Proje Ekibinin İşlerini Yapabilmeleri İçin Bilgilendirme Nasıl Yapılmalı?

Proje ekipleri farklı veya aynı lokasyonda olmalarına rağmen kendilerini ilgilendiren konularda iletişim problemleri yaşayabilirler. Proje Yöneticisinin her ekip üyesinin ihtiyacı olan doğru bilgiye zamanında sahip olmasını sağlaması gerekir.

Proje iletişimleri raporlar, durum özelinde yazışmalar ve görüşmeler (birebir ve toplantılar) ile gerçekleştirilir.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Birebir görüşmeleri ve yazışmaları kontrolü sağlamak için yapmanız gerekir.
Proje ekip üyelerine problem olup olmadığını, bir ihtiyaçları olup olmadığını düzenli olarak sorun.
Projenin geleceğine yönelik endişelerini, fark ettikleri fırsat ve tehditleri, çatışma olasılıklarını birlikte değerlendirin.
Plan dışı gerçekleşen veya gerçekleşme olasılığı olan her konuyu sizinle paylaşmalarını isteyin, siz de ekibinizle paylaşın.
Proje yönelik önemli değişikliklerde özel toplantıya çağırın. Değişikliğin herkese etkisini değerlendirin. Herkesin durumu anladığından emin olun.
Birbirinden ayırı ekiplerle video konferans vb. yöntemlerle ve/veya Proje Yönetimi Bilgi Sistemi üzerinden iletişim kurun. İstenilen bilgiye ulaşılmasını sağlayın.
Güncellenen her türlü belge, politika, süreç vb. ve alınan önemli kararlar konusunda ekibi anında bilgilendirin.
Raporlarda yer alan özet bilgilerin detayına nasıl ulaşılabileceğini açıklayın ve erişilebilmesini sağlayın.
Bilgilendirme yazışmalarının gönderilmesi bilginin anlaşıldığı anlamına gelmez. Farkındalığı kontrol edin.