Proje Yönetiminde Kolaylaştırma

Kolaylaştırma teknikleri, belirli bir hedef doğrultusunda katılımcıların davranışlarını yöneterek ilgili bilginin edinilmesi için kullanılır. Hem içeriğe odaklanmayı hem de yürütülen süreci doğru yönetmeyi gerektirir. Denge sağlayacak bir ortam hedeflenir. Kolaylaştırma iletişim bilimi, davranış psikolojisi ve grup dinamikleri ilkelerine dayanır.

Proje Yönetiminde kolaylaştırma tekniklerinin bir çok faydası vardır;

  • Şirket politikalarının ya da güç kavgalarının olumsuz etkilerinden korunmak,
  • Katılımcılar arasında iletişimi ve dengeli katılımı sağlayarak, oybirliğine ulaşmak,
  • Yaratıcılığı ve grup problem çözme becerisini uygun tempoda adım adım gerçekleştirmek,
  • Kolay ve etkin çatışma çözümüne gitmek,
  • Tam katkı sağlamak,
  • Beklentileri yönetmek,
  • İş gereksinimlerinin daha iyi anlaşılmasını sağlamak.

Kolaylaştıcıların aşağıdaki becerilere sahip olması gerekir;

  • Liderlik – Planlama, proje yönetimi, kişilerarası iletişim, karar verme, oybirliği
  • İletişim – Yazılı, sözlü, vücut dili, terminoloji, iletişim teknolojileri.
  • Dinleme – Aktif ve Etkin
  • Grup Dinamikleri – Motivasyon, çatışma çözme, davranış psikolojisi, ekip kurma
  • Analitik – Problem çözme, sorgulama, bilgi toplama ve analizi
  • Teknik – Kavramlar, araç kullanımı, sektör bilgisi, değişim ve dönüşüm yönetimi

Kolaylaştırma yetkinlikleri aşağıdaki gibidir;

  • Toplantı Yönetimi
  • Açık Uçlu Soru Sorma
  • Bilgi/Gereksinim Toplama ve Analizi
  • Karar Verme ve Problem Çözme
  • Davranış ve Çatışma Yönetimi
  • Oybirliği Sağlama, Taahhütleri Güvene Alma

Kullanılan kolaylaştırma tekniklerine örnek olarak Ortak Uygulama Geliştirme – JAD (Joint Application Design), Kalite Fonksiyonu Dağıtımı – QFD (Quality Function Deployment) ve Müşterinin Sesi – VOC (Voice of the Customer) sayılabilir.

Kolaylaştırmanı Amacı

  • Atölye çalışmalarını ve ekip toplantılarını daha etkin kılmak
  • Katılımcıların enerji, ilgi ve bilgilerini davranışlarıyla birlikte yönetmek

Kolaylaştırmada Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Katılımcılara, şirket ortamına, iletişim gereksinimlerine ve duruma göre doğru tekniği seçin.
  • Tercih edilen tekniğin işe yarayıp yaramayacağını geçmiş deneyimlerden çıkarmaya çalışın.
  • Hazırlık aşamasında gündemi gözden geçirin ve tüm gerekli tekniklerin kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.
  • Katılımcılarla gündemi, hedefi, tartışma çerçevesini ve zaman planını paylaşın.
  • Gündeminizde, geçmiş toplantılarla veya yeni gelişmeleri açıklayıcı bir bölüm yer alsın.
  • Toplantı kurallarını belirleyin. (Örneğin söz istemek için el kaldırmak, söz kesmemek vb.)
  • Atölye çalışmasına ya da toplantıya katılın, dinleyin ve etkileşimleri gözlemleyin.
  • Duruma göre tekniği değiştirin.
  • Konsantrasyonun bozulmaması için verilecek molaları doğru belirleyin.
  • Kararları yazılı hale getirin, gerçekçi olunmasını ve dürüstlüğü destekleyin.
  • Toplantı sonunda değerlendirmeye, özet geçmeye, sorulara vakit ayırın.
  • Tamamlandığında alınan dersleri çıkarın.

Kolaylaştırmak adına toplantı ve atölye çalışmalarında aşağıdaki kurallar uygulanabilir;

  • Herkes bir konuda bir kez konuşacak.
  • Fikirler tartışılacak, insanlar değil.
  • Herkes konuşma zamanına uyacak.
  • Ekip çalışmalarında sorumluluk paylaşılacak.
  • Telefon ve bilgisayarlar kapatılacak.

PMI, aşağıdaki Proje Yönetimi süreçlerinde Kolaylaştırma yapılmasını önermektedir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;

  • Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
  • Proje Yönetimi Planı Geliştirme
  • Proje Bilgilerinin Yönetilmesi
  • Gereksinimlerin Toplanması
  • Kapsamın Tanımlanması

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

13 − eleven =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.