Kategori arşivi: Toplantı

Proje Başlangıç Toplantısına Kimler Davet Edilmelidir?

Proje başlangıç toplantısı (Kick-Off Meeting), projenin temel yapı taşlarını oluşturmak, ekip ve paydaşlar arasında ortak bir anlayış geliştirmek için düzenlenen kritik bir toplantıdır. Bu toplantıya davet edilecek kişilerin doğru seçilmesi, projenin başarılı bir başlangıç yapmasında önemli bir rol oynar. Katılımcılar, projenin hedeflerine ulaşması için gerekli olan bilgi, beceri ve sorumlulukları taşıyan kişilerden oluşmalıdır.

Proje başlangıç toplantısına davet edilmesi gereken temel katılımcılar ve bu katılımcıların rolleri aşağıdadır;

Proje Sponsoru

  • Kimdir?
    • Projeyi finanse eden ve organizasyon içinde stratejik desteği sağlayan kişi veya grup.
  • Rolü:
    • Projenin genel hedeflerini açıklamak.
    • Proje önceliklerini ve organizasyonel önemini vurgulamak.
    • Kaynakların tahsisinde destek sağlamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Proje ekibine motivasyon sağlar ve projeye kurumsal düzeyde güven kazandırır.

Proje Yöneticisi

  • Kimdir?
    • Projenin tüm aşamalarını planlayan, koordine eden ve yöneten kişi.
  • Rolü:
    • Proje kapsamını, zaman çizelgesini, hedeflerini ve başarı ölçütlerini açıklamak.
    • Toplantıyı yönlendirmek ve katılımcılar arasındaki iletişimi sağlamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Proje hedeflerini ve planlarını net bir şekilde ortaya koyar ve ekip üyelerine rehberlik eder.

Ana Paydaşlar

  • Kimdir?
    • Projeden doğrudan veya dolaylı olarak etkilenen kişiler veya gruplar (ör. üst yönetim, müşteri temsilcileri, departman yöneticileri).
  • Rolü:
    • Proje gereksinimlerini ve beklentilerini ifade etmek.
    • Projenin çıktılarını nasıl kullanacaklarını açıklamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Paydaşların toplantıya katılımı, proje ekibinin doğru gereksinimleri anlamasını sağlar ve projenin hedeflere ulaşmasını kolaylaştırır.

Proje Ekip Üyeleri

  • Kimdir?
    • Projenin teknik, operasyonel veya destekleyici görevlerini yerine getiren ekip üyeleri.
  • Rolü:
    • Projedeki bireysel sorumluluklarını anlamak ve tartışmak.
    • Görev dağılımını netleştirmek ve proje sürecine katkıda bulunmak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Ekip üyelerinin projeye olan bağlılığını artırır ve ortak hedeflerin daha net anlaşılmasını sağlar.

Müşteri veya Son Kullanıcı Temsilcileri

  • Kimdir?
    • Proje çıktısını kullanacak olan nihai müşteri ya da kullanıcı grubunun temsilcileri.
  • Rolü:
    • Beklentilerini ve ihtiyaçlarını açıkça ifade etmek.
    • Projenin müşteri odaklı olmasını sağlamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Projenin, müşteri beklentilerine uygun şekilde şekillendirilmesine katkıda bulunurlar.

Fonksiyonel Yöneticiler

  • Kimdir?
    • Proje sürecinde ekip üyelerine destek sağlayacak ya da projeden etkilenecek diğer departmanların yöneticileri.
  • Rolü:
    • Projenin departmanlara olan etkilerini değerlendirmek.
    • Ekip üyelerinin görev ve sorumluluklarına onay vermek.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Departmanlar arası koordinasyonu sağlar ve potansiyel çatışmaları önler.

Risk Yönetim Ekibi veya Danışmanları

  • Kimdir?
    • Projeye ilişkin riskleri değerlendiren ve risk yönetimi stratejileri geliştiren ekip üyeleri.
  • Rolü:
    • Potansiyel riskleri tanımlamak.
    • Acil durum planlarını ve risk azaltma stratejilerini açıklamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Proje başlangıcında risklerin erken tespit edilmesini ve proaktif önlemler alınmasını sağlar.

Teknik Uzmanlar veya Danışmanlar

  • Kimdir?
    • Projeyle ilgili teknik bilgi ve uzmanlığa sahip kişiler.
  • Rolü:
    • Teknik gereksinimler, kısıtlamalar ve çözüm önerileri hakkında bilgi sağlamak.
    • Proje sürecindeki teknik riskleri değerlendirmek.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Projenin teknik açıdan uygulanabilirliğini garanti eder ve teknik sorunların önüne geçer.

Proje Yönetim Ofisi (PMO) Temsilcileri

  • Kimdir?
    • Organizasyonun proje yönetim standartlarını belirleyen ve projeleri destekleyen ekip.
  • Rolü:
    • Proje yönetim araçlarını ve süreçlerini tanıtmak.
    • Projeye ilişkin raporlama gereksinimlerini açıklamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Projenin organizasyonun genel proje yönetim standartlarına uyum sağlamasını garanti eder.

