Yazar arşivleri: savassakar

Proje Yönetimi İpuçları – Projeyi Tanımlamak

Project-ScopeProjenin mutlaka yazılı bir tanımı olmalı ve paydaşlarla paylaşılmalıdır. Bu doküman sizden ne istendiğini ve sizin ne anladığınızı gösteren en önemli belgedir

Proje tanımının dışına çıkmamaya çalışın. Gözden geçirmelerinizi tanımınız ile karşılaştırın.

Kapsamınızın içinde olan ve olmayanları çok iyi ayırmış olmanız gerekiyor. Kapsamınızda olmayan şeylerle vakit kaybetmemelisiniz.

Projenizde kimin ne rolü olacağını net bir şekilde belirlemeniz ve yazılı olarak paylaşmanız gerekiyor.

Projede kimin ne sorumluluğu olacağını da belirlemelisiniz. Böylece işlerin ortada kalması ya da “senin işin, benim işim” kavgasını engellemiş olursunuz.

Projenizde yer alan ve atanan kişilerin doğru kişiler olması için çabalamalısınız. Gereken yetenek ve tecrübe düzeyindeki kişileri projenize dahil etmeniz gerekir.

Proje Yöneticisi iseniz yalnız kalmamaya, Proje Sponsoru iseniz Projenin Yöneticisini yalnız bırakmamaya çalışın.

Projenizden olumlu ya da olumsuz etkilenebilecek tüm paydaşları belirlemeli ona gore davranmalısınız. Projenizin paydaşlarının projenin farklı safhalarında değişebileceğini unutmayın.

Projeyi ayakta tutan ve ilerlemesini sağlayan unsurları sürekli gözlemleyin ve onlara odaklanın. Her şey aynı anda başarılamaz ama projeyi ayakta tutan unsurlar desteklenirse projenin başarısı daha garantidir.

Proje başlangıç toplantısına sponsor, proje yöneticisi, kilit paydaşlar ve ekibin gerekli üyeleri katılmalıdır. Başlangıç toplantısına ilgili kişileri çağırırken riskler üzerine düşünmelerini istemeniz faydalı olacaktır.

Projeyi tanımlarken projenin onaylanmasını sağlayan varsa iş planı vb. çalışmaları dikkate almayı unutmayın.

Proje Yönetimi eğitiminde ne öğretilir?

Proje Yönetimi eğitimleri akademik konsepte ek olarak pratikte yaşananları aktarmak, en iyi deneyimleri paylaşmak ve aşağıda göreceğiniz soruların yanıtını katılımcılarla beraber vermektir;
•Projeleri operasyonlardan ayıran en temel özellik nedir?
•Neden Proje Yönetimi? Yönetmesek olmaz mı?
•Projeler ne zaman başlayıp ne zaman biterler?
•Proje – Program – Portföy ilişkisi nedir?
Organizasyon
•Projelerde “organizasyon” yada “organize olmak” neden önemlidir?
•Ne tip projelerde nasıl organize olmak gerekir?
•Neden Proje Ofisleri kuruluyor?
•Proje Paydaşlarını belirlemek neden önemlidir?
•Projelerde “olmazsa olmaz” roller nelerdir?
Başlatma
•Projeleri nasıl seçiyoruz?
•Onaylanmış bir proje ile ilgili olarak ilk yaptığımız şey nedir?
•Proje Başlangıç toplantısı neden önemlidir?
•Bir projenin kapsamını nasıl tanımlayacağımızı planlamamız gerekir mi?
•Bir projede bir şeyleri atlamamak için neler yapılması gerekir?
Planlama
•Bir projeyi aktivite düzeyine kadar nasıl düzenleriz?
•Teslimat ile kilometretaşları arasındaki fark nedir?
•Aktiviteler arasındaki bağlantyıları atlarsak ne olur?
•Süre nasıl tahmin edilir?
•Maliyet nasıl tahmin edilir?
•Deming Çevrimi nedir?
•İletişim planında neler yer alır?
•Riskler nasıl tanımlanır?
•Risk analizi nasıl yapılır?
•Negatif ve pozitif riskler nelerdir?
Uygulama
•Kalite Güvence nasıl sağlanır?
•Motivasyon nerededir?
•Teklif toplama ve satıcı seçiminde nelere dikkat edilmelidir?
•Raporlama nasıl yapılır?

Proje Yönetimi İpuçları – Başlangıç

  1. Projenin yapmaya değer olup olmadığı konusunda tüm ilgili tarafların görüşlerini, yönetimin onayını alın. Ya başlamadan bitirin ya da iyi bir başlangıç yapın.
  2. Projenin kurumsal stratejik hedeflere veya kişisel hedeflerinize uygun olup olmadığını gözden geçirin. Herhangi birine uygun değilse başarı olasılığı azalacaktır.
  3. Risk analizine en başta başlayın. Zaten proje ilerledikçe bir çok risk fark edeceksiniz.
  4. Projeden etkilecek tarafları(paydaşları) olabildiğince erken belirleyin. Projenin başlangıç, planlama, uygulama ve control aşamalarında ne kadar ve nasıl bir destek isteyeceğinizi ve onların taleplerinize nasıl yaklaşacağını değerlendirin. Birilerini atlamamak için yöneticilere danışın.
  5. Projenin finansal açıdan değerlendirilmesinde Finans bölümünden birileri mutlaka olsun.

Proje Stresini Azaltma

0Artık stres olmadan yaşayamıyoruz neredeyse. Projelerde bundan nasibini alıyor, agresif bitiş tarihleri, yetersiz kaynak, kısıtlı bütçeler, ensemizdeki yönetim ve müşterilerle var olan stres daha da artıyor.

Pozitif stres verimliliği artırıp hedefe odaklarken, negatif stres morallerin bozulmasına, verimliliğin düşmesine ve odağın kaybedilmesine yol açıyor. Bu yüzden negatif stresi pozitif strese dönüştürmek gerekiyor. İşte bir kaç ipucu:

Adım 1

Pozitif stres öncelikle ekip içinde pozitif ilişki ve iletişimle başlar. Bunu sağlamanın en basit yollarından biri sosyalleşmeyi sağlayıcı aktivitelerdir. Yemek, piknik, spor herkesi ortak noktada buluşturabilecek aktivitelere örnek sayılabilir.

Adım 2

Proje hedeflerinde hem fikir olmak. Tüm ekibin proje başarısında ortak bir noktada olması ve beklentilerini dile getirmesi çok önemlidir. Projeyi başarmak için nasıl ilerlenmesi gerektiği konusunda ortak kararların alınması herkesi projenin bir parçası olarak görmesini sağlayacaktır.

Ekibin projede başarılı olması için ihtiyaç duyduğu destek ve araçların sağlanmasıda bu noktada çok önemlidir.

Adım 3

Her ekip üyesi ile birebir ilgilenmeniz ve kendilerini iyi hissetmeleri, projeye olan odaklarını korumaları için elinizden geleni yapmanız lazım. Yani:

  • İyi bir performans ya da gayret gördüğünüzde(görmek önemli) takdir edin
  • Gözden geçirmeleri savsaklamayın ve pozitif geri bildirimler yapmaktan çekinmeyin
  • Ekstra performansın bir şekilde ödüllendirilmesini sağlayın

Adım 4

Amerikalıların “instigator” dediği grup için sürekli negatif davranış sergileyen ve kendi hoşnutsuzluklarını, mutsuzluklarını ve negatif düşüncelerini diğerlerine pazarlamaya çalışanları gözlemleyin ve onları pozitif tarafa çekebilmek için gayret gösterin.

Bazı negatif düşüncelerin problemleri işaret edeceğini unutmayın ve özellikle ekip ile birlikte yaptığınız gözde ngeçirme toplantılarında bu konuları “gelişim fırsatı” olarak ele alıp üzerine gidin.

Ekibin stres noktaları(hassasiyeti) ve zayıf noktaları olası stres ile mücadeleye başlayacağınız noktalardır, unutmayın.

