Paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır. Genellikle önceden hazırlanmış ya da spontane sorular yönelterek yapılır. Alınan cevaplar kaydedilerek gerçekleştirilir. Görüşmeler çoğu zaman yüz yüze yapılır, bazen görüşmeyi yapan ve/veya kendisiyle görüşme yapılan kişiler birden fazla olabilir.
Deneyimli proje ekibi üyeleriyle, sponsorlarla, diğer yöneticilerle ve belirli konuların uzmanlarıyla yapılan görüşmeler, istenen proje teslimatlarının özelliklerini ve fonksiyonlarını belirlemeye ve tanımlamaya yardımcı olabilir.
Görüşmeler daha detaylı bilgi istendiğinde tercih edilir. Proje Yönetiminde görüşme konuları müşteri ihtiyaçları, hedefler, işin doğasına göre spesifik konular olabilir. Görüşmeler için belirli bir zaman ayırılır ve tarih belirlenir. Yoğun ve tempolu çalışanlar için tercih edilen bir tekniktir.
Proje Yönetiminde görüşmenin amacı ekip üyeleri, müşteri veya paydaşlardan daha detaylı bilgi edinmektir.
Görüşme Süreci
- Konuşulacak konuların belirlenmesi
- Görüşülecek kişilerin belirlenmesi
- Görüşme konusunda eğitim alma veya verme
- Görüşmenin zamanının planlanması
- Görüşmeye Hazırlanma
- Görüşmenin Yapılması
- Görüşmenin Analizi
- Takip
Dikkat edilmesi gerekenler;
- Görüşmeye katılması istenilenler konuya uygun seçilmeli, sponsor veya ekip üyelerinden destek istenmelidir.
- Yöneticinin deneyimi görüşülecek konuya uygun olmadığında altında çalışan deneyimli kişi ile görüşülmelidir.
- Hazırlanacak bir kontrol listesi ile görüşme için seçilen kişilerin doğruluğu test edilebilir.
- Bilgi toplama performansının gelişmesi için etkin görüşme teknikleri eğitimi alınmalıdır. Alınan eğitimler sonrası denemeler yapılmalı ve sonuçları incelenmelidir. Alınan eğitimler görüşme yapacak kişilerin doğru noktaya odaklanmasını ve diğerleriyle ortak sonuçlar üretmelerini sağlamalıdır. Özellikle son kullanıcıların doğru seçilmesi konusundaki belirsizlikleri bu tip eğitimler giderecektir.
- Grup iletişim tekniklerine nazaran birebir görüşmelerde bazı katılımcıların kendilerini grup dışında daha iyi ifade edebildikleri unutulmamalıdır.
- Proje ile ilgili yapılacak görüşmeler şirket genelinde duyurulmalı ve sponsorun desteği gösterilmelidir.
- Görüşmeye katılacaklara görüşme öncesinde hazırlanabilmeleri için gerekli detaylar aktarılmalı, kapsam açıklanmalı, belge vb. iletilmelidir.
- Görüşme için rahat bir ortam hazırlanmalıdır.
- Görüşmelerin hazırlık, gerçekleştirme ve analiz edilme gibi süreçlerinin efor gerektirdiği unutulmamalıdır.
- Mümkünse görüşmenin analizi aynı gün içinde yapılmalıdır.
- Görüşmeyi yapacak kişi, görüşülecek kişinin rolü ve görüşmenin kapsamıyla olan ilişkisini bilmelidir. Mümkünse görüşme öncesi sorular gönderilmelidir. Soruların önceden gönderilmesi görüşmenin sohbet ortamında yapılacağının göstergesidir. Görüşme konuları kadar görüşmecinin görüşme esnasındaki tavrı da izlenmelidir.
- Görüşmelere tanışma ile başlanmalı, görüşmecinin beklentileri alınmalı görüşmenin amacı aktarılmalıdır.
- Açık uçlu sorularla görüşmenin ilerlenmesi sağlanmalıdır.
- Görüşme sırasında karşı çıkmak aksi fikri savunmak doğru değildir. Görüşmeci rahat bir şekilde tüm görüşlerini aktarabilmelidir.
- Görüşme istenilen detayda yazılı hale getirilmelidir.
- Görüşme bittiğinde tüm konuların üzerinden geçilip geçilmediği kontrol edilmelidir. Eksik kalan konular veya yeni fark edilen durumlar kayıt altına alınmalıdır.
- Anlamadığınız veya net olmayan konuları yeni sorular sorarak netleştirmelisiniz.
- Görüşmede atıfta bulunulan belgeler varsa bir kopyasını isteyiniz.
- Görüşme bittiğinde teşekkür ediniz.
- Görüşmenin sonuçlarının nasıl iletileceğini açıklayınız.
Özellikle iş süreçlerini iyileştirme projelerinde detaylı ve kaliteli bilgi toplanması en önemli faktördür. Görüşme notlarının analiz edilmesi ve ihtiyaç duyulan kilit noktalara odaklanılması gerekir. Görüşme notlarının görüşmeci ile paylaşıldıktan sonra kendi yorumlarını ekleyerek geri göndermesi istenmelidir.
Diğer dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır;
- Süreye sadık kalmaya çalışın.
- Gizli kalması gereken bilgilere özen gösterin.
- Doğru kişi ile görüşme yaptığınızdan emin olun.
- Konudan sapmayın.
Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Görüşmeler tercih edilir. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;
- Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
- Proje Yönetimi Planı Geliştirme
- Gereksinimlerin Toplanması
- Kalite Yönetimi Planlama
- Kalite Kontrolü
- Proje Ekibinin Geliştirilmesi
- Kaynak Yönetimi Planlama
- İletişim Yönetimi Planlama
- İletişimlerin İzlenmesi
- Risklerin Tanımlanması
- Nitel Risk Analizinin Yapılması
- Nicel Risk analizini Yapılması
- Riske Yanıt Planlaması
- Tedarik Yönetiminin Planlanması
- Tedariklerin Yürütülmesi
- Paydaş Katılımını Yönetme
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Kalabalık Projeleri Yönetmek
- Proje Yönetiminde Odak Grupları
- Proje Yönetiminde İstatistiksel Örnekleme
- Proje Maliyetlerini Düşürmek – 5
- Proje Yönetiminde İlişki Ağları
- PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 45 – Proje Performans Alanları – Planlama – 6
- Proje Yönetiminde Paydaş Haritalama/Gösterim
- Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
- Proje Yönetiminde Belge Analizi
- Proje Yönetimi Sohbetleri 85 – Planlama Sürecinde Neler Yapılmalı?
