Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu (Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) 6. Versiyonu 2017 yılı Temmuz ayında yayınlanacak.

PMP® Sınavı ise 2018 yılında bu kitap doğrultusunda yapılmaya başlanacak.

PMI, proje yöneticisi rolünü her sektör için geçerli olacak şekilde tanımlar. Bu kitapla birlikte Yetenek Üçgeni (Talent Triangle) özellikle vurgulanan konulardan birisi. Proje Yöneticileri iş yönetimi, teknik proje yönetimi ve strateji&liderlik konularında bilgi sahibi olmalıdırlar.

PMBOK 6’da neler değişiyor;

• İlk 3 bölüm neredeyse yeniden yazılmış. İş değeri yaratma ve organizasyonel değişimde proje yönetiminin önemi özellikle vurgulanıyor.
• Çevik (Agile) kavramı tüm bilgi alanları ile ilişkilendirilmiş. Proje Yöneticilerinin Agile konusunda farklı kaynaklardan kendilerini geliştirmeleri gerekiyor.
• Proje Yöneticisi lider, işin uzmanı ve stratejik düşünen olarak konumlanıyor.
• Tüm Bilgi alanları belirli başlıklar altında inceleniyor; Anahtar Kavramlar, Çevik Yaklaşımlar, Değişebilir/Dikkate Alınması Gereken Özellikler, Eğilimler, Döngülü ve Uyarlanabilir Ortamlarda Ortaya Çıkan Deneyimler.
• Proje İnsan Kaynakları Yönetimi bilgi alanının adı değişiyor ve Proje Kaynak Yönetimi oluyor. Mevcut kitapta Zaman Yönetimi içinde olan Kaynak atamaları bu bilgi alanı altına geliyor.
• Proje Zaman Yönetimi, Proje Zaman Çizelgesi Yönetimi oluyor. Burada kendi yorumumu ekledim. Time yerine Schedule yazılmış sadece.
• Risk Yanıtlarının Uygulanması, Proje Bilgilerinin Yönetimi ve Kaynakların Kontrolü yeni eklenen maddeler.
• Tedariklerin Kapatılması kitaptan çıkarılmış çünkü genelde tedarikleri veya sözleşmeleri proje yöneticileri kapatmıyor.

PMP® Sınavını geçmek için öncelikle sınava girenin kendini aşağıdaki özelliklerde görmesi önemlidir. Pratik hayatta yaptıklarınız ile sınavdaki soruları yanıtlamaya kalkarsanız yanlış cevabı seçeceksiniz. Aşağıdaki maddelerde yer alan özelliklerin sizde ve şirketinizde olduğunu varsayarak soruları cevaplamalısınız;