Adım 5

Ekibin moralini düzelteceğim derken kendi moralinizi ihmal etmemelisiniz. Sizde negatif düşüncelerinizi ya da tavrınızı dışarıya yansıtırsınız unutmayın.

Önce kendinizi sonra ekibinizi motive edebilirsiniz.

 

Notlarımdan – 5

Çalıştığınız şirkette potansiyel yönetici adayı değilseniz hangi yönlerinizi geliştirip aday olabileceğinizi öğrenmeniz önemlidir.

Tercihlerinizi yaparken neye bedel olacağını düşünüyor musunuz?

Tanıdığınız kaç kişinin çalışma ilkeleri var?

Türkiye’de PKK terörünü bitirmenin maliyeti mi? Yoksa Kürt problemini gidermenin maliyeti mi? daha YÜKSEK

Okumaya devam et

Notlarımdan – 4

Birilerinin söylediği ya da yaptığı şeyler kadar yapmadıkları ya da söylemedikleri şeylerde bizi olumsuz etkileyebilir. Biz karşımızdakilere beklentilerimizi iyi yansıtıyor muyuz? Yansıtıyoruz da onlar kasıtlı mı yapıyor? Yapıyorlarsa neden? Yapmıyorlarsa neden? Problem onlarda mı? Beklentilerimizde mi?

Bir bilgisayar mağazasına gidip süt istediğimizde ve olmadığını öğrendiğimizde üzülmemiz normal mi?

Eğer karşınızdaskilerin sizden farklı düşündüğünü biliyorsanız farklı davranmaları da normal değil mi?

“Size nasıl davranılmasını istiyorsanız diğerlerinede öyle davranın” sözünün artık geçerli olduğunu düşünmüyoruz “diğerleri kendilerine nasıl davranılmasını istiyorlarsa öyle davranın” bu sözün bece artık doğrusu

Her kültürde(ülke veya şirket) işi başarmanın yolu farklıdır. Bazı kültürlerde toplantılara zamanında başlanması esas iken, bazılarında fark etmez. Bazıları bölünmekten nefret eder, bazıları etmez. Bazıları maliyet odaklıdır, bazıları zaman, bazıları kalite. Bazıları sessiz kalarak bazıları konuştuğunda onaylar.

Herkes farklı bir kültürde, farklı öğretmenler ve ebeveynler ile yetişir ve bu da başarı ve başarısızlığın, beklentilerin, hedeflerin tanımını değiştirir.

Bu yüzden eğer çatışmak istemiyorsak ilk iş karşımızdakilerin kurallarını ve öğretilerini keşfetmek ve anlamaktır.

Bugünün gençleri AYNI ANDA ödevlerini yaparken, müzik dinleyebiliyor, arkadaşları ile sohbet edip oyun oynayabiliyor ve bir şeyler atıştırabiliyorlar. Bunun getireceği en büyük problem (BENCE) tam bilgiyi alamamaları, konsantrasyon eksikliği ve sonuç almada   eksiklik olacaktır.

İleride(ki kısmen geçerli olmaya başladı) herkesin böyle olduğu bir iş ortamı olduğunda “kurumsal” bir problem olacaktır.

Yapılması gereken aslında sadece tek bir işe odaklanmak değil “değere” odaklanmak şeklinde düşünce tarzını değiştirmek olmalı. Yapılan işlerin önceliklendirilmesi iyi yapılırsa büyük oranda problem azalacaktır.

Keşke bir an önce uyanılsa: Dünya’da inanılmaz bir proje yöneticisi ihtiyacı var ve Türkiye’den dünyaya “Proje Yöneticisi” ihraç edebiliriz. Sadece bu misyon hem kişisel gelişim hem de know-how anlamında çok fazla katkı sağlayacaktır.

Hem bilgi hem de beceri gereklidir. Fırçaları yönetemeyen ve kullanamayan ressam olamaz.

PM Network Şubat 2012 sayısına göre Proje Yönetimi eğitiminde kurumların seçim tercihlerinde önemli faktör sıralaması;

Eğitmen % 58.2

Format (web ya da sınıf) % 30.4

Maliyet % 6.3

Lokasyon %5.1

Bence Türkiye’de maliyet ve eğitmen başı çekiyor gerisi önemli değil.

Bir krizi çözmekten çok ileride tekrarlamasını da sağlayacak çözümler üretmek önemlidir.

Beraber çalıştığınız insanlar yaptıklarınızdan ya da söylediklerinizden şüphe duyuyorlarsa sıkıntı var demektir.

  • If you are serving people you don’t like to be with and are not getting paid, that is insanity.
  • If you are serving people you enjoy being with but are not getting paid, that is give-back.
  • If you are serving people you don’t like to be with but are getting paid, that is work.
  • If you are serving people you enjoy being with and are getting paid, that is fun.

Well done is better than well said.

Kendilerini ve yönetmeyi seveceğiniz insanlarla çalışın.

A good place to start is a career self-assessment test like the Strong Interest Inventory or the Campbell Interest and Skill Survey.

Çalıştığınız insanların beklentilerini ve neye karşılık nelerini verebileceklerini öğrenin.

Çözümünden hoşlanacağınız problemleri çözmede istekli olun.

Kaç kişi iş hayatında tek gecelik aşk(one-night stand) yaşamak ister? Çoğu kişi işyerinde kalıcı bir pozisyon, uzun vadeli bir ilişki ve sevgi bekler.

Birlikte iş yapmak birlikte yatağa girmek gibidir. Herhangi biri ile olmasını istemezsiniz.

Albert Einstein said, “Not everything that can be counted counts, and not everything that counts can be counted.”

Yenilikçi bir fikirde sadece sayılara odaklanmak “yapabilir miyiz?” sorusuna sizi odaklar. Halbuki “yapmalı mıyız?” sorusuna odaklanılması gerekir.

CV’lerimizi kendimiz yazdığımızda mı etkilidir? Yoksa başkaları yazdığında mı? Sizin kendi hakkınızda yazdıklarınız diğerlerinin sizin hakkınızda düşündükleri kadar gerçekçi midir? Bu yüzden Linkedin gibi sitelerdeki “recommendation” bence çok önemli. Öte yandan sizi başkalarının hangi yönlerden pozitif ve yetenekli bulduğunu belirleyip cv’nize yazmanızda fayda var. Buna ek olarak CV’lerde güçlü yanlar kadar zayıf yanlarda(gelişmesi gereken) belirtilmeli.

Notlarımdan – 3

Toplantı zamanlarınızı sabitleyin ve çalışanlara esneklik sağlayın. Örneğin 11:00 – 15:00 saatleri dışında toplantı yapılmasın.

—-

Proje Yönetimi golf oynamaya benzer. Sonuca varmak için kilometre taşlarınız deliklerdir. Her delik için vurşunuzu özenle yapmalı bir çok faktörü(rüzgar, eğim, sopa tipi vb.) dikkate almanız gerekir. Konsantrasyon ve kondisyon önemlidir.

Proje Yönetimi bilardoya  benzer. Bir hareket yaptığınızda sonraki hareketleri düşünerek yapmanız gerekir. Yanlış bir hareket sizi zora sokar ve rakibe avantaj yaratır.

—-

Sizin daha hızlı olmanız önemlidir. Rakipler email kullanıyorsa siz Twitter, Facebook ve iPhone uygulamaları kullanacaksınız.

Rakipler uzun mesajlar ile vakit kaybederken isz kısa mesajlarla zaman kazanın

Rakipleriniz yaptıkları işin “değerine” bakmıyor siz bakın ve değecek şeyleri yapın

Rakiplerinizin kendileri ile ilgili verdikleri yanlış bilgileri ifşa edin.

—-

Facebook sayfanız işe alınmamanıza ya da kovulmanıza sebep olabilir.

—-

Birlikte çalıştığınız outsource firmaları zamanında ve olabildiğince tam bilgilendirmek size zaman kazandırır.

Outsource firmaların sadece iş sonuçlarını değerlendirmeyin, değerlendirmenizi açıklayın. Bu değerlendirmelerinizi taze iken yapın.

