Etiket arşivi: ekip

Paydaş Analizi – Stakeholder Analysis

Collaboration ImageProjelerde önemli olan paydaşlara iliskin farkındalık ve onların yönetimidir. Bu paydaşlar ekip üyeleri, üst düzey yönetici, taseronlar, tedarikçiler, yasal otoriteler, bankalar vb. olarak sayılabilir. Projeler sadece yönetim ya da müsteri perspektifi ile degil paydaş perspektifi ile yönetilmelidirler.

Paydaş Yönetimi kurumların stratejik yönetimlerinin çok önemli bir parçasıdır. Bir çok organizasyon projelerindeki paydaşların rollerini tam olarak belirleyememektedirler. Proje yöneticilerinin projeyi etkileyebilecek tüm kisi ve kurumları belirlemesi ve iletisim halinde olması önemlidir. Bu sebeple proje yönetim metodolojilerine paydaş analizi ve yönetimi belirli prensiplerle yerlestirilmektedir. Bu yapılan analizlerde olası paydaşların alınacak kararlara tepkileri, verdikleri tepkilerin etkileri, birbirleriyle olası iletisimleri ve projenin basarısına olumlu/olumsuz tüm etkileri yer almaktadır.

Temel paydaş analizinde:

● Paydaşları tanımla

● Beklentilerini degerlendir

● Etkilerini degerlendir

● Gelecek senaryoları üzerinden degerlendir

● Projenin beklenen sonuçlarına olası etkilerini degerlendir seklindedir.

Kurum içi paydaşlar projenin çıktısından etkilenebilecekleri gibi kendi hedeflerini nasıl etkiledigini, kaynaklarına ihtiyaç duyulup duyulmayacagı gibi bir çok konuya odaklanabilirler. Bu yüzden proje yönetiminin politika tarafı çok önemlidir. Bazı birimler projeyi ciddi anlamda geciktirebilecekleri gibi bazıları sabote bile edebilirler.

Paydaş tipleri

• Yönetim

• Birimler-Departmanlar

• Çalışanlar

• Müsteri

• Ortaklar

• Finansörler

• Tedarikçiler

• Devlet

• Birlikler

• Rakipler

• Yerel otoriteler

PROJE PAYDAŞLARI

 

AÇIKLAMA

Bu kolona projeden etkilenecek herkes yazılacaktır. Departman, Taşaron, Tedarikçi vb.

ETKİSİ

(Az-Normal-Çok)

ETKİLENMESİ

(Az-Normal-Çok)

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Paylaşın:

Verimlilik ve Ekip Çalışmasında “Çekim Yasası”

Diyelim ki bir yöneticisiniz ve personelinizi bir işi gerçekleştirmeleri ya da bir arada çalışabilmeleri konusunda cesaretlendirmek istiyorsunuz. Aslında daha önceden oldukça verimli çalışan ekipler görmüştünüz. Çatışmaların az, verimliliğin yüksek olduğu ekiplerdi bunlar. İş yapmayı seven ve işe gelmekten mutluluk duyan insanlardı onlar. Ve bu insanlar bir araya geldiklerin hem konuşacak hem de paylaşacak bir şeyler bulabiliyorlardı.

“Teşekkür ederim”, “Senin burada olmandan çok memnunum, yaptığın işi takdir ediyorum” demeyi biliyor musunuz? Pozitif bir geri besleme -tabiki hak edildiğinde, o kadar önemlidir ki şaşırırsınız. Ama burada teşekkür baremini çok yüksek tutmakta marifet değildir. Her zaman sadece “mükemmel” olana teşekkür edilmez. Teşekkür etmek bir zaaf değildir.

Birileri iyi bir şey yaptığında “teşekkür etmek” ki bu bazen size çay getiren çaycı, faksınızı getiren asistanınız, size kapıyı tutan hiç tanımadığınız biri olabilir, çok normal bir şeydir. Hiç tanımadığınız kişilere “merhaba” “günaydın” “size nasıl yardımcı olabilirim?” demek gerçekten çok mu zor?

