Projelerde Etkin Maliyet Tahmini

Rodney Turner’ın çalışması* maliyet tahmin sistemi oluştururken dikkate alınması gereken en önemli hususlardan bazılarını vurgulamaktadır.

Bu liste her şeyi kapsamasa da, unsurlarının büyük ve küçük projeler için maliyet yönetiminin etkinliği üzerinde önemli bir etkisi vardır. Etkin bir maliyet tahmin sisteminin karmaşıklığı ve genişliği, maliyetlerini kontrol etme niyetinde olan kuruluşların basit ve hızlı bir çözüm diye bir şeyin olmadığını kabul etmeleri gerektiğini düşünmelerini gerektirir. Unutulmaması gereken, “Göremediğimizi düzeltemeyiz, planlamadığımız şeyleri kontrol edemeyiz!

Projenin ve ilgili işin kapsamının açık, eksiksiz ve net bir tanımı
Olası etkilerini en aza indirmek için iyi düşünülmüş eylem planları ile ilgili potansiyel risklerin kapsamlı bir değerlendirmesi
İyi eğitimli ve yetkin bir proje yöneticisi
Projenin ömrü boyunca ortaya çıkması muhtemel çeşitli maliyet türlerinin tüm paydaşlar tarafından kapsamlı bir şekilde anlaşılması
sorumluluklarını açıkça anlamalarını sağlayacak şekilde serbest bir iletişim akışının olduğu proje organizasyon kültürü
İyi tanımlanmış proje yönetimi yapısı
Aşamalara veiş paketlerine orantılı bütçe tahsisi
İş kırılım yapısına uygun ve kuruluşun yönetim bilgi sistemiyle uyumlu muhasebe sistemi ve maliyet kodlama şeması
Gerçekleştiği anda ilgili maliyet hesaplarına kayıt atacak bir maliyet muhasebesi sistemi
Görevlerin ilerlemesini takip eden, iş kırılım yapısı doğrultusunda, öncelikli ve ayrıntılı bir proje zaman çizelgesi
Proje planlarını gerçekleştirmek için iyi motive olmuş personelin etkili yönetimi
Tüm projeyi kapsayacak şekilde planlananları ve gerçekleşenleri karşılaştırmaya yönelik bir mekanizma
Acil çözüm önlemlerinin alınması da dahil olmak üzere, gecikilen kritik görevleri yerine getirme yeteneği
Görevlerin tek seferde doğru yapılmasını sağlamak için yeterli ve etkili denetim
Çalışanların doğru süreyi ve eforu ayırması için personel zaman çizelgelerinin denetlenmesi
Şartnamelerin ve sözleşmelerin doğru şekilde hazırlanması
Müşterinin mali durumunun sağlam olduğunu ve sözleşmeye konu olan tüm ödemeleri yapmaya yeterli paraya sahip olduğunu doğrulamak için araştırma
Tüm önemli tedarikçi ve alt yüklenicilere (özellikle yeni olanlar) yönelik araştırmalar
Kaliteyle orantılı en düşük maliyeti sağlamak, tahminleri ve bütçeleri aşan maliyetlere bağlı kalmaktan kaçınmak için tüm satın almalar ve taşeronlar için rekabetçi ihalelerin etkili bir şekilde yapılması
Müşteriye fatura edilmesi de dahil olmak üzere, değişikliklerin ve sözleşme değişikliklerinin uygun şekilde değerlendirilmesi ve kontrolü
Ödeme yapılmayacak tüm gereksiz değişikliklerden kaçınılması
Tüm faturaların ve hakediş taleplerinin fazla veya erken ödenmemesini sağlamak için tedarikçilere ve alt yüklenicilere yapılan ödemelerin uygun şekilde kontrol edilmesi
Sözleşme ücretlendirme yapısında yer almayan harcamaların engellenmesi (örneğin, pahalı telefon görüşmeleri, özel baskı ve kırtasiye malzemeleri, seyahat ve konaklama)
Müşteriye doğru faturalama yapılması, hak ediş veya maliyet geri ödemesi taleplerinin uygun zamanlarda ve doğru seviyelerde yapılmasının sağlanması, böylece ödemeleri geciktirebilecek anlaşmazlıkların ortaya çıkmaması
Müşteriden gelen ödemelerin uzun süre gecikmesini önlemek için etkili kontrol ve takip
Dolandırıcılık vb. sebeplerle kayıpların önlenmesine yardımcı olacak iç güvenlik denetimleri
Olası zaman veya bütçe aşımlarını vurgulayan düzenli maliyet ve ilerleme raporları
Uygun maliyetli tasarım

* Kaynak: Turner, JR ve Simister , SJ ( 2000 ). Gower Proje Yönetimi El Kitabı , 3. baskı, s. 295–297. Aldershot , Hampshire, Birleşik Krallık: Gower.

Türkçe eğitimler