Bir çok projeye yönetimlerin kafadan atma bitiş tarihleri ya da satış, pazarlamacıların işi kapmak için müşterilere verdikleri yanlış taahhütlere dayanılarak başlanıyor. Tepeden inme, baskıcı süre veya bütçeler çoğu zaman aşılıyor.

Projelerde süre ve maliyet tahminlerinin başarısı tahmini yapanların ve şirketin o konudaki deneyimine bağlıdır.

Projelerde tahmin kolay bir süreç değildir ve projeden projeye farklılık gösterir. Önemli olan işi yapacakların tahmin sürecine dahil edilmeleri ve gerçekçi tahmin yapmaları için gereken süre ve ortamın yaratılmasıdır.

Bazı önemli noktalar;

• Tahmin yapmak için belirli girdilere ihtiyaç duyulur. Girdilerin yetersiz olması durumunda tahminlerin geçersiz olması, yanlış planlama ve yürütmeye, proje hedeflerinin başarılamamasına yol açar.
• Her zaman yeterli girdi olmayabilir. Bu tip durumlarda tahminlerin bir aralık şeklinde yapılması ve toleransların belirlenmesi gerekir.
• Yetersiz girdi ile kesin sonuç beklemek, ekip üzerinde büyük bir baskı yaratır, olumsuz sonuçlara yol açar.
• Tahmin yapacakların işi daha küçük parçalara ayırmaları, tahmine ilişkin netliğin en yüksek olacağı düzeyde ele almaları gerekir.
• Bazı işlerin bitirilme süresi veya maliyeti önceden belli ise gerekli kaynakların doğru tahmin edilmesi ve edinilmesi gerekir.
• Proje başlangıcındaki süre ve bütçe tahminleri “kaba tahmin” olarak Kabul edilmeli ve detaylı planlama sonrasında tahminler netleştirilmelidir.
• Proje başında kazancın, faydanın belirlenmemesi tahminlerin yüksek olmasına sebep olabilir ya da tahminler sonucunda istenilen kazancın, faydanın elde edilemeyeceği anlaşılabilir.
• Yapılan tahminler nedenleri ile açıklanmadığı sürece şüphe ile yaklaşılır. Yönetimin süre ve bütçe üzerindeki sürekli baskısı fazla, aşırı tahminlere yol açar. Fazla tahminler yönetim tarafından aşağı çekilir, herkes amacına ulaşır. Örneğin 2 günlük işe çalışan 8 gün der, yönetim kızar 4 günde yap der. Yönetim mutludur %50 kısmıştır, çalışan mutludur %100 fazla zaman almıştır. Körler, sağırlar birbirini ağırlarken kaybeden şirkettir.
• Proje ile ilgili kişisel ve şirket geçmiş deneyimleri tahminleri doğrudan etkiler. Olası senaryolar altında en kötü durum düşünülerek başarılı olmak hedeflenir. Tahminlerin gerçekçi olması için proje ekibinin bir araya gelerek mevcut senaryolar ve varsayınlar altında altında gerçekçi bir plan yapması gerekir.
• Her işin her kaynakla aynı performansla gerçekleştirilebileceği varsayılmamalıdır. Tahmin zaman, kaynağın deneyim ve yetenekleri, ortam dikkate alınarak yapılmalıdır. İstenilen süre ve maliyette işi gerçekleştirecek kaynak ile eldeki kaynağın hangi koşullarda işi bitirileceği dikkatle irdelenmelidir.
• Tahmini yapan kişinin varsayımları doğrultusunda olabilirlik değerlendirmesi yapılmalıdır. Yönetici “benim çalışanım 2 günde yapar” diye düşünürken aynı çalışan “5 günde zor hallederim” diye düşünüyor olabilir.
• Tahmini yapanın fırsatları ve tehditleri dikkate alması gerekir. Yapılacak bir tahmin işi başladıktan sonra farklı sebeplerle değişikliğe uğrayabilir. Yapılan tahmine sadık kalmak veya güncellemek konusunda doğru kararların alınması gerekir.
• Tahmini yapanın bilinmeyen noktaların olası yansımalarını açıklayabilmesi gerekir.
• Beklenmedik durumlarda nasıl bir yöntem izleneceği ve tahminlerin ne şekilde gözden geçirileceği projenin başında belirlenmelidir.
• Tahmin yapanın iyimser ya da kötümser yaklaşımı tahminin çok farklı yapılmasına yol açar. Tahminlerin bir tolerans içermesi sağlandığında yanlış tahmin veya yapılan tahminin tutmamasına ilişkin yaptırımlar belirlenebilir.
• Proje müşterisinin baskı kurduğu durumlarda istenilen süre ve maliyette işi bitirebilmenin yol ve yöntemleri araştırılmalıdır. Gayri ahlaki veya gayri kanuni yollara başvurmadan uygun çözüm aranmalıdır. Eğer bulunamıyorsa proje alınmamalıdır.
• Kasıtlı yalan tahminleme ile projeye başlanıp sonradan mazeret ve suçlamalarla proje tahminleri değiştirilmemelidir.
• Tahminlerin tutmaması durumda tahmini yapan açıklama getirebilmelidir.
• Sonraki projelerde tahminlerin netliğini artırıcı dersler ilgili proje ekibi üyeleri tarafından yazılı hale getirilmeli ve paylaşılmalıdır.

