Projelerde kapsam kontrolü, projenin boyutuna veya karmaşıklığına bakılmaksızın mutlaka yapılmalıdır. Başarılı kapsam yönetimi, etkili proje kapsam kontrol yönetimi gerektirir.
Proje kapsam kontrol yönetimi, proje kapsam temel çizgisi oluşturulduktan sonra proje kapsamındaki değişikliklerin nasıl yönetileceğini tanımlayan kapsam kontrol protokollerini ve kurallarını içerir.
Kapsam kontrol protokolleri aşağıdakileri içerebilir;
- Kapsam değişikliği talepleri yazılı olarak yapılmalıdır.
- Önerilen bir kapsam değişikliğinden elde edilen faydalar açıkça ifade edilmeli
- Kapsam kontrol rolleri ve sorumlulukları belirlenmelidir.
- Değişiklik ile ilgili karar verici(ler) atanmalıdır.
- Onaylanan kapsam değişiklikleri doğrultusunda ilgili proje yönetimi alt planları güncellenmelidir.
- Kapsam değişiklikleri ilgili paydaşlarla paylaşılmalıdır.
Proje kapsam kontrolünün etkinliği, proje kapsamı (kapsam veya iş bildirimi), İş Kırılım Yapısı (İKY), İş Kırılım Yapısı Sözlüğü ve kapsam kontrol sorumlusunun (çoğunlukla Proje yöneticisi) belirlenmesine bağlıdır.
Proje kapsam kontrolünde ilk adım, rol ve sorumlulukları belirlemektir. Her proje yöneticisi (veya varsa proje ofisi), kapsam kontrol rol ve sorumluluklarını belirlemek ve özelleştirmekle görevlidir. Aşağıdaki roller doğası gereği geneldir ve özelleştirilmelidir;
- Değişiklik İsteyen – Değişikliği talep eden, onaylayacak olan içeriğini ve faydasını açıkça ifade etmekten sorumlu kişidir.
- Değişikliği Yöneten – Kapsam kontrol süreci aracılığıyla önerilen değişikliğini yöneten kişidir. Genellikle Proje Yöneticisidir. Kapsam değişikliği önerisinin değerlendirme sürecinden verimli bir şekilde geçmesini, kararların etkin bir şekilde alınmasını ve onaylanması halinde kapsam değişikliğinin ilgili paydaşlarla paylaşılmasını, planların güncellenmesini ve onaylanan değişikliklerin uygulanmasını sağlamaktan sorumlu kişidir.
- Değişikliği Değerlendiren – Önerilen değişiklikle ilişkili bilgileri değerlendiren konu uzmanlarıdır. Genellikle konu uzmanlarını bir araya getirerek sonuçlandıran Proje yöneticisidir. Kapsam değişikliği ihtiyacını, elde edilen faydayı ve önerilen her değişikliğin etkisini değerlendirir, karar vericiye geri bildirim sağlar ve önerilerde bulunu
- Karar Verici – Kapsam değişikliğine karar veren kişi veya kişilerdir. Önerilen her kapsam değişikliği ele alınır. Kapsam değişikliğinin proje üzerindeki etkisinin düzeyine bağlı olarak birden fazla karar verici gerekli olabilir.
Proje kapsam kontrolü içerisinde paydaşlar çeşitli roller üstlenebilirler. Örneğin, proje yöneticisi, değişikliği yöneten olup aynı zamanda değerlendiren grupta yer alabilir.
Çoklu rol durumunda, sorumluluk atama matrisi kullanılabilir.
Kapsam kontrol süreci, proje kapsam kontrolü ile ilgili birincil faaliyetleri ve proje kapsamını etkin bir şekilde kontrol etmek için yapılması gerekenleri açıkça tanımlamalıdır.
Proje kapsam kontrolü süreci, Proje Kapsam yönetimi Planında belgelendirilmelidir. Karar yaklaşımı, kullanılacak karar yöntemini (fikir birliği, istişare, yetkili kararı vb.) tanımlamalıdır. Her bir kararla ilgili karar seviyeleri (proje, yönetici, paydaş veya müşteri seviyesi vb.) oluşturulmalı ve belgelenmelidir.
Kapsam kontrolü yöntemi, organizasyonun üst düzey yönetim ekibi tarafından desteklenmiyorsa, etkisiz olacaktır. Üst düzey yöneticiler adına, organizasyonun proje kapsam kontrol yöntemini tasarlandığı şekilde kullanmasını sağlamak için taahhüt oluşturulmalıdır. Bu iki temel şeyi içerir;
- Kıdemli yöneticiler sistemdeki rollerini, çoğunlukla kapsam kontrol karar vericisi olarak oynamalıdırlar.
- Beklentiler belirlenmeli, proje ekibi üyelerinin kendi rollerini oynaması ve kural dışı davranmaya çalışmamasını sağlamalıdırlar.
Proje kapsam kontrolü, kapsam temel çizgisi oluşturulduktan sonra uygulanmaya başlanmalıdır.
Faydaları
- Kapsam kontrolü, proje kapsam değişikliği sürecine düzen getirir.
- Olası kapsam kayması, bütçe aşımları ve gecikmeler dahil olmak üzere sorun olasılığını önemli ölçüde azaltır.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
