Tedarik, bir projenin başarıya giden sorunsuz akışını tanımlayan temel bileşenlerden biridir. Eğer bir projenin tedarik süreci iyi yönetilmiyorsa bu, projenin en az %50’sinin uygunsuz yönetildiği anlamına gelir.
Tedarik yönetiminde ilk adım, proje için ideal olan satın alma yaklaşımı ve metodolojisinin türüne karar vermek olacaktır. Bu kararı etkileyen çeşitli faktörler vardır: projenin kapsamı, değeri ve niteliği, ihtiyaç duyulan beceriler, konum, beklenen programlar, hazırlık, sponsorluk, finansman ve gizlilik vb.
Projelerde tedarik yaklaşımı, kuruluşun stratejisiyle uyumlu olmalıdır. Stratejik uyum, projelerin mevcut ortaklıklardan yararlanmasına, yeni ittifaklar kurmasına, proje görünürlüğünü artırmasına ve üst düzey yönetim desteğini güvence altına almasına yardımcı olur. Ancak mevcut ortaklıkların tedarikler konusunda etkisi yüksektir.
Proje ihtiyaçları ile organizasyonel tercihler arasında sağlıklı bir denge olmalıdır. Belirsiz kapsam, üst düzey gereksinimler ve genel spesifikasyonlar, satın alma ekipleri ve tedarikçiler tarafından belirsiz yorumlamalara yol açar. Bu nedenle proje gecikmeleri ve başarısızlıklar yaşanabilir.
Tedarik yaklaşımına karar verilmeden önce proje ekibinin kapsamı, gereksinimleri ve teslimatları detaylandırması ve açıklaması gerekir.
Projelerde ve organizasyonlarda hukuki, sosyal ve etik konular sebebiyle öncelikle satın alma şartlarına yasal olarak uyulması gerekir. Karşılıklı bir anlaşma sağlanıncaya kadar her türlü anlaşmazlık takip edilmelidir. Proje anlaşmazlıkları çözülmeden bırakıldığında operasyonları aksatabilir ve potansiyel olarak kuruluşun itibarını zedeleyebilir. Tedarik problemleri, sosyal medyanın etkisiyle orantısız bir şekilde büyüyebilir. En yaygın sorunlar, Hizmet Seviyesi Anlaşmalarına, Fikri Mülkiyet Haklarına, güvenlik ve veri ihlallerine, hesap verebilirliğe ve sahipliğe uyulmaması nedeniyle ortaya çıkar.
Projelerde geçmiş satın alma deneyimleri, satın alma sürecini sıkı tutmak, gerektiğinde proje ekiplerine satın alma uzmanlarını da dahil ederek kritik yolu kontrol etmek, esnek ve verimli olmak, kıyaslama yapmak, teknolojik büyümeyi yönetmek önemlidir. Bunlar etkili olmakla birlikte, giderek daha fazla iş ve sonuç odaklı olan proje dünyasında aşağıdakilere dikkat edilmelidir:
- Sözleşmelere erken dahil olmak,
- Ayrıntılı ve sıkı teklif/ihale süreçleri uygulamak,
- İş ihtiyaçlarını karşılayacak tüm seçenekleri değerlendirmek,
- Yasal, sosyal ve etik hususlardan taviz vermemek,
- Sürdürülebilirlik hedefleri dikkate almak.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
