Yazar arşivleri: savassakar

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 2

tips_for_project_management21. Tüm başarılı yöneticiler yetenekli, tüm başarısız yöneticiler yeteneksiz değildir. Şans başarı ya da başarısızlıkta önemli bir rol oynamaya devam eder ve yetenekli ve çalışkan olanları tercih eder.

22. Her zaman yeni kaynak bulamayabilirsiniz, bu yüzden elinizdekilerin kapasitesini ve yeterliliklerini iyi öğrenin.

23. Proje yöneticisi tüm paydaşları neyin motive edeceğini bilmelidir.

24. Projede büyük resmi gören herkes daha iyi iş çıkarır.

25. Kendi biriminizin ve diğer birimlerin çalışanlarını tanımaya çalışın. Tüm birimler, diğer birimler ondan doğru şekilde destek isterlerse yardım etmekten mutluluk duyarlar.

26. Kullandığınız dış kaynakların size en iyi kaynaklarını vermelerini istiyorsanız ona göre davranmalısınız..

27. Dokümantasyon o anın bir resmidir ve sürekli güncellenmediğinde hızla eskir. Önemli olan beklenenin, düşünülenin ve gerçekleşenin kayda geçmesidir.

28. Müşterinizin kim olduğunu ve hedeflerini sürekli hatırlamalı ve gerekiyorsa güncelleme yapmalısınız.

29. Hata durumunda;

* Durumu zaman boyutunda ele alın;

* Bilebildiğiniz sebepleri masaya yatırın ve tekrarlamaması için önlem alın;

* Hemen olaya dalmayın, ne yapacağınıza düşünün, bir planınız olsun;

* Önyargılardan kaçının ve çok hızlı karar vermeyin. Yanlış bir hareket daha çok hataya yol açabilir;

* Nerede duracağınızı bilin.

30. Patronlar sizin yanlış olduğunu düşündüğünüz bir kararı vermek hakkına sahiptirler. Sizin uyarılarınıza rağmen dediklerinde ısrar ediyorlarsa, sonucun en iyisi olması için çalışmanızdan başka yol yoktur.

31. Politik kararlarda mantık aranmaz.

32. Başaramayacağınızdan ya da hata yapmaktan korkmayın, önemli olan size kimin yardım edeceğini biliyor olmanızdır.

33. Deneyim iyidir ama kontrol şarttır. Bir şeyin çalılşacağına inanmaktansa çalıştığını ispatlamak daha iyidir.

34. Herkesin bir şeyleri kendi yöntemi ile yapmalarının bir sebebi vardır. Herkes başarıyla bir işi yapmak ister ama beklentisini doğru koyamayabilir.

35. Patron işin nasıl yapılacağını bilmeyebilkir ama ne istediğini çok iyi bilmelidir. Ne istediğini bilmeyen patron dönme dolaptaki gibi döner durur.

36. Hala toplantılarda ciddi kararlar alındığını düşünenler var. Halbuki öğle yemeklerinde ya da birer bir görüşmelerde veriliyor kararlar.

37. Gözden geçirmeler size bir şey öğretmiyorsa boşuna yapıyorsunuz demektir. .

38. Yönetim yapılan işten anlamıyorsa raporların ve sunumların en basit şekliyle hazırlanması gerekir. Kafası karışan ya da anlamayan yönetim daha çok problem yaratır.

39. Bir şirkette kimin kim olduğunu bilmek çok önemlidir.

40. Bir projenin ne kadar riskli olup olmadığını anlamanın yolu her projenin başında  “nerde çokluk orda b.kluk” sözünü hatırlamaktan geçer.

Proje Yönetiminde Kulağa Küpe – 1

tips_for_project_management1. Bir sonraki aşamayı yapacak olanlar bir önceki aşamadan bi haber olduklarında değişiklik olasılığı artmaktadır.

2. Bir çok ekipman tasarlandığı gibi değil yapanın inisiyatifi ile gerçekleştirilmektedir.

3. Problemlerin kaynağı çoğunlukla insanlardır ancak nadiren itiraf ederler. Beraber çalıştığınız insanları iyi tanıyın ki zayıf noktaları görebilin.

4. Yöneticiler çoğu zaman çalışanların güç ve yetenekleri ile yükselirler.

5. Bir yönetici hem sistem mühendisliğini hem de finans yöneticiliğini yapıyorsa kendi üzerinde açık kalp ameliyatı yapan cerrah gibidir.

6. İşkoliklere ilgi gösterin – eğer yanlış yöne gidiyorlarsa kısa sürede oldukça fazla zarar verebilirler, eğer siz çok yüklerseniz bebek prematüre doğabilir ama sebebinin siz mi kendilerimi olduğu belirlenemeyebilir. Kendilerine yeterince vakit ayırmalarını normal zamanın 1,25 ya da en fazla 1,5 katı çalışmalarına müsaade edin.

7. Her proje şirket bütçesinden payını alır. Her proje gerekli olanı alırsa problem yaşanmaz.

8. Çalışanlar işleriyle ilgilenilmesini severler ama nasılına karışılmasını istemezler. Müşteri kendi istediğinde direttikçe daha hızlı ve fazla öder.

9. Elemanlarınızı ucuza vermeyin. Onlara sormadan çok katılımcılı bir toplantıda atadığınız görevle ilgili karar alırken iki kere düşünün.  Bir işi alıp diğerine verirken işi devredenin sorumluluğunu atlamayın.

10. Proje ekibinin kalitesi problem çözüm becerinizi gösterir.

11. Projeniz ile ilgili karar vericileri bilmeniz ve tanımanız çok önemlidir. Bu karar vericiler ile formal ya da informal iletişim kanallarını kullanarak sürekli iletişim halinde olabilmeniz gerekir.

12. Üstünüzün siz savunmasına ve destek vermesine değecek eforu harcamanız gerektiğini unutmayın.

13. Proje Yöneticisi projesi ile ilgili tüm paydaşlar ile en az bir kez görüşmelidir.

14. Kendinizin verebileceği bir kararı üstlerinizden istemeyin.

15. Yanlış kararlar erkenden verilmişse kurtulma yolu bulunabilir ama doğru kararların geç verilmesi kurtarmaz.

16. Özür getireceğinize yapılacakları düşünerek gelin.

17. Başka projelerdekileri ve yaşananları hor görmeyin. Kendinizi aynı pozisyonda bulabilirsiniz.

18. Egonuz ne kadar yüksekse hatalarınızı kabullenmekte o kadar zorlanırsınız. Böyle bir durumda projelerde yapacağınız hataların devam etmesi ve ekibinde sizin hata yapacağınızı düşünmesi kaçınılmaz olur.

19. Projelerde her zaman hataların olabileceği en başından kabul edilmelidir.

20. Eğer bir çalışanınız bakıyor ama görmüyor, sormuyor ama biliyor, düşünmüyor ama karar veriyorsa kurtulmanın yollarını arayın.

Notlarımdan – 7

  • Autscwich kamplarını da mühendisler yaptı.
  • Markoni radyoyu mükemmeleştirmek için 7 yıl uğraştı.
  • Birileri doğrular için mücadele etmezse başkalarının ayakta kalacak gücü kalmaz.
  • Bir Proje Yöneticisi olarak projelerde harcadığınız zamanın büyük bir kısmı;
    1-      Rapor hazırlamakla
    2-      Gerçekleşen işleri yönetmekle değil izlemekle geçer. Ama proje yöneticisi projeyi yönetir, uzaktan izlemez. Proje planı, alınan kararlar, değişiklik talepleri gibi konularda inisiyatif kullanır ve liderlik yapar.
    Proje yöneticisi projeyi, hedeflerine ulaştıracak kritik bilgileri elde eder, yorumlar ve ilgili kararları alır, aldırır.
  • Ebeveynler her turlu fedakarlığı gosterip çocuklarını okutmak icin ellerinden geleni yapıyor. Çünkü kendi yaşadıkları zorlukları eğitimsiz olmalarına bağlıyorlar.
  • Türkiye örneğinde eğitimsiz ve düşük gelirli kesimlerden gelen bir birey icin daha fazla eğitim daha fazla gelir, statü, mevki, daha kaliteli yaşam anlamına gelmemektedir. Adeta, nasıl para basıldığında paranın toplam değeri artmıyor ve enflasyon oluyorsa, herkes eğitilince de kimsenin durumu iyileşmemekte ve sadece okulda geçirilen zaman artmaktadır. “Eğitim şart” klişesiyle bu kadar dalga geçilmesinin nedeni de bu olgudur.
  • Bilgili birisinin bilgisiz birinden üstün olduğu kabaca doğrudur. Ancak bilgi aynı zamanda neredeyse sınırsızdır. O halde hangi bilgiden ne ölçüde edinileceği kritik öneme sahiptir.
  • İstatistikte “survivorship bias” (hayatta kalanların neden olduğu hata) kavramı vardır. Çok bilinen bir örnek: Bill Gates dünyanın en zengin adamı ya da adamlarından biridir. O halde en zengin olmak için Bill Gates’in yaptıklarını yapmak gerekir. Oysa dünyada iki tane Bill Gates olamaz. Bir tane olabilir. İki tane Windows olduğunu hayal edebiliyor musunuz ikisinin de sahipleri çok daha az zengin olabilirlerdi. Yani dünyada Bill Gates olma kontenjanı sadece bir kişiliktir.

Çıkarımlar

  • İşini seven insan iyi iş çıkarır.
  • Herkes yaptığı işin sonucunda ne kazanacağını düşünür.
  • İnsanlar performanslarına göre ödüllendirileceklerini bilirlerse güvenleri gelişir.
  • İyi yönetici mazeret üretmez.
  • Giden geleni her zaman aratmaz ama gelenin ne olduğu hemen anlaşılır.
  • Bir şirkette herkes her şeyin farkındadır.
  • Herkesin verimli olduğu iş ve zamanlar farklıdır.
  • Verilen sözü tutmak, tutulamayacak sözü vermemek çok önemlidir.
  • İş yerinde arkadaşınızın olması önemli ve iyidir.
  • Sabahları gülerek günaydın diyen insanlar iyidir.
  • İşten çıkarken güvenliğe “iyi geceler” diyen çalışan gün içinde işlerini yetiştiremeyen elemandır.
  • Herkesin yıldız olacağı bir şey vardır ama herkes doğru zamanda doğru yerde olmaz.
  • Samimiyet önemlidir.
  • Beraber çalıştığı insanları tanıyanlar, kazanırlar.
  • Ölçemeyen yönetemez.
  • Her şoför diğer şoförlerin kötü olduğunu düşünür. Şoför olmak için önce doğru yerden eğitimini almak lazım, eşden dosttan öğrenmekle olmaz. Ehliyetin olması iyi şoför olunduğunu göstermez.
  • Her zaman daha iyisi nasıl olabilir diye düşünenler kazanırlar.
  • Hiçbir şey oturularak yönetilmez, yönetimin özünü iletişim oluşturur.
  • İnsanların ne yaptıklarına değil neye eğilimli olduklarına odaklanın.
  • Herkesin bir hikayesi olabilir ama herkesin bir şiiri olamaz.
  • Sormaktan çekinme ama aynı soruyu iki kez sorma
  • Herkes paradan fazlası için çalışır.
  • İstemeyen çalışmaz, çalışıyor gibi yapar.
  • Daha iyi dinlemeyi öğrenmek gerekiyor
  • Eğitilebilir olun!
  • Neden ve nasıl senden fazla kazandıklarını düşün.

Notlarımdan – 6

  • Özellikle iş dünyasında sürekli kontrollü ve şüpheci olmak gerekir.
  • Bazıları sadece kendi frekanslarından mesaj alırlar. Bazıları sadece kendilerini dinlerler
  • Bugün İstanbulluyum diyenlere neden hemen “aslen nerelisin?” diye sorulur?
  • “Mertlik, dürüstlük, aslını inkar etmeme vb” ahkam kesenlerin köyde eşek bulamazken Almanya’da mercedes’e binmeleri, etraflarında gördükleri rahat bayanlarla köydeki yavuklu ve çocuklarını unutmaları
  • Askerlik anıları enteresan, sanki dün gelinmiş gibi anlatılır, herkes kahramandır, mutlaka kötü bir komutan ya da çavuş vardır
  • Özel firmalarda patron kötü, ortak uyanık, sekreter güzel ve bazen yolludur, muhasebeci anasının gözü, müdür zalim, çalışanlar hakkı yenilmiş ve kasıtlı terfi ettirilmemiş, maaşı artırılmamışlardır.
  • Sadece inşaatlarda deği iş hayatının bir çok yerinde demirden ve çimentodan çalan uyanıklar var ve onların yaptıkları şeylerin üzerinde yaşamaya çalışıyoruz
  • Aynaya bak ve yüzleş
  • Do the Right Thing Right the First Time (DTRTRTFT)
  • İyi bir proje yöneticisinin ilk günden itibaren doğru adımlar atması beklenir.
  • Neredeyse hiç bir firmada yöneticilerin geçmişte aldıkları iyi ve kötü kararlara ilişkin kayıtları bulamazsınız.
  • Rekabete fazla odaklanmak sizi rakiplerinizin kölesi yapar. Başkalarının stratejisi ile başarmaya çalışmaktansa kendi stratejinizi ve bu doğrultuda hedeflerinizi belirlemeniz gerekir.
  • Stratejinizi gizlemeyin. Çünkü gizli stratejiler, çalışanların kendilerini firmadan kopuk ve uzak hissetmelerine, tahminler üzerine etik olmayan yollara baş vurmalarına, yarar yerine zarar getirmelerine yol açabilir ve sonuç olarak başarı ölçümlenemeyebilir.
  • Kaç çalışan yöneticilerinin doğru yaptığını düşünüyor acaba?
  • Yeni yöneticinin öncelikle geçmişteki hataları kendisininde yapmayacağını çalışanlara göstermesi gerekir. Kendi farklılığından çok bir arada nasıl fark yaratabileceklerini göstermesi, hedeflerin ve başarıların ortak paydasının herkes olduğunu göstermesi gerekir.
  • Çalışanlarınızı size bağlayacak şey geçmiş tecrübeniz, zekanız ya da başarılarınızdan çok karakterinizdir.
  • İyi bir lider, karakteri ve yaptıkları ile kendini takip edecekleri belirler.
  • Daha fazlası kültürü yerine başarı kültürü gelmelidir. Mevcut uygulamalar bildiğimiz tüm ahlaki değerlerin “aksini” bize başarı olarak yaşattırıyor.
  • Evden kaçan bir tavuk, kızartma olacağını bile bile geri döner mi?
  • Tüm yaşadıklarımız kendimizin ve çocuklarımızın geleceği konusunda bizi daha fazla endişelendiriyor? Ve yapılanlara ilişkin kızgınlıklarımızda haklıyız. İyi bir liderin bu haklı kızgınlığı anlaması ve sebepleri üzerinde durması gerekiyor.
  • Takılabileceğin yere bakmamışsan düştüğün yere bakman anlamsız. Heleki tekrar tekrar takılıp düşüyorsan.
  • Eski radyoları hatırlayın. Kanalın sesini düzgün yakalamak için kanal düğmesini sağa ve sola ince ince hareket ettirirdik. Hayatta bu prensibe dayalı, ince ayarı yapabilmek.
  • İnsanların haklı öfkelerini tetikleyecek iki şey var: kuralları ve sosyal normların aleyhinde davranmak ve karar almak ile gücün kötüğye kullanımı. Bugüne kadar tüm iktidarlar bunu yaptı. İnsanların haklı öfkesini tetiklemeyin.
  • Kötü durumlarda çalışanlar kendi kendilerine “Bu durum yönetimin umrunda mı?” sorusunu sorarlar vew yönetimden gelecek her türlü sinyali dikkatlice izlerler.
  • İçinde bulunulan durumun problem mi yoksa kriz mi olduğu önemlidir ve ikisi birbirinden çok farklıdır.
  • Şirketlerde bilgi paylaşımında zaafiyet varsa paranoya kaçınılmazdır.
  • TR’de şirketler en çok oynanan oyun “kulaktan kulağa”dır. Yönetim bir şey söyler ve aşağıya inene kadar olmadık bir hale dönüşür
  • Çalışanların öfkesini yatıştırmak, tekrar aynı durumun oluşabileceği düşüncesini değiştirmez.Bu durumda güveni sağlamak için yapmanız gerekenler;

1- Gerçeği söyleyin
2- Öz eleştiri yapın ve gerekiyorsa özür dileyin
3- Dinleyin
4- Düzenli bilgi paylaşın
5- İletişim kurun ve mesajınızı(vizyon, hedef, planlar vb.) tekrar tekrar aktarın.

  • Yaşlıların gönlünü kazanmak için;

Size bir şeyler anlatmalarını ve/veya öğretmelerini isteyin
Siyasi, dini vb. tartışmalara girmeyin, artık değiştiremezsiniz
El yazınızla bir şeyler yazarak gönderin
Sık sık arayarak hatırlarını sorun
Size verdikleri tavsiyeleri can kulağı ile dinleyin veya dinliyormuş gibi yapın.
Ziyaretlerine gidin.

Proje Yönetimi İpuçları – Projeyi Tanımlamak

Project-ScopeProjenin mutlaka yazılı bir tanımı olmalı ve paydaşlarla paylaşılmalıdır. Bu doküman sizden ne istendiğini ve sizin ne anladığınızı gösteren en önemli belgedir

Proje tanımının dışına çıkmamaya çalışın. Gözden geçirmelerinizi tanımınız ile karşılaştırın.

Kapsamınızın içinde olan ve olmayanları çok iyi ayırmış olmanız gerekiyor. Kapsamınızda olmayan şeylerle vakit kaybetmemelisiniz.

Projenizde kimin ne rolü olacağını net bir şekilde belirlemeniz ve yazılı olarak paylaşmanız gerekiyor.

Projede kimin ne sorumluluğu olacağını da belirlemelisiniz. Böylece işlerin ortada kalması ya da “senin işin, benim işim” kavgasını engellemiş olursunuz.

Projenizde yer alan ve atanan kişilerin doğru kişiler olması için çabalamalısınız. Gereken yetenek ve tecrübe düzeyindeki kişileri projenize dahil etmeniz gerekir.

Proje Yöneticisi iseniz yalnız kalmamaya, Proje Sponsoru iseniz Projenin Yöneticisini yalnız bırakmamaya çalışın.

Projenizden olumlu ya da olumsuz etkilenebilecek tüm paydaşları belirlemeli ona gore davranmalısınız. Projenizin paydaşlarının projenin farklı safhalarında değişebileceğini unutmayın.

Projeyi ayakta tutan ve ilerlemesini sağlayan unsurları sürekli gözlemleyin ve onlara odaklanın. Her şey aynı anda başarılamaz ama projeyi ayakta tutan unsurlar desteklenirse projenin başarısı daha garantidir.

Proje başlangıç toplantısına sponsor, proje yöneticisi, kilit paydaşlar ve ekibin gerekli üyeleri katılmalıdır. Başlangıç toplantısına ilgili kişileri çağırırken riskler üzerine düşünmelerini istemeniz faydalı olacaktır.

Projeyi tanımlarken projenin onaylanmasını sağlayan varsa iş planı vb. çalışmaları dikkate almayı unutmayın.

Proje Yönetimi eğitiminde ne öğretilir?

Proje Yönetimi eğitimleri akademik konsepte ek olarak pratikte yaşananları aktarmak, en iyi deneyimleri paylaşmak ve aşağıda göreceğiniz soruların yanıtını katılımcılarla beraber vermektir;
•Projeleri operasyonlardan ayıran en temel özellik nedir?
•Neden Proje Yönetimi? Yönetmesek olmaz mı?
•Projeler ne zaman başlayıp ne zaman biterler?
•Proje – Program – Portföy ilişkisi nedir?
Organizasyon
•Projelerde “organizasyon” yada “organize olmak” neden önemlidir?
•Ne tip projelerde nasıl organize olmak gerekir?
•Neden Proje Ofisleri kuruluyor?
•Proje Paydaşlarını belirlemek neden önemlidir?
•Projelerde “olmazsa olmaz” roller nelerdir?
Başlatma
•Projeleri nasıl seçiyoruz?
•Onaylanmış bir proje ile ilgili olarak ilk yaptığımız şey nedir?
•Proje Başlangıç toplantısı neden önemlidir?
•Bir projenin kapsamını nasıl tanımlayacağımızı planlamamız gerekir mi?
•Bir projede bir şeyleri atlamamak için neler yapılması gerekir?
Planlama
•Bir projeyi aktivite düzeyine kadar nasıl düzenleriz?
•Teslimat ile kilometretaşları arasındaki fark nedir?
•Aktiviteler arasındaki bağlantyıları atlarsak ne olur?
•Süre nasıl tahmin edilir?
•Maliyet nasıl tahmin edilir?
•Deming Çevrimi nedir?
•İletişim planında neler yer alır?
•Riskler nasıl tanımlanır?
•Risk analizi nasıl yapılır?
•Negatif ve pozitif riskler nelerdir?
Uygulama
•Kalite Güvence nasıl sağlanır?
•Motivasyon nerededir?
•Teklif toplama ve satıcı seçiminde nelere dikkat edilmelidir?
•Raporlama nasıl yapılır?

Proje Yönetimi İpuçları – Başlangıç

  1. Projenin yapmaya değer olup olmadığı konusunda tüm ilgili tarafların görüşlerini, yönetimin onayını alın. Ya başlamadan bitirin ya da iyi bir başlangıç yapın.
  2. Projenin kurumsal stratejik hedeflere veya kişisel hedeflerinize uygun olup olmadığını gözden geçirin. Herhangi birine uygun değilse başarı olasılığı azalacaktır.
  3. Risk analizine en başta başlayın. Zaten proje ilerledikçe bir çok risk fark edeceksiniz.
  4. Projeden etkilecek tarafları(paydaşları) olabildiğince erken belirleyin. Projenin başlangıç, planlama, uygulama ve control aşamalarında ne kadar ve nasıl bir destek isteyeceğinizi ve onların taleplerinize nasıl yaklaşacağını değerlendirin. Birilerini atlamamak için yöneticilere danışın.
  5. Projenin finansal açıdan değerlendirilmesinde Finans bölümünden birileri mutlaka olsun.