Projelerin doğru başlatılması kadar kapanışının da doğru yapılması o kadar önemlidir.  Projenin kapanışı ile sağlanan bilgilerin gelecekteki projelere referans teşkil etmesi, emeği geçen tüm paydaşlara motivasyon sağlaması, müşteriler ile olan ilişkileri geliştirmesi vb. örnek verilebilir.

Başarılı bir kapanış sürecinde dikkat edilmesi gerekenler aşağıdadır;

Kapsam Onaylanır

• Test ve kontrol verileri ile değerlendirmeler yapılır, onaylar alınır.
• Eksiklikler ya da problemler giderilir.
• Gerekli dokümantasyon hazırlanır.
• Tüm teslimatlar onaylanır.
• Müşteri memnuniyeti değerlendirilir.

Sözleşmeler Kapatılır

• Müşteri ile ilgili açık ve eksik kalan tüm konular kapatılır.
• Müşteri ile ilgili ve isteği doğrultusunda “özel” statülü dokümanlar imha edilir.
• Kapsamın kontrolü konusunda müşteriye destek verilir.
• Müşteri onaylıyorsa, ödemeler alınır.

İdari Kapanış Yapılır

• Proje ekibi serbest bırakılır.
• Proje ve proje ekibi performans değerlendirmeleri yapılır.

Alınan Dersler Gözden Geçirilir

• Anket ya da görüşmeler yapılır.
• Alınan Dersler toplantısı yapılır ve/veya sunumu hazırlanır.

Proje Arşive Kaldırılır

• Tüm Yönetim planları, planlanan ve gerçekleşen verileri,
• Alınan Karar, Değişiklik ve Problem Kayıtları,
• Proje ile ilgili tüm belgeler ör., sözleşmeler, toplantı notları, yazışmalar vb., 
• Tüm raporlar ve performans kayıtları,
• Tüm denetim ve kontrol kayıtları, müşteri bilgileri arşive kaldırılır.

Proje Kapanış Raporu Hazırlanır 

• Proje başarısı,
• Proje Organizasyonu,
• Benzer projeleri etkileyebilecek unsurlar,
• Sonuçları başarmada kullanılan araç ve teknikler,
• Projeye ilişkin güçlü ve zayıf yanlar,
• Proje ekibine ilişkin görüşler, öneriler raporda yer almalıdır.

Kutlama Yapılır

• Tüm proje paydaşlarının katılımı sağlanır.
• Mümkünse iş ortamı dışında bir yer seçilmelidir.
• Üstün performans sergileyenler takdir edilir.
• Tüm paydaşlara katkılarından dolayı teşekkür edilir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

• Projelerin Finansal Kapanışı
• Proje Yürütme Sürecini Başarmak
• Tedarikleri Kapatmada Dikkat Edilmesi Gerekenler
• Projelerin İzleme ve Kontrol Süreçlerinde Neler Yapılır?
• Kalite Kontrolü ve Kapsam Doğrulama
• Proje Bütçesi Problemin Kendisi Olmamalıdır
• Proje Yönetimi ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relationship Management)
• Proje Kapsam Analizi Nedir?
• Projeyi Etkin Yönetmek için Hangi Toplantılar Yapılabilir?
• Projelerde Geç Fark Edilen Hataları Önlemek