Proje Eserleri Oluşturmak

Projeler, proje kapsamının ara ve nihai ürünleri olan çıktılar yaratırlar. Projeler, yaşam döngüleri boyunca eserler(belgeler) yaratır.

Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;

• Proje eserlerini yönetmek için gereksinimleri belirleyin. (EKO 2.12.1)
• Proje bilgilerinin güncel ve erişilebilir tutulduğunu doğrulayın. (EKO 2.12.2)
• Proje eser yönetiminin etkinliğini sürekli olarak değerlendirin. (EKO 2.12.3)

Proje Eser Özellikleri

Proje eseri, projenin yönetimi ile ilgili herhangi bir belgedir. Proje ekibi, mevcut projenini ilerlemesi ve diğer projelere fayda sağlamak için proje süresince birçok eser yaratır ve güncel tutar.

Eserler, yaşayan belgelerdir. Proje gereksinimleri ve kapsamındaki değişiklikleri yansıtmak için resmi olarak güncellenirler.

Proje eserlerine aşağıdakiler örnek olarak verilebilir;

• Kabul kriterleri
• Varsayımlar
• İş durumu
• Değişiklik Talepleri
• Kısıtlar
• Alınan Dersler
• Toplantı tutanakları
• Proje Sözleşmesi
• PowerPoint vb. sunumlar
• Gereksinimler
• Kapsam
• Kapsam temel çizgisi
• Alt proje yönetim planları (Kapsam Yönetimi Planı, Gereksinim Yönetimi Planı, Değişiklik Yönetimi Planı vb.)

Çevik projelerde ise;

• Ürün İş Listesi
• Ürün Artışı
• Ürün Yol Haritası
• Ürün Vizyon Beyanı
• Sürüm Planı
• Sprint İş Listesi

PMBOK 7’de Yer alan Proje Eserleri ile ilgili olarak aşağıdakile okuyabilirsiniz;

PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 88 – Eserler – 1
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 89 – Eserler – 2
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 90 – Eserler – 3
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 91 – Eserler – 4
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 92 – Eserler – 5
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 93 – Eserler – 6
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 94 – Eserler – 7
PMBOK7’yi Beraber Okuyalım – 95 – Eserler – 8

Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimi

Yapılandırma (Konfigürasyon) Yönetimi, üretilmekte olan bir ürün veya hizmette yapılan değişikliklerin yanı sıra zaman çizelgesi güncellemeleri gibi proje belgelerinde yapılan değişiklikleri yönetmek için kullanılır. Teknik ve idari nitelikteki değişiklikleri içerebilir. Konfigürasyon yönetimi aşağıdaki amaçlarla kullanılır;

• Ürün yinelemelerini kontrol etmek.
• Ürün özelliklerinin güncel olduğundan emin olmak.
• Ürün prototiplerini, test standartlarını, çizimleri veya planları gözden geçirme ve onaylama adımlarını kontrol etmek.

Yapılandırma (Konfigürasyon) yönetimi aşağıdakilere odaklanır;

• Hangi iş ürünlerinin yönetileceği
• Bu ürünlerin nasıl oluşturulacağı, saklanacağı, revize edileceği, belgeleneceği ve arşivleneceği.
• Bunu yapmak için süreçler ve yetki seviyeleri.
• Farklı revizyon türleri için adlandırma prensipleri (örneğin, Rev 1, Rev 2 veya Rev 1, Rev 1.1 vb.).
• Artırımlı olarak piyasaya sürülecek ürünler için sürüm yönetimi.

Konfigürasyon Yönetim Sistemi

Yapılandırma (Konfigürasyon Yönetim Sistemi)*, proje yapılarını izlemek ve bu yapılarda yapılan değişiklikleri kontrol etmek için kullanılır. Yapılandırma (Konfigürasyon) yönetim sisteminin alt sistemlerinden biri de değişiklik kontrol sistemidir.

Konfigürasyon yönetim sistemi, entegre değişiklik kontrolü ile birleştirildiğinde, proje içindeki onaylanmış değişiklikleri ve temel çizgileri yönetmenin standart ve etkili yollarını sağlar. Konfigürasyon kontrolü, çıktıların ve süreçlerin belirlenmesini içerirken, değişiklik kontrolü, proje ana hatlarındaki değişiklikleri tanımlamayı, kaydetmeyi ve denetlemeyi içerir.

Sürüm Kontrolü

Sürüm kontrolü, daha önce yapılmış değişiklikleri geri almanıza olanak verecek şekilde kaydeden sistemdir. Yazılımlarda veya belgelerde her güncellemede, güncelleme otomatik kaydedilir ve ardından yeni bir sürüm numarası verilir. Sürüm kontrol sistemi, tarih/zaman damgası ve değişiklikleri yapan kullanıcının adını içerebilir, böylece geçmişe ilişkin dijital bir iz sağlanır.

Proje yönetimi sistemi, proje yönetim planı, alt proje yönetim planları, kapsam ve diğer belgeler vb. önemli eserler için sürüm kontrolü içermelidir.

Eserlerin Depolanması/Dağıtılması

Proje eserleri, onları kullanan kişilerin erişebileceği bir yerde saklanmalıdır. Ekip üyelerinin tek bir yerde bulunduğu küçük projeler, kolayca erişilebilecekleri dosyalarda tutulabilir. Sistem, projenin karmaşıklığı göz önüne alınarak yönetilebilir olmalıdır.

Bulut tabanlı depolama sistemleri, özellikle ekip üyelerinin coğrafi olarak dağıtıldığı daha büyük projeler için uygundur. Kullanıma hazır sistemler aşağıdaki özelliklere sahiptir;

• Sürüm kontrolü.
• Belge çıkış ve giriş tarihi, kimin güncellediği kayıtları.
• Kullanıcı tabanlı belge güvenliği (salt okunur, oluşturma, oluşturma ve düzenleme, salt düzenleme, silme vb.).
• Belge oluşturulduğunda veya düzenlendiğinde belirli kullanıcılara otomatik e-posta bildirimi.

Proje Eser Yönetimi

Proje Eser Yönetimi, proje belgelerini oluşturmak, depolamak, almak ve dağıtmak için kullanılan prosedürleri içerir. Etkili bir eser yönetim sistemi aşağıdakileri içerir;

• Gereksiz bürorasi olmadan belgeleri üretmenin ve kontrol etmenin yolları.
• Standartlaştırılmış formatlar ve şablonlar.
• Belgelerin gözden geçirilmesi ve onaylanması için yapılandırılmış bir süreç.
• Sürüm kontrolü ve güvenliği.
• Belgelerin zamanında dağıtımı.

Eser Yönetimi sisteminizi planlarken kendinize şu soruları sorun:

1. Projeniz ne tür belgeler gerektiriyor? Bazı belgeler tüm projeler için standarttır (ör., gereksinim listesi, kapsam bildirimi, İş Kırılım Yapısı, vb.), diğerleri Proje Yönetim Ofisi (PMO) veya üst yönetim tarafından istenebilir.
2. Her belgenin amacı nedir? Bu sorunun yanıtı, belgeyi aşırı karmaşık olmaması için “doğru boyutlandırmanıza” yardımcı olur.
3. Bu belgeler nasıl ve ne zaman kullanılacak?
4. Belgelerin oluşturulmasında kimlerin katkısı olacak?
5. Bir belgeye erişim belirli kişilerle sınırlı olmalı mı ve eğer öyleyse bunu nasıl uygulayacaksınız?
6. Eser yönetim sistemi projenin boyutuna ve karmaşıklığına “uyuyor” mu?

Proje Eser Yönetiminin Etkinliğini Sürekli Olarak Değerlendirme Yönergeleri

Proje eserlerinin yönetiminin etkinliğini sürekli olarak değerlendirmek için şu yönergeleri izleyin:

• Projeniz için uygun konfigürasyon yönetimi seviyesi belirleyin.
• Proje yönetimi belgeleri ile ilgili organizasyonel prosedürleri takip edin.
• Projeniz için uygun eser yönetim sistemi geliştirin. Şu konulara özellikle dikkat edin:
  • Gerekli belge türleri ve amaçları.
  • Belge oluşturmayı kolaylaştıran şablonlar.
  • Belgelerin yazarları, gözden geçirenleri ve onaylayıcıları.
  • Belgelere sürüm kontrolünü uygulayın, böylece değişiklikleri yeniden yapılandırabilir ve gerekirse önceki bir sürüme dönebilirsiniz.

(1)Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 41, 701.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler