Şirketi Proje Ofisine Hazırlamak

f11b3cb06b27c3b53de9b02ce17ebcefProje ofislerinin başarısız olmasının sebebi, kurumların gereken değişim ve dönüşüme hazırlanmamalarıdır. Kurumlar, Proje ofisinin faydalarından haberdar olmadıklarında ve neyi, nasıl iyiye değiştireceğini anlamadıklarında problemler başlıyor.

Hiç bir değişim veya dönüşüm küçümsenmemelidir. Yeni oluşumların yetki ve sorumluluk alanını belirlerken tüm hassasiyetleri dikkate almanız gerekir.

Unutulmaması gereken uzun bir yolculuğa çıkıldığı, zamanla olgunlaşacak bir yapının kurulduğudur.

Benim önerim öncelikle kurumda yaşanan proje problemlerine ve sıkıntılara odaklanmanızdır. Proje Ofisi proje dertlerine deva olmanın yollarını aramalı ve çözüm getirebilmelidir. Getireceği çözümlerin diğer birimlerce kabul görmesi, hangi süreci nasıl yöneteceğini, neden o şekilde yapılmasının önemli ve faydalı olduğunu açıklayabilmelidir.

Yapılması ve doğru aktarılması şart olanlar;

  • Stratejik Odaklama: Projelerin stratejik hedefler doğrultusunda seçilebilmesi ve beklenen sonuçların gerçekleşenlerle karşılaştırılarak stratejilere katkının izlenmesi.
  • Kaynak Kullanımı: Projelerde kullanılan kaynakların dağılımını ve olası darboğazları gözlemlemek, erken uyarı sistemleri geliştirmek, yanlış planlamayı önlemek.
  • Proje Rolleri: Projelerde yer alanların yetki ve sorumluluk alanlarındaki belirsizlikleri gidermek ve proje yöneticilerine destek olacak prosedür ve politikaların geliştirilmesi.
  • Metodoloji: Farklı proje tiplerine göre sistemli bir çalışma süreci oluşturmak, metodoloji ve gerektirdiği dokümantasyonu hazırlamak gerekli eğitimleri vermek, yönlendirmeleri yapmak
  • Proje Yönetimi aracı: Tüm proje yöneticileri için ortak bir dil ve platform geliştirmek, kullanılmasını sağlamak
  • Proje Deposu: Her projenin yazılı kayıtlarının saklanması ve kontrol altında tutulması, gerektiğinde erişilebilmesinin sağlanması.
  • Şeffaflık: Yürüyen projelere ilişkin anlık bilgilere erişimin sağlanması.

Tüm bunları gerçekleştirecek bir Proje Ofisinin kurulması planlanmalıdır. Hangi bilgilerin elde edilebileceği, süreçlerin tanımlanması, dokümantasyon vb. yapılacak tüm çalışmalar bir plan dahilinde yapılmalıdır.

Proje Ofisinin en basit ve kabul edilebilir düzeyde işe başlaması ve sonrasındaki gelişim adımlarını hayata geçirmesi gerekir.

Proje Ofisinin “değer katan” bir yapıda olması, “maliyet merkezi” olarak algılanmaması çok önemlidir.

Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:

Paylaşın:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

thirteen − 8 =

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.