Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje yönetimi süreçlerinin çıktılarını toplamak, entegre etmek ve yaymak için kullanılan bilgi sistemi olarak tanımlanmaktadır.
Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri (PYBS), proje verilerinin kayıt altına alındığı yerdir. Proje Entegrasyon Yönetiminde Proje Yöneticileri, proje hedeflerine ulaşmak ve proje faydalarını gerçekleştirebilmek için artan veri ve bilgi hacmini Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri gibi otomasyon yoluyla çözebilirler.
Proje Yönetimi Bilgi Sistemleri Organizasyonel Çevre Faktörü olarak aşağıdaki süreçlerin girdisidir;
- Aktivitelerin Tanımlanması,
- Aktivitelerin Sıralanması,
- Maliyet Yönetiminin Planlanması sürecinde maliyet yönetimine ilişkin alternatifler sağlama,
- Kalite kontrol sürecinde süreç ve teslimatlara ilişkin hata ve sapmaların izlenmesi.
Proje İşlerinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi sürecinde PYBS, yazılımlara (MS Project vb.), iş onay sistemlerine, konfigürasyon yönetim sistemlerine, bilgi toplama ve yayma sistemlerine, bilgi tabanlarına erişime olanak sağlaması açısından öneriliyor. Otomatik veri toplama ve kilit performans göstergeleri ile ilgili raporlamada systemin bir parçası olarak görülüyor.
Aktivitelerin sıralanması sürecinde zaman çizelgesi geliştirme yazılımlarının aktivitelerin planlama, organize etme ve sırlamada kullanılabileceği, mantıksal ilişkilerin, öteleme ve öne çekmelerin PYBS ile yapılabilir.
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi sürecinde aktivite girdileri, ağ diyagramları, kaynaklar ve aktivite süreleri ile zaman çizelgesi oluşturulabilir.
Zaman Çizelgesinin Kontrolü sürecinde planlanan ve gerçekleşen süreler izlenebilir, sapmalar ve ilerleyiş zaman çizelgesi temel çizgisi doğrultusunda raporlanabilir, değişikliklerin zaman çizelgesine etkilerinin öngörülmesini sağlanabilir.
Maliyetlerin Tahmin Edilmesi sürecinde tablolar (Excel vb.), simülasyon yazılımları ve istatistiksel analiz araçları maliyet tahminlerine destek olabilir. Bu araçlar maliyet tahminlerini basitleştirip, alternatiflerin hızlı değerlendirilmesini sağlar.
Maliyetlerin Kontrol Edilmesi sürecinde Kazanılmış Değer Yönetimine ilişkin 3 parametre (Planlanan Değer, Kazanılmış Değer ve Gerçekleşen Harcama) izlenebilir, grafiksel eğilimlere ve farklı proje sonuçlarına ilişkin öngörülere erişilebilir.
Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinde kaynak havuzlarının planlanlaması, organize edilmesi ve yönetilmesi, kaynak tahminlerinin yapılması için kullanılabilir. Kullanılan sistemlerin özelliğine göre kaynak optimizasyonu için kaynak kırılım yapıları, kaynak uygunluğu, kaynak oranları ve takvimler tanımlanabilir.
Proje Ekibinin Yönetilmesi sürecinde proje aktivitelerinde yer alan proje ekip üyelerinin koordinasyon ve yönetiminde kullanılabilir.
Kaynakların Kontrol Edilmesi sürecinde doğru kaynakların, doğru aktivitelerde, doğru yer ve zamanda dağılımını güvenceye almak için kullanılabilir.
İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaşların ihtiyaç duydukları bilgiye zamanında erişebilmeleri için kullanılır. Proje bilgileri aşağıdaki çeşitli yollarla yönetilip dağıtılabilir;
- Elektronik Proje Yönetimi Araçları – Proje yönetimi yazılımları, toplantı ve sanal ofis destek yazılımları, web arayüzleri, proje portal ve göstergeleri, ekip çalışması araçları
- Elektronik İletişim Yönetimi– E-posta, faks, sesli mesaj, telefon, video konferans
- Sosyal Medya Yönetimi – Web siteleri, bloglar, forum siteleri
İletişimlerin İzlenmesi sürecinde iletişim yönetimi planı doğrultusunda iç ve dış paydaşların ihtiyaç duydukları bilgilerin toplanması, saklanması ve dağıtılması için kullanılabilir. Bu sistemlerde tutulan bilgilerin doğruluğu ve verimliliği izlenmeli ve değerlendirilmelidir.
Risk Yanıtlarının Uygulanması sürecinde zaman çizelgesi, kaynak ve maliyetlere yönelik yazılımlar riske yanıt planlarını ve ilgili aktiviteleri projeye entegre bir şekilde diğer aktivitelerle birlikte güvenceye almayı sağlar.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