Halkla İlişkiler Temsilcileri

  • Kimdir?
    • Proje ile ilgili iç ve dış iletişim stratejilerini yöneten kişiler.
  • Rolü:
    • Projeyle ilgili iletişim planını açıklamak.
    • Paydaşlar ve dış taraflarla iletişim koordinasyonunu sağlamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Projenin tüm paydaşlarla uyum içinde yürütülmesi ve bilgi akışının sağlanması için gereklidir.

Tedarikçiler veya Dış Kaynak Temsilcileri

  • Kimdir?
    • Proje için ürün veya hizmet sağlayan dış kaynaklar veya tedarikçiler.
  • Rolü:
    • Tedarik süreçlerini, teslim tarihlerini ve hizmet şartlarını açıklamak.
  • Neden Davet Edilmeli?
    • Projede kullanılacak kaynakların zamanında ve eksiksiz sağlanmasını garanti eder.

Proje başlangıç toplantısına kimlerin davet edilmesi gerektiği, projenin türüne, kapsamına ve paydaş yapısına bağlı olarak değişebilir. Ancak yukarıda belirtilen katılımcılar, genelde her projede kritik bir rol oynar ve projeye yönelik ortak bir anlayış geliştirilmesine katkı sağlar. Katılımcıların doğru seçilmesi, projeye güçlü bir başlangıç yapılmasını ve ilerleyen süreçlerde iş birliği ve uyumun artmasını sağlar. Proje yöneticisinin bu toplantıyı planlarken her bir katılımcının rolünü ve katkısını net bir şekilde tanımlaması önemlidir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Başlangıç Toplantısının Başarısını Ölçme

Proje başlangıç toplantısı (Kick-Off Meeting), bir projenin başlangıcında paydaşlar, ekip üyeleri ve proje yöneticisinin bir araya geldiği, projenin kapsamını, hedeflerini, rollerini ve sorumluluklarını netleştirdiği önemli bir aşamadır. Bu toplantının başarısı, projeye güçlü bir başlangıç yapma ve paydaşlar arasında uyum sağlama açısından kritik öneme sahiptir.

Başlangıç toplantısının başarısını ölçmek, yalnızca toplantı anını değerlendirmekle kalmaz, aynı zamanda toplantının proje üzerindeki uzun vadeli etkisini de analiz etmeyi gerektirir. İşte proje başlangıç toplantısının başarısını ölçmek için kullanılabilecek kriterler ve yöntemler:

  1. Katılımcıların Katılımı ve Memnuniyeti

Ölçüm Kriterleri:

  • Toplantıya davet edilen tüm kritik paydaşların katılımı.
  • Katılımcıların toplantı sırasında aktif bir şekilde fikirlerini paylaşmaları ve sorular sormaları.
  • Toplantı sonrası yapılan geri bildirimlerde memnuniyet seviyesinin yüksek olması.

Nasıl Ölçülür?

  • Katılım Raporu: Katılan kişi sayısı ile toplantıya davet edilen kişi sayısı karşılaştırılabilir.
  • Anketler: Toplantı sonrasında, katılımcılardan memnuniyet ve katılım düzeylerini değerlendiren kısa bir anket doldurmaları istenebilir. Örnek sorular:
    • Toplantının amacını net bir şekilde anladınız mı?
    • Katkılarınızın dikkate alındığını düşünüyor musunuz?
  1. Proje Hedeflerinin ve Beklentilerinin Netliği

Ölçüm Kriterleri:

  • Proje hedeflerinin, kapsamının ve başarı ölçütlerinin toplantıda net bir şekilde tanımlanmış olması.
  • Katılımcıların proje hedeflerini ve ekip içindeki rollerini açıkça anlaması.

Nasıl Ölçülür?

  • Geri Bildirim: Katılımcılara, proje hedeflerini ve kendi rollerini ne kadar net anladıklarını değerlendiren sorular sorulabilir.
  • Doküman Kontrolü: Toplantı sırasında sunulan dokümanların (ör. proje kapsamı, zaman çizelgesi) yeterince açık ve anlaşılır olup olmadığı gözden geçirilebilir.
  1. Karar Alınan Konuların Belirlenmesi

Ölçüm Kriterleri:

  • Toplantıda proje ile ilgili kritik kararların alınmış olması (ör. proje kapsamı, zaman çizelgesi, kaynak planlaması).
  • Alınan kararların toplantı sonrası ekip tarafından uygulanabilir bulunması.

Nasıl Ölçülür?

  • Karar Listesi: Toplantıda alınan kararların bir listesi hazırlanmalı ve bu kararların uygulamaya geçirildiği izlenmelidir.
  • Paydaş Onayı: Kararların, tüm ilgili taraflarca onaylanıp onaylanmadığını değerlendirin.
  1. Proje Planlarının Netleştirilmesi

Ölçüm Kriterleri:

  • Proje zaman çizelgesinin ve kilometre taşlarının belirlenmesi.
  • Kaynakların ve bütçenin genel olarak tahmin edilmesi.
  • Risklerin ve önleyici tedbirlerin tanımlanması.

