Proje Riskleri – 4 – Değişiklikler

Proje Yönetiminin her sürecini olumsuz etkileyebilecek “değişiklikler” konusunu ele almak istiyorum. Değişiklikleri yönetmek için bir Değişiklik Yönetim Süreci kurulmuş olsa dahi;

Aşırı değişiklik olması – Projeye ilişkin gelen değişiklik talelerinin beklenenden çok daha fazla olması durumunda projenin hem karmaşıklık düzeyi artacak hem de proje ekibi üzerinde olumsuz etkileri olacaktır.

Değişiklik taleplerinde istenilen değişikliğin faydasının veya zorunluluğun kaynağının açık ve net bir şekilde ifade edilmesi gerekir. Talebi yapan istediği değişikliğin yaratacağı olumlu etkiyi sayısal olarak ifade etmelidir. Değişikliğin zaman, maliyet, kalite veya kapsam etkisi mutlaka analiz edilerek talebi yapan ile paylaşılmalı ve planlar güncellenmelidir.  

Paydaş Çatışması – Talep edilen değişiklik proje paydaşları ve ekip içerisinde anlaşmazlıklara ve çatışmalara yol açabilir.

Değişiklik talebinin proje paydaşları ve ekip içerisinde değerlendirilmesi sağlanmalıdır. Proje gözden geçirme toplantılarında değişiklik maddeleri gündem edilmelidir. Paydaşların değişiklik talebinin hayata geçirilmesine yönelik çekinceleri dinlenmeli ve dikkate alınmalıdır.

Proje başarısızlığı – Değişiklik taleplerinin fazlalığı projenin başlangıç hedef ve başarı tanımının değişmesine sebep olabilir.

Proje başlangıcında, proje başlatma belgesi ile belirlenen başarı kriterleri üzerinde tüm paydaşların onayı alınmalıdır. Projenin tüm paydaşlarca ortak bir başarı tanımı olmalıdır. Projenin değişiklikler sebebiyle başarısız olacağına ilişkin düşünceler ekip ile görüşülerek giderilmelidir.  Sürekli değişen başarı kriterinin yaratacağı motivasyon kaybının projeyi etkileyebileceği diğer alanlar göz önünde tutulmalıdır.

Başıboş Değişiklikler – Değişiklik taleplerinin değişiklik yönetimi sürecinden geçmemesi, yürütme sürecinde işi yapanlara doğrudan iletilmesi ya da iş yapanların kendi inisiyatifleri ile yaptıkları değişiklikler projede olumsuzluklara yol açar.

Her türlü değişiklik talebi, değişiklik yönetim sürecine dahil edilmelidir. Değişiklik kayıtları tutulmalı, kayıt altına alınmamış değişiklik talepleri uygulanmamalıdır. Değişiklik talepleri hangi iletişim kanalından (tel, whatsup vb.) gelirse gelsin yazılı hale getirilmelidir.

Yönetimin Destek Vermemesi – Değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi inisiyatifini ve sorumluluğunu yönetimden oluşan bir değişiklik kontrol komitesi üstlenmediğinde istenmeyen ve olumsuz yansımaları olan değişiklikler hayata geçirilebilir ve proje olumsuz etkilenir.

Her projede değişikliklerin değerlendirilmesi ile ilgili bir değişiklik kontrol komitesi (minimumda sponsor, proje yöneticisi ve müşteri) olmalıdır.

Yanlış önceliklendirme – Değişiklik taleplerinin yanlış önceliklendirilmesi ek iş yükü yaratabilir.

Değişikliklerin gerek talep yapan taraf gerekse iş gerçekleştirecek ekip tarafından doğru önceliklendirilmesi gerekir. Proje ekip toplantılarında değişikliklerin nasıl ele alınacağı ve önceliklendirilmesi gündem edilmelidir. Değişiklik kayıtlarında önceliklendirme belirtilmelidir.

Zayıf değişiklik talebi – Değişiklik talebinin iyi tanımlanması ve yoruma açık olması istenmeyen sonuçlara yol açabilir.

Değişiklik istek talep formunda değişiklik talebi süreç, tanım, rol ve sorumluluklar şeklinde açıklanmalıdır. Değişiklik talebi yapacaklar için örnek bir talep formu oluşturulmalı ve talebi yapacak olanlar yönlendirilmelidir. Değişiklik talebinin, değişiklik kontrol komitesinin karar almasını sağlayacak detayda hazırlanmalıdır.

Gereksinim çatışması –Değişiklik talepleri proje gereksinimleri ve kapsam ile örtüşmeyebilir.

Değişiklik talepleri proje gereksinimleri ve kapsam ile karşılaştırılmalı birbiri ile örtüşmeyen talepler konusunda talep sahibi uyarılmalıdır.

Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabı – Gökrem Tekir – Savaş Şakar çıktı. Bilgi almak ve İMZALI kitap siparişi vermek için tıklayınız.

Uyarı: Yayınevlerinde ya da kitapçılarda yoktur.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Beğendiniz mi? Patreonda yer alan kanalımızdan aylık abonelik ile bizi destekleyin!
Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

fifteen − seven =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.