Proje Yönetimi ve Uyum

Consultants in Compliance and Risk Management - Prime Legal Abogados

Projelerdeki en büyük zorluklardan biri, hem kurum içinde hem de dışında belirli kural ve düzenlemelere uyma ihtiyacıdır.

Birçok sektör ve hükümet, operasyonları, süreçleri, yönetişimi vb. bir dizi standart tarafından yönetilmesini standartlaştırır ve şart koşar. Bu standartlar, kuruluşlar tarafından sağlanan ürün veya hizmetlerin belirli kriterler altında beklendiği gibi minimum kalite, istikrar, güvenlik ve güvenilirlik kriterlerini karşılamasını sağlar.

Proje yönetimi bu standartları Çevresel İşletme Faktörü kavramı altında girdi olarak ele alır. Ancak kurallar ve düzenlemeler, her zaman proje kapsamında ele alınamayan çok boyutlu faktörler içerebilir.

Örneğin Banka A, yasal bir değişiklik sebebiyle işlem platformunda değişiklik yapmaya karar verir. “Kullanıcı kabul testini” geçebilmek için ilgili kuralları gereksinim olarak proje kapsamına dahil eder. Proje ekibinin düzenleyici standartları ve dolayısıyla getirdiği teknik gereksinimleri ve tasarım özelliklerini bildiğini varsayarak gerçekleştirir. Eğer Teftiş, İç Denetim vb. unsurlar proje en başından dahil edilmemişse test aşamasında hatalar ortaya çıkmaya başlar. Zaman ve maliyet kayıpları oluşur.

Gereksinim, “bir sözleşmeyi, standardı, spesifikasyonu veya resmi isteği yerine getirmek için sistem, ürün, hizmet, sonuç veya bileşen tarafından karşılanması veya sahip olunması gereken koşul veya yetenek olarak tanımlanır. Gereksinimler, sponsorun, müşterinin ve diğer paydaşların sayısallaştırılmış ve belgelenmiş ihtiyaçlarını, isteklerini ve beklentilerini içerir

Kuruluşlar, yasalar veya benimsedikleri standartlar doğrultusunda faaliyetlerini kısıtlayan kural ve düzenlemelere uymak zorunda kalırlar. Uyumsuzluk, cezalar veya yaptırımlar getirir. Ek olarak, şirketlerin pazarda kendilerini farklılaştırmalarını sağlayan, müşterilere sundukları tekliflerin ayrılmaz bir parçası haline gelen ISO gibi standartlar vardır. Bu firmaların hayata geçirdikleri projelerin bu standartlara uymaması düşünülemez.

Uyum, bir talebe, teklife, yasaya ya da sözleşmeye uyma eylemi olarak veya resmi gerekliliklerin yerine getirilmesinde uygunluk” olarak tanımlanır. Projedeki paydaşların belirli gereksinimlerine uygun olarak projelerin belirli kurallara, düzenlemelere veya standartlara uyması ihtiyacını tanımlamak için kullanılır. Uyum, proje için basit gereksinimlerden daha fazlasını kapsar, çünkü çok çeşitli paydaşlardan gelen kurumsal gereksinimleri karşılama zorunluluğunu belirler. Uyum, , projenin gereklilikleri ile şirketin organizasyonel ihtiyaçlarını eşleştirmek aradaki boşluğu kapatmaktır.

Projelerde kurallara, düzenlemelere veya standartlara uymanın iki yolu olduğu söylenebilir;

  • İş Kırılım Yapısı bazında uyulması gerekenler belirlenir. Böylece ilgili eylemler kapsama eklenebilir. Bu yaklaşımın iki önemli dezavantajı vardır;
    1. Düzenlemenin karmaşıklığı nedeniyle İş Kırılım Yapısında tek bir madde ile yönetilemeyebilir. Teknik, yasal, organizasyonel, kontrol diğer boyutlar ile ele alınıp, farklı İş Kırılım Yapısı seviyelerinde ele alınmaları gerekir.
    2. Uyum faaliyetlerinin uzun sürmesi, projenin uzamasına ve moral kaybına neden olabilir.
  • Proje ekibi uyulması gereken kuralları gereklilik olarak değil, ilgili süreçlerin girdileri olarak görmeyi tercih edebilir. Bu yaklaşımın avantajı, düzenlemeleri projenin kapsamına bağlı değil, daha bütünsel bir şekilde ele almasıdır. Dezavantajı, proje ekibinin tüm gerekliliklerin dikkate alındığından ve bunların İKY’nin her bir faaliyetini nasıl etkilediğinden emin olmak için daha fazla kaynak konsantrasyonuna ihtiyaç duymasıdır.

Uyum ile ilgili olarak, kuruluş, standartlara veya düzenlemelere uyum için gerekli süreçleri yürütebilmeli ve izleyebilmelidir. Bunu yapabilmek için projenin “uyum hedeflerinin” proje başlangıç aşamasında belirlenmesi gerekir.

Uyumun sağlanması için aşağıdakilerin belirlenmesinde ve belgelenmesinde fayda vardır;

  • Uygunluk Belgeleri: Projede gerekli dokümantasyon çıktı olarak belirlenmelidir.
  • Uyum Komitesi: Uyumun kontrolünü sağlayacak kişi veya grup belirlenmelidir.
  • Uyum Riski: Proje yöneticileri, proje riskleri gibi uyum risklerini dikkate almalıdırlar.
  • Uyum Denetimi: Uyumun denetlenmesine ilişkin prensip ve kurallar belirlenmelidir. Denetim, kurum içinden veya dışından kişilerce yapılabilir.
  • Uyum Sorumlulukları: Proje ekibi üyelerinin uyum ile ilgili sorumlulukları belirlenmelidir.

Proje uyumu için prensiplerin belirlenmesi, proje ekibinin faaliyetleri netleştirmesine ve belirli hedeflere ulaşmak için en faydalı araçları seçmesine olanak tanır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

18 − three =

Bu site, istenmeyenleri azaltmak için Akismet kullanıyor. Yorum verilerinizin nasıl işlendiği hakkında daha fazla bilgi edinin.