Nasıl Ölçülür?

  • Proje Planı Tamamlanma Durumu: Toplantı sonrasında proje planlarının net ve eksiksiz olup olmadığı kontrol edilir.
  • Proje Dokümanları: Hazırlanan proje başlangıç dokümanlarının detaylı ve anlaşılır olup olmadığı gözden geçirilir.
  1. Takım Uyumunun Sağlanması

Ölçüm Kriterleri:

  • Ekip üyelerinin birbirleriyle tanışması ve projeye olan bağlılıklarının artması.
  • Ekip içindeki rollerin ve sorumlulukların açıkça belirlenmesi.
  • Toplantının, ekip üyeleri arasında iş birliği ve güven oluşturması.

Nasıl Ölçülür?

  • Ekip Geri Bildirimi: Ekip üyelerine, rollerini ve ekip dinamiklerini ne kadar net anladıklarını ölçen sorular sorulabilir.
  • Takım Çalışması Değerlendirmesi: Toplantı sonrası ilk birkaç hafta içinde ekip çalışmasının etkinliği gözlemlenebilir.
  1. İletişim Planının ve Paydaş Yönetiminin Netleştirilmesi

Ölçüm Kriterleri:

  • Projeyle ilgili iletişim kanallarının ve yöntemlerinin belirlenmesi.
  • Paydaşların rollerinin ve sorumluluklarının netleştirilmesi.

Nasıl Ölçülür?

  • İletişim Planı: Toplantı sırasında ya da hemen sonrasında hazırlanan iletişim planı incelenir.
  • Paydaş Analizi: Paydaşların projedeki rolleri, beklentileri ve sorumlulukları net bir şekilde belirlenmiş mi, kontrol edilir.
  1. Risklerin ve Sorunların Ele Alınması

Ölçüm Kriterleri:

  • Potansiyel risklerin toplantıda tartışılması ve önleyici tedbirlerin belirlenmesi.
  • Proje boyunca karşılaşılabilecek temel sorunlara yönelik çözüm önerilerinin geliştirilmesi.

Nasıl Ölçülür?

  • Risk Matrisi: Toplantıda belirlenen risklerin bir matriste değerlendirilip değerlendirilmediği kontrol edilir.
  • Risk Yönetim Stratejileri: Risklere karşı alınacak önlemlerin toplantı sonrasında uygulanabilir olup olmadığı gözden geçirilir.
  1. Zaman Yönetimi ve Toplantı Akışının Etkinliği

Ölçüm Kriterleri:

  • Toplantının belirlenen zaman aralığında tamamlanması.
  • Toplantı sırasında önceden belirlenen gündem maddelerine uyulması.

Nasıl Ölçülür?

  • Toplantı Zaman Çizelgesi: Belirlenen zaman çizelgesine ne kadar uyulduğu kontrol edilir.
  • Gündem Maddesi Tamamlanma Oranı: Tüm gündem maddelerinin ele alınıp alınmadığı değerlendirilir.

Başarı Ölçüm Yöntemleri ve Araçları

  1. Anketler ve Geri Bildirim Formları:
    • Katılımcılar, toplantının başarısı ve netliği hakkında geri bildirim verebilir.
    • Örnek araçlar: Google Forms, Microsoft Forms.
  2. Toplantı Notları ve Çıktıları:
    • Toplantı sırasında alınan notlar, belirlenen kararlar ve oluşturulan dokümanlar detaylı bir şekilde analiz edilir.
  3. Gözlem ve İzleme:
    • Toplantı sonrasında ekiplerin ve paydaşların proje hedeflerine ne kadar bağlı oldukları gözlemlenir.
  4. Performans Göstergeleri:
    • Proje ilerlemesinin, başlangıç toplantısında belirlenen hedeflere uygun olup olmadığı kontrol edilir.

Proje başlangıç toplantısının başarısını ölçmek, yalnızca toplantının iyi geçip geçmediğini değil, aynı zamanda bu toplantının proje üzerindeki etkisini de değerlendirmeyi içerir. Katılım düzeyi, alınan kararların netliği, iletişim planlarının etkinliği ve proje hedeflerine ulaşma konusundaki uyum gibi kriterler, bu toplantının başarısını ölçmek için kritik göstergelerdir. Proje yöneticilerinin bu kriterleri dikkate alarak başlangıç toplantısını planlaması ve değerlendirmesi, projenin daha sağlam bir temelde ilerlemesini sağlayacaktır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Toplantı Net Skoru (Meeting Promoter Score (MPS))

Meeting Promoter Score (MPS), toplantıların verimliliğini ve ekip üzerindeki etkisini ölçmek için kullanılan bir değerlendirme yöntemidir. Net Promoter Score (NPS) kavramından uyarlanmış olan MPS, toplantılara katılanların memnuniyet düzeyini ve bu toplantıları başkalarına önerme eğilimlerini belirlemek için uygulanır. Projelerde, toplantıların etkin yönetimi hem zamanın verimli kullanılması hem de ekip içi iletişimin ve iş birliğinin güçlendirilmesi açısından kritik öneme sahiptir.

Meeting Promoter Score (MPS) Nedir?

MPS, toplantıya katılanlara şu soruyu sorarak başlar:

  • “Bu toplantıyı başkalarına tavsiye eder misiniz?”

Katılımcılar bu soruya 0 ile 10 arasında bir puan verir. Daha sonra bu puanlar, katılımcıların toplantı hakkındaki genel görüşlerini anlamak için üç kategoriye ayrılır:

  1. Promoter’lar (Destekçiler): 9-10 puan verenler. Toplantıyı faydalı ve etkili bulanlar.
  2. Passive’ler (Tarafsızlar): 7-8 puan verenler. Toplantıyı ne iyi ne de kötü olarak değerlendirenler.
  3. Detractor’lar (Eleştiriciler): 0-6 puan verenler. Toplantıyı verimsiz veya gereksiz bulanlar.

MPS Hesaplama Formülü:

MPS = (%Promoter’lar) – (%Detractor’lar)

Sonuç, -100 ile +100 arasında bir değer alır.

Projelerde MPS Kullanımının Önemi

  1. Toplantı Verimliliğini Ölçmek:
    • Toplantıların gerçekten değer yaratıp yaratmadığını anlamaya yardımcı olur.
    • Verimsiz veya gereksiz toplantıların sayısını azaltarak ekip kaynaklarını daha etkili kullanmayı sağlar.
  2. Katılımcı Memnuniyetini Artırmak:
    • MPS, toplantıların ekip üyeleri üzerindeki etkisini ölçerek daha katılımcı dostu bir ortam yaratmaya katkıda bulunur.
  3. Sürekli İyileştirme:
    • MPS geri bildirimleri, toplantı süreçlerini sürekli geliştirmek için kullanılabilir.
  4. Zaman Yönetimi:
    • Etkisiz toplantılar nedeniyle kaybedilen zamanı minimize ederek projeye odaklanmayı artırır.
  5. Ekip İletişimini Güçlendirmek:
    • Daha iyi tasarlanmış toplantılar, ekip içi iletişim ve iş birliğini artırır.

MPS’in Projelerde Uygulama Süreci

  1. Değerlendirme Sürecini Başlatma:
    • Her toplantı sonrasında, katılımcılardan MPS sorusuna yanıt vermeleri istenir.
  2. Veri Toplama:
    • Katılımcıların verdiği puanlar anonim olarak toplanır ve analiz edilir.
  3. Sonuçların Hesaplanması:
    • Promoter’lar ve Detractor’ların yüzdesi hesaplanarak MPS değeri belirlenir.
  4. Geri Bildirim Analizi:
    • Katılımcılara ayrıca açık uçlu sorular sorularak toplantının güçlü ve zayıf yönleri hakkında daha ayrıntılı bilgi toplanabilir.
      • Örnek: “Bu toplantıyı daha iyi hale getirmek için neler yapılabilir?”
  5. İyileştirme Eylemleri:
    • MPS sonuçlarına ve geri bildirimlere göre toplantıların süresi, formatı, içerik yapısı ve katılımcı profili gibi unsurlar gözden geçirilir.
  6. Periyodik İzleme:
    • Toplantılar düzenli olarak MPS ile değerlendirilir ve yapılan iyileştirmelerin etkisi ölçülür.

MPS Uygulama Örnekleri

Örnek 1: Sprint Planlama Toplantıları

Bir yazılım geliştirme ekibi, sprint planlama toplantılarının MPS’ini ölçmek için şu adımları uygular:

  • Her toplantıdan sonra ekip üyelerine “Bu toplantıyı faydalı buldunuz mu?” sorusu sorulur.
  • MPS değeri -30 olarak hesaplanır, çünkü birçok ekip üyesi toplantının gereksiz detaylarla dolu olduğunu belirtmiştir.
  • Geri bildirimlere göre, toplantılar daha odaklı hale getirilir ve süresi kısaltılır.
  • 2 sprint sonra MPS değeri +20’ye yükselir.

Örnek 2: Proje Durum Toplantıları

Bir büyük inşaat projesinde, haftalık durum toplantılarının etkinliği değerlendiriliyor:

  • İlk değerlendirmede MPS +10’dur, çünkü bazı katılımcılar toplantıları verimli ancak fazla uzun bulmaktadır.
  • Katılımcılar arasında rol ve sorumlulukların daha net belirlenmesi ve kısa bir ön toplantı gündemi paylaşılması sağlanır.
  • Sonuç olarak, 2 ay içinde MPS +40’a çıkar.

MPS’in Avantajları

  1. Ölçülebilirlik:
    • Toplantı verimliliğini objektif bir metrikle ölçmeyi sağlar.
  2. Ekip Katılımını Artırma:
    • Katılımcılar, geri bildirimleriyle toplantı süreçlerini etkileyebildiklerini hisseder.
  3. Hızlı ve Basit:
    • Tek bir soru ile kapsamlı içgörüler elde edilir.
  4. Verimsiz Toplantıların Azaltılması:
    • Gereksiz toplantılar tespit edilerek ekip kaynakları daha etkili kullanılabilir.

MPS’in Zorlukları ve Sınırlamaları

  1. Yüzeysel Geri Bildirim Riski:
    • MPS yalnızca sayısal bir değer sunar; neden-sonuç ilişkisini anlamak için ek geri bildirimler gereklidir.
  2. Uygulama Sürekliliği:
    • Düzenli ölçüm ve geri bildirim toplama, uzun vadede katılımcılar için sıkıcı hale gelebilir.
  3. Kültürel Farklılıklar:
    • Bazı kültürlerde geri bildirim verme eğilimleri değişebilir, bu da sonuçları etkileyebilir.

Başarılı MPS Kullanımı İçin İpuçları

  1. Açık ve Kapsayıcı Olun:
    • Katılımcılara MPS’in amacını ve toplantıların iyileştirilmesine yönelik önemini açıklayın.
  2. Geri Bildirimi Teşvik Edin:
    • Açık uçlu sorularla katılımcıların görüşlerini paylaşmalarını kolaylaştırın.
  3. Sonuçları Paylaşın:
    • MPS sonuçlarını ve yapılan iyileştirme adımlarını ekip ile paylaşarak şeffaf bir ortam yaratın.
  4. Düzenli Olarak Kullanın:
    • MPS ölçümünü, yalnızca bir kez değil, proje boyunca düzenli aralıklarla uygulayın.

Meeting Promoter Score (MPS), projelerde toplantıların verimliliğini ve ekip üzerindeki etkisini ölçmek için güçlü bir araçtır. Toplantılar, ekip içi iletişim ve iş birliğinin en kritik unsurlarından biridir; bu nedenle toplantıların kalitesini düzenli olarak değerlendirmek, projelerin başarısını artırır. MPS, yalnızca verimsiz toplantıları azaltmakla kalmaz, aynı zamanda ekip üyelerinin memnuniyetini ve motivasyonunu da destekler. Etkili bir MPS uygulaması, daha verimli bir proje yönetimi sürecine önemli katkılar sağlar.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Beyin Fırtınasına Hazırlanmak ve Yönetmek

Beyin Fırtınası Tekniği Nedir? Nasıl Yapılır? | IIENSTITU

“Bir beyin fırtınası oturumu düzenleyeceğim. Aşağıdaki kriterlere göre bana hazırlık listesi, kolaylaştırıcı önerileri ve oturum sırasında kullanabileceğim yönlendirici sorular üret:

  1. Konu/Problem Tanımı: [ör. yeni ürün fikirleri, proje risklerinin azaltılması, müşteri deneyimini geliştirme, maliyetleri düşürme]
  2. Katılımcı Profili: [ör. 6 kişilik proje ekibi, farklı departmanlardan yöneticiler, yazılım geliştirme ekibi]
  3. Hedef: [ör. en az 10 yeni fikir üretmek, riskleri önceliklendirmek, yaratıcı çözümler geliştirmek]
  4. Süre: [ör. 45 dakika, 1 saat]
  5. Beklenen Çıktı: [ör. fikir listesi, önceliklendirilmiş risk tablosu, çözüm önerileri]
  6. Oturum Yapısı: [ör. açılış–ısınma, fikir üretme, fikirleri gruplama, oylama ve kapanış]
  7. Ekstra Notlar: [ör. yaratıcı teknik önerileri olsun (6 şapka, SCAMPER vb.), grup dinamiğini güçlendirecek kısa aktiviteler ekle, uzaktan/çevrimiçi yapılacak]

Buna uygun olarak:

  • Hazırlık kontrol listesi çıkar.
  • Oturumda kullanabileceğim teknikleri öner.
  • Katılımcılara sorabileceğim yönlendirici sorular yaz.
  • Fikirleri topladıktan sonra nasıl gruplayabileceğimi ve değerlendirebileceğimi belirt.”

Örnek:
“Yeni ürün geliştirme konusunda bir beyin fırtınası yapacağım. Katılımcılar 7 kişilik yazılım ve pazarlama ekibi. Hedefimiz 1 saat içinde en az 15 fikir üretmek. Beklenen çıktı: kısa listeye alınmış 5 fikir. Oturum yapısı: açılış, fikir üretme, gruplama, oylama, kapanış. Yaratıcı teknik önerileri ve sorular verir misin?”

Proje Başlangıç Toplantısını Organize Etmek

Proje Başlangıç Toplantısı | Savaş Şakar

Proje Başlangıç Toplantısını doğru bir şekilde organize edebilmek için chatgpt’de aşağıdaki istemi kullanabilirsiniz;

“PMI standartlarına uygun olarak, (kendi sektörünüzü yazınız) sektöründe (ne projesi olduğunu belirtiniz) projesi için ayrıntılı bir Proje Başlangıç Toplantısı (Project Kick-off Meeting) içeriği hazırla. Çıktıda şu bölümler yer alsın:

Toplantı Gündemi Taslağı

  • Açılış ve tanışma
  • Projenin amacı ve iş gerekçesi
  • Proje kapsamı ve teslimatlar
  • Zaman planı ve önemli kilometre taşları
  • Roller, sorumluluklar ve paydaşların beklentileri
  • Riskler, varsayımlar ve kısıtlar
  • İletişim ve raporlama planı
  • Soru-cevap ve kapanış

Sunum İçeriği Taslağı (PowerPoint için)

  • Kapak (Proje adı, tarih, şirket logosu)
  • Projenin amacı ve stratejik katkısı
  • ……. projesinin ……. sektörü özelinde sağlayacağı değer
  • Kapsam ve ana iş paketleri (WBS seviyesinde özet)
  • Zaman çizelgesi (Gantt veya Milestone görünümünde)
  • Organizasyon şeması ve proje rolleri
  • Risk matrisi ve kritik başarı faktörleri
  • İletişim planı (raporlama sıklığı, toplantılar, kanallar)
  • Beklentilerin netleştirilmesi ve başarı kriterleri
  • Kapanış mesajı (liderin motivasyonel konuşması için kısa metin önerisi)

Çıktıyı madde madde, profesyonel, Türkçe olarak hazırla. Gerektiğinde tablo ve görsel önerileri de belirt.” #projeyönetimi

Projelerde Beyin Fırtınalarını Doğru Yapmak

Brainstorming Techniques: 15 Templates to Try in 2023

Bir grup insanı bir odaya koyup “Harika fikirler bulalım” demek pek işe yaramıyor. Beyin Fırtınalarında performansı en üst düzeye çıkarmak için profesyonel kolaylaştırma ve oturum yapısı gereklidir. Beyin fırtınası oturumu, haftalık veya aylık ekip toplantıları ile aynı şey değildir. Dikkat edilmesi gerekenler şunlardır;

  • Katılımcıların fikirlere katkıda bulunmalarını ve dikkat dağıtıcı unsurları sınırlamak için oturumu profesyonel olarak eğitilmiş bir kolaylaştırıcıya yaptırmak en iyisidir.
  • Toplantının amacını, temel kuralları ve tartışılacak konuyu/konuları açıkça belirten gündemi erkenden gönderilmelidir. Toplantının amacı açık olmalı, çok kapsamlı olmamalı, belirli bir soru veya soruna odaklanmalıdır. Eğer problem çok büyükse daha küçük parçalara ayırılmalıdır.
  • Oturumdan önce araştırılması veya okunması gerekenler varsa gündemle birlikte gönderilmelidir.
  • Toplantı için makul bir zaman aralığı belirlenmelidir.
  • Katılımcılardan “kutunun dışında düşünmelerini” istemek iyi bir fikir gibi görünse de, “kutunun içinde” düşünmek iyi yöntem olabilir.
  • Proje ekibinin bir parçası olmasalar bile konuya ilgi duyabilecek katılımcılar davet edilmelidir.
  • Yüz yüze görüşmelerde, cep telefonu vb. dikkat dağıtıcı şeyler getirmemelerini isteyin.
  • Kulağa ne kadar kötü gelirse gelsin hiçbir fikri eleştirmemek gerekir.
  • Herkesin konuşmasını, iyi ya da kötü fikirlerini paylaşmasını teşvik edin.
  • Tüm fikirleri belgeleyin, çünkü bazı fikirler daha sonra diğer projeler için değerli olabilir.
  • Toplantının amacını kaybetmemesi için günden dışı konuları uzak tutun.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Toplantı Notu Tutma Sanatı

 

Projelerde toplantı tutanakları, toplantının ne hakkında olduğu ve bundan sonra proje ekibinin ne yapmaları gerektiği konusunda ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

Tutanaklar, yapılan görüşmelerin ve alınan kararların kalıcı bir kaydı olarak hizmet ettikleri için proje toplantıları için özellikle yararlıdırlar. Özellikle toplantıya şahsen katılamayan kişiler için yararlı olabilirler. Her proje toplantısı tutanağa ihtiyaç duymaz.

