Tedarik sürecinin sağlıklı ilerlemesi, Proje Yöneticisinin bilgi, deneyim ve yaklaşımına bağlıdır. Özellikle yapılan anlaşma ve sözleşmelerde aşağıdaki kritik noktalara dikkat edilmesi gerekir;

• Onay – Kimlerin hangi konularda onay yetki ve sorumluluğu olduğu belirlenmeli, sözleşmede yer almalıdır.
• Temsil – Tarafları, hangi düzeyde, kimin temsil ettiği netleştirilmelidir.
• Sorumluluklar – Alıcı ve Satıcı’nın sorumlulukları (yükümlülükleri) net bir şekilde belirlenmeli, resmi ve yazılı olarak karşılıklı olarak onaylanmalıdır.
• Yetki – Kimin hangi konularda yetkili olduğu netleştirilmelidir.
• Ödeme – Ödeme ile ilgili sorumluluklar ve sorumlular netleştirilmelidir.
• Sözleşmeye Uymama – Taraflardan birinin sözleşme gereklerini yerine getirmemesi durumunda nasıl ilerleneceğin net bir şekilde belirlenmesi gerekir.
• Değişiklikler – Sözleşmelere ilişkin değişiklik taleplerinin değerlendirilmesine yönelik değişiklik yönetim süreci belirlenmeli, ilgili dokümanlar ve sorumluluklar netleştirilmelidir.
• Gizlilik – Taraflar arasında uyulması gereken gizlilik prensipleri belirlenmeli ve sözleşmeye eklenmelidir.
• Uyuşmazlık – Sözleşmeye uymama da olduğu gibi taraflar arasında bir uyuşmazlık olduğunda izlenecek yöntem belirlenmelidir.
• Mücbir Sebepler – Mücbir sebeplerle (deprem, sel vb.) ortaya çıkan olumsuzluklar sebebiyle tarafların yükümlülüklerini yerine getiremedikleri durumda ne yapılacağı netleştirilmelidir. Genellikle sigorta vb. yöntemlerle tarafların zararları azaltılmaya çalışılır.
• Ödüllendirme ve Cezalandırma – Tarafların yükümlülüklerine yerine getirme veya getirmeme durumunda yapılması gereken ödüllendirme veya cezalandırma yöntemi netleştirilmelidir.
• Denetim – Sözleşmede yer alan maddelerin denetim ve kontrolüne ilişkin süreç, rol ve sorumluluklar netleştirilmelidir.
• Sahiplik – Proje esnasında Satıcıya yaptırılan servis, hizmet ya da ürünün sahipliğinin kimde olacağı netleştirilmelidir.
• Faturalama – Sözleşmeye konu olan fatura işlemlerine ilişkin süreç ve şartlar netleştirilmelidir.
• İletişim – Tedarik sürecine ilişkin uyarı, bilgilendirme vb. konulardaki sorumluluklar netleştirilmelidir.
• Sahiplik – Tedarik sürecinde kullanılan malzeme, ekipman vb. elle tututlur kalemleri kimin temin edeceği ve sahip olacağı netleştirilmelidir.
• Ödemeler – Ödemelerin ne zaman yapılacağı, ödeme gecikmelerine ilişkin yaptırımlar, ödeme yapmama koşulları vb. netleştirilmelidir.
• Tedarik Bildirimi – Tedarik İş Bildiriminde tüm gereksinimlerin yer alması sağlanmalıdır.
• Raporlama – Kimin, kime, hangi sıklıkta nasıl bir raporlama yapacağı netleştirilmelidir.
• Durdurma, İptal – Hangi koşullarda tedarik sürecinin durdurulabileceği veya iptal edilebileceği netleştirilmelidir.
• Kayıplar – Sözleşme gereklerini yerine getirme esnasında oluşabilecek çeşitli kayıpların (malzeme hasarı, ekipman bozulması vb.) nasıl ele alınacağı, yaralanma, malzeme kaybı vb. durumlarda oluşacak zararın kim tarafından karşılanacağı netleştirilmelidir.
• Erişim – Gerekli durumlarda Satıcının işi yaptığı lokasyona Alıcı’nın erişimi ile ilgili prensiplerin belirlenmesi gerekebilir.
• Zaman – Teslimat zamanları, gecikmelerin haber verilmesi vb. konular netleştirilmelidir.
• Feragat – Tarafların hangi haklarından vazgeçtiklerini sözleşmede net olarak tanımlı olmalıdır.
• Garanti – Gereksinimlerin yerine getirilmesi sonrasında, çoğunlukla belirli bir süre boyunca Satıcı’nın vermesi istenen bir destek, izleme ve garanti var ise sözleşmeye yansıtılmalıdır.

Takip Edin: