Firmalar bir çok konu işi ya da projeyi kendileri yapmaktansa dışarıya yaptırma yolunu seçiyorlar ya da bazı durumlarda mecbur kalıyorlar. Doğal olarak ta bu işlerin zamanında gerçekleşmesi ile kaygılar oluşabiliyor, düzenli ve düzgün bir şekilde bilgi akışı ile ilerleyişi kontrol etmeye çalışıyorlar. Eğer çalıştığınız firma profesyonel ve proje yönetimine uygun davranıyorsa çoğunlukla problem yaşamıyorsunuz.

Fakat genele baktığımızda birçok firmanın vaad ettiği süreleri tutturamadığını, istenileni istenilen şekilde yapamadığını görürüz. Zaten böyle bir beklentiniz var ise olabildiğince erken fark etmeye ve önlemler geliştirmeye çalışırsınız. Bu tip durumlarda yani bir projeyi ya da bir projenin bir parçasını bile bir firmaya yaptırıyorsanız ilk yapmanız gereken bu firmanın olması gerekeni yapıp yapmadığını “zamanında” ve “doğru” bir şekilde takip edebileceğiniz bir yöntemde anlaşmanızdır.

Çoğu kez iş yaptırdığınız firma biz size düzenli bilgi veririz gibisinden yaklaşabilir fakat siz ne tip bir bilgiye ihtiyacınız olduğunu tama anlamıyla düşünmediğiniz için bu önerilene tabi olursunuz. Diğer bir problem ise bu tipteki bir ilişkide taraflarda yer alan kişilerin sorumluluklarını yeterince bilmemeleridir.

Kurum içi projelerde proje yöneticisi tanımlamayı yapar, planı oluşturur, görevleri verir ve takip eder ve işin yapılma sorumluluğunu üstlenir. Ama dışarıya iş yaptırıldığında kontrol edemeyeceğiniz faktörler işin içine girebilir ve işte bu noktada problem başlar. En basitinden işi yöneten artık diğer firmadır. Ve sizin beklentilerinizin karşılanma sorumluluğu başka proje yöneticisine geçmiştir.
Bu noktada sormanız gereken bazı sorular olacaktır:

• Bu firma proje yönetimine ilişkin herhangi bir eğitim ya da sertifikasyon sürecinden geçmiş midir? Proje yönetmeyi profesyonel anlamda biliyorlar mı?
• Teslimatlar, bitiş tarihleri, ödeme planı, başarı kriteri vb. tüm ilgili konularda yazılı bir sözleşme yapılmış mıdır?
• Proje zaman planı firma tarafından hazırlanmış ve taraflarca kabul edilmiş midir?
• Firma projeyi zamanında ve istenilen şekilde tamamlamak için bir proje planı hazırlamış mıdır?
• Projenin doğru bir şekilde ilerleyişini garantilemek için nasıl bir kontrol mekanizması geliştirmiştir?
• Firma sizde ve kendi tarafında ayrılması gereken kaynaklar konusunda net mi? Belirsizlik var mı?
• Projenin ilerleyişini gözden geçirmek ve kontrol etmek amacıyla ilgili kilometre taşları oluşturulmuş mudur?

Diyelim ki bu soruların müspet yanıtlarını aldınız ve proje başladı. Şimdi proje süresince sürekli sormanız gereken sorularınız olacak. Düzenli toplantılar ya da raporlamaların dışında sormanız gereken sorular ise şunlardır,

• Geldiğimiz noktada planımızda yer alan teslimatlar tamamlanmış mıdır? Hayırsa Neden?
• Geldiğimiz noktada planlamadığımız yada öngörmediğimiz bir şeyler ortaya çıkmış mıdır? Nelerdir? Neden?
• Firma işini iyi yapıyorsa biz kendi üstümüze düşeni yapıyor muyuz? Ödeme vb.
• Firma size bulunduğu noktayı ve bulunması gerektiği noktayı sebepleri ile izah edebiliyor mu?
• Bizim istediklerimizle gerçekleşenler örtüşüyor mu?
• Proje yönetim planında yer alan kapsam, risk vb. maddeler gerçekçi miymiş?
• Yapılan bir şey ya da sizin isteğinizle oluşan büyük bir değişiklik var mı? Etkileri nelerdir?