Eğer çevrenize pozitif mesajlar verirseniz pozitif mesajlar alırsınız. Aslında neyseniz onu kendinize çekersiniz. Pozitif bir insansanız pozitif insanları ve olayları kendinize çekersiniz.

Verimlilik dediğimizde ise size odaklanmamız lazım. Okumaya devam et

Paylaşın:

Beyin fırtınasını doğru yapmak

corporate-brainstorming-sessionBeyin fırtınası doğru yapılmadığında ciddi bir zaman kaybı olmakla beraber doğru yerine yanlış şeylerin ortaya konabileceği bir şey haline dönüşebilir. Önemli olan amaca uygun sonuçların yakalanacağı etkin beyin fırtınası toplantıları yapmaksa işte o zaman dikkat edilmesi gereken bazı noktalar var;

1. Beyin fırtınasını sadece fikir toplamak için yapmayın aksine fikirleri birleştirip neler çıkabileceğine ya da fikirlerin daha geliştirilmesine odaklanın. Eğer sadece fikir toplayacaksanız vaktinizi böyle harcamayın eski usul öneri sistemi vb. uygulamaları devreye alın.

2. Korkanları bu gruba almayın. Eğer beyin fırtınası yapacağınız ekibe demotive, aldığı ücretten yakınan, alaycı kişileri alırsanız yine sonuç hüsran olacaktır. Eğer her sene çalışanlarının %10’unu işten çıkaran bir şirket iseniz gelenler fikirlerini açıka söylemeye cesaret edemeyeceklerdir.

3. Önce bireysel sonra ekip olarak beyin fırtınası yapın. Bireysel fikirler grup içerisinde şekillenir. Beyin fırtınasını yönetcek kişi bu toplantı önce konuyu herkese iletmiş ise sadece o konuya odaklanan kişilerin fikirleri grup içerisinde harmanlanarak anlamlı projeler haline gelebilecektir.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Projelerde bir arada olmayan ekip üyelerini yönetmek

Sürekli bir arada olmayan bir ekibi yönetmek zordur. Böyle bir ekip ile çalışıyorsanız net bir proje vizyonuna, iyi bir iletişime, motivasyon stratejilerine ve bireysel farklılıkların farkındalığına ihtiyacınız var demektir. Artık bir çok projede farklı departmanlarla ve 3. partilerle çalışıyoruz yani proje ekibi farklı lokasyonlarda yer alıyorlar. Böyle bir çalışmada işe yarayacak birkaç ipucu vermek istiyorum;

1.   Çatışmaların ya da anlaşmazlıkların etkin çözümlenmesi

Ekibin birbiri ile konuşması konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bu tip dağınık ekiplerdeki en büyük problem birileri arasındaki problemin konuşulmadan büyümesi ya da olan bitenden sizin haberinizin olmamasıdır. Olası anlaşmazlıkları profesyonelce yönetmek herkesin sorumluluğundadır ki anlaşmazlıkların her zaman kötü sonuçlar doğuracağını da söylemek gerçekçi olmayacaktır. Her hangi bir anlaşmazlığa müdahale edebilmeniz için öncelikle o anlaşmazlıktan haberdar olmanız gerekir. Bu yüzden ekibinizi olası anlaşmazlıklarda sizi bilgilendirmeleri ve/veya profesyonel bir biçimde sorunu çözmeleri konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bazı anlaşmazlıkların ekip içinde çözülmeleri daha uygundur. Bu yüzden her şeye müdahale etmenizi önermiyorum.

Anlaşmazlıklar çoğu zaman proje bulunulan safhaya göre benzerlikler gösterebilir. Örneğin projenin başlangıcında ekibin birbirine kendini göstermeye çalışması, kültürel farklılıklar ya da aynı dilde konuşmamak anlaşmazlıkların sebebi olabilir. Sonuçta Proje Yöneticisi öncelikle anlaşmazlığın sebebini iyice anlayıp duruma ilişkin tavrını belirlemeli, teknik ya da yaratıcı bir çözüm üretmelidir. Ben her zaman bir anlaşmazlık çıktığında çözmek yerine anlaşmazlığın oluşmasını engelleyici önlemlerin alınmasından yanayım. Eğer olasılık anlamında anlaşmazlık ya da çatışma yüksek ise “önleyici” tedbirler projenin en başından düşünülmelidir.

