Etiket arşivi: ekip

Yöneticilerin kulağına küpe…

Küçük öneriler;

1. Çalıştığımız yerde “Ben” olmaktan çıkıp “Biz” olmayı öğrenmeliyiz. Kazanırsa antrenör kaybederse takım diye bir şey yok. Şimdi başarmak için bir bütün, bir yumruk olmalıyız.

2. Kızgınlık, öfke, kıskançlık gibi duygularımızı kontrol etmeli, yönetebilmