Projelerde Karar Verme

Decisions, Decisions: The Art of Effective Decision-Making in Project Management

Projelerde karar verme, alternatiflerin değerlendirildiği ve bir soruna, fırsata veya meseleye çözüm olarak bir eylem planının seçildiği süreçtir. Projelerde karar alma sürecinde, karar vericiler aşağıdakileri faaliyetleri yürütürler;

Mevcut ortamın ve durumun değerlendirilmesi
Karar uygulamaya konulduğunda durum ve ortamın nasıl etkileneceğinin değerlendirilmesi
Kararın, kararın sonucuyla ilgisi olan “paydaşları” nasıl etkileyeceğinin analizi
Kararın nasıl uygulanacağına ilişkin stratejinin seçilmesi.

Proje Ekipleri gelecekteki eylemlerini çeşitli kararlar alarak belirlerler. Karar verme süreci sonuçlara ulaşmak için yapılan rasyonel bir girişimdir. Karar verme, kaynakların hem aktif hem de pasif kullanımını kapsar. Projelerde alınacak her temel karar proje ekibinin faaliyetleri bağlamına uyumlu olmalıdır;

Ne yapılmalı?
Nasıl yapılacak?
Bunu kim yapacak?
Neden yapılıyor?
Ne zaman yapılmalı?
Nerede yapılacak?

Projelerde aktif kararlar, mevcut misyonun, hedeflerin ve stratejilerin tam olarak dikkate alınmasıyla ve kaynakların etkin ve verimli kullanılmasına yönelik dürüstçe alınan kararlardır. Pasif kararlar ise kaynakları tüketir. Eğer karar verici karar vermeyi ertelerse veya kasıtlı bir şekilde karar alınmazsa hiçbir şey yapmama kararı verilmiş demektir.

Projelerde, karar vericilerin, bir sorunu çözme veya bir fırsattan yararlanma kararının sonucundan çıkarı etkilenen paydaşların nasıl bir tavır takınacakları konusunda her zaman dikkatli olması gerekir.

Günümüzde proje yöneticilerinin proje kararlarının yanı sıra iş kararları da vermesi beklenebilir. Ancak proje kararı ile iş kararı verme arasında farklar vardır;

Proje karar verme, temel çizgilerin karşılanmasına, doğrulamaya ve onaylamaya odaklanır. İş kararları pazar payına, kârlılığa, müşteri memnuniyetine ve tekrarlanan işlere odaklanır.
Proje karar verme süreci proje ekibini içerirken iş karar verme süreci pazarlama, satış vb. içerebilir.
Karar vermek için kullandığı çok sayıda araç vardır ancak iş kararları vermek için kullanılan araçların çoğu, esas olarak yatırım getirisi, Yatırımın Geri Dönüşü, İç Verimlilik Oranı ve Nakit Akışı Analizi vb. finansal araçlardır.
Projelerde karar vermenin odak noktası proje performansı ve teslimatlar iken, iş kararları finansal performansa, iş faydalarına ve yaratılan iş değerine odaklanır.
Proje kararlarının sonuçları hızlı bir şekilde ortaya çıkarken, iş kararlarının sonuçları yıllarca ortaya çıkmayabilir.
Karar alma sürecinin bir parçası olarak ele alınan sorunların çoğu, temel çizgilerin korunmasına yönelikken iş sorunları, iş stratejisindeki uyum veya değişikliklere odaklanır.

Proje ortamında karar vermeyi oldukça karmaşık hale getiren faktörler vardır:

Proje yöneticisinin, projenin sonucu üzerinde ciddi bir etkisi olsa bile, karar verme konusunda sınırlı yetkisi olabilir veya hiç yetkisi olmayabilir.
Proje yöneticisinin projede çalışacak kişileri işe alma yetkisi yoktur; genellikle müzakere sürecinin ardından fonksiyonel yöneticiler tarafından atanırlar.
Proje Ekibi üyeleri, karar verme sürecine anlamlı katkılar sağlayamayabilir. Kararların alınması veya bir kararın onaylanması için fonksiyonel yöneticilerine geri dönmeleri gerekebilir.
Proje yöneticisi, fonksiyonel yöneticilerin yardımı olmadan düşük performans gösteren çalışanları proje ekibinden çıkarma yetkisine sahip olmayabilir.
Proje yöneticisinin, proje ekibi üyelerinin ücret ve maaş yönetiminden herhangi bir sorumluluğu olmayabilir. Bu nedenle, proje ekibinin kötü kararlar vermesi durumunda proje yöneticisi cezalandırma yetkisini kullanamayabilir.
Proje ekip üyeleri büyük olasılıkla başka projeler üzerinde de çalışırlar ve onları kendi projeniz üzerinde zamanında çalışmaya zorlayamazsınız.

Bazı proje yöneticileri alternatifleri ve önerileri basitçe belirler. Bunlar daha sonra nihai kararın verilmesi için yönetimin üst kademelerine veya proje sponsoruna sunulur. Ancak bazı kişiler, proje yöneticisinin, projenin çıktılarını değiştirmeyen veya kısıtlamalarda ve temel çizgilerde değişiklik gerektirmeyen kararları alma yetkisine sahip olması gerektiğini savunuyor.

Türkçe eğitimler