Dikkat edilmesi gerekenler

  1. Toplantı tutanaklarını sıcağı sıcağına hazırlanmalıdır. Toplantı esnasında önemli notlar alınmalı, rafine bir şekilde hazırlanmalıdır. Toplantı tutanağı herkesin her konuştuğunun yazılması anlamına gelmez. Az, öz ve anlaşılır olması önemlidir. Hangi konuların neden tartışıldığını hatırlatmak için toplantı gündemini kullanın.
  2. Bir önceki toplantı özeti ile başlayın.Toplantının başında geçen seferki eylemleri gözden geçirmiş olsanız da olmasanız da, tutanağın başına koymakta fayda vardır. Son toplantıda alınan kararları, eylemleri ve bunlara yönelik ilerlemenin bir özetini yazmanız gerekir.Tamamlanmış işleri uzatmayın, sadece tamamlandığını ve artık gündemde olmadıklarını söylemeniz yeterli olur.
  3. Alınacak aksiyonları ve sorumluları yazın. Toplantı sırasında belirlenen yeni aksiyonları ve bunları kimin yapacağını yazmanız gerekir. Toplantı notunun sonuna aksiyonların kısa bir özeti eklenebilir. Aksiyonları ve yapacak kişileri tablo formatında yazmak işinizi kolaylaştırabilir. Aksiyonlar üzerinde çalışacak kişilerin adlarını ve mümkünse görevi tamamlayacakları tarihi eklemeyi unutmamak gerekir.
  4. Toplantı katılımcılarını belirtin. Toplantıya davet edilen ve katılanlar farklılık gösterebilirler. Kimlerin katıldığını veya katılamadığını belirtin.
  5. Görsel ekleyin. Toplantıda tahta üzerinde veya projeksiyonda sunulan konular varsa toplantı notunuza ekleyin. Telefonunuzla resim çekip koyabilirsiniz. Fotoğraflar, tahtaya ne çizildiğini açıklamak için kelimelerden daha etkilidirler.
  6. Standart Şablon Kullanın. Kurumunuzun varsa standart toplantı notu şablonunu kullanın yoksa hazırlayın. Standart bir şablon kullanmak zaman kazandırır. Özellikle düzenli yapılan toplantılar için standart formları okumak katılımcıların hayatını kolaylaştırır.
  7. Kararları kayıt altına alın. Örneğin, onaylanan veya reddedilen proje değişik taleplerini veya bütçe kararlarını kaydedin. Alınan kararları yazmak bir şeyin neden yapıldığı sorulduğunda hatırlamaya “yardımcı olmak” için iyi bir yoldur.
  8. Tablo kullanın. Üç sütun işinizi görür: Gündem numarası, görüşme özeti ve aksiyon Çok sayıda aksiyonun söz konusu olduğu toplantılarda işe yarayacaktır.
  9. Hızlı Gönderin. Toplantıdan hemen sonra soğumadan göndermek gerekir. Kesinlikle bir sonraki toplantıdan önce paylaşılmalıdır. Toplantıya katılamayan ilgili kişilere gönderek, neleri kaçırdıklarını görebilmelerini sağlayın. İlgisi olmayan kişilerle paylaşarak veya detaylı istisnai raporlama ekleyerek zamanlarını israf etmeyin

İpuçları

  • Önceden toplantı notu şablonunu inceleyin.
  • Gündemi gözden geçirin.
  • Toplantı notu özetlemektir, her şeyi yazmak değil.
  • Kararlara, aksiyonlara ve sorunlara odaklanın, bunların kaydedildiğinden emin olun.
  • Geçmiş zamanda yazın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

PMP Hazırlık – Paydaşlarla İşbirliği ve Toplantılar – 77

Executive Meeting Agenda: 6 Pro Tips You Need to Try | Fellow.app

İşbirliği Aktiviteleri

Bazı paydaşlar, projede her gün işbirliği yaparlar, bazı paydaşlar daha az sıklık işbirliği yapabilirler. Örneğin, aylık rapor alan Proje Sponsoru veya yineleme sırasında geliştirme ekibiyle yalnızca üç veya dört kez etkileşime giren Ürün Sahibi vb.

Katılım sıklığı, karşılıklı ihtiyaç ve beklentilere dayanır. Çekirdek proje ekibi arasında etkileşim süreklidir. Düzenli işbirliği, günlük ayaküstü toplantıları, daha fazla yüz yüze iletişim ve ekiplerin aynı lokasyonda çalıştırılması ile desteklenebilir. Seyrek işbirliği, kilometre taşı gözden geçirmeleri, iş listesi düzenleme ve proje gözden geçirme toplantıları vb. planlanmış oturumlarla gerçekleştirilebilir. İşbirliği aktivitelerini belirlemek ve optimize etmek, proje yöneticisinin öncülük etmesi gereken sürekli bir çabadır.

Toplantıları Kolaylaştırma Yönergeleri

Toplantılar hemen hemen her projenin vazgeçilmezleridir. Toplantıları kolaylaştırmak için aşağıdaki yönergeler uygulanabilir;

  • Toplantılar, paydaşların katılımına uygun olmalıdır;
    • Zamanlama
    • Bağlam
    • Paydaşların deneyimleri ve bilgileri
    • Yer
    • Teknoloji
    • Aciliyet
  • Toplantı başlamadan önce gündemi belirleyin ve paylaşın.
  • Projeler aciliyet duygusuyla yönetilir. Toplantılar, aciliyet duygusunu desteklemelidir.
  • Toplantı öncesinde gündemi gözden geçirin ve paydaşların gerekli gördüğü değişiklikleri yapın.
  • Konuşulanları not alın.
  • Toplantıda gerçekleşen tartışmalarını gündem dahilinde tutun. Diğer konuları toplantı sonrası veya uygun paydaşlarla planlanmış başka toplantıda ele alın.
  • Katılımı sağlayın ve herkese katıldıkları için teşekkür edin.
  • Toplantıyı planlanan zamanda başlatın ve bitirin.
  • Toplantı notlarını paylaşın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Soru Sorma Sanatı