Gerçekçi ve kaliteli tahmin projeye doğru kişilerin dahil edilmesi, ölçeklerin belirlenmesi ve süreçlerin iyi tanımlanmış olmasına bağlıdır.

Tahmin süreci ve yöntemi, tahminin kalitesinin belirleyicisidir. Tahminin netliği ise kaynağına ve geçmiş deneyimlere bağlıdır.

Neyin, nasıl ve kim tarafından yapılacağı belirlendikten sonra süre ve maliyet tahminleri yapılır.

Önemli noktalar;

• İşi yapacak kişilerin kendilerinden önceki ve sonraki aktiviteleri, yapılması istenilen zaman dilimini ve gereksinimleri (kalite kriterleriyle) dikkate alarak tahmin yapmaları beklenir. Örneğin acemi birinin bitirdiği işten sonra işe başlamak, ocak değil temmuz ayında işi yapmak, müşterinin spesifik bir talebi tahmini doğrudan etkileyecektir.
• Tahmini yapanın varsayımları tahmini değiştirir. İyimser ve kötümser bakış açısı çok farklı tahminler üretilmesine yol açabilir.
• İşin bildik yöntemlerle yapılması tahmini kolaylaştırıp, netleştirirken zaman ve/veya maliyet kazanımlarına ilişkin yeni yöntemlerin tercih edilmemesine yol açabilir.
• Geçici, kestirme çözümlerin tercih edilmesi süre ve maliyet tahminlerinin gerçekçiliğini kaybetmesine yol açar.
• Yapılan tahminde kullanılan tahmin tekniği doğru seçilmelidir. Geçmiş deneyimlere dayalı yazılı veriler şirket için doğru tahminleme yapılmasını sağlar. Geçmişte çok farklı gerçekleşme verilerine sahip aktivitelerde 3-nokta tahminleme yöntemi (PERT) kullanılabilir.
• Tahmin yapmaya ayırılacak kaliteli zaman ve efor önemlidir. Hızlı ve gereken önem verilmeden yapılan desteksiz tahminler daha büyük problemlere yol açar.
• Geçmiş proje kayıtlarından, tahminlerin kim tarafından hangi yöntemle yapıldığı ve gerçekleşme verileri alınmalıdır. Gerçekleşmeye ilişkin durum raporları incelenmeli, hangi koşullarda işin gerçekleştirildiği doğru anlaşılmalıdır.
• Uzman görüşü ile tahminleme yapıldığında varsayımlar, riskler ve olası beklenmedik durumlarda nasıl bir yol izleneceği belirlenmelidir.
• Geçmiş proje verilerinden elde edilen verilerin güncel duruma göre ayarlanması gerekebilir. Geçmiş ve mevcut dönem şartları masaya yatırılmalıdır.
• Geçmişte kaydı tutulmamış işler ile ilgili uzmanlardan görüş alınabilir ve tahminin konsensus ile verilemesi sağlanabilir.
• Benzer şirket, sektör standartı vb. emsal alınabilecek alanlar belirlenmeli, tahminlemede dikkate alınmalıdır.
• Proje tahminin doğru ve kaliteli olacağı noktaya kadar ayrıştırılmalı, gerekli detay seviyesinde aktiviteler belirlenmelidir.
• Yapılan tahminlerin diğer uzmanlarca doğrulanması sağlanmalıdır.
• Hiç deneyim olunmayan konularda internet araştırması, danışman ile çalışmak vb. yöntemler tercih edilebilir.
• Farklı sektör veya şirket deneyimlerine dayalı tahminlerin hangi faktörlere (çevre, altyapı vb.) dayandığına dikkat edilmeli, mevcut durum ile karşılaştırılmalıdır.
• Hiç deneyim yoksa ve emsal verilere ulaşılamıyorsa kabaca tahminler yapılmalı, proje ilerledikçe planlar güncellenmelidir. Proje başlangıcında tahminlerin netlike seviyesi belirtilmeli, giderek güncelleneceği paydaşlarla paylaşılmalıdır.
• Tek bir tahmin tekniği ile ilerlenmemeli, projenin doğasına ve gerekliliklerine göre aktivite özelinde tahmin tekniği tercih edilmelidir.
• Tahminlerin performansı ölçümlenmeli, olası sapmaların nedenlerine odaklanılmalıdır.
• Gerçekçi olmadığı düşülen tahminler masaya yatırılmalıdır.
• Süre ve efor gibi birbirini etkileyecek tahminler konusunda dikkatli olunmalı, ayrı ayrı ele alınmalıdır. Efor ve süre tahminleri ilgili proje ekip üyeleri tarafından onaylanmalıdır.
• Çalışanların mesailerinin %100’ünü projeye ayıramayacakları durumlar dikkate alınarak tahminleme yapılmalıdır.
• Tahminlerde olası durumlarda gerekebilecek efor, süre ve maliyetler belirtilmelidir.
• Tahminlere doğrudan etkisi olabilecek riskler belirlenmeli ve rezerv ayırılmalıdır. Tahmini yapan riski ve olası etkisini tanımlamalıdır.
• Tahmini etkileyebilecek bir durum geliştiğinde izlenecek yol belirlenmelidir.
• Projelerde atlanan işler küçümsemeye yol açabilir. Tahminlerin çok iyimser olması durumunda proje aktivitelerine tekrar göz atılması gerekir.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları₺349.99 4.4 (699 ratings)244 lectures, 26 hours