PMP Hazırlık – Projeye Başlamak – Tedarik – 45

The 4 Most Common Project Management Styles (and How to Choose the Best One for Your Business) | Inc.com

Tedariklerin Kontrolü

Tedariklerin Kontrolü süreci (1), tedarik ilişkilerini yönetme, sözleşme performansını izleme, uygun şekilde değişiklikler, düzeltmeler yapma ve sözleşmeleri kapatma sürecidir. Tedariklerin kontrolü sırasında, proje yöneticisi sözleşme maddelerini takip eder, elde edilen çıktıların koordinasyonunu sağlar ve proje yönetimi süreçlerine entegre eder. Tedariklerin etkileyeceği proje yönetimi süreçleri aşağıdaki gibidir;

  • Satıcının çalışmasının uygun zamanda başlamasını içeren resmi olarak onaylanmış proje yönetimi planına uygun olarak proje işlerinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi.
  • Satıcı maliyetini, zaman çizelgesini ve teknik performansını izlemek için performans raporlaması.
  • Satıcının hizmet veya ürününün kalitesinin sözleşme hedeflerini karşıladığından emin olmak için yapılan kalite kontrolü.
  • Sözleşmedeki değişikliklerin dikkatli bir şekilde yönetilmesini ve uygun şekilde onaylanmasını sağlamak için Entegre Değişiklik Kontrolünün gerçekleştirilmesi.
  • Risklerin uygun şekilde yönetilmesini sağlamak için proje risklerinin izlenmesi ve kontrolü.

Sözleşme Değişiklik Kontrol Sistemi

Sözleşme Değişiklik Kontrol Sistemi (2), bir sözleşmedeki değişiklikleri ele almak, izlemek, karara bağlamak ve iletmek için kullanılır. Entegre değişiklik kontrol sisteminin bir bileşeni olabilir veya ayrı bir sistem olarak tanımlanabilir. Özellikle sözleşme değişikliklerini kontrol etmeye yöneliktir. Proje sözleşmesi ile ilgili değişikliklerinin yönetilme sürecini açıklar. Sözleşmelerdeki ilgili dokümantasyonu, anlaşmazlık çözüm süreçlerini ve onay seviyelerini içerir.

Sözleşme Değişiklik Türleri

Taraflardan herhangi biri (alıcı veya satıcı) kapsam, maliyet, teslimat tarihi, mal veya hizmetlerin kalitesi dahil olmak üzere herhangi bir sözleşme şartı için değişiklik talebinde bulunabilirler. Aşağıda, karşılaşılabilecek sözleşme değişikliği türleri görülebilir;

  • İdari değişiklikler – Sözleşmenin yönetilme biçimine yönelik en yaygın değişikliklerdir. İdari değişiklikler belgelenmeli, satıcının değişiklik belgesini onaylayıp geri göndermesi ile ilgili yazılı bir bildirim satıcıya gönderilmelidir. İdari değişiklikler, ödemelerde herhangi bir düzenleme gerektirmez.
  • Sözleşme değişikliği – Yeni bir bitiş tarihi veya ürün gereksinimlerinde değişiklik gibi sözleşmede gereksinimlerini etkileyen önemli değişikliklerdir. Sözleşme değişiklikleri belgelenmeli ve satıcıya resmi bir değişiklik talebi gönderilmelidir. Sözleşme değişiklikleri, ödemelerin değiştirilmesine neden olabilir.
  • Ek sözleşme – Sözleşmeyle ilgili ek anlaşmalar olup ayrı olarak müzakere edilirler. Ek anlaşma, hem alıcının hem de satıcının imzasını gerektirir. Ek sözleşmelerde yapılacak iş için ayrı bir ödeme planı yer alır.
  • Yapıcı değişiklikler – Alıcının yaptığı eylem veya eylemsizlik nedeniyle ortaya çıkan değişikliklerdir. Yapıcı değişikliklerde, satıcının sözleşmeyi gerçekleştirme yöntemini değiştirmesi gerekir. Satıcı, yapıcı değişiklikler sebebiyle ödeme düzeltmesi talep edebilir.
  • Sözleşmenin feshi – Satıcının taahhütlerini yerine getirmemesi vb. sebeplerle sözleşme feshedilebilir. Taahhüdü yerine getirmeme genellikle geç teslimatlar, düşük kalite veya bazı veya tüm proje gereksinimlerinin yerine getirilmemesi gibi performans eksikliğinden kaynaklanır.

Uyuşmazlıkları Yönetmede Hukuki Kavramlar

Bazen, alıcı ve bir satıcı, sözleşmenin şartlarının her karşılanması konusunda anlaşamazlar. Bu gibi durumlarda, anlaşmazlığı çözmek için genellikle yasal tavsiyeye başvurulur. Sözleşmelerde yasal durumlara ilişkin bazı terimler aşağıdaki gibidir;

  • Garanti – Mal veya hizmetlerin önceden belirlenmiş belirli bir standartı veya şartı karşılayacağına dair taahhüttür. Örneğin, güvenilirlik, kullanıma uygunluk, güvenlik vb. Bazı garanti anlaşmaları aylar, yıllar veya ömür boyu belirli ürünler veya hizmetler için onarım veya değiştirme sözü vermek şeklinde olabilir.
  • Feragat – Bir sözleşme hakkından kasıtsız da olsa vazgeçmek.
  • Sözleşmenin ihlali – Sözleşmenin yükümlülüklerinin bir kısmının veya tamamının yerine getirilmemesi durumudur. Zarar gören tarafa tazminat ödenmesine, dava açılmasına vb. sebep olabilir.
  • İhtarname – Bireye veya işletmeye gönderilen belge olup, istenmeyen veya yasadışı olduğu iddia edilen faaliyetlerde bulunulmasını engellemek için kullanılır. Bu belge, yaklaşan yasal işlem hakkında bir uyarı olarak kullanılabilir.

Müzakere ile anlaşma

Tüm çözülmemiş sorunlar, talepler ve anlaşmazlıklar için müzakere yoluyla nihai ve adil anlaşmaya varmak için tercih edilebilir. Taraflar arasında yapılan doğrudan müzakereler yoluyla çözüme ulaşılamaması durumunda, taraflar arabuluculuk ve tahkimi içeren alternatif uyuşmazlık çözümüne (Örneğin arabuluculuk, mahkemeler vb.) başvurabilirler.

Uyuşmazlıkları Ele Alma Yönergeler

Proje yöneticileri, sözleşmeler ve sözleşme ihlalleri hakkında genel bilgi sahip olmalıdırlar, ancak hukuk uzmanı olmaları beklenmez. Projeyi ve kuruluşu korumanın en iyi yolu, hukuk müşavirinin sözleşmeleri imzalamadan önce gözden geçirmesini ve onaylamasını sağlamaktır. Tüm şartların anlaşıldığından emin olunmadan asla bir sözleşme imzalanmamalıdır. Yasal durumlar ile ilgili diğer yönergeler şunları içerir:

  • Göz ardı edilirse proje üzerinde önemli bir etkisi olabilecek önemli yasal terimler (garanti, feragat ve sözleşme ihlali vb.) arasındaki farkları iyi anlayın.
  • Projenizi etkileyen sözleşmeleri tam olarak anlamak için şirketinizin hukuk departmanından birine danışın veya dışarıdan bir hukuk uzmanından tavsiye isteyin.
  • Aşağıdakilerden herhangi birini yapmaktan kaçının:
    • Kalite veya performans standartlarını karşılamayan bir ürünü kabul etme
    • Geç teslimatları kabul etme
    • Sözleşme yükümlülüklerine uyumsuzluğu gözden kaçırma.

(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 492-494.

(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 702.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

eleven − eight =

Bu site, istenmeyenleri azaltmak için Akismet kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiği hakkında daha fazla bilgi edinin.