2.   Performansı sürekli gözden geçirmek ve izlemek

Bugün işlerin yolunda gitmesi yarında yolunda gideceği anlamına gelmez. Ayrıca yüksek performanslı bir ekipte bir anda ortaya çıkmaz. Üstelik bir arada olmayan ekiplerin yüksek performansa gelmeleri daha zordur. Bu yüzden öncelikle ekibin yüksek performanslı olması için gerekenleri düşünmeniz ve ekibinizle nasıl daha iyi bir performans gösterebileceklerini tartışmanız gerekir.

Proje ekiplerine yeni girenler bir dengesizliğe sebep olabilirler. Bu dengesizliği en aza indirecek şekilde hazırlıklı olmanız gerekir.

3.   Krizleri çabuk çözmek

Her projede zaman zaman krizler yaşanır. Fakat özellikle sanal ekiplerde herkesin problemin farkında olduğundan ve neler olup bittiğinden haberdar olmalarını sağlamanız gerekir. Örneğin stratejik bir değişiklik ya da istek olması durumunda herkesin aynı anda aynı bilgiye sahip olması çok önemlidir. Ekip üyelerinin kendilerini projeden izole hissetmemeleri çok önemlidir.

Krizler ya da değişiklikler ekip üyelerinin bir araya gelerek ortak çözüm üretebilmeleri için birer fırsattırlar.

Paylaşın:

Yöneticilerin kulağına küpe…

Öneriler, uyarılar bitmez tabiki. Burada sizlerle paylaştıklarım kitaplardaki teorik bilgiler değil %100 gerçek yaşanmışlıklara dayalı bilgiler. Eminim hepinizin karşısına bir gün bir şekilde çıkacaklar. Eğer ben bunları aşalı çok oldu diye düşünüyorsanız en azından işine yarayabilecek birilerine önerebilirsiniz.

1. Çalıştığınız yerde “Ben” olmaktan çıkıp “Biz” olmayı öğrenmelisiniz. Artık olaylar sizin şahsınızda değil ekibiniz nezdindedir. Kazanırsa antrenör kaybederse takım diye bir şey yok. Şimdi başarmak için bir bütün, bir yumruk olmalısınız.

2. Kızgınlık, öfke, kıskançlık gibi duygularınızı kontrol etmeli, yönetebilmelisiniz. İşe geldiğinizde onları kapının dışında bırakmalısınız. Makul ve mantıklı olduğunuz sürece başarıya doğru gidebileceksiniz. Siz ne kadar profesyonel davranabilirseniz takımınızda o kadar profesyonel davranır.

3. Özellikle Wall Street borsacılarının kullandığı bir deyiş vardır: “I have always open positions” Yani “her zaman açık pozisyonum mevcuttur” derler. Kendinizi ve ekibinizi geliştirmek için her zaman vakit bulabilirsiniz. Yoğunluk mazeretinin arkasına saklanmayın. Ne kadar iyi olduğunuz, ne kadar çok şey bildiğiniz önemli değildir, her zaman öğrenilecek bir şeyler vardır, hem siz hem de ekibiniz için.

4. Eski radyolarda kanal ayarlamak için yuvarlak bir düğme olurdu. Biraz sağa biraz sola çevirince kanalı yakalardık. Buna ingilizcede “fine-tunning” deniyor yani ince ayar yapmak. İkna ve görüşme güçlerinizi iyi ayarlamanız gerekir. Türkiye’de “ast’ını üstüne karşı savunmak, üst’ünüde ast’ına karşı savunmak” diye bir tabir vardır. Arayı bulmak, krizlerden çıkabilmek ve sonuca doğru gidebilmek için ince ayar şarttır.

5. Bazen birileri sizin olduğunuz suya atlarlar ve su bulanır. Bu tip kontrolden çıkan durumlada sakin kalmayı, suyun durulmasını beklemeyi bilmeniz gerekir. Çamurlu suda debelenenin her tarafı çamur olur, bekleyip çıkansa sadece ıslanır.

6. Nerede gaza basıp nerede fren yapacağınızı iyi kestirmeniz lazım. Bu biraz tecrübeye baksa da az çok tahmin edebilirsiniz. Hiç bir arabanın ani frenle olduğu yerde durmayacağını unutmayın. Bazen agresif olup kazanabilir bazen de kedi-fare oyunu ile maçı alabilirsiniz.

7. Belirli seviyede stres iyidir, adamı dinç tutar. Ama fazlasıda depresyona yol açabilir. Kendiniz ve ekibiniz için arada bir stresinizi alacak aktiviteleri deneyebilirsiniz.

8. Astlarınıza asla ve asla imalarda bulunmayın ve nezaket dışı kaba konuşmalarda bulunmayın. Artık devir değişti, sizde değişin. Basit ve net olarak ne düşündüğünüzü, ne istediğinizi belirtin.

9. En az dostlarınız kadar düşmanlarınızda olacak. Bu yüzden arabanızın aynalarını kullanır gibi ya da bir basketbolcunun ensesinde gözleri olması gibi her tarafı görmelisiniz. Alacağınız sorumluluklar ya da başarılar başkalarında kıskançlık ve kızgınlık yaratabilir.

Devam edecek…

Paylaşın:

Proje ekibiniz ailenizdir

Projeler hayatımızın parçasıdırlar. Aile içi düzenimiz ile projeler arasında yakın bir ilişki mevcuttur. Ekip üyelerinizle bir aile gibi biraraya gelirken gösterdiğiniz hassasiyeti aile içi ilişkilerinizde de göstermeniz gerekir.

1. Ekibiniz/aileniz için ayağa kalkın. Eğer herkes gönülden işine sarılıyor, üstüne düşen görevini yerine getiriyorsa herşey yolunda demektir.

2. Sakın kimseye gözdağı vermeyin. Herhangi bir şey isorarsam aptal durumuna düşer miyim diye korkmauyın. Onların dilinden anlamıyor olabilirsiniz. İşçiler yada çocuklar vb.

3. Herkese yeteneği ve becerisine göre iş verin. Herkes yapabileceği ve yapacağı şeye göre donatılmalıdır. Eğer yeterli donanımları olmadan insanlardan bir şey isterseniz problem yaşayabilirsiniz.

4. Yaratıcı çözümler: Bir hikayeye göre ayakkabılarını doğru giyemeyen bir çocuğa çözüm olarak her ayakkabı üzerine yarım gülen yüz çizilmiş. Böylece çocuk gülen yüzü yapabilmek için ayakkabılarını doğru giymeye başlamış. Yaratıcılık bazen bu kadar kolay olabilir.

5. Eğer ekibinize kapasitelerinin üzerinde iş yükler ve normalinden daha kısa sürede tamamlamalarını isterseniz hatalı ve kalitesiz sonuçlar çıkabileceğini unutmayın.

6. Kurallarda anlaşmak: Proje ile ilgili gereklilikler belirlendikten sonra proje planı ve buna bağlı olarak görev atamaları gerçekleşir. Herkesin neyi ne şekilde yapacağı konusunda kararlar alınır. Bu kararlar çeşitli kurallar içeriyor olabilir be herkesin bu noktada bu kurallarda hem fikir olması önemlidir.

7. Güven yaratın: Ekip içerisinde mutlaka güven yaratmalısınız. Herkes sizin gözünüzde önemli olduğunu anlamalıdır.

8. İyileri elinizde tutun. En iyi elemanlarınız sizin onlara yatırım yaptığınızı ve onları yetiştirdiğinizi bilmelidir. Ve bu elemanlarınızı mümkün olduğunca ödüllendirmelisiniz.

9. Proje yöneticilerinin en zor görevlerinden birisi kilit çalışanlarını para dışında motive eden şeyleri bulmaktır. Özellikle ailelerde daha fazla ilgi ve alaka göstermeniz beklenir. Bu yüzden parasal olmayan ihtiyaçları çok iyi gözlemleyebilmeli ve karşılayabilmelisiniz.

