İş dünyasında devamlı değişen koşullar ve artan rekabet, rakipleri karşısında ayakta kalabilmek için büyük çaba harcayan örgütleri birçok yönden etkilemiştir. Rakipleri arasında fark yaratmak zorunda olan örgütler, performanslarını artıracak iş yöntemleri aramakta ve Proje Yönetim kavramının önemini gün geçtikçe daha iyi kavramaya başlamaktadırlar.

Proje Yönetiminin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi yine etkin ekip kullanımı ile mümkündür. Bu yüzden, sürekli etkileşim halinde çeşitli işlevleri yerine getirmeye çalışan zor sorunlara çözüm arayan yönetim ve iş ekipleri önem kazanmaya başlamıştır.

Proje ekipleri; belirli bir proje üzerinde çalışırken çıkan sorunların çözümü, planlama ve yaptıkları işi kontrol etme, yani işin başından sonuna kadar tam sorumluluk verilmiş ekiplerdir.

İyi proje ekipleri, sorunlara bireylerden daha etkin ve kalıcı çözümler bulabilirler. Çünkü iyi bir proje ekibinde, “mutluluk ve mutsuzluğu “ paylaşma fikri çoktan filizlenmiş, hatta boy atmıştır. Proje Ekibi, önceden belirlenmiş ortak amaçlar doğrultusunda ve eşgüdüm içinde çalışır; birlikte adım atmak, “gelenektir.” Birlikte çalışanlar, karşılıklı olarak bağımlı olduklarını bilirler. Çünkü, birbirlerinin beceri, deneyim ve katkılarına ihtiyaç duyarlar.

Zamansızlık, organizasyonel ortamın yarattığı olumsuz iklim ve bilgi eksikliği, proje ekibi düşüncesine ulaşmak yönündeki yaklaşımları engelleyen unsurlar arasında sayılıyorsa da, “ etkili bir proje ekibinin kazandırdıklarına”sadece göz atmak bile, bizi hemen “ bu engellerin mutlaka ve zorlanarak aşılması gerektiği” sonuca götürür. Her şey bir yana,sıradan ekiplere “takım olma becerisini” kazandıran esas unsur, “öncelikle” bireylerin “etkin ve katılımcı” olma heyecanıdır. Bu heyecan, “yaşarken sadece gözlemci olmayı ve olup biteni uzaktan izlemeyi” reddeder. Aksine, “oyuncu olmaya ve evrende fark yaratmaya adanmış bir hayatı” tanımlar.

Bireyselliğin ötesinde, takım ruhu içinde ve ortak hedefler doğrultusunda projelere yaklaşılarak işlerin sonuçlandırılması, gerek kuruluşlardaki iyileştirme ve geliştirilme faaliyetlerinin başarısı, gerekse çalışanların, bu faaliyetlere katılımları ve başarılarından duyacakları mutluluk nedeniyle, motivasyon ve kuruma olan bağlılıklarının arttırılması açısından önemi büyüktür. Ayrıca çok başarılı çalışmalar sonucunda kazanılacak ödüller de iş hayatının tatlı anıları olarak hep zihinlerde kalacaktır.

Koordinasyon kavramını proje yönetiminde bireysel çalışmaların hedefler ve öncelikler doğrultusunda senkronizasyonu olarak tanımlayabiliriz.  Bu bağlamda koordinasyonu diğer başlıklarda altında ele alırsak;

Planlama – İşi parçalara bölme, önceliklendirme(bağlama), sürelerini belirleme ve dağıtma

Organize etme – Ne yapılacağını biliyorsanız kimin yapacağını belirlemelisiniz.

Delegasyon – Birbirleri ile koordine çalışabileceklere işleri vermede hassasiyet göstermelisiniz

Önemli olan “body mantığı” – Ekip üyeleri yaptıkları işi diğerlerini izleyerek senkronize götürmeliler. Siz söylemeden diğerleri ile koordine olmalıdırlar.

İletişim – Hem kendi iletişiminizi hem de birbirleriyle iletişimlerini desteklemeniz gerekir.

Kontrol – Uygulamaları ve sonuçlarını takip etmeniz gerekir. Fakat takip ederken çok fazla müdahaleci olmamalısınız. Koordinasyon kendiliğinden olmaz desteklenmesi gerekir. Özellikle yatay ve dikey ilişkilerde esnek bir alan bırakmalısınız.