Projelerle Etkili Değişimi Sağlamak

Projelerle etkili değişimin sağlaması için aşağıdaki üç aşamanın veya durumun her birinde ne olması gerektiğini detaylıca ele alınmalıdır;

Mevcut Durum, işin şu anda nasıl yapıldığını oluşturan davranışların, süreçlerin, araçların, tekniklerin, organizasyonel yapıların ve iş rollerinin toplamıdır. Mevcut durum iyi çalışmıyor olabilir, ancak genellikle istikrarlı, öngörülebilir ve tanıdıktır. Başarılı olduğumuz ve nasıl değerlendirileceğimizi bildiğimiz yerdir. Her şeyden önce mevcut durum, bilinen rahat durumdur. Bu nedenle, değişim iletişiminin mümkün olduğu kadar erken başlaması gerekir. Böylece insanların yeni yollarla çalışmaya başlamadan önce değişimi anlayıp kabul etmeleri için zamanları olur. Mevcut durumda, beklenen değişikliğe hazırlanırız ve özellikle aşağıdakiler yapılmalıdır;

Neyin değişeceğini ve neyin aynı kalacağını tam olarak açıklığa kavuşturun, böylece kafa karışıklığını en aza indirebilir ve değişimin olası kapsamı ve etkisi hakkında söylentilerin gelişmesini önleyebilirsiniz. Proje ekibi üyeleri ve kullanıcılar, neyin değişmesi gerektiğini ve mevcut olağan iş ortamından nelerin muhafaza edilebileceğini belirlemek için işbirliği içinde çalışmalıdır.
Değişimin nedenleri ve beklenen faydalar konusunda farkındalık yaratarak değişime destek olunmasını sağlayın. Proje tamamlandığında her şeyin nasıl görüneceğine dair ilgi çekici ve olumlu bir vizyon aktarmanız gerekir.
Değişimle ve değişime karşı dirençle ilişkili riskleri nasıl yöneteceğinizi düşünün. Bunu görmezden gelmek ve değişmenin hiçbir dezavantajı yokmuş gibi davranmak saflıktır. Kazanımlar kadar kayıplar konusunda da dürüst olduğunuzda, insanlar daha hızlı uyum sağlayacaklardır.
Sık sık iletişim kurun, beklenen faydaları açıklayın, değişikliğin paydaşları nasıl etkileyeceğini açıklayın, endişelerini dinleyin ve soruları tam olarak yanıtlayın. Böylece söylentileri ortadan kaldırın. Değişimin onlar için ne anlama geldiği ve çalışma şekilleri konusunda açık ve net olmak, geçiş aşamasına giden yolda çok önemlidir.
Yeni ürün vb. proje sonucunu etkileyecek kişilere eğitim, koçluk ve mentorluk sağlayın. Bu görevlerin Proje Yönetimi Planında ele alınması ve doğru kaynakların atanması gerekir.

Geçiş Durumu bazen düzensiz ve öngörülemez olabilir ve umutsuzluk, endişe, öfke, korku veya rahatlama gibi duygular yaratabilir. Geçiş sırasında, kullanıcılar yeni çalışma yöntemlerini öğrenirken üretkenlik düşebilir. Denemeyi teşvik eden ve başarısızlık korkusunu en aza indiren bir ortam yaratılmalıdır. Zorlayıcı durumlarda aşağıdakiler yapılmalıdır;

Kullanıcıları, onların girdilerinden faydalanmanızı ve onlara sahiplenme duygusu sağlayacak şekilde proje ürünlerinin test edilmesine dahil edin.
Değişim tepkisini ve ilerlemeyi izleyin, öğrenmeyi teşvik edin, hataları tolere edin, proaktif olarak ürün onayını engelleyebilecek her şeyi araştırın. Ortaya çıkan değişiklikler, riskler ve sorunlarla hızlı ve etkili bir şekilde ilgilenin.
Değişimin değerini güçlendirmek için ilerleme ve başarı öyküleri yayınlayın. Söylentileri önlemek veya ortadan kaldırmaya yardımcı olmak için soruları yanıtlamaya ve bilgi paylaşmaya devam edin.
Paydaşlara sürekli eğitim, koçluk, mentorluk ve danışmanlık sağlayın.

Gelecek Durum yeni normdur ve gitmek istediğimiz yerdir. Bu adım atılmadığı takdirde eski uygulama ve davranışlara geri dönülebilir. Bu yeni durum bazen geçiş aşamasında kullanıcı geri bildirimleriyle değişmiş olabilir. Gelecekteki durumun organizasyon ve bireysel üretkenlik açısından mevcut durumdan daha iyi olması gerekir. Gelecekteki durum endişe verici olabilir, kişisel ve mesleki beklenti ve hedeflere uymayabilir. Burada faydalı stratejiler aşağıdadır;

İşin operasyonlara geçişinin tamamlandığından emin olun.
Yeni ürünün kuruluş genelinde anlaşıldığından emin olun.
Değişim başarılarını ödüllendirin ve kutlayın.
Değişimi sürdürmenin yollarını bulun ve güçlendirin.
Sürekli eğitim, koçluk, mentorluk ve danışmanlık sağlayın.
Değişimin başarısını değerlendirin ve gerektiği şekilde düzeltici önlemler alın.
Eski yöntemlere dönüş belirtilerine dikkat edin.

Türkçe eğitimler