Etiket arşivi: email

Eposta Gönderirken Ne Kadar Dikkatlisiniz?

Hala e-postayı doğru dürüst kullanmayı bilmiyoruz. Üstelik yaşadığımız problemlerin kaynağının yine kendimiz olduğunun farkında değiliz. Ayrıca bu yaşadığımız problemler en kıymetli şey olan “zamanımızı” yiyen şeyler.

Bu yüzden eposta yazarken, gönderirken ve yönlendirirken “Sadece basit bir eposta ne olacak?” diye düşünmeden, ciddiye alarak, en azından gönderdiğiniz kişilerin ve kendinizin vaktini boşa harcayacak şeyleri yapmaktan kaçınmak gerekiyor.

Ekte gönderilecek dosyayı unutmak – Farkettiğiniz anda hemen gönderilmişlerin altından eksiz e-postanızı bulup tümünü cevapla seçeneği ile “eki unutmuşum” gibi sempatik bir mesaj ekleyerek tekrar gönderin.

Herkesi cevapla seçeneğinde eki silmeyi unutmak – Farklı uygulamalar herkesi cevapla dediğinizde eki silmeden orijinal mesajda tutabilir ve aynı ek herkese defalarca gönderilebilir. Ayrıca herkesi cevapla seçeneğini kullandığınızda “teşekkür” ediyorsanız oradaki herkese teşekkür edip etmediğinizi mutlaka düşünün.

Kızgınken e-postaya yanıt yazmak – Adrenalin baskısı altıda cevap yazmayın. Biraz rahatladıktan sonra cevabınızı yazın. Kızgınlıkla yazılmış yazıların gönderdiğiniz kişiler tarafından hiç istemediğiniz başka kişilere yönlendirilebileceğini unutmayın.

Bir sürü kişiyi cc’ye koymak – Gerekli gereksiz e-postaların cc’lerine insanları koymak onların vaktini yemek açısından hiç hoş değildir. Eposta sadece ilgili kişilere gönderilmelidir. İlgisiz kişilerce bu yaptığınız “aptalca” bulunacaktır.

Duygusal bir problemi e-posta ile çözmeye çalışmak – Duyguları kelimelere dökmek bazen çok zordur ve karşı tarafın neyi nasıl anlayacağına ilişkin garantiniz olmaz.

Konu alanını boş bırakmak – Mesajı alanı, mesajı okumaya mecbur eden bir durumdur ve çok rahatsız edicidir. Hatta üzerinden zaman geçtiğinde yine konu alanı boş olduğu için o mesajı okumak zorunda kalırsınız. (Tam tersi tüm mesajı konu alanına yazanlara da ayrıca kızıyorum.)

E-postaları çok seyrek kontrol etmek – Eğer insanlara e-posta adresinizi vermiş ve iletişim adresi olarak belirtmişseniz düzenli olarak kontrol etmeniz gerekir. Ya da size e-posta gönderilmemesi için diğerlerini uyarabilirsiniz.

Her adımda e-posta göndermek – Bir işi yaparken yaptığınız her şeyi e-posta ile gönderebilirsiniz ya da gün sonunda tek ve toplu bir eposta gönderebilirsiniz. Siz seçin.

Sessizlik – Eğer size bir soru sorulmuş ya da sizden bir şey yapmanız istenmişse mutlaka yapın ya da yapamayacağınızı bildirin.

Hiçbir şey yazmadan geri yanıt verme – Eğer size sorulmuş bir şeye yanıt verirken soruyu siler ve yanıt verir iseniz (örneğin evet, tamam gibi.) mesajı size gönderen ne istediğini hatırlamayabilir.

Bir söyle bin işit – Size gönderilen bir mesaja yanıt verirken orijinalinin tam olarak geri gönderilmesi gerekmiyorsa fazlasını silin. En azından network maliyetine ufak bir katkınız olmuş olur. Öte yandan soru soran birine ilgili ilgisiz bin tane yanıt dönmeniz hoş bir şey değildir.

Paylaşın:

Anlayana e-posta etiği!

Email-EtiquetteHer gün onlarca e-posta alıyorum. Bazı mesajları görünce çok sinirleniyorum. Özellikle insanların iyi niyetlerini kullanarak onları istismar eden ve bundan keyif duyanların gönderdiği mesajlar hakkında arkadaşlarımı hep uyarmaya çalışıyorum.

Şimdi eposta etiği ile ilgili dikkat edilmesi gereken birkaç noktanın altını çizmek istiyorum:

1. Eğer birden fazla kişiye eposta gönderecekseniz, göndereceğiniz kişilerin eposta adreslerini Bcc: bölümüne yazın. Böylelikle bir kişinin eposta adresini diğer kişinin görmemesini sağlar, kişisel bilgisini korumuş olursunuz. Hiç kimse eposta adresini yabancıların görmesini ve hatta bu yabancılarında kendisine mesaj göndermesini istemez.

2. Mesajınızın konu (subject) alanında mesajın içeriği ile ilgili açıklayıcı kısa ve net bir bilgi olmalıdır. Böylelikle mesajı gönderdiğiniz kişi mesajı açmadan içindekini anlayabilir. Konu alanına mesaj YAZILMAZ.

3. Herkesin sizin gibi iyi bir internet bağlantısı olduğunu düşünmeyin. (Çoğunlukla şirket çalışanlarının yaptığı bir hatadır bu) Eğer büyük dosyalar gönderirseniz gönderdiğiniz kişinin bu dosyayı bilgisayarına indirmesi çok vaktini alabilir. Mümkünse dosyanın linkini gönderin.

