl özen gösterdikleri veya müşterileri için çözümleri nasıl değerlendirecekleri konusunda daha şeffaf olan proje ekipleri, paydaşlarıyla daha güçlü ilişkiler kurabilirler.

Şeffaf olmak bilgiyi paylaşabilmektir. Proje Yönetimi Yazılımları yalnızca şeffaflık sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bilinçli kararlar vermenize yardımcı olacak raporlama vb. destek sağlar.

Şeffaflık, projeyi daha iyiye doğru değiştirmek için benimsenmelidir. Elbette bazı şeyler geçerli ve yasal olarak herkesin görebileceği şekilde olmamalıdır. Örneğin ticari sırlar, bazı finansal veriler, hassas kişisel bilgiler veya yasalarla korunan diğer bilgiler vb. Şeffaflık güvenin başlaması ve meyve vermesi için gereklidir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetimi ve Dürüstlük

Bir Cevap Yazın

Java67: Top 20 Project Management Interview Questions Answers for 2 to 5 Years Experienced

Projelerde yer alanlar doğru ve onurlu olanı yapmalıdırlar. Proje Yönetiminde başarılı olmak için dürüstlük vazgeçilmezdir. Dürüstlük “öğrenmek” zorunda olmadığımız, olmayı tercih edip etmemeye karar verdiğimiz bir yaklaşımdır. Projelerde dürüst davranılmadığında sahip olunan tüm liderlik özelliklerini anlamsız kılabilir.

Proje Yöneticisinin itibarını dürüstlükle inşa etmesi uzun zaman, çok çaba, zor kararlar ve fedakarlıklar gerektirir. Öte yandan, yalnızca bir hata veya yanlış karar her şeyi mahvedebilir.

Projeleri dürüstlükle yönetmek ne anlama gelir?

Her zaman doğruyu söyleyin. Sonuçları ne olursa olsun gerçekleri çarpıtmayın veya belirsiz ifadeler kullanmayın.
Bilgi saklamayın, her rapor mevcut proje durumu hakkında gerçeği yansıtsın.
İnsanları manipüle etmeyin.
Verdiğiniz taahhütlere uyun, kararlaştırılan ve söz verilen sonuçları teslim edin.
Sonuçların sorumluluğunu üstlenin ve suçu başkalarına atmayın.
Ortaya çıkan durumlarla ve sorunlarla doğrudan yüzleşin, karşınızdakiler cevapları beğenmese bile açık ve dürüst
Koşullar ve diğer faktörler ne olursa olsun, hak edenlere teşekkür etmeyi bilin.
Tüm proje paydaşlarına ihtiyaç duyduklarında destek verin.

Her meslekte olabildiği gibi Proje Yöneticiliğinin başlangıcında etik olmayan davranışların tüm sonuçlarının ve etkisinin farkında olmayabilir, daha deneyimlilerin baskısına maruz kalabilir, dürüstlüğünüzün test edildiği durumlarda olayın farkında olmayabilirsiniz.

Proje Yöneticilerini yanlış yapmaya teşvik edebilecek en yaygın durumlardan bazıları aşağıdadır;

Ne pahasına olursa olsun başarılı olmak için toplumdan, yönetimden, müşteriden, arkadaştan ve aileden gelen baskı.
Kısayolları kullanarak kurumsal kariyer merdivenini daha hızlı tırmanmanın cazibesi. Daha fazla para kazanma veya faydalar elde etme isteği.
Başları dertte olduğunda başkalarına her türlü yardım etme isteği. Beyaz ve küçük yalanları önemsiz olarak algılamak.
Başarısızlık veya fırsatı kaçırma Beceriksiz veya akılsız olarak algılanma korkusu.
Bazı önemli durumlara dikkatini vermemek.
Çıkar çatışması veya öncelikler.

Bütün bunlar ve özellikle zaman baskısı Proje yöneticisini kötü kararlar verme ve dürüst olmama durumuna sokabilir.

Proje Yöneticileri zorluklarla karşılaşıp daha fazla deneyim kazandıkça, dayanıklı ve itibarını koruma yeteneğine sahip olurlar.

Bazen “iyi” fırsatları kaçırıyor gibi görünebilir ve belki de başarıya kestirme yollardan gitmek daha iyi tercih gibi gelebilir. Uzun vadede, Dürüstlük en büyük sermayeniz olacaktır.

Eğer dürüstlük kalıcı bir davranışa dönüşmüşse doğru kararı vermek ne kadar zor olursa olsun, doğru şeyi yaptığınızı bileceksiniz.

Etik hareket etmek, Proje Yöneticilerini gelecekte aynı şekilde hareket etmek için daha dayanıklı ve kararlı hale getirir.

Başkalarına örnek olmak ve onları doğru olanı yapmaları konusunda etkileyebilmeyi sağlar.

Etik davranıldığında, başkalarından da aynısını talep etme ve bekleme hakkı doğar.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetimi ve Hesap Verebilirlik

Bir Cevap Yazın

Accountability vs Responsibility In Project Management

Proje Yöneticisi sorumluluk almadan projeyi yönetemez veya proje ekibinin parçası olamaz. Projelerde yaşanan sorunlarda biri hatalıysa ve kimse sorumlu olanı bilmiyor veya kanıtlayamıyorsa ekip uyumu bozulur.

Hesap verebilirlik ve sorumluluk kavramı karıştırılmamalıdır: Hesap verebilirlik, sonucu sahiplenme ve sorumluluğunu almaktır. Sorumluluk ise verilen görevi yerine getirme ve tamamlamak ile ilgilidir.

Bir faaliyeti gerçekleştiren birkaç kişi olabilir ancak ideal olarak, yapılan işin sonucundan bir kişi sorumludur .

Hesap verebilirlik kavramı aşağıdakilerle ilgilidir;

Sorumluluk almak.
Beklentileri anlamak ve karşılamak: Ne istendiğini, ne kadar süreceğini ve kaliteli sonucun ne kadara mal olacağı.
İlerleme ve tamamlanma durumu hakkında iletişim kurmak.
Sorunlar ve riskler konusunda açık olmak.
Geri bildirim vermek ve almak.
Sonuçla ilgili iyi veya kötü durumu kabullenmek

Hesap verebilirlik kavramı açık ve anlaşılır olsa da, başarmak göründüğü kadar kolay değildir. Matris proje organizasyonlarında, proje ekibi üyeleri kendi yöneticilerine rapor veriler. Bu nedenle doğrudan yetkileri olmayabilir. Ayrıca, proje faaliyetleri günlük sorumlulukların ikinci önceliği olarak kabul edilebilir.

Proje yönetiminde başarılı hesap verebilirliği sağlamak için bazı stratejiler aşağıdaki gibidir;

Beklentileri tanımlayın.

Proje ile ilgili beklentilerin ve hedeflerinin belirsiz olduğu durumlarda açık ve net olduğunu varsaymayın. Belirsizlik, proje yöneticilerinin önceliklerinde çatışmaya neden olur.

Görev ve sorumlulukların açık ve net bir şekilde tanımlanmamış olduğu durumlarda Proje yöneticisi ve proje ekibi doğru kararlar alamaz, projeye odaklanamazlar.

Hesap verebilirlik felsefesini takip edin.

Yönetimi, proje yönetici, ekip üyeleri ve genel olarak proje paydaşları arasında hesap verebilirlik ortamını teşvik etmesi gerekir. Proje yöneticisi, bireysel ve ekip sorumluluğunun sadece kendisi için değil tüm ekip üyeleri için ne anlama geldiğinden emin olmalıdır. Bu yaklaşım, başarının yalnızca son teslim tarihlerini karşılamak ve görevleri yerine getirmekten daha fazlası olduğu bir felsefeyi benimsemek anlamına gelir. Proje yöneticileri, ekip üyeleri ve paydaşlar, hedeflere ulaşmak ve en yüksek kalite seviyesini sağlamak bağlamında kişisel yükümlülük hissetmeli ve projenin başarısından kişisel olarak sorumlu olmayı taahhüt etmelidirler.

Görevlerin birbirine bağlılığını ve bağımlılığını vurgulayın

Projeler birbirine bağlı faaliyetler içerir ve projenin başarılı olması için bazı aktivitelerin sırayla gerçekleşmesi gerekir. Proje gerçekleştirilen faaliyetlerin hangi noktalarda ve nasıl nasıl kesiştiğini vurgulamalıdır. Proje yöneticisi, ekip üyelerine görevlerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu ve her bir kişinin diğer ekip üyelerinin yararına nasıl mükemmel bir iş çıkarması gerektiğini gösterirken, herkesi birbirini sorumlu tutmaya teşvik eder .

İşleri takip edin

Ekip üyeleri taahhütte bulunduğunda, tüm ekip görevin tamamlanacağına güvenebilmelidir. Görevler atanırken, proje yöneticisi ekip üyelerinin sözlerini tutmasını sağlamalıdır. Hesap verebilirlik felsefesi sorumluluk atmosferi oluşturduğunda, her konu proje yöneticisinin takibine kalmayacak grup dinamikleri devreye girecektir.

Proje yöneticileri zaman zaman bir taahhüdün neden karşılanmadığına ilişkin derinlemesine sorular sorabilirler. Hesap verebilirliğin olduğu ortamlarda sorumlu kişi hatanın sorumluluğunu alır, işi tamamlamaya ve performanstaki eksiklikleri telafi etmeye istekli olur.

Hesap verebilirlik ve sorumluluk, projelerin başarısı için kritik öneme sahiptir. Güçlü hesap verebilirlik felsefesi, projeler için gerekli sorumluluğu almayı sağlamanın ilk adımıdır.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Geri Bildirim

Bir Cevap Yazın

ŞU ''FEEDBACK'' DEDİKLERİ | Kariyerim Dergisi

Bireysel performansı değerlendirmek, organizasyonel ve kişisel iyileştirmeleri gerçekleştirmek, hataları düzeltmek ve değişimi başlatmak için geri bildirimi kullanan bir dünyada yaşıyoruz.

İki tür geri bildirimden söz edebiliriz;

Olumlu geribildirim: İyileştirme veya faydayı artırma eğiliminde olan geri bildirim
Olumsuz geribildirim: Durdurma veya başlangıca döndürme eğiliminde olan geri bildirim

Olumlu geri bildirim, çıktıyı veya performansı artırmak için kullanılırken, olumsuz geri bildirim istenmeyen davranışı azaltmaya veya durdurmaya çalışır. Kuruluşlarda geri bildirim vermek, performans, verim veya iyileştirme için bilgiyi bireye veya gruba geri iletmektir.

Geri bildirim güçlü bir iletişim aracıdır ve hem olumlu hem de düzeltici eylemler için kullanılmalıdır.

Projelerde sürekli ve en kısa sürede geri bildirim vermek gerekir. Planlı bir zamanı olmaz, projenin kapanışı beklenmez. Resmi olması gerekmez gayri resmi olabilir.

