Projelerde Sağlık Kontrolleri

Project health check | PM-Partners

Proje sağlık kontrolü, proje yönetimi sürecinin ve proje ekibinin proje hedeflerine ve başarı kriterlerine ulaşmasını sağlamak için kullanılır. Projenin ilerleyişini izlemeyi, performansı değerlendirmeyi, riskleri yönetmeyi, proje yöneticisinin ve ekibinin projenin başarısını güvence altına almasını amaçlar.

Proje sağlık kontrolünün ana bileşenleri aşağıdadır;

  • Performans İzleme: Projenin ilerleyişini düzenli olarak izlemek, iş paketlerinin, görevlerin zamanında ve bütçeye uygun bir şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını değerlendirmek için yapılır.
  • Mali Kontrol: Projenin bütçesini izlemek ve gerektiğinde mali değişiklikler yapmak, maliyet aşımını önlemek için önemlidir.
  • Risk Yönetimi: Projede ortaya çıkan riskleri tanımlamak, analiz etmek ve bu risklere karşı uygun önlemler almak, proje başarısını güvence altına almak için gereklidir.
  • Kaynak Yönetimi: İnsan kaynakları, malzeme ve ekipman gibi projede kullanılan kaynakların etkin bir şekilde yönetilmesi önemlidir.
  • Kalite Kontrolü: Proje sonuçlarının ve ürünlerinin kalitesini izlemek ve gerektiğinde kalite kontrol önlemleri almak, projenin başarısını artırabilir.
  • İletişim: Proje paydaşlarına düzenli olarak proje ilerleyişi hakkında bilgi vermek ve iletişim kanallarını açık tutmak önemlidir.
  • Değişiklik Yönetimi: Proje gereksinimlerinde veya kapsamında değişiklikler olursa, bu değişiklikleri yönetmek ve etkilerini analiz etmek gereklidir.
  • Dokümantasyon: Proje belgelerinin düzenli olarak güncellenmesi ve saklanması, projenin izlenebilirliğini ve belgeleme gereksinimlerini karşılamayı sağlar.

Periyodik sağlık kontrolleri, doğru yapılırsa ve iyi ölçümler kullanılırsa, gerçek durumun belirlenebilmesi için belirsizliği ortadan kaldırır. Sağlık kontrollerinin faydaları şunları içerir;

  • Projenin mevcut durumunun belirlenmesi
  • Sorunları, düzeltici önlemlerin alınması için yeterli zaman olacak şekilde erken belirleme
  • Başarılı bir sonucu destekleyecek kritik başarı faktörlerini veya başarılı teslimatı engelleyebilecek kritik konuları belirlemek
  • Gelecekteki projelerde kullanılabilecek alınan derslerin, en iyi uygulamaların ve kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi
  • Proje yönetimi metodolojisine uygunluğun ve iyileştirmelerin değerlendirilmesi
  • Proje ölçümlerinin doğru olduğunu ve anlamlı veriler sağladığını doğrulamak
  • Hangi faaliyetlerin ek kaynaklar gerektirebileceğini veya bunlardan fayda sağlayabileceğini belirleme
  • Mevcut ve gelecekteki risklerin yanı sıra olası risk azaltma stratejilerinin belirlenmesi
  • Faydaların ve değerin tamamlandığında orada olup olmayacağının belirlenmesi
  • Projeyi içinde bulunduğu durumdan kurtarmak için gerekenleri belirleme
  • Aksaklıkları düzeltme planı için geliştirme veya öneriler

Kurumların karşılaştığı zorluklardan biri, sağlık kontrolünün dahili personel tarafından mı yoksa harici danışmanlar tarafından mı yapılması gerektiğidir. Dahili personel kullanmanın riski, proje ekibindeki kişilerle bağlılıkları veya ilişkileri olabilir. Bu nedenle projenin gerçek durumunu belirlemede veya kimin hatalı olduğuna karar vermede tamamen dürüst olmayabilirler. Dışarıdan danışmanlar veya kolaylaştırıcılar kullanmak genellikle daha iyi bir seçimdir. Dış kaynak kullanımı;

  • Diğer şirketlerde ve benzer projelerde kullanılan çok sayıda form, kılavuz, şablon ve kontrol listesi sağlayabilirler,
  • Tarafsızlık ve gizlilik taahhüdü verirler.
  • Yalnızca gerçeklere odaklanırlar.
  • İnsanların özgürce konuşabildikleri ve kişisel duygularını dışa vurabildikleri bir ortam yaratırlar.
  • Günlük sorunlardan nispeten arınmış bir ortam yaratabilirler.
  • Proje ölçümleri için yeni fikirler üretebilirler.

Sağlık kontrollerinde ele gereken kritik alanlardan bazıları şunlardır;

  • Temel çizgilere karşı performans
  • Tahminleri karşılama yeteneği
  • Fayda ve değer analizleri
  • Yönetişim
  • Paydaş katılımı
  • Risk azaltma
  • Acil durum planlaması

Sağlık kontrolünü yapan, projenin durumu hakkında farklı yorumları veya sonuçları almalı, görüşülen kişilerden gerçeği öğrenebilmelidir. Bazıları doğruyu söylerken, diğerleri ya görüşmecinin duymak istediğine inandıklarını söyleyecek ya da kendilerini koruma için gerçeği çarpıtacaklardır.

Son aşama hazırlanacak sağlık rapor aşağıdakileri içermelidir:

  • Sorunların listesi
  • Kök neden analizleri
  • Fark (Boşluk) analizi
  • Düzeltici eylemlere yönelik fırsatlar
  • İyileştirme ya da düzeltme planları
  • İzleme için kullanılması gereken yeni ölçütler ve ölçümler

Proje sağlık kontrolleri olmadan, projenin başarısız olma olasılığı artar. Proje sağlık kontrolleri riskleri nasıl kontrol altında tutacağımız konusunda bize bilgi sağlar. Sağlık kontrolleri yapmak ve düzeltici önlemleri erken düşünmek, sıkıntılı bir projeyi yönetmekten kesinlikle daha iyidir.

Proje sağlık kontrolü, projenin başarıya ulaşmasını ve proje yöneticisinin proje hedeflerini, bütçeyi ve zaman çizelgesini yönetmesini sağlamak için kritik bir araçtır. Bu süreç, projenin her aşamasında düzenli olarak tekrarlanmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Takip Edin:

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

thirteen + 1 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.