Proje Yöneticisi doğru soruları sormazsa doğru cevapları alamaz. Soru sormak bazen tansiyonu yükseltebileceği gibi zor durumlardan kurtulmayı sağlayabilir;

  • Az düşünülerek kolayca cevaplanabilecek gereksiz  sorulardan kaçınmak gerekir. Hem sorana karşı bir kızgınlık hem de zaman kaybı yaratır.
  • Konu ile alakasız veya konudan uzaklaştıran sorular sorulmamalıdır.
  • Soru sormak için doğru zaman beklenmeli, sabırlı olunmalıdır.
  • Bir soru sormadan önce, başka biri bana sorsaydı ne cevap verirdim diye düşünülmelidir.
  • Cevabını bildiğiniz sorular, yanlış anlaşılmanıza sebep olabilir.
  • Sorularınızı varsayımlara değil gerçeklere dayandırın.
  • Kalabalık bir ortamda soru sormadan önce soran ve yanıtlayan açısından durumu değerlendirin.
  • İstediğiniz cevabı vermeye yönlendiren sorularınız, zor sorularla karşılaşmanıza sebep olabilir.
  • Kanıtınız olmadan suçlayıcı sorular sormayın.
  • Sorunuzun yanıtını keserek tekrar soru sormayın.
  • Dürüst yanıt verilmeyeceğini bildiğiniz soruları sormayın.
  • Karşınızdakinin sorunuzu anladığından emin olmaya çalışın.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Fazla Toplantılardan Kaçınmak

Toplantıların hedefi olması, bu hedefin katılımcılar açısından anlamlı olması ve hedefe nasıl katkıda bulunacaklarını bilmeleri önemlidir.

Proje Yöneticisi iki tipte toplantı düzenler; Periyodik veya durumun gerektirdiği toplantılar. Düzenli toplantılar ekip, sponsor, müşteri, dış kaynak vb. ile projenin durumunu gözden geçirmek için yapılır.

Dikkat edilmesi gerekenler;

  • Toplantı düzenine toplantı yapılacak kişiler ile beraber karar verilmelidir.
  • Her toplantıda herkesin olması gerekmez.
  • Toplantı gündemleri sınırlı tutulmalı, her konu konuşulmaya çalışılmalıdır.
  • Birebir görüşülecek konular herkesin dahil olduğu bir toplantıda konuşulmamalıdır.
  • Proje Yöneticisi eğer taktiksel yaklaşıyorsa iletişimi artırmak için bazı toplantıları uzun tutabilir.
  • Toplantının 1 saatten fazla sürmemesi, gündemin ve katılımcıların bu doğrultuda belirlenmesi doğru olacaktır.
  • Proje Yöneticisinin, proje ekibinin çalışma vaktinden çalmaması, gerekirse birebir görüşmeler ile ilerlemesi gerekebilir. Haftalık, aylık vb. toplantılar proje ekibinin katılımı, proje bağlamında birlikteliği göstermek, ekibin proje için önemini göstermek için faydalı olabilir.
  • Tematik toplantılar (risk yönetimi, bütçe vb.) daha seyrek, doğrudan ilgilerle düzenlenmelidir. Bazı toplantılara projeyi destekleyecek proje ekibi dışından katılımcılar çağırılabilir.
  • Proje Yöneticisi, toplantılara katılım ve ilgi düzeyini izlemelidir. Katılımın olmaması veya ilgini azalması durumunda sebeplerine odaklanmalı, önlemler geliştirmelidir.
  • Yazışarak çözülebilecek konuların toplantılarda gündem edilmemesi ya da sadece özet geçilmesi gerekir.
  • Proje Yöneticisi, toplantıları planlanandan erken bitirmeye odaklanmalıdır.
  • Proje Yöneticisi, toplantının sadece kendi için olmadığını herkesin yararına olduğunu göstermelidir.
  • Proje Yöneticisi, toplantının tamamında olması gerekmeyenleri belirlemeli, zamanlarını çalmamalıdır.
  • Toplantıların verimliliğini artırmak için ekibin görüşleri alınmalı, toplantı sonrası değerlendirme yapılmalıdır.
  • Toplantı gündemi madde madde olmalı ve önemliden daha az önemliye doğru ele alınmalıdır.
  • Sonradan konuşulması gereken konular not alınmalı, toplantının gündeminden sapmaması sağlanmalıdır.
  • Proje Yöneticisi, proje başında düzenli toplantılara yönelik kuralları belirlemelidir.
  • Toplantının amacına ulaşamayacağı net olarak belli olduğunda iptal edilmeli, başka bir güne ertelenmelidir.