4. Eğer 2’den fazla dosya göndermeyi planlıyorsanız tek bir dosyada toplayıp sıkıştırma programları ile sıkıştırın (zipleyin) (www.winzip.com)

5. Sarhoşken ya da moraliniz çok bozuk iken mesaj yazmayın. İçinde bulunduğunuz durum mesajınıza yansıyıp gönderdiğiniz kişileri rahatsız edebilir.

6. “Okundu” mesajı talep etmeyin. İnsanların sizin gönderdiğiniz mesajları neden geç okuduğu konusunda karamsar varsayımlar yapmayın.

7. Şahsınıza gönderilmiş mesajları mutlaka mesajın orijinali altta kalmak kaydı ile yanıtlayın. Mesajı gönderen yanıt vermenizden memnun olacaktır.

8. Mesajınızı kısa ve vurgulamak istediğiniz noktaya odaklayın. Zaman en kıymetli hazinedir, hem sizin için hemde diğerleri için.

9. Yazdığınızı okumadan ASLA göndermeyin. Yazıdaki hatalar ya da devrik cümleler ciddiyetsizliği gösterir.

10. Eğer bir eposta grubuna dahilseniz mesajlarınızda telefon bilginizin bulunmamasına dikkat edin. Ya da size gönderilmiş bir mesajı başkalarına yönlendirecekseniz mesajı gönderenin kişisel bilgilerini mutlaka silin.

Her ne kadar azalmış olsada uyarmadan edemeyeceğim. Mesajı gönderenin dikkatli olması lazım. Bazen bir kan arama mesajı ama 1 yıl öncesine ait, bunu arkadaşlarına yönlendirirsen para kazanacaksın diyen e-posta adresi hırsızları, 10 kişiye gönderirsen dileğin gerçekleşecek diyenler ve daha bir sürü yalan mesajlar.

Paylaşın:

Baskıcı CC:

 

En son “Baskıcı CC”si olan bir email’i ne zaman aldınız? Muhtemelen dün. Baskıcı CC’nin anlamı size gönderilen bir mesajın etkisini artırmak ve sizin üzerinizde baskı yaratmak için CC’sinde patronunuzun yer almasıdır.

Menekşe, sabah işe geldiğinde posta kutusunu açtı. Sıradan toplantı duyuruları, hatırlatma mesajları, birkaç spam eposta ve Kenan’dan gelen bir mesaj vardı. Kenan ve Menekşe zaman zaman çatışırlar ve bu zaman içerisinde her ikisinde de birikmiş bir kin’e dönüşürdü. Bu yüzden Menekşe, Kenan’ın ismini görünce iyi bir haber olmadığını anladı.

“Cuma günkü çeyrek raporuna senin girdin gerekiyor,” diyerek Kenan hatırlatma yapıyordu. Bu iyi bir şeydi. Ama devamında “umarım bu çeyreğe ilişkin tamamlama tarihini yakalayabilirsin”. Bu da fena değildi. Ve bunu patrona CC’lemişti. Bu hiç hoş değildi.

Kenan’ın Menekşeye olan mesajı Baskıcı CC içeriyordu. Baskıcı CC gönderilen kişide bir etki ve baskı yaratan uygulamadır. Aslında çoğunlukla göz korkutmak için yapılır.

“Baskıcı CC” bazen insanları sinir etmek bazende yapılandan başkalarını haberdar etme kiçin kullanılır. Eğer akıllıca ve sanatsal bir incelikle kullanılırsa gönderilen mesajın ilgili herkesi bir arada tutması sağlanabilir. Genellikle FYI – (for your information) – Bilgine mesajı ile gönderilen mesajlar herkes tarafından okunur ve okuması için gönderildiği anlaşılır.

Eğer Baskıcı CC içeren bir mesaj alırsanız unutmamanız gereken şeyler:

Kuruntu yapmayın. Gönderen kötü bir niyetle değilde başka bir sebeple CC’ye ilgili kişileri eklemiş olabilir. Baskıcı CC’ler üzücüdürler. Kendinizi zorlamayın ve üzülün. Gerekiyorsa destek alın.

Gönderende sancılıdır. Kendine saygısı azdır. Baskıcı CC’li mesaj gönderenler genellikle size yeterince hatalı olduğunuz mesajını veremediklerini hissederler ve bunun daha güçlü biri tarafından söylenmesini isterler.

İlk bir iki saat içerisinde yanıt vermek akıllıca değildir, yanlış yapma olasılığınız yüksektir.
Kendinizi savunmak gönderenin kendine inanmasını sağlar.
Kendinizi mesaj ile savunmak çok risklidir çünkü yazılı mesajlar çok kolay yanlış anlaşılabilir.

Baskıcı CC’li mesaj gönderenler kendilerini güçsüz hissedenlerdir.

Ya Menekşe? 20 dakikalık bir yürüyüşe çıktı. Daha sonra patronuna gelerek Kenandan gelen mesajı Baskıcı CC özelliği ile dikkate aldığını ifade etti. Patron Menekşe’nin ne düşündüğünü anladı ve oda mesajı ilk okuduğunda bunu anladığını söyledi. Menekşe’ye Kenan’ın bu davranışına ilişkin bir şey yapmasını isteyip istemediğini sordu, Menekşe böyle bir şeyi kabul edemeyeceğini iletti, Kenan ile barış içerisinde çalışacak bir yol bulabileceğini ifade etti.

Eğer “Baskıcı CC’si olan bir mesaj alırsanız derin bir nefes alın. Kendinizi merkeze koyun. Kendinizin ve mesajı size gönderenin gücünün farkına varın.

 
Paylaşın: