Proje Riskleri – 3 – Maliyet

Maliyet öngörüleri eksik, yanlış – Maliyet öngörülerinde atlanan maliyet kalemlerinin olması, yanlış yapılan ölçümlerden kaynaklanabilecek problemleri doğuran risklerdir.

Gereksinim belirleme ve kapsam tanımlama süreçlerinin başarısına bağlıdır. Maliyet oluşturacak tüm kalemlerin belirlenmesi ve doğru hesabın yapılması için gereken eforun ayırılması gerekir. Maliyet tahminlerinin uzman seviyesinde yapılması  gerçekçiliğini artıracaktır.

Enflasyon, Döviz kuru vb. Ekonomik Gelişmeler – Ülke veya sektör ortamında değişken kur oranları veya ekonomik koşullardan kaynaklanan risklerdir.

Belirli bir ülke parasına sözleşmeyi sabitlemek, olası sapmalar için rezervler ayırmak, bütçenin toleranslı belirlenmesi, projeyi en az etkileyecek tedariklere gidilmesi vb. önlemler sayılabilir.

Yanlış Bütçe – Maliyetlerin yanlış hesaplanması ve bu doğrultuda yanlış bütçe oluşturulmasıdır.

Maliyet yöntem ve teknikleri iyi belirlenmelidir. Sadece harcanan para değil, harcanan eforun maliyet olarak hesaplanması gerekir. Yöntem ve teknikler konusunda güncel kalınmalı, yanlış hesaplama yapıldığı far kedilen konularda yöntemler gözden geçirilmelidir.

Aktivite Düzensizlikleri – Aktivitelerin erken ya da geç başlaması bütçesel problemler yaratabilir.

Proje planına göre hareket edilmesi, plan dışı konuların plana hızlı bir şekilde yansıtılabilmesi ve gerekli yönetim onaylarına sunulması gerekir. Aktivitelerin planlanan tarihler dışında başlama veya bitmesi nakit akışı açısından ele alınmalıdır.

Aktivite Detayı – İş Kırılım Yapısında yer alan aktivitelerin maliyetin doğru hesaplanacağı detayda ele alınmaması problemlere yol açacaktır.

Planlamaya gerekli efor ve zaman ayırılmalı, doğru maliyet hesabı için gerekli detay seviyesine inilmelidir. Kontrol edilebilecek detay seviyesinde olunması önemlidir.

Kontrol eksikliği – İzleme ve kontrol konusunda süreç, politika, kaynak ve prosedür eksiklikleri maliyet sapmalarının geç fark edilmesine ve problemler yaşanmasına sebep olabilir.

Proje Maliyet Kontrol süreci olmalı, raporlamalarla desteklenmelidir. Kontrol için gerekli kaynaklar ayırılmalı ve yetiştirilmelidir. Öngörülebilen problemler için önleyici, yaşanan hatalar için düzeltici eylemler düşünülmelidir. Bilgi Teknolojileri kontrol süreçlerinde kullanılmalı zamanında ve doğru veri akışı sağlanmalıdır.

Koordinasyon – Ekipler arası ve şirket içi iletişim ve işbirliği eksikliği maliyetlerin yükselmesine yol açar.

Ekipler arası iletişim artırılmalı, ekiplerin merkez departmanlarla olan işbirliği güçlendirilmelidir. İletişim ve işbirliğine ilişkin yaşanan problemler çalışan anketleri vb. aracılığı ile değerlendirilmeli, yönetimin desteği alınarak koordinasyon artırılmalıdır.  

Bütçenin Kesilmesi – Proje esnasında bütçenin kesilmesi projenin geri kalan işlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin problemler yaratabilir.

Maliyet kalemlerine ilişkin B planınız olmalıdır. Bütçenin kesilmesi durumunda projenin geri kalanı için proje yönetim planının güncellenmesi gerekir. Gerekli paydaşları bir araya getirmeli ve planı güncellemelisiniz. Bütçenin kesilmesi kapsamın daralmasına ve kalitede kayıplara yol açabilir. Bu sebeple bütçe kesintisinin olası etkilerini yönetime sayısal ifadelerle anlatmalısınız.

Kapsam Değişiklikleri – Kapsamdaki kontrolsüz değişiklikler maliyetleri artırabilir.

Bk. Proje Riskleri – 2 – Kapsam

Uyumsuzluk – Planlanan ve gerçekleşen maliyet verilerinin birbiri ile uyumlu olmaması önemli maliyet aşımlarının görülememesine yol açabilir.

Proje Maliyet Planını oluştururken planlanan ve gerçekleşen analizi için gerekli veri ihtiyacı dikkate alınarak planlama yapılmalıdır. Gerçekleşme verilerinin sahadan alınabiliyor olması (raporlama yapacak kişilerin o verileri elde etmesi ve iletmesi), gelen verilerle analiz yapacak kaynakların belirlenmesi gerekir. Kazanılmış Değer Yönetimi vb. teknikler planlanan-gerçekleşen analizinin gerçekçi olmasını sağlayacaktır.

Teknik problemler – Proje yürütme sürecinde yaşanacak teknik problemler ek maliyetler yaratabilir.

Aktivitelerin gerekli toleranslar dahilinde zaman ve maliyet planlaması yapılmalıdır. Yeni teknoloji, bilinmeyen ve ilk defa yapılan işler konusunda dikkatli olunmalıdır. Gereksinim belirleme ve kapsam tanımlama aşamalarında bu konuda çıkabilecek olası problemler proje ekibi ile masaya yatırılmalıdır.

Müşteri kaynaklı gecikmeler – Müşteri kaynaklı (onay, ödeme vb.) gecikmeler maliyetleri olumsuz etkileyebilir.

Sözleşmelerde müşterinin rol ve sorumlulukları net bir şekilde tanımlanmalıdır. Projede müşteri sorumluluğunda olan onay vb. konularda iyi hazırlanılmalıdır. Olası müşteri gecikmelerine ilişkin rezervler tanımlanmalıdır. Müşterinin projeye dahil edilmesi ve sık onay noktaları bu riskin olumsuz etkilerini azaltacaktır.

Planlama Hataları – Planlamada yapılan hatalar fazla mesai ve ek harcamalar doğurabilir.

Proje Yönetim planı tüm unsurları ile ele alınmalıdır. Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite, İnsan Kaynakları, İletişim, Tedarik, Risk ve Paydaş Yönetim Planları maliyet açısından düşünülmeli, maliyetlere ve bütçeye olası olumsuz yansımalar ele alınmalıdır.

Sözleşmeler – Sözleşmelerde yer alan ve yeterince iyi irdelenmemiş maddeler ek maliyetler yaratabilir.

Sözleşmeler projede yer alacak uzman kişiler ve hukuk danışmanı desteği ile hazırlanmalıdır. Müşteri ile empati kurulmalı sözleşmenin maliyet açısından hangi problemleri yaratabileceği irdelenmelidir.

Zaman baskısı – Gerçekçi olmayan proje bitiş tarihleri ek maliyetlere yol açabilir.

Zaman planının gerçekçi olmasına gayret edin. Eldeki bütçe ile istenilen zamanda projenin tamamlanmasına ilişkin koşulları belirleyin. Gerçekçi olmayan ve problem yaratabilecek durumları sayısal ifadelerle yönetime sunun.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

1 + 14 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.