Proje Yöneticisi lambayı ovalar

Hepimizin bildiği Aladdin’in lambası masalında, lambadan çıkan cin “dile benden ne dilersen dile” der fakat dilek sayısını 3 ile sınırlandırır. Eğer 3 şey isteme hakkınız olsaydı, Proje yöneticisi olarak ne isterdiniz?

Eğer okyanusu arabanızla baştan başa geçecek bir köprü isterseniz bunu yapmanın size bir fayda sağlamayacağını söyleyebilir. Ama müşterilerinizin isteklerini tam ve eksiksiz olarak iletebilme becerilerinin gelişmesini isterseniz işte o zaman belkide ilk defa bir dileği karşılayamayacağını fark edecektir.

Proje yöneticisi 3 şeyi ister ve bu 3 şeye odaklanırsa hayatı çok kolaylaşacaktır;

1- İletişim,

2- İstekler,

3- Sonuçlar.

Kesinlikle söylenebilecek olan tek şey iletişim ya da istekler tam olarak ele alınmadan başarılı sonuçların ortaya çıkamayacağıdır. Eğer tüm paydaşlarla ilgili iletişimi kuramamışsanız proje üzerindeki kontrolünüz zayıf olacak demektir. Unutulmaması gereken özellikle matris organizasyonlarda sizinle o projede birlikte çalışanlarla daha önce çalışmadığınız için(büyük ihtimalle) nasıl iş çıkaracaklarını bilmemeniz ve bu yüzden kontrole daha sık sarılacağınız gerçeğidir.

Projelerde işi isteyen taraf çoğunlukla ne istediğini bilmediği gibi, isteklerini sonuçlarını da çok fazla düşünmezler. İşte bu noktada isteklerinin olası sonuçlarını onların anlayacağı dilde Proje yöneticisinin aktarabilmesi çok önemlidir. Müşteri bu noktada projenin yavaşlayabileceği ya da başka bir yola girebileceği konusunda uyarılmalıdır. Proje yöneticisi her halukarda projeyi yolunda tutmak ve isteklerin gerçekleşmesini güvence altına almak için gayret göstermelidir. İşte bu noktada Proje Yöneticisi kendisini İletişim Yöneticisi olarak bulacaktır. İletişimi için kişileri tanımak gerekir. Şöyle bir test yapabilirsiniz; birlikte çalıştığınız insanların çalıştıkları yeri nasıl dekore etmek istedikleri üzerine bir çalışma yapın. Her grup ya da kişi, kişisel özelliklerini buna yansıtmak isteyeceklerdir. Çalışanları tanımanın bir yolu da budur. Dekorasyonda gösterdikleri hassasiyeti işlerinde de göstereceklerdir.

Diğer bir konu ise Proje yöneticisinin kendisini projenin içi danışmanı olarak konumlandırmasıdır. Bu sayede proje içi tüm bilgileri analiz edip “ağacı ormandan ayrı tutarak” doğru sonuçlara gidebilmeli, problemli ya da sıkıntılı durumların üzerinden gelmeye çalışmalıdır. Eğer “bilginiz” ile tarafları birbirine bağlı tutacak güçte “yapıştırıcı” olursanız, projenin beklediğinizden daha başarılı sonuçlarını da sağlamış olursunuz.

Proje yöneticisinin unutmaması gereken bir diğer nokta ise sadece tek bir müşterisinin olmadığıdır. Proje sponsoru ürünü beklerken, departman müdürleri neler olduğunu bilmek isterler, satın alma malzeme ihtiyacı olup olmadığını vb.

Proje ritmini yakalamanız önemli. Bunu yaparken gereksiz toplantılarla vakit kaybetmemeli ve hatta en önemlisi toplantılarla yada diğer gereksiz işlerle vakit kaybediyormuşsunuz izlenimi yaratmamalısınız.

Proje Yöneticisinin ana rolü maliyetleri kontrol altında tutarak taahhüt edilen sürede projeyi teslim etmektir. Bunu gerçekleştirmenin birinci şartı iletişimi başarmanızdır. İşin başında Alaattin’in cini gibi müşterilere “dile bendene dilersen” dediğinizde hem doğru istekleri bir araya getirebilir, hem de dağları yerinden oynatabilirsiniz. Ama hak vereceğiniz üzre tüm bunlar bir gecede maalesef olmamaktadır. İletişim gayret, çaba ve iyi niyet ile gerçekleşir. Projeyi iyi bir iletişim ile yolunda tutabilir ve yolunda olduğu sürece kontrol edebilirsiniz.

Projeler çoğunlukla becerilerin yetersizliğinden değil planlamanın yetersizliğinden gecikirler. Bazen yöneticilerin ilgili kişilerle yemek vb. toplantılarda uzun uzun projelerle ilgili konuları konuştuğunu görebilirsiniz. Bazı yöneticiler bu informal yöntem ile derinlemesine projeleri irdelemekte ve planlarını netleştirmektedirler.

Sonuç olarak Proje Yöneticisinin güvene dayalı kuracağı ilişkilerin getireceği güçlü iletişimle isteklerin daha net tanımlanacağını, isteklerin netleşmesi ile sonuçlara ulaşmak için gerekli planlamanın çok daha net bir şekilde yapılabileceğini unutmamalısınız.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Proje Yöneticisi lambayı ovalar” hakkında 1 yorum

  1. philaphi

    Proje yönetimini bu kadar kısa ve net açıklayan bir yazıyı çok nadir gördüm. Elinize sağlık.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

thirteen − twelve =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.