10. Mutlaka teşekkür edin, destek vereceğiniz konusunda güven verin, iyi iş çıkaranlara minnettarlığınızı söyleyin.

11. Kilit oyuncuları ödüllendirin. Çalışanlar kendilerini takmayan ve takdir etmeyenlerle çalışmak istemezler.

12. Fırsatlar yaratın – Çalışanların biraz kendilerini zorlamalarını sağlayın. Bu sayede neyi ne kadar yapabilecekleri konusunda kapasitelerinide test etmiş olursunuz.

Paylaşın:

Şirketlerde ve projelerde fotoğraf albümü hazırlamak

Geleneksel aile albümü gibi birim / proje vb. fotoğraf albümleri proje ekibinin / birim elemanlarının resimlerini, yaşanan olaylara ilişkin bilgileri ve toplantıları kapsayacaktır. Bu albüm bağlantıları güçlendirecek, ekibin bir aradalığını sağlamlaştıracak, ve hazırlandığı kadar da neşeli olacaktır.

İş arkadaşlarımızla aylarca ve hatta yıllarca bir arada çalışınca ailemizde olduğu gibi çeşitli heyecanlar, üzüntüler, sevinçler yaşarız. Bu tipte bir ailenin kendi için yarattığı bir tarih belgesi çok etkili olacaktır. Tek fark proje ekibi/birim elemanları zaman içerisinde coğrafik olarak dağılırsa albümün kolaylıkla paylaşılamayacağı düşünülebilir ama internet bu konuda imdada yetişecektir.

Hayatta küçük şeyler bizi birbirimize bağlar. Bir tekne gezisinde yada mangalbaşında yenilen güzel bir yemekte çekilen fotoğraflar gibi. Eğer Pelin’in her hafta bir puzzle bitirdiği biliniyorsa ve Pelin bunu fotoğraflıyorsa / çerçeveletiyorsa, yada Mehmet fıkraları ile ünlü ise ve arkadaşlarına hergün bir fıkra anlatıyorsa tüm bunları bir şekilde arşivlemek mümkün olacaktır.

Internet’inizde herkesin odasını ve oturma planını resmedebilirsiniz. Ya da herkesin diline düşmüş bir olay var ise bunuda yazabilir ya da resimleyebilirsiniz ki böylelikle herkesin ne konuşulduğundan haberi olsun. Özlü ya da komik sözler fotoğraflardan daha etkili olabilecektir.

Albümünüzün gerçekten organizasyonel bir değer yaratması pozitif bir iş kültürü yayması ile gerçekleşebilecektir. Bu konuda birkaç yol vardır:

Daha iyi iletişim
Geniş ve dağıtılmış ekiplerde bazen birbirleri ile hiç tanışmamış kişiler olabilmektedir. Böyle bir albüm kişilerin birbirlerini tanımalarına yardımcı olacaktır. Sadece telefon ve email ile görüştüğünüz kişilerin neye benzediğini görmek gerçekten şaşırtıcı bir deneyim olacaktır.

Önemli hatıralar
Eğer projenize bir başlangıç toplantısı yaptıysanız, yada ekibi bir araya getirecek özel yemek düzenlediyseniz bunları fotoğraflamak daha sonra geri dönüp baktığınızda pozitif duygular hissetmenizi sağlayacaktır.

Üretken toplantılar
Eğer ekip bir araya gelemiyor, bir arada çalışma şansını bulamıyorlarsa onlar için en iyisi böyle bir albüme erişmek olacaktır. Diğer oyuncuların ve çalışılan yerlerin neye benzediğini görmek, yemek yenilen yerleri görmek faydalı olacaktır.

Resmedilmiş Tarih
Özellikle büyük projeler bittiğinde projede yer alanların isimlerini yada resimlerini bir araya getirmek çok zordur. Daha sonra tekrar proje ekibini bir araya getirmek gerektiğinde proje albümü hafızanızı yenilemek adına faydalı olacaktır.

Paylaşın: