Yazar arşivleri: savassakar

Proje Yönetim Metodolojisi Geliştirme Adımları

Proje yönetim metodolojisi geliştirme çalışmalarında temel adımlar aşağıdakilerdir;

1.      Proje Tanımının yapılması
2.      Projelerin kategorilendirilmesi
3.      Sponsorun belirlenmesi
4.      Proje Yöneticisinin belirlenmesi
5.      Paydaşların belirlemesi
6.      Proje ekibinin belirlenmesi
7.      Proje planının hazırlanması
8.      Proje Akış Sürecinin belirlenmesi
9.      PY Metodolojisinin çıkarılması
10. Şablonların hazırlanması
11. Prosedürlerin belirlenmesi
12. Proje Yönetimi eğitimlerinin planlaması ve uygulanması
13. Proje Ekibi metodoloji eğitimleri
14. Beklentilerin toparlanması
15. Şirket içi duyuru yapılması

Proje Sponsoru

Bir Cevap Yazın

Bir projenin başarısında en önemli unsurlardan biri üst yönetimin yaklaşımıdır. Üst yönetimin “sponsor” olarak yükümlülükleri aşağıdaki gibi olmalıdır;

• Projeleri izlemek

– Proje Yöneticisi ile düzeni olarak toplanarak proje zaman planı, kilometre taşları ve göze çarpan noktaları gözden geçirmek

– Proje Yöneticisinin hedefleri tutturma, teslimatlara ulaşma ve değişikliklerin tüm etkilediği alanları takip edebilmesi konusunda sorumluluk vermek

– Proje sorumluluğunu paylaşmak

• Zaman ayırma

– Proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu anda erişebilmesine uygun olmak

– Proje Yöneticisi ve ekibi için kapsam ve zaman sapmalarına karşı destek vermek

– Proje toplantılarına katılarak desteğini göstermek

Stratejik uygunluğu gözetme

– Projenin gidişatını onaylama ve savunma

– Gerekli politik ortamı düzenleme

Kaynak sağlama

– Departmanların projeye kaynak vermesini sağlama

– Proje kaynaklarının başka projelere çekilmemesini sağlamak

Projenin finansı

– Proje Bütçesinin oluşturulması ve onaylanması

– Kaynak bulmada destek

– Proje bütçesinin plana göre gittiğinin kontrolü

Politik Destek

– Proje yöneticisini şirkete duyurmak

– PY’nin arkasında olduğunu göstermek

– Proje kapanış ve sonuçlarını şirkete duyurmak

– PY’nin hızlandırıcısı olmak

– Proje yöneticisini hızını kesen çatışma ve problemleri önleme

Sonucu sahiplenmek

– Projenin sonucuna odaklanmalı çıktılarına değil. Kapsam, zaman ve kaynak ihtiyaçlarını tanımlamaya destek olmalı

– Her proje aşamasını onaylamalı

– Duyuru ve gereksinim dokümanını onaylamalı

• Tebrik

– Ekibin başarısının farkında olduğunu göstermeli

– Proje sonunda alınan dersleri desteklemeli

Projeler neden başarısız oluyor? Hep Proje Yöneticisi mi hatalı?

Bir Cevap Yazın

Projelerin başarısızlığı genellikle proje yöneticisi olarak düşünülür. Fakat büyük resme bakmak gerekir;

Projelerin yapılmasına karar verilme süreci çok önemlidir. Gerçekçi ve uygulanabilir projelerin seçilmesi sürecine duygusal değil bilimsel olarak bakılmalıdır. Zaten gerçekleşmesi çok zor veya çok fazla iyimser varsayıma dayalı projelerin başarısızlığını proje yöneticisine mal etmek doğru olmayacaktır.

Proje ilgili yönetim ve diğer tüm tarafların başarı tanımları çok önemlidir. Projenin başında bu başarı kriterleri belirlenmeli ve tüm çalışmalarda dikkate alınmalıdır.

Proje Yöneticisi ve ekibinin seçimide çok önemlidir. Projeye uygun proje yöneticisi sadece o konuda deneyimli olmakla sınırlandırılmamalıdır. Öncelikle projenin gerektirdiği kişisel özellikler değerlendirilmeli ve projenin ihtiyaç duyduğu proje yöneticisi, ekibi profili belirlenmeli ve atama yapılmalıdır. Herkes her projeyi veya aynı kişi benzer projeleri başarıyla tamamlayacak şeklinde bir genelleme yapılması doğru değildir.

Proje Yöneticisinden başarması gereken proje ile ilgili yetki ve sorumluluk verilmeli, önündeki engeller kaldırılmalıdır.

Proje Yöneticisi ise motive, pozitif ve proaktif olmalıdır. Proje yönetmeye istekli olmak, sezgi ve bilgi gücü ile birleştiğinde başarıyı getirir. Projenin hedeflerini iyi anlamış olmak, yapılması gerekenleri tüm dengeleri hesaba katarak yapmak proje yöneticisinin sanatıdır.

Proje Yöneticisi kendi kişisel başarı tanımı ile yönetimin beklentileri arasında uyumu sağlamak ve bu doğrultuda projeyi yönetmek, yönlendirmek zorundadır. Başarısızlığa ilişkin sinyalleri ne kadar erken farkedebileceği ve gerekli önlemleri alabileceği konusunda her zaman dikkatli davranmalıdır.

Projelerde beklenmedik şeyler her zaman olur. Bu hem yönetim hem de proje yöneticisinin duygusal olgunluğuna bağlı olarak algılanır ve tepki verilir. Bazen alınan kararların duygusal olacağı, yarardan çok zarar verebileceği unutulmamalıdır.

Sayısal anlamda başarısızlıkların tanımında proje başında belirlenecek tolerans aralıkları çok önemlidir. Hiç sapma olmaması beklenmemelidir.

Proje Yöneticisi mevcut durumu analiz, projenin geri kalanının başarıyla tamamlanabilmesi için gereken düzenlemeleri yapmalı ve yçöönetimi haberdar etmelidir. Başarılı olmak için gereken koşullar ve yapılması gerekenler sürekli değişir.

Proje başarısını tehdit eden risklerin farkına varılması ve paylaşılması tüm tarafların sorumluluğudur. Proje yöneticisi dikkate almak ve gerekli aksiyonları yönetmekle sorumludur. Her kim olursa olsun görmezden gelme yanılşgısına düşmemelidir.

Geçmiş proje deneyimlerinin başarılı ve başarısız dersleri hataların tekrarlanmamasını sağlamalıdır. Proje Yöneticisi bu deneyimlere ulaşmaya çalışmalı, diğer taraflar bu bilgiyi Proje Yöneticisine aktarmalıdırlar.

Proje Yöneticisi olası olumsuz senaryolara karşı hazırlıklı olmakla sorumludur. Öngörülebilir ve önlenebilir problemlerin projeyi başarısızlığa uğratması durumunda sorumluluk Proje Yöneticisinindir.

Proje Yönetimi, kurumsal kültürden çok etkilenir. Mevcut organizasyon ya da altyapı bir projenin doğru şekilde yönetilmesini zorlaştırabilir. Bu yüzden kurum içi dengeler ve süreçler ve bunların hassasiyetlerine dikkat etmek gerekir.

Her konuda olduğu gibi proje yönetimindede sistemli ve düzenli bir yaklaşım gerekir. “Kervanı yolda dizmek” adına yapılan hatalar, başarısızlığı belli projeler yaratacaktır.

Notlarımdan – 9

Bir Cevap Yazın

Çalışanlar işyerinde geçirdikleri vaktin(işe giriş ve çıkış saatleri arası) %80’inde etkin olabilirler.
Birden fazla işle uğraşanlar(multi-tasking), işler arasındaki geçişin getireceği zaman kaybı sebebiyle daha az iş çıkarırlar.
Çalışanların bir kısmı “kahramandır” 2 günlük işe 2 saat der, bir kısmı “korkaktır” 2 saatlik işe 2 gün der. Korktuğu başarısızlıktır.
Başkalarının deneyimini kendi deneyimine ekleyebilmektir marifet.
Başkalarının görüşlerine değer vermek yapılan işe değer katar.
Her zaman “rezervleriniz, yedekleriniz” olmalı çünkü ihtiyacınız olur, her zaman “toleransınız” olmalı çünkü hiç bir şey kusursuz değildir.
Projenini bütününüde bütçeyi tutturmakla aktivite bazında tutturmak aynı şey değildir.
Müşterinin her zaman ek talepleri olabileceğini unutmayın.
Kısıtlarınızı ve varsayımlarınızı bilmeyen müşteri sizi zor durumda bırakabilir.
Yeni teknolojileri, eski yöntemlerle hayata geçirmeye çalışmayın.
Yaptığınız işleri, projeleri sunarken “akıl” tarafını da göstermelisiniz.
Önce bir projenin nasıl “doğru” planlanacağına ve hayata geçirileceğine kafa yormalısınız. Artık develer akıllandı, yolda dizmeniz mümkün olmayabilir.
İster gündelik hayatta, ister projelerde, yaptığınız şeyleri ve yöntemlerinizi “yeniden gözden geçirmeniz” ve “geliştirmeniz” gerekir. Yapmıyorsanız “mutsuz olmaya” çalışıyorsunuz demektir.
Bildiklerimizin ne kadar çabuk eskidiğine inanamazsınız. Ve eski bilgilerinize çok güvenirseniz yolda kalırsınız.
Sermayeye dönüştürülemeyen bilgi başınızı ağrıtır.
Akademisyenlerin ürettikleri değerlerin hayatta bir karşılık bulması ve uygulamaya katkısı konularında kaygılı olmaları(görünür bir kaygı) ve bu konuda birşeyler yapmaları şart.
Proje Yönetimine bilimsel açıdan bakarsak “ortak dil” esastır. Kişi ve kurumların ürettikleri farklı terimler kafa karışıklığına ve kaosa sebebiyet verir. Peyami Safa’nın dediği gibi “Konuşma dili müşterek bir dildir. İlim dili ise özeldir. İlim dili prezisyon (tutarlılık) ister; fakat halk dili bundan mahrumdur.”
“İnce güç” kavramını ilk olarak 1980’li yıllarda kullanan Harvard’ın Kennedy Hükümet Fakültesi dekanı Prof. Joseph Nye’ye göre istediğiniz bir şeyi elde etmenin üç temel yolu var: Karşınızdakini kaba gücünüzle (hard power) tehdit etmek ve gerekirse savaşmak, karşınızdakini çeşitli biçimlerde satın almak, ince güç kullanarak ikna etmek… Nye’a göre ince güç, “istediğiniz bir şeyi kaba güç kullanarak değil, başkalarının sizin hedeflerinizi kabul etmesini sağlayarak elde etmeniz”dir. Burada inandırıcılık ve ikna kabiliyeti temel güç unsurlarıdır. Selim Tuncer
Genç kuşaklar, bir önceki kuşağın entelektüel direnç kabiliyetini çoğu zaman kaybetmediğini, her şeye rağmen ‘kendisi’ olarak kalabildiğini gözden uzak tutmamalıdırlar.
Dijital doğanlar, “delete” tuşu ile alıştıkları rahatı işyerlerine, arkadaşlarına uygulayabiliyorlar. Bizim gibi “kalem-kağıt” kuşağı ise hala silgi ile uğraşıyor. Hem tam silemiyoruz, çoğu zaman da silersek kötü olur diye doğru yazmaya çalışıyoruz.
İnsanlar kendi davranışlarını etkileyebilecek şeylerin çoğu zaman farkında olmazlar.
Akıllı şirketler kriz dönemlerinde küçülmeden ve yeniden yapılanmadan çözüm bulmanın yollarını önceden belirlerler.

Notlarımdan – 8

Bir Cevap Yazın

Bir proje, sponsor için küçük, proje yöneticisi için ise dev bir adımdır.
İyi proje yönetimi ne zaman, ne yapacağını bilmek değil ne zaman ne mazeret bildirileceğini bilmek demektir.
Her şey plana tamamen uygun gidiyorsa, bir yerlerde bir şeyler tamamen yanlış yapılıyor demektir.
Herkes güçlü bir proje yöneticisi talep eder, bulduklarında da istemezler.
Fazla mesai, saf proje yöneticisinin hayalinden başka bir şey değildir.
Nicel proje yönetimi, maliyet ve zaman aşımlarını önceden iyi bir şekilde tahmin etmektir.
İyi proje yöneticileri projeyi ne zaman yönetmemeleri gerektiğini bilir.
Bütün proje yöneticileri pazartesi sabahı problemlerle karşılaşır, iyi proje yöneticileri gelecek pazartesinin problemleri üzerinde çalışanlardır.
Ölçümler, öğrenen insanların mazeretleridir.
İyi proje yöneticileri hataları kabul ederler, o yüzden iyi bir proje yöneticisi ile nadiren karşılaşırsınız.
Problem yaratan insanlar olmasaydı, problemi çözecek insanlara da ihtiyaç olmazdı.
Bazı projeler, proje yönetimindeki en iyi uygulamalara rağmen zamanında biterler.
Hızlı, ucuz ve iyi : En fazla ikisini elde edebilirsiniz.
Gerçekçi olmayan zaman planı diye bir şey vardır.
Son teslim tarihi ne kadar anlamsızsa, ona uymaya çalışmak için ziyan edilecek o kadar para vardır.
Projenin ilk %90′lık kısmı zamanın %10′unu alır, geri kalan %10′luk kısım da diğer %90′ı.
Maliyetler ve zaman konusundaki gerçekler söylenmiş olsa proje başlatılmazdı.
Projenin süresini tahmin etmek için, bir kişinin ne kadar sürede yapabileceğini bulun daha sonra da bunu projedeki kişi sayısı ile çarpın.
Üst yönetimin, kötü bir fikri kabul etme ve iyi bir fikri reddetme yeteneğini hafife almayın.
Projenin dokümantasyonu, projenin kendi ağırlığına ulaştığı zaman proje tamamlanmış demektir.
Bir kere olursa cahillik, iki kere olursa ihmal, üç kere olursa politika demektir.
Uyarı : Takvimlerdeki tarihler sandığınızdan daha yakındır.
Deli gibi çalışma ilerleme anlamına gelmediği gibi anlamanın da yerine geçmez.
Timsaha kıçınızı kaptırmak üzereyseniz, bataklığı kurutmak için oraya gittiğinizi kolaylıkla unutabilirsiniz.
Kapsamın yavaş yavaş genişlemesi diye bir şey yoktur, sadece dört nala büyümesi vardır.
Eğer yeniden yapmak için vaktiniz varsa, asla ilk seferde doğru yapamazsınız.
Proje süreleri genellikle üst yönetim tarafından belirlenir ve ekibe bildirilir. Proje Yöneticisi ve ekip üyeleri kendi analiz ve çalışmaları sonucunda daha uzun süreler bulsa da istisnasız üstten gelen daha kısa süreyi kabul ederler. Yeni hedef doğrultusunda çalışmalara başlanır. Ancak olası gecikmeler ve ilerleme raporlarındaki kötü performans tartışılmaya başlandığında birileri hep “biz dememiş miydik” derler.

Projeleri doğru bir şekilde tamamlamak için

Bir Cevap Yazın

Projeye özel durumları tanımlayın

Projeyi başarıyla tamamlayacak özelliklere sahip ve istekli doğru proje yöneticisini seçin

Uygun ortamı hazırlayın; öncelikleri belirleyin, kontrol mekanizmasını kurun, kapsamı tanımlayın, proje yöneticisinin yetki ve sorumluluk alanlarını belirleyin

Gerçekçi tahminler yapılmasını sağlayın.

Kullanımı kolay ve isteklerinizi karşılayacak bir yazılım ile projeyi yönetin.

Proje Yönetimindeki hata ve problem olasılıklarını değerlendirin ve önlemlerinizi alın. Yönetimin desteği en önemli etkendir.

Projelerin yönetiminde bir sisteminiz, metodolojiniz olsun.

Tüm ilgili tarafların desteğini alın.

Proje yöneticisini destekleyin

Proje Yönetimi desteğini merkezileştirin

Her seviyede proje yönetimi eğitimlerini alın ve aldırın

Her projeye aynı şekilde yaklaşılarak başarılı olunamayacağını bilin.

Şirketinizin proje yönetimi anlamında güçlü ve zayıf olduğu tarafları iyi analiz edin.

Projeler neden başarısız oluyor?

Bir Cevap Yazın

1- Paydaş beklentilerinin örtüşmemesi, çatışması

2- Paydaşlar arasındaki letişimsizlik

3- Yanlı(ş) Proje Yöneticisi

4- Proje ekibine doğru kişilerin seçilmemesi ve atanmaması

5- Proje yöneticisinin bir metodoloji ve sisiteminin olmaması

6- Proje hedeflerinin anlaşılmaması

7- Müşteriye verilen hesapsız ve yanlış taahütler

8- Proje başarı ve kontrol kriterlerinin belirlenmemiş olması

9- Proje planının iyi hazırlanmaması, yönetime onaylatılmaması

10- Proje süre tahminlerinin gerçekçi yapılmaması

11- Planların ekip ile paylaşılmaması

12- Bilgi eksiliği ve eksikliğin geç fark edilmesi

13- İsteklerin tam olarak anlaşılmamış olması ve/veya gerçekçi olmaması

14- Projenin tasarımına emin olunmadan aksiyona geçilmesi

15- Gerekli araş ve teknolojilerin doğru belirlenmemesi

16- Proje izleme mekanizmasının kurulmamış olması

17- Dokümantasyon tutulmaması

18- Aşam geçişlerini yeterince veya hiç kontrol edilmemesi

19- Ekibin motivasyonu olmaması ve projeyi sahiplenmemesi

20- Proje Yöneticisinin durumu düzenli kontrol etmemesi, olası problemleri fark etmemesi

Liderlerin sorması gereken sorular

Bir Cevap Yazın

Kesinlikle inandığım şey kurumsal başarının iyi liderlik ile başladığıdır. Bu konuda en az bir tane iyi örnek verileceğini düşünmüşümdür hep. Şu anda içinde bulunduğumuz kriz ortamında yaşanan birçok olumsuzluğun ya da başarısızlığında yine başarısız liderlikten kaynakladığını düşünüyorum. Bu yorumuma karşı çıkacak üst düzey yönetici var mı? Şu anda yaşadıkları olumsuzlukların gerçekleşmesine nasıl izin veriyorlar? Neden zamanında doğru aksiyonu alamadıklarını hiç düşünüyorlar mı?

Acaba hiyerarşilerini yeniden gözden geçirdiler mi?

Şirket hedef ve amaçlarını gözden geçirdiler mi?

Organizasyonlar için firma hedeflerini belirlemek çok önemlidir. Doğru hedef doğru yönde ilerlemenin garantisidir. Hedeflere ulaşamamak hem bireyleri hem şirketleri çok olumsuz etkiler.

Özellikle geçiş ve değişim dönemlerinde yöneticilerin içeriyi etkilemek amacıyla hızlı sonuca gitme eğilimleri faydadan çok zarar getirmektedir. Kendini kanıtlama kendini yok etmeye dönüşmektedir.

Özellikle orta düzey yöneticiler genel müdürlerine çok inanırlar. Fakat bir yandan da yöneticilerinin kapasitesine ilişkin şüphe duyarlar ya da en ufak bir durumda bile yaşadıklarını yöneticilerinin zaafı olarak değerlendirirler. Kağıt oyunlarının bir klişesi “oynamayanın hep doğru oyunu düşündüğüdür” Orta düzey yöneticilerde kendi çözümlemeleriyle herhangi bir kriz ya da sıkıntıda kendi yöneticilerinin bu durumu yönetemeyeceğini düşünebilirler.

Köpekler ve Proje Yönetimi

Bir Cevap Yazın

1. Etrafınızdaki her şeyden keyif alıp, oyun çıkarabilmek

Bir proje destek vermesi gereken taraflar için bir fırsat ya da fayda sağlamıyorsa işi zor demektir. Özellikle ilgili tarafların hayatını “değiştirecekse” alışkanlıklar vb. sebeplerle destek yerine köstek olabilirler. Herkes her projeden aynı şekilde etkilenmediği gibi profesyonel olarak vermesi gereken desteği duygusal olarak değerlendirip vermeyebilir. Bu yüzden ilgili taraflarla berbaer yemek yemek, gönüllerini almak ve projeye desteklerini çekmek için uğraşmanız gerekir. Eğer projenin onlar için bir fırsat ya da fayda sağladığını gösterebilirseniz en iyi desteği alırsınız.

2. Uzun bir yürüyüşten keyif almak

Projeler çoğu zaman uzun bir süre ve çokça efor gerektirir. Aceleci ve sabırsız olanlar için bu tip projeler çok keyifsizdir. Önemli olan projelerin sonucuna ve gerekliliklerine inanarak davranmaktır. Bir yılda 12 proje yapmaktansa 1 proje yapmak daha iyi olabilir.

İşlerin uzaması ve gecikmesi keyfinizi kaçırsada geri kalan işi tekrar planlayarak olması gereken düzeylere çekmeye çalışmak ve başarmak önemlidir.

3. Koş, yakala ve getir

Okumaya devam et →