Söyledikleriniz ve yaptıklarınız karın doyurmalı

Her zaman belli varsayımlarla bir işe başlarız ve çoğu zaman bunu ne yazılı hale getiririz ne de üzerinde ciddi bir şekilde düşünürüz. Bu yüzden iş belli bir noktaya geldiğinde yaşadığımız olumsuzlukların baskını daha fazla hissederiz. İşe başladıktan sonra belirli dönemlerde varsayımlarınızı gözden geçirmeniz gerekir ve mümkünse yazılı olmasında fayda vardır.

Bir işe başladığınızda belirli bir süre ve bütçe ile bitirmeyi planlamış olabilirsiniz. Ama yapılması gereken ilerleyen dönemlerde kalan işin ne kadar sürede ve bütçe ile bitirilebileceğinini sürekli hesabının yapılmasıdır. Bu yüzden “plan bir kez yapılır sonra her gün yapılır” diyoruz.

İşin başında işe ilgi duyan(yönetici, çalışan vb.) ya da vakit ayırabilenlerin zamanla durumları değişebilir, bu konuda farkındalığınızı korumalısınız.

—–

Özellikle Türkiye’de yaşıyorsanız her zaman bir krize ya da sıkıntılı döneme hazırlıklı olmanız gerekir. Kendinizi geliştirmek yeni bir şe geçmek için, kenarda 3-5 kuruş işssiz dönemler için vb.

İnsanlar sevdikleri işlerde çok iyi olabiliyorlar.

Size uygun ve size yarar sağlayacak ilişkileri geliştirmekte ve büyütmekte fayda var. Kötü durumlarda ortadan kaybolacak dostlarla vaktini harcamayın.

Yaptığınız iş ya da siz sabun köpüğü olarak görülüyorsanız işler kötüye gittiğinde hiç kimse kurtarmaya ya da yardım etmeye çalışmaz çünkü durum ümitsiz olarak algılanır.

Deneyimsizlerin iş bulması için kişisel özelliklerini öne çıkarmaları gerekir. “Ben işe gireyim, siz bana öğretin, sonra yaprım” doğru bir yaklaşım değil. Örneğin “telefonla arama yapıp, gerekli şeyleri söyleyebilirim” diyebilirsiniz ama “telefonla arayıp satış yapabilirim” derseniz tecrübeniz sorgulanacaktır. Karşı tarafa nasıl fayda sağlayabileceğinizi çok iyi ifade edebilmeniz gerekir.

Eğer kendinize güveniyorsanız bir süreliğine parasız çalışabileceğinizi, sizi deneyebileceklerini açıklıkla söyleyebilmelisiniz.

İnovatif yapılanmış bir firmada;

Okumaya devam et

Notlarımdan – 2 – İngilizce

Effective leaders only negotiate with those who are willing to negotiate.

Great leaders are patient — and they never cave quickly. Many never cave, period.

Sometimes, bullies need to be taught a lesson. When you’re trying to lead — but others shout you down — the time for softball is over. In situations of coercion, your power as a leader is never more necessary.

Speak softly, but carry a big stick — you know the score.

One of Obama’s greatest failures as a leader is the homogeneity in perspectives and attitudes of those closest to him.

Bark without biting. – A leader who can’t enforce his power has no power at all.

Great leaders ignite burning platforms — and never let them sputter.

Okumaya devam et

Notlarımdan – 1

Okurken aldığım notları ve aklıma gelince yazdığım ufak tefek şeyleride sitede paylaşmaya karar verdim. Bu ilk ;

Mevcut iş yükünüz ve sorumluluklarınız giderek artacak. Sizin yapmanız gereken iş yaşamınızın her anında daha efektif çalışma yöntemleri bulmak ve geliştirmek olmalıdır. Bunu yapmanın ilk yolu mevcut davranış tipinizi ve zamanınızı alan konuları belirlemek ve çözümler üretmektir.

Örneğin vaktinizin %20’si toplantılar, %15’i email okumak ve yazmak, %5 sunumlar ve raporlar hazırlamak, %30 problem çözmek, %30 rutin işler vb. İse önce bu yüzdeleri bulmalı ve zamanı nasıl kazanacağınızı bulmaya çalışmalısınız.