Yapılan hatalar

Hiç geri bildirim vermemek – Geri bildirimden kaçınmanın paydaşlar ve proje ekibi üzerinde çok büyük etkisi olabilir. Geri bildirim vermemek, iş düzgün yapılsa bile kızgınlığa, düşük performansa ve iletişimsizliğe neden olabilir.
Geri bildirimi geciktirmek – Proje yöneticileri, geri bildirim vermeyi potansiyel çatışma kaynağı görebilirler. Kaçınmak, sorunları sadece erteler, ortadan kaldırmaz. Sorunları çözmenin en iyi yolu bir an önce yüzleşmektir. PMBOK “Başarılı çatışma yönetimi, daha fazla üretkenlik ve olumlu çalışma ilişkileri ile sonuçlanır.” demektedir.
Sadece olumsuz geribildirim vermek – Doğru zamanda olumlu geribildirim vermek proje ekibi için büyük motivasyon kaynağı olabilir. Yalnızca olumsuzları görmek ve olumluları yalnızca “işlerini yapan” ekip üyeleri olduğuna inanmak yanlıştır.
Geri bildirimde spesifik olmamak – Yapılacak yorumun nedenini açıklamak gerekir. Örneğin “Toplantıya çok geç kaldınız, bir daha olmasın” demek yerine “Bu sabahki toplantıya geç kaldığınız için diğer tüm katılımcılar bir sonraki toplantılarını ertelemek zorunda kaldılar. Siz gelene kadar başlayamadık çünkü durum kritik olduğu için herkesin olması gerekiyordu. Lütfen gelecekteki toplantılara zamanında gelmeye çalışın.”
Tutumu Dikkate Almamak – Geri bildirim kötü yapılırsa, işleri daha kötü hale getirebilir. Dinleyicilerin kim olduğunu ve onlardan nasıl tepki vermelerini beklediğinizi iyi düşünün. Olumsuz geri bildirimi reddedecekler mi? Bahane uyduracaklar mı? Geri bildirimleri başkalarının önünde mi yoksa özel olarak mı kabul etmeyi seviyorlar?
Sonuca ulaşamamak – Geri bildirimin etkisi olup olmadığını izleyin. Geri bildirim verirken, beklenen davranışın/performansın ne olduğunu belirttiğinizden emin olun. Ekip üyelerinizden beklediğiniz temel davranış veya performans nedir? Geri bildirim sonrasında ekip üyesi ile anlaşmaya varmalısınız. Her zaman haklı olduğunuzu ve ekip üyesinin değişmesi gerektiğini düşünmeyin.Genel proje performansı düşüyorsa, performans beklentilerini küçümsemeyin.

Nasıl yapılmalı?

Geri bildirim, belirli olaylara veya durumlara atıfta bulunmalıdır. Örneğin “Toplantılara her zaman geç kalıyorsun” demek yerine “Son 4 haftanın haftalık durum toplantılarına ve geçen hafta Perşembe günü yapılan risk değerlendirme toplantısı da dahil olmak üzere birçok toplantıya geç kaldınız” demek daha doğrudur. Aynı yaklaşımın olumlu geribildirim için de geçerli olduğunu unutmayın.

Davranışın veya olayın etkisi açıklanmalıdır. Bir teslimat geç tamamlandıysa, sonraki görevleri ve aktiviteleri öteleyebilir, maliyeti artırabilir ve süreyi uzatabilir. Proje ekip üyesi sürekli işe geç geliyorsa, diğer ekip üyelerinin moralini bozabilir ve üretkenliği azaltabilir. Kötü performansın etkisi açıklanmadan, düzeltici geri bildirimin daha az etkili olacaktır. Aynı şekilde, olumlu geribildirim, proje ekip üyesinin eylemlerinin faydalı etkisini içermelidir.

Dikkat edilmesi gerekenler

Ölçülebilir – Yukarıdaki örnekte, zaman faktörü geri bildirim konusuydu. Ölçülebilir hale getirmek için proje ekip üyesinin ortalama olarak ne kadar geç kaldığını (gecikme süresi vb.) ekleyin.
Başarılabilir – Yapılan geri bildirimler sonucunda hemen iyileşme olmayabilir, belirli bir süre içinde kademeli olarak iyileşme gerçekleşebilir.
Gerçekçi – Yeni mezun ve/veya acemi proje ekip üyesinin yüksek kaliteli sonuçlar üretebilmesi gerçekçi olmayabilir. Geri bildirim verilmesini gerektiren çok sayıda düşük kaliteli sonuç üretebilirler ancak onlardan mükemmellik beklemek gerçekçi olmaz. Gerçekçi olmanın altında yatan varsayım, ekip üyesinin gerekli işi yapmak için uygun becerilere sahip olmasıdır.

Yapılmaması Gerekenler

Herhangi bir geri bildirim vermemek
Bir durumdan sonra olumlu veya olumsuz geri bildirim vermek için çok uzun süre beklemek
Kötü performansı erkenden düzeltmemek
Olumlu performansı yeterince erken fark etmemek
Spesifik olmamak, örnek vermemek
Geri bildirim vermek için önceden belirlenmiş bir zamanı beklemek
Duygusal yaklaşmak
Geri bildirimi küçümsemek
Olumsuz geri bildirim vermeniz gerektiğinde olumlu geri bildirim vermek ya da tam tersi
Başkalarıyla karşılaştırmak
Çift yönlü geri bildirim verme fırsatı sağlamamak

Öneriler

Alıştırma ve prova yapın.
Kitlenizi tanıyın ve mesajınıza nasıl tepki vereceklerini düşünün. Özellikle olumsuz geri bildirimleri duymak zordur, bu yüzden onu dinlenecek ve unutulmayacak şekilde iletin.
Beklentilerinizi önceden belirleyin
Özellikle olumsuz geri bildirimleri birebir iletin. Diğer ekip üyelerinin önünde yapmayın.
Olumlu geribildirim verin.
Sakin bir ses tonu kullanın.
Gerçeklere bağlı kalın ve duygusallaşmayın. Sakinlik, mesaja güven ve ciddiyet verir.
Daha sonra başvurmak üzere yazılı hale getirin.
Uzun vadeli düşünün, sadece mevcut projedeki performansı düşünmeyin. Ekip üyesinin sonraki projelerindeki performansını ve kariyerlerini düşünün. Onlara yaşamları boyunca kullanabilecekleri geri bildirimler verin.
Hemen geri bildirim verin. Geri bildirim ne kadar gecikirse, etkinliğini katlanarak kaybeder.
Projenin başlangıcında erken ve sık geri bildirim verin.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yönetiminde Eleştirel Düşünme

Bir Cevap Yazın

How Can We Stop Prejudice in a Pandemic?

Eleştirel düşünme, projelerde kararlar alırken gerçekleri, spekülasyonlardan ve hüsnükuruntulardan ayırt etmeye yarar. Proje Yöneticisinin kendisinin ve paydaşların önyargılarını anlamayı, proje sonuçlarını elde etmek için rasyonel akıl yürütmeyi mümkün kılar.

Eleştirel düşünme, karar vermek için gerçekleri bulmak ve anlamaktır. Amaç, mümkün olduğunca rasyonel olmak, rasyonel kalmak ve en iyi seçenekleri bulmak için durumları ve bilgileri eleştirel olarak değerlendirmektir. Sürü zihniyeti veya fikir birliği yerine mantığa öncelik veren etkili iletişim ve problem çözme yeteneklerinin bir parçasıdır.

Projeler, çıkarlarını ön plana çıkarmaya çalışan ve fikirleri olan birden fazla paydaşın bulunduğu karmaşık işlerdir. Gelecek hakkında tam bilgiye sahip olunmadığı için çeşitli varsayımlarda bulunmak zorunda kalınır. Ne yazık ki, doğru fikirlere dayanmayan ve açıklığa kavuşturulmamış varsayımlara dayalı başarılı bir proje olamaz. Bu nedenle, düşünerek, görüşleri gerçek süzgecinden geçirerek ve verileri doğru bir şekilde değerlendirerek başarı şansımızı artırabiliriz.

Eleştirel düşünme birini eleştirmekle ilgili değildir. Eleştirel düşünme, önyargıları ele almak, belirli tercihler ve görüşler için temelleri anlayarak ekip ve paydaşlar arasında daha kapsamlı tartışmaları teşvik etmektir. Durumu daha iyi anlayarak, sorunlara daha uygun ve hızlı çözümler bulunabilir.

Projelerinizin planlaması, izlenmesi ve kontrolü hakkında eleştirel düşünmeyi amaçladıysanız, bu yardımcı olacaktır. Bu aşamalar genellikle daha fazla varsayıma, beklentiye ve tahmin zorluğuna sahiptir.

Nihai amaç elbette projenin zamanında, bütçe dahilinde ve doğru kapsam unsurlarıyla teslim edilmesidir. Ancak bunu başarmak için eleştirel düşünmeyi uygulamamız ve birkaç bilinmeyeni azaltmamız gerekiyor.

İlk olarak, varsayımlara ek olarak riskleri ve sorunları açıklığa kavuşturmak gerekir. İkinci olarak, verilecek mesajların açık olması gerekir. İnsanların önyargıları ve inançları vardır. İhtiyacımız olan son şey, yanlış yorumlama ve paydaşlardan gelen direnç olacaktır. Eleştirel düşünme, iletişimi iyileştirmeye yardımcı olur. Üçüncüsü, belirli zamanlarda alınan çeşitli kararların projenin sonucunu nasıl etkilediğini anlamaktır. Yalnızca uzmanlığa ve sezgilere güvenmek yeterli değildir, diğerlerini de konuya dahil etmeniz gerekir. Eleştirel düşünme, etkiyi daha iyi görmenizi sağlayacak kişisel önyargılarınız ve düşünce tarzınızda yardımcı olur.

Öneriler

İyi analiz edilmiş bir durum veya belirli bir yöntemi takip etmek için oluşturulmuş argüman, projeyi boşa harcanan kaynaklardan kurtarabilir.
Kendinizi önyargılardan veya dar görüşlerden korumanın bir yolu, başkalarından görüşlerini paylaşmalarını istemektir. Duyduklarınız her zaman hoşunuza gitmeyebilir. Açık fikirli ve başkalarına karşı hoşgörülü olmak, projenize zarar verebilecek bazı önyargılarınızı ortaya çıkarabilir.
Düşünce sürecinizde eleştirel olmaya çalışırken, tüm paydaşları göz önünde bulundurmanız gerekir. Onlarla aynı fikirde olmasanız bile görüşlerini göz önünde bulundurup, projeyi olumsuz etkileyebileceğini düşündüklerinize meydan okumanız gerekir.
Farklı bakış açılarından faydalanmak, büyük resmi görmek ve durumu anlamak istiyorsanız, ilgi göstermeniz gerekir.
Eleştirel düşünmenin amacı kendini haklı çıkarmak değildir. Yanıldığınızı kanıtlasa bile gerçeğin ne olduğunu bulmakla ilgilidir. İyi liderler, hatalı olduklarını kabul ederler. Hatanızı kabul ederseniz meslektaşlarınızın saygısını kazanır, daha iyi sonuçlar alırsınız.
Bazen yöneticiler sorgulanmaktan hoşlanmazlar. Dolayısıyla, önyargının farkında olmanıza rağmen projeye zarar verebilecek fikirlerini değiştirmek zordur. Bire bir görüşmeler yapmak, gerçekleri rakamlarla sunmak veya yöneticinin yolyolunu seçmenin sonuçlarını ele almak, görüşlerini değiştirmeye yardımcı olabilir.
Gerçekçi olmayan beklentiler, paydaş önyargılarından kaynaklanabilir. Belirli bir çözümün tüm sorunlarını çözeceğini veya projenin gereken sürenin yarısında teslim edilebileceğini düşünebilirler. Bireyler bu beklentilere sahip olduğunda, projeye başlamanın bile zaman kaybı olduğunu düşünebilecekleri için proje çıktıları hakkında mantıklı tartışmalar yapmak zorlaşır. Bunları erkenden belirlemek, doğru bir iletişim planı hazırlamak faydalı olabilir.
Uluslararası yürütülen projelerde yanlış anlama yaygındır. Farklı kültürler, girdi veya çıktıları beklenmedik şekilde yorumlayabilir. Grup olarak eleştirel düşünmek zordur. İçeriği açıklamak, karmaşık senaryoları/çabaları vurgulamak, beklentileri ve tanımları netleştirmek için ek zaman harcamak gerekebilir.
Projelerde bazı kritik soruların sorulmadığı ve varsayımlara dayalı olarak sonuçlar çıkarıldığı olabilir. Doğru soruyu sormadan doğru cevabı alamazsınız. Hatanızı düzeltmek ve yaklaşımınızı ayarlamak için doğru soruları sormak gerekir.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.

Proje Yöneticisi ve Empati

Bir Cevap Yazın

The Good, Bad And Ugly Of Empathy

Empati, proje yöneticisinin geliştirmesi gereken en önemli özelliklerden biridir. Proje ekibinin ve müşterinin ihtiyaçlarıyla uyumlu olmaya ve bu ihtiyaçları anlamaya ne kadar çok çaba harcanırsa, projenin başarılı olma şansı o kadar artar.

Gerçek empati, değişiklik yapmak için zaman ayırmayı ve karşınızdakilerle bağlantı kurmak için yüz yüze sohbet etmeyi gerektirir. Bu yüzden empati kurmak kısaca geçiştirebileceğiniz bir şey değildir. Çok çaba gerektirir ve projenin sonucu söz konusu olduğunda her şeyi değiştirebilir.

Müşteriler

Müşterinin ihtiyaçlarına karşı anlayışlı olmak, proje yönetimi söz konusu olduğunda ilk kurallardan biridir. Çoğu zaman göründüğü kadar basit değildir.

Müşterilerle olan ilişkiyi düzenli kontrol etmek ve değerlendirmek önemlidir. Projelerde baskı altında çalışılır. Son teslim tarihlerine ve ayrıntılara takılmak, birlikte çalıştığınız kişilerle olan bağlantılarınızı kaybetmek anlamına gelebilir.

Hayal kırıklıklarını sadece kabullenmek değil hissetmek gerekir. Her müşterinin farklı olduğunu unutmamak gerekir. Farklı müşterilerin benzersiz hayal kırıklıklarını anlamanın ve ele almanın önemli olduğu unutulmamalıdır. Süreç veya sonuç müşterinize uymuyorsa, kendinizi haklı çıkaracak açıklama veya mazeret bulmaya çalışmayın. Bazen sürecinizi veya sonucu uygun şekilde ayarlamanız gerekebilir.

Müşterilerle onları rahat hissettirecek şekilde iletişim kurmak gerekir. Müşterinin nasıl iletişim kurmayı tercih ettiğini sormak gerekir. Telefon, e-posta, Excel mi tercih ediyorlar? Cevap vermekte zorlandıkları bir ortam aracılığıyla mesajlar göndermek, rahatsız hissetmelerine neden olabilir.

İsteklerin arkasındaki nedenleri araştırmak gerekir. Bir müşteriden gelen beklenmeyen istekler bazen sinir bozucu olabilir, ancak talebin gerçek değerine odaklanmanız gerekir. Talep saçma görünse de, genellikle arkasında bir motivasyon vardır.

Müşteri üzerinde asla göremeyeceğiniz veya tam olarak kavrayamayacağınız baskılar olabileceğini unutmayın. Hızlı yargıda bulunmak yerine, neden belirli bir talepte bulunduklarının kökenine inmeye çalışmak gerekir. Bazen, projeyle ilgili hiçbir şeyi değiştirmek gerekmeyebilir, sadece müşterinin endişesini gidermek anlamına gelebilir.

Proje Ekibi

Proje Ekibi ile ilgilenilmesi gerekir. Çıkarları gözetilmeli ve herhangi bir konuda görüşmek istediklerinde Proje yöneticisine rahatlıkla ulaşabilmelidirler.

Adil bir çalışma ortamı yaratmak için empatiyi kullanılmalıdır. Projelerin doğaları gereği benzersiz olmaları sebebiyle çalışpma şekillerinin doğru uyarlanmaları gerekir. Örneğin, ekipte aynı anda yalnızca bir veya iki proje üzerinde çalışmayı seven bir kişi olabilir. Ekibinizdeki bir başkası, müşterilerle doğrudan konuşmayı zor bulabilir.

Bu farklılıkların farkında olmak ve proaktif yaklaşmak önemlidir. Proje yöneticisi, esnek ve empatik ise, ekipteki herkes için optimum çalışma ortamı yaratabilir.

Projenin sorun haline gelmesine izin vermemek gerekir. Proje Yöneticisinin projeleri yönetme şekli, proje ekibinin çalışma ortamı üzerinde önemli etkiye sahiptir. Projeler plana göre gitmediğinde, olumsuz bir dil kullanmaktan kaçınmak gerekir. Alaycı terimler dahil olmak ü<ere kullanılmamalıdır. Proje ekibinin moralini tahmin edilenden daha fazla etkileyebilir.

Özellikle zor zamanlarda ekip olarak şakalaşabilmek önemlidir. Proje yöneticisi olarak ekibin günlük olarak kullandığı dil takip edilmelidir. Bu yaklaşım, olumsuz bir zihniyetin gelişmesini engellemeyi sağlayacaktır. Proje “sorun” ile eş anlamlı hale gelirse, ekip üzerinde çalışmak istemeyecektir.

Projeler

Proje yöneticileri projenin kendisi için empati kurmalıdırlar. Hiçbir proje tam olarak aynı değildir. Bir projeden öğrenilenleri alıp diğerlerine uygulamak kesinlikle mümkün olsa da, başarıyı garantilemez. Beklemeyen zorluklarla karşılaşılabilir. Proje yöneticisi kendini, projenin plana göre gitmediğini düşünürken bulabilir. İşin püf noktası şudur: bir projenin nasıl gelişeceğine dair hiçbir zaman gerçek anlamda kusursuz bir plan oluşturamazsınız. Proje hakkında tam bir anlayış geliştirmek, proje yöneticisi rolünün doğasıdır ve buna yol boyunca karşılaşacağı tümsekler de dahildir.

Projenin başından itibaren neden önemli olduğunu Proje yöneticisi sorgulamalıdır. Bu yaklaşım, müşterinin işini ve müşterilerini anlamaktan daha fazlası anlamına gelir. Projenin neden önemli olduğunun, son kullanıcılar için neyi başarılacağının ve nasıl bir fark yaratılacağını anlamak için zaman ayırmak gerekir. Zor zamanlarda, Proje Yöneticisi ilk proje toplantısını ve gerçekten neyi başarmak için yola çıktığını kendine hatırlatmalıdır. Bu sayede, bağlam korunmuş olunur. Sadece projeyi bitirmeye odaklanmak yerine, birileri için gerçek bir fark yaratacak bir şey üzerinde çalıştığını Proje Yöneticisi kendine hatırlatmalıdır.

Empati kurmak, müşterileri ve ekiple daha yakın ilişkiler geliştirmek için önemli bir faktördür. İlişkiler geliştiğinde, projeler gelişir.

Neler yapılabilir?

Müşteriyle düzenli görüşmeler – gündemi bir kenara bırakın ve bunun yerine yakınlık kurmaya odaklanın
Ekip için anket veya süreçlerin nasıl iyileştirileceğine ilişkin öneri çalışmaları
Proje sırasında beklenmedik durumlarla nasıl başa çıktığınıza dair ekibiniz için, olumlu noktalara ve öğrenme deneyimlerine odaklanarak hazırlanmış sunumlar.

Türkçe eğitimler

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Program YönetimiProgram Yönetimi süreci ve teknikleri açıklanarak program yöneticilerinin geliştirilmesi

Proje Portföy YönetimiPMI'ın Portföy Yönetimi Standartının 4. Versiyonu doğrultusunda kavramlar, süreçler, araç ve teknikler anlatılmaktadır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Proje Ölçütleri ve Ölçüt YönetimiÖlçemediğinizi yönetemez, doğru ölçemediğiniz konularda doğru kararları vermezsiniz.

Projelerde Temel Performans Göstergeleri - KPIProjelerde KPI'ları Belirleme ve Ölçümleme

Proje Yönetimi Dokümanları ve UygulamalarıProjelerde kullanılan dokümanlar ve içerikleri, örnek şablonlar, dokümantasyon yönetiminin temel ilkeleri

Projelerde Süre Kısaltma TeknikleriProjelerde Zaman Yönetimi ve Süre Kısaltmaya Yönelik Teknikler

İngilizce eğitimler

Program ManagementSupporting program managers by explaining the Program Management process and techniques

Managing Project Stakeholder RelationshipsWe have to understand and manage project stakeholders to successfully complete projects.