Projelerde anlaşmaların müzakere edilmesi (sözleşmeler, siparişler vb.) proje üzerinde olumlu veya olumsuz etkileri olabileceği için Proje Yöneticisi için yönetilmesi gereken temel bir husustur.
Yapılan müzakerenin amacı bir tarafın diğerine yakınlaşmasıdır.
Anlaşmalar her iki taraf için de net bir şekilde müzakere edildiğinde ve taraflar zorlayıcı durumlarda üstün gelmeye çalışmadan işbirliği yapabilirler ve proje çok büyük fayda sağlar. Anlaşmalar risklerin devrine dayalı olduğunda, projeler yanlış adımlarla başlamaması ve uygulama boyunca öngörülebillir sorunların yaşanmamasına uğraşılmalıdır.
Proje yöneticisi, hem projenin ilk aşamalarında hem de muhtemelen yapılması gerektiğinde, kendi organizasyonunun, yönetmesi istenen projenin ve müzakere sırasında kendisinin çıkarına yönelik davranır.
Proje ile ilgili değişiklikler, kuruluş, tedarikçiler, müşteriler ve proje ekibi arasında maksimum karşılıklı anlayış hedefiyle müzakere etmelidir. Netliğin olmayışı projenin tamamı üzerinde zararlı etkilere sahiptir.
Proje Yöneticisinin özellikle finansal olmayan konularla (müşteri memnuniyeti ve müşteriyi elde tutma hususlarını içerebilecek hedefler, işin sürdürülebilirliği, kuruluşun itibarı, tedarikçilerle işbirliği (ortaklık), proje ekibinin memnuniyeti ve taahhüdü vb.) ilgili olarak her zaman denge araması gerekir.
Müşteri ve tedarikçilere ya da ilgili diğer taraflara karşı da güven ortamının sağlanabilmesi için, sözleşmelerin kapsam açısından iyi analiz edilmesi ve “gri alanlar” bırakılmaması için azami çaba gösterilmesi gerekmektedir.
Geleneksel projelerde bu konunun ele alınması daha kolay, çevik projelerde ise daha fazla çaba gerektirir. Çünkü nihai ürünün gereksinimlerindeki belirsizliğin anlaşmalarda dikkatli bir şekilde ele alınması gerekir. Riskler konusunda, çözümün belirsizliği yüksek ise, sözleşmede “her şey dahildir”, “tedarikçi gerekli olan her türlü faaliyetin sorumluluğunu üstlenir…” vb. genel formüllerin kullanılması çok yaygındır. Bu yaklaşım taraflardan birinin sınırsız risk üstlendiğini temsil eden ve yalnızca tartışmalara, anlaşmazlıklara ve bunun sonucunda gecikmelere ve genel olarak projenin performansında düşüşe yol açarlar.
Uyulması ve yönetilmesi kolay anlaşmalara sahip olmak için, teslimatlar için gereken kalite düzeyinin ve bunun nasıl ölçüleceğinin tanımlanması çok faydalıdır. Belirsizliğin yüksek olduğu bazı durumlarda, müşteri ve tedarikçi proje ekibi içerisinde teknik anlaşmazlıkları çözmekle görevli konu uzmanlarını belirlemek yararlı olabilir.
Proje Yöneticisinin şahsen pazarlık yapmadığı, satın alma tarafından yapılan anlaşmalarda hedeflerin içerilip içerilmediğini kontrol etmesi gerekir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