• Proje Yöneticileri dünyayı kurtaracak mükemmellikte ve donanımdadır.
• Proje Yöneticisi için proje birinci önceliktedir.
• Proje Yöneticileri Araç ve Tekniklerin değerinin farkındadır ve büyük bir projeye nasıl uyarlayacaklarını iyi bilirler. Farklı ülkelerden 200 kişi ve 100 milyon dolar üzerinde bir proje hayal edilmelidir.
• Proje Yöneticileri PMBOK’ta bahsedilen tüm güce sahiptir ve gerçek hayatta uygulayabilirler.
• Proje Yöneticisi proje başlangıcında atanır daha sonra değil.
• Proje Yöneticisi proje yönetim süreçlerini çok iyi bilir.
• Şirketler proje seçimlerini resmi bir yolla yaparlar ve seçilen projeler stratejik hedeflerle uyumludur.
• Proje Yöneticisi projenin neden yönetim tarafından onaylandığını bilir ve planlama, yürütme aşamalarında hedeflere ve iş gerekçesine uygun gerçekleştirilmesine gayret eder.
• Ekip üyeleri motivedir, katılımcıdır, proaktiftir ve mikro yönetime gerek duyulmaz.
• Proje Yöneticisi kapsam, zaman, maliyet, kalite, kaynaklar ve müşteri memnuniyeti için planlama, yürütme, değerlendirme ve kontrol için zaman harcar.
• Şirket içinde rol ve sorumluluğu net olarak tanımlanmış bir Proje Ofisi vardır.
• Şirketin proje yönetimi politikası mevcuttur ve proje yöneticisi bu politika doğrultusunda projesini yönetir. Bu politikada proje yönetim metodolojisi, risk ve kalite prosedürleri gibi başlıklar yer alabilir.
• Proje, bir programın ya da portföyün parçası olabilir. Projenin diğer projelerle olan etkileşimi proje yöneticisinin yaptığı işi çok etkileyebilir.
• Şirketin geçmiş projelere ilişkin tüm yazılı kayıtları mevcuttur. Proje yöneticisi geçmiş proje bilgilerini kendi projesini planlamada kullanır. Kendi projesinin bilgilerini ve çıkardığı dersleri kurumsal bilgi tabanına kaydeder.
• Proje Yöneticisi şirketin mevcut sistem ve kültürü doğrultusunda çalışır ve bu sistemlerin geliştirilmesi için girdi sağlar.
• Her projenin projenin başladığını onaylayan ve proje yöneticisini duyuran bir proje başlatma belgesi vardır.
• İş Kırılım Yapısı her projede kullanılır.
• Proje Yönetim planı, bir dizi plandan oluşur, proje yöneticisi gerçekçi bir plan yaratmak için ne yapılması gerektiğini bilir.
• Proje Yöneticisi, proje yönetim planına ek olarak gerekli diğer dokümanları projenin planlanması, yürütülmesi ve kontrolü için hazırlar ve saklar.
• Paydaşlar tüm proje sürecine dahil edilmelidirler. Projeyi planlarken, iletişim ve paydaş yönetim planını hazırlarken ihtiyaçları dikkate alınmalıdır. Paydaşlar risklerin belirlenmesinde de önemli rol oynarlar.
• Ekibin normal işleri ile proje işleri dengelenmiştir.
• Altın kaplamaya izin verilmez.
• Aksi belirtilmedikçe güçlü matris organizasyon vardır ve bu kolay gibi görünen motivasyon ve çatışma çözüm teorilerini beklendiğinden zor hale getirebilir.
• Proje Yöneticisi ilgili araç ve süreçleri kullanmada profesyonel sorumluluk sahibi olarak davranır.
• Planlama çok önemlidir ve tüm projeler planlanmalıdır.
• Proje Yöneticisi, projeyi planlarken ekibin ve paydaşların girdileri ile davranır, kendi başına hareket etmez.
• Planlama, PMBOK’ın hangi süreçlerinin kullanılacağına karar verme bu süreçlerin nasıl kullanılacağına ilişkin belirlemeyi içerir.
• Kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik ve paydaş yönetimi planlanmalıdır. Bunlara yönetim planları denir ve her bilgi alanı için bir tane olmalıdır.
• Mümkünse, tüm yapılacak işler ve paydaşlar proje yürütmeye başlamadan önce belirlenmelidir.
• Proje Yöneticisi kalite ölçümleri için kalite ölçütlerini belirlemelidir.
• Proje Yöneticisi süreçlerin sürekli gelişimi için plan yapmalıdır.
• Proje Yöneticisi ekip ve paydaşların ödüllendirilmesi için bir sistem geliştirmelidir.
• Proje ekibindeki herkesin rol ve sorumlulukları net olarak tanımlı ve dokümante olmalıdır. Örneğin raporlama sorumlulukları, risk yönetimi görevlendirmeleri, toplantı katılımı, yapacakları iş vb.
• Proje Yöneticisi risklerin tanımlanmasına odaklanmalıdır.
• Paydaşlar ve proje ekibi, risk tanımlama ve diğer risk ile ilgili görevlere atanmalıdırlar.
• Proje Yöneticisi riskleri yönetmenin zaman ve maliyet kazancı konusunda ikna olmuştur.
• Risk Yönetimi bitmeden maliyet ve zaman çizelgesi çalışması bitemez.
• Proje Yöneticisi proje bitiş tarihine ulaşma, kısıtları ve hedefleri tutturmayı sürekli değerlendirir. Projede yürütme başlamadan olası anlaşmazlıkları çözmek için Yönetim ile toplantı yapar. Proje Yöneticisi gerçekçi olmayan zaman çizelgelerinin kendi suçu olduğunu bilir.
• Proje Yöneticisi, temel çizgilere göre performansı ne zaman ve nasıl ölçümleyeceğini planlar, ayrıca yürütmede proje performansını takip edebilmek için gerekli ölçümleri belirler.
• Proje Yönetim planı gerçekçi olmalıdır ve herkesin başarılacağına inanması gerekir.
• Proje, Proje Yönetim Planına göre gerçekleştirilir.
• Proje Yöneticisi, ölçümlerini proje yönetim planı doğrultusunda ve tüm proje yaşam çevrimi boyunca yaparak proje durumunu izler.
• Projeler istenen zaman ve maliyet hedeflerini tutturabilmek için proje süresince güncellenebilir.
• Gecikmeler gelecekteki işlerin ayarlanmasıyla giderilir, daha fazla zaman istenerek değil.
• Proje Yöneticisinin otoritesi ve gücü vardır. “Hayır” diyebilir, müşteri faydasına yönelik proje işlerinin kontrolünü sağlar.
• Proje Yöneticisi diğerlerinin hiç bir şey için için bir şey alamayacaklarını anlamalarını sağlar.
• Kapsam değişiklikleri zaman, maliyet, kalite, risk, kaynaklar ve müşteri memnuniyetine etkileri açısından değerlendirilmelidir.
• Proje Yöneticisi herkesin projede ne olup bittiğini bilmesini sağlamalı ve paydaşların güncel beklentilerini bilmelidir.
• Proje Yöneticisi, insan kaynakları sorumluluğunu anlamalı ve ciddi bir biçimde ele almalıdır.
• Proje Yöneticisi ekip geliştirme ve yüksek ekip performansı sağlamak için vakit harcamalıdır.
• Proje Yöneticisi proaktiftir, problemleri erken fark eder, değişiklikleri gözlemler ve problemleri önler.
• Proje Yöneticisi problemleri önlemeye, problem çözmekten daha çok vakit ayırır.
• Çoğu problem için hazır bekleyen Riske Yanıt Planı vardır.
• Her ekip toplantısında Riskler önemli bir gündem maddesidir.
• Ekip toplantıları duruma odaklanmaz.
• Proje Yönetim Planına ilişkin tüm değişiklikler değişiklik yönetim sürecinden geçmelidir.
• Proje Yöneticisi, organizasyonel politikaların takip edildiğinden emin olmalıdır.
• Proje Yöneticisi, organizasyonun standart, politika ve süreçlerini geliştirici öneriler getirir. Bu önerilerin bazıları Yönetim tarafından kabul edilir.
• Proje bileşenlerinden biri değiştiğinde kalite etkisine mutlaka bakılır.
• Kalite bir aktivite ya da iş paketi bitmeden önce kontrol edilmelidir.
• Proje Yöneticisi, kalite güvence/kalite kontrol birimlerine yakın durarak kalite kontrol aktivitelerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
• Proje Yöneticisi, aktif bir şekilde tedarik sürecine katılır ve tedariklerin yürütülmesine destek olur.
• Proje Yöneticisi sözleşme dilini anlamıştır.
• Proje Yöneticisi, kendisine önemli gelip gelmemesine bakmaksızın tüm sözleşme maddelerinin gerçekleştirildiğinden emin olur.
• Proje Yöneticisi tüm kayıtları arşivler.
• Müşterinin son resmi onayı olmadan proje bitmez.
• Tüm projelerin sonunda kapanış raporu hazırlanır ve proje hedeflerinin gerçekleştirildiği duyurulur.