Sonra hayatınızı zorlaştıran, zaman kaybettiren kişi ve departmanları belirleyip onlarla olan iletişiminizi artırmalısınız. İnsanları değiştiremiyor olabilirsiniz ama iyi bir iletişim her şeyin başlangıcıdır. Yaşadığınız problemleri dile getirirken çözümler üretmeye, win-win öneriler getirmeye çalışın.

Bazen en iyi adamınızı kovmanız gerekir. Durumunuzu iyi analiz edin. İşinizin geldiği nokta “işi çok iyi bilen” adam yerine “politik ilişkileri güçlü birine” ihtiyacınız olduğunu gösterebilir. En iyi adamlar geçmiş alışkanlıkları ile başardıklarına körü körüne  inandıklarında değişime direnç gösterebilirler. İyiler sadakatleri oranında beklentiler içine girerler ve bu olmayınca iyi taraftan kötü tarafa geçerek ciddi risk olabilirler. İyi adamlar yeni kuşağı yönetmeyi beceremiyor olabilirler.

—–

Gutenberg matbaayi bulmasaydı, Mısırlılar papirüsü keşfetmeseydi ne olurdu? Neyi nasıl hatırlayacaktık?

Internet ve cep telefonu olmadan yaşanamayacağı ya da sanki onlarsız bir dünya hiç olmamış gibi aptal bir düşünceye nasıl sahip olunabilir?

—–

Aldırılan onlarca eğitim ve binlerce dolara rağmen hala “kötü yönetici” çok fazla ve işin kötüsü kendilerini “iyi” sanıyorlar çünkü çoğu başarıyı sadece hedef tutturmakta görüyor. Yöneticilerin ya kendileri ya da çalıştıkları şirket tarafından periyodik “değerlemesi” yaptırılmalıdır, aynı kan ya da idrar testi gibi.

Ne ekibinize çok yapışacaksınız ne de çok uzak duracaksınız.

Hiç bir iş sağlığınızdan ya da ailenizden daha önemli değildir. Hırslarınızı yönetmediğinizde ve mutluluğu tamamen iş dünyasında aradığınızda sonuç büyük ihtimalle iyi olmayacak, keşke’lerle dolu bir sürü cümleye sahip olacaksınız.

İyi ya da kötü her yönetici ve çalışandan bir şey öğrenirsiniz ya da inşallah öğreniyorsunuzdur.

—-

Her şirkette “departmanlar ligi” olsa. Aylık hedeflerine ve gerçekleşmelere göre sıralamaları olsa, fikstürleri olsa…

Zaman kullanımına dair düşünceler

Bir gün 1440 dakikadır ve ciddi bir zamandır. İyi kullanırsanız daha fazla vakte ihtiyacınız yoktur. Önemli olan ne kadar zamanınız olduğu değil nasıl iyi planlayıp kullandığınızdır.

Zaman kullanımını istekleriniz ve öncelikleriniz belirler. Acil ve önemli olanlarıbelirleyebilmek bilinci ve refleksinizi geliştirmeniz gerekiyor.

Yoğunluk, “hatta çok yoğunum” sözü bir mazeret değildir. Çok fazla işiniz ya da çok fazla sorumluluğunuz varsa önce bunları yönetmenin en etkili ve efektif yollarını arayın. İş yapma ve düşünme tarzınızı gözden geçirin.

Çok fazla işiniz olup yoğun olmaktan şikayet ederken işsiz olup çok fazla atıl zamanınız olduğunu düşünün. Çalışkan insanlar her zaman yoğundurlar, özel hayatlarında bile. Bunu yönetmenin bir yolunu bulun.

Hedefli yaşayın. Belirli bir zamanda ve bütçede bişi gerçekleştirmek kısıtı hem önceliklendirmelerinizde hemde yaratıcılığınızda gelişim sağlar. Ne hayat öylesinedir nede sizin öylesine yaşamaya şansınız vardır.