Etiket arşivi: eposta

Infomania

Her 5-10 dakikada bir epostanızı kontrol edip, kontrol edemediğinizde suçluluk duygusuna kapılıyorsanız ciddi bir problemle karşı karşıyasınız demektir. İşte “infomania” dediğimiz elektronik araya girmeler yüzünden konsantre olamama problemine çok yakınsınız ve belkide yakalandınız demektir.

Buradaki eposta örneğime blogunuza yorum geldi mesajlarını, messenger’dan gelen mesajları, x sitesinde yeni haber var gibi uyarıları, cep telefonunuzuda ekleyebilirsiniz. Tüm bunlar gün içinde bir şeylere konsantre olanıza sürekli engel olacak şekilde akarlar.

Yapılan bir araştırma Amerika’da bu tipte araya girmelerin 588 milyar dolarlık bir zarara ve çalışanların zamanının %28’ine mal olduğunu ortaya koymuş .

Tabi ki dünya bu konunun farkında olunca hem çözüm alternatiflerini değerlendirmeye başlamışlar. (Benim Türkiye’de en üzüldüğüm, kızdığım konu budur. Problem farkedildiğinde ya birileri eleştirir ya da yas tutmaya ağıt yakmaya başlarlar. Çözüm bulmaya odaklı pozitif bakış açısı çok nadirdir.)

Ne yapmışlar derseniz;

Eposta programlarına müdahale etmişler ve özellikle patrondan ya da belirli kişilerden gelen mesajları özel bir uyarı ile iletmişler. Böylece gelen mesajın önemli olduğu anlaşılabiliyormuş.

Programların uykuya geçmeleri(sneeze) ve tekrar açılma sürelerini ayarlamışlar. Böylece her halukarda programın açılması beklendiği için başka işlere bakılabiliyormuş.

Eposta kadar el cihazları(palm) ve cep telefonları da ciddi bir problem yaratıyor. Özellikle ajandalardaki toplantı vb. ye ilişkin uyarılar sürekli araya girmekte. Bu yüzden infomania sadece bilgisayar değil bir çok aracın yol açtığı bir problem.

Bir de bu probleme sebep olan taraf var. Yani yerli yersiz aslında karşısındakinin ihtiyacı olmayan mesajı gönderenler. Biz bunlara spam’ci diyoruz. Gün içinde bir sürü yerli yersiz mesaj tarak ciddi bir vakit kaybına yol açıyorlar ve infomania’ya sebep oluyorlar. Onlar için sadece ve masum bir paylaşım olan bu tip mesajlar başkaları için ciddi sorunlara yol açabiliyor. Bu yüzden sizlerden ricam “Herkese Yolla” “Reply to all” seçerken ya da mesajı “Yönlendirirken” “Forward” ederken lütfen bir daha düşünün. Bu tip gereksiz mesajlar yüzünden önemli mesajlara ayrılan vaktin ve bu mesajlara yönelik işlerin aksadığını düşünün.

Herkes kendisine mesaj gönderenleri gönderdikleri mesajın içeriği, sıklığı vb. konularda bir değerlendirmeye tabi tutar. Boş mesaj gönderen biri damgası yemek ister misiniz?

Bir de gönderilen mesajların kişinin uygun saatlerine denk gelmesini sağlamak inceliğini göstermek lazım. Gece 03:00’te gönderilen bir bayram tebrik sms mesajı ile panik içinde uyanmak ister miydiniz?

Ne yapabiliriz;

  • Mesajlarınızı, blogunuzu düzenli olarak kontrol edin. Örneğin her 2 saatte bir gibi.
  • Olabildiğince Gelen Kutunuzu(Inbox) boş tutun. Bu sizin moralinizi yüksek tutacaktır.
  • Bir mesajı okumadan, incelemeden ve iyice düşünmeden başkalarına göndermeyin.
  • Kısa ve net mesajlar yazarak karşıdakinin zamanını kullanmasında yardımcı olun.
Paylaşın:

Eposta gönderirken ne kadar dikkatlisiniz?

Hala epostayı doğru dürüst kullanmayı bilmiyoruz. Üstelik yaşadığımız problemlerin kaynağının yine kendimiz olduğunun farkında da değiliz. Ayrıcabu yaşadığımız problemler en kıymetli şey olan “zamanımızı” yiyen şeyler.

Bu yüzden eposta yazarken, gönderirken ve yönlendirirken “sadece basit bir eposta ne olacak?” diye düşünmeden, ciddiye alarak, en azından gönderdiğiniz kişilerin ve kendinizin vaktini boşa harcayacak şeyleri yapmaktan kaçınmak gerekiyor.

Ekte gönderilecek dosyayı unutmak – Farkettiğiniz anda hemen gönderilmişlerin altından eksiz epostanızı bulup tümünü cevapla seçeneği ile “eki unutmuşum” gibi sempatik bir mesaj ekleyerek tekrar gönderirsiniz.

Herkesi cevapla seçeneğinde eki silmeyi unutmak – Outlook değil ama Lotus Notes gibi uygulamalar herkesi cevapla dediğinizde eki silmeden orijinal mesajda tutuyorlar ve aynı ek herkese defalarca gönderilebiliyor. Ayrıca herkesi cevapla seçeneğini kullandığınızda “teşekkür” ediyorsanız oradaki herkese teşekkür edip etmediğinizi mutlaka düşünün.

Kızgınken epostaya yanıt yazmak – Adrenalin baskısı altıda cevap yazmayın. Biraz rahatladıktan sonra cevabınızı yazın. Kızgınlıkla yazılmış yazıların gönderdiğiniz kişiler tarafından hiç istemediğiniz başka kişilere yönlendirilebileceğini unutmayın.

Bir sürü kişiyi cc’ye koymak – Gerekli gereksiz epostaların cc’lerine insanları koymak onların vaktini yemek açısından hiç hoş değildir. Eposta sadece ilgili kişilere gönderilmelidir. İlgisiz kişilerce bu yaptığınız “aptalca” bulunacaktır.

Duygusal bir problemi eposta ile çözmeye çalışmak – Duyguları kelimelere dökmek bazen çok zordur ve karşı tarafın neyi nasıl anlayacağına ilişkin garantiniz olmaz.

Konu alanını boş bırakmak – Mesajı alanı, mesajı okumaya mecbur eden bir durumdur ve çok rahatsız edicidir. Hatta üzerinden zaman geçtiğinde yine konu alanı boş olduğu için o mesajı okumak zorunda kalırsınız. (Tam tersi tüm mesajı konu alanına yazanlara da ayrıca kızıyorum.)

Epostaları çok seyrek kontrol etmek – Eğer insanlara eposta adresinizi vermiş ve iletişim adresi olarak belirtmişseniz düzenli olarak kontrol etmenizde faydav ar. Yada sizeeposta gönderilmemesi için diğerlerini uyarabilirsiniz.

Her adımda eposta göndermek – Bir işi yaparken yaptığınız her şeyi eposta ile gönderebilirsiniz yada gün sonunda tek ve toplu bir eposta gönderebilirsiniz. Siz seçin.

Sessizlik – Eğer size bir soru sorulmuş yada sizden bir şey yapmanız istenmişse mutlaka yapın. Yada yapamayacağınızı bildirin.

Hiçbir şey yazmadan geri yanıt verme – Eğer size sorulmuş bir şeye yanıt verirken soruyu siler ve yanıt verir iseniz(örneğin evet, tamam gibi.) mesajı size gönderen ne istediğini hatırlamayabilir.

Bir söyle bin işit – Size gönderilen bir mesaja yanıt verirken orijinalinin tam olarak geri gönderilmesi gerekmiyorsa fazlasını silebilirsiniz. En azından network maliyetine ufakta olsa bir katkınız olmuş olur. Yada bir soru soan birinie ilgili ilgisiz bin tane yanıt dönmeniz hoş bir şey değildir.

Paylaşın:

Gmailleri doğrudan doküman yapmak

Artık Gmail’deki emaillerinizi tek bir tıkla dokümana çevirip saklamanız mümkün. Eskiden email içindeki bilgiyi kopyalayıp word’e kopyalayıp daha sonra saklıyorduk, istersek Doogle Docs’a atabiliyorduk.

Şimdi bu özelliği aktive etmek istiyorsanız şunu yapmanız lazım;

Öncelikle Gmail’i İngilizce kullanıyor olmanız lazım.

Settings bölümüne gidip orada  Gmail Labs seçmelisiniz.

Bu bölümde “Create a document”  seçeneğinin yanındaki “Enable” şıkkını seçili hale getirin.

Ve “Save Changes” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın. Artık bir emaili okurken aşağıdaki gibi bir butonu görüyor olacaksınız.

Eğer yine yukarıdaki bölümlere girip “Keybord Shortcuts” seçeneğini aktif hale getiriseniz g ve w tuşlarına aynı anda basarak okuduğunuz mesajı doküman olarak kaydedebilirsiniz.

Paylaşın:

Gmail’inizi bilgisayarınıza yedekleyin!

gmail account to your hard drive

Kullanılacak yazılım: GMail Backup

Gmail hesabınızdaki emailleri ve ekli dosyaları bilgisayarınıza yükleyerek bir kopyasını alabilirsiniz.

Windows kullananlar buraya tıklayarak download edebilirler.

İlk gelen ekranda Gmail bilgilerinizi ve yedeklemenin yapılacağı yeri ve hangi tarihler arasını yedeklemek istediğinizi belirlemeniz yeterli.

Yedeklenen dosyaları Outlook Express vb. programlarda açmak mümkün.

Kaynak: makeuseof.com

Paylaşın:

Eposta ile istediğiniz bilgiyi edinin

SnapAsk uygulaması sayesinde basit eposta komutları ile bilgi edinmek mümkün olabiliyor. Öncelikle boş bir epostayı Ask@SnapAsk.com adresine sadece konu(Subject) alanına istediğiniz bilgiyi yazarak göndermeniz kafi.

SnapAsk ile  Wikipedia makaleleri (komut: wiki gmail), en son Yahoo! News’da çıkan haberleri (komut: news Turkey terror) okuyabiliyorsunuz.

Paylaşın:

Cevap yazarken sakin olun

Yazışırken veya konuşurken karşımızdakilerin neyi nasıl yorumlayacaklarını bazen kontrol edemeyiz. Yanlışlıkla yapılmış saldırılar kaçınılmazdır ve e posta gönderimleri buna en güzel örneklerden biridir.

Bir e posta grubunun üyesiyken ortaya çıkan problemlerde ne yapmalıyız?

Bir çoğunuz gibi bende bir çok eposta tartışma / yazışma grubuna üyeyim. Bunlardan bir tanesi neredeyse 7-8 yıldır üye olduğum br grup. Bazen bu gruba atılan mesajların bir kısmı çok kişisel ve kırıcı olabiliyor.

Eposta ile bu kadar uzun süredir uğraşan bir grup nasıl olurda hata yapardı?

İletişimlerimizde karşımızdakilerin neyi nasıl yorumlayacaklarını kontrol edemeyiz. İstediğimizi göndeririz, karşımızdaki bu mesajı alır ama gönderdiğimiz mesaj ile anlaşılanın aynı olma garantisi yoktur. Bundan ne gönderen nede mesajı alan tam olarak sorumlu değildir.

Eposta özellikle bu duruma çok müsaittir. Hızlı yazar ve hızlı okuruz. Çoğumuz çok iyi okuyucu olabiliriz ama iyi yazıcı olduğumuz söylenemez. Aslında okumayan iyi yazamaz ve biz Türkler okumayı sevmediğimiz için çoğu zaman iyi yazamayız. Tüm bu sebeplerle kazalar kaçınılmaz olur.

İşin kötüsü bu konuda verilecek çok fazla nasihat yada yapılabilecek bir şey neredeyse yok. Sadece birkaç şey var söylenebilecek;

Etki altında yazmaktan kaçınmak

Adrenalin en tehlikeli silahlardan biridir. Özellikle kızdığınızda ve adrenalin tüm vücudunuza yayıldığında klavyeden uzaklaşın. Eposta yazmayın ve göndermeyin. Biraz dolaşın, derin nefes alın ve hormonlarınızı eski haline döndürün.

Bazı mesajlara yanıt vermenin gerekli olmadığını farkında olun

Bazı mesajlar kasten bazı mesajlarsa yanlışlıkla üzerler. Özellikle kışkırtıcı mesajlara yanıt vermemeye çalışın. Bazen sessizliğinizde kulaklarını sağır edebilir unutmayın.

“Çık Dışarı” kuralı

Kovboy filmlerinde atışan adamlar birbirlerini düelloya davet ederler ve bunu bardan çıkıp dışarıda yaparlar. Yani bulundukları topluma zarar gelmemesini problemi sadece kendi aralarında çözerler. Özelikle eposta gruplarında iki kişini atışması hiç hoş olmayan bir şeydir. Eğer bir atışma ve tatışma varsa bu grup dışında özel epostalar üzerinden yapılmalıdır.

Paylaşın:

Anlayana e-posta etiği!

Email-EtiquetteHer gün onlarca e-posta alıyorum. Bazı mesajları görünce çok sinirleniyorum. Özellikle insanların iyi niyetlerini kullanarak onları istismar eden ve bundan keyif duyanların gönderdiği mesajlar hakkında arkadaşlarımı hep uyarmaya çalışıyorum.

Şimdi eposta etiği ile ilgili dikkat edilmesi gereken birkaç noktanın altını çizmek istiyorum:

1. Eğer birden fazla kişiye eposta gönderecekseniz, göndereceğiniz kişilerin eposta adreslerini Bcc: bölümüne yazın. Böylelikle bir kişinin eposta adresini diğer kişinin görmemesini sağlar, kişisel bilgisini korumuş olursunuz. Hiç kimse eposta adresini yabancıların görmesini ve hatta bu yabancılarında kendisine mesaj göndermesini istemez.

2. Mesajınızın konu (subject) alanında mesajın içeriği ile ilgili açıklayıcı kısa ve net bir bilgi olmalıdır. Böylelikle mesajı gönderdiğiniz kişi mesajı açmadan içindekini anlayabilir. Konu alanına mesaj YAZILMAZ.

3. Herkesin sizin gibi iyi bir internet bağlantısı olduğunu düşünmeyin. (Çoğunlukla şirket çalışanlarının yaptığı bir hatadır bu) Eğer büyük dosyalar gönderirseniz gönderdiğiniz kişinin bu dosyayı bilgisayarına indirmesi çok vaktini alabilir. Mümkünse dosyanın linkini gönderin.

4. Eğer 2’den fazla dosya göndermeyi planlıyorsanız tek bir dosyada toplayıp sıkıştırma programları ile sıkıştırın (zipleyin) (www.winzip.com)

5. Sarhoşken ya da moraliniz çok bozuk iken mesaj yazmayın. İçinde bulunduğunuz durum mesajınıza yansıyıp gönderdiğiniz kişileri rahatsız edebilir.

6. “Okundu” mesajı talep etmeyin. İnsanların sizin gönderdiğiniz mesajları neden geç okuduğu konusunda karamsar varsayımlar yapmayın.

7. Şahsınıza gönderilmiş mesajları mutlaka mesajın orijinali altta kalmak kaydı ile yanıtlayın. Mesajı gönderen yanıt vermenizden memnun olacaktır.

8. Mesajınızı kısa ve vurgulamak istediğiniz noktaya odaklayın. Zaman en kıymetli hazinedir, hem sizin için hemde diğerleri için.

9. Yazdığınızı okumadan ASLA göndermeyin. Yazıdaki hatalar ya da devrik cümleler ciddiyetsizliği gösterir.

10. Eğer bir eposta grubuna dahilseniz mesajlarınızda telefon bilginizin bulunmamasına dikkat edin. Ya da size gönderilmiş bir mesajı başkalarına yönlendirecekseniz mesajı gönderenin kişisel bilgilerini mutlaka silin.

Her ne kadar azalmış olsada uyarmadan edemeyeceğim. Mesajı gönderenin dikkatli olması lazım. Bazen bir kan arama mesajı ama 1 yıl öncesine ait, bunu arkadaşlarına yönlendirirsen para kazanacaksın diyen e-posta adresi hırsızları, 10 kişiye gönderirsen dileğin gerçekleşecek diyenler ve daha bir sürü yalan mesajlar.

Paylaşın:

Sanal İletişimler

VirtualCommunication_WhiteLinesEğer günde birçok kez epostanızı kontrol ediyorsanız, zaman zaman messenger’ınızdan yazışıyorsanız, haber ya da blog sitelerindeki yazıları okuyor, alışveriş sitelerinde fiyat inceliyor ya da alışveriş yapıyorsanız, kendi sitenizi güncelliyor, oyunlar oynuyor ve daha birçok aklıma gelmeyen internet fırsatını değerlendiriyorsanız sanal dünyanın bir parçası haline gelmişsiniz demektir.

Nasıl gerçek dünyada eş, dost ve akrabalarımızla iletişimimizi korumak ve geliştirmek için uymamız gereken kurallar var ise internette de var. Bu dünyanın parçası olacaksanız bu kurallara uymanız gerekmektedir;

Düzenli kontroller
Görüştüğünüz kişilerle düzenli bir iletişiminiz olmalıdır. Birazda samimiyetinize göre adres defterinizdeki bu kişilere günde bir, haftada birkaç kez mesaj atabilirsiniz. Şimdi adres defterinizi gözden geçirin ve uzun süredir görüşmediğiniz birkaç kişiye mesaj yazın.

Randevulaşın
Yüz yüze görüşmenin yerini hiçbir şey tutamaz. Mümkünse yüz yüze ama olmuyorsa Messenger gibi araçlar kullanarak sesli görüşme yapabilirsiniz. Yüz yüze görüşmeyeli ve sesini duymayalı çok olan arkadaşlarınız varsa internetin bu avantajını kaçırmayın.

Randevularınızı atlamayın
Internet sayesinde gece ya da gündüz istediğiniz bir vakitte dünyanın herhangi bir yeri ile görüşme yapabilirsiniz. Bu görüşmelerinizi unutmamak için mutlaka Google Calendar gibi bir takvim kullanın. Görüşmelerinizi mutlaka takviminize kaydedin ve unutmayın. İnsanlara değer verdiğinizi sadece denk geldiğinde konuşarak değil konuşmak için özel zaman ayırarak gösterebilirsiniz.

Huylarını bilin
Bazen gönderdiğiniz mesaja karşı tarafın hemen yanıt vermesin i beklersiniz ama olmaz. Herkesin farklı öncelikleri olabilir. Yazdığınız mesajlara ne zaman yanıt beklediğinizi belirtirseniz ya da karşı tarafın huyunu bilerek davranırsanız rahat edersiniz.

Otomatik yanıtlar
Eğer yerinizde olmayacaksanız ya da bir süreliğine şehir dışına çıkacaksanız mutlaka epostanıza otomatik mesaj kaydı bırakın. Messenger kullanıyorsanız o an yanıt veremeyeceğinizi gösterir durumunuzu belirtin.

Hakkınızı iyi kullanın
Herkese günde 10-100 arasında mesaj geldiği için gönderdiğiniz mesajların karşı tarafın vakit ayırmasına değer nitelikte olmasına gayret edin. Aklınıza her geleni, çok sık bir şekilde mesaj göndermeyin, yazışmaya çalışmayın.

Kimlikleri gizleme
Birden fazla kişiye mesaj gönderdiğinizde mesajı alanın herkese yanıt dönmesi ve ciddi bir mesaj kirliliği yaratma olasılığı vardır. Bu yüzden Bcc kullanabilirsiniz. Sırf bilgileri olsun diye ilgili ilgisiz herkesi bir mesaj eklemek doğru bir şey değildir.

Konu ve kişi belli olsun
Eğer mesaj gönderdiğiniz epostanız bir rumuz ise mesaja adınızı mutlaka yazınız. Kimliği belirsiz olduğu düşünülen mesajlar hem rahatsızlık verirler hem de çoğunlukla hemen silinirler.

Yazdığınızı okuyun
Açık ve net konuşmak kadar açık ve net yazmakta bir maharettir, karşıya olan saygınızı gösterir. Yazdıklarınızı göndermende önce okumak ve olabildiğince yalın ve sade hale getirmek mesajın başarısını artıracaktır.

Giriş – Gelişme – Sonuç
Mesajlarınıza merhaba diye başlamanız ve hoşkal diye bitirmeniz saygı gereğidir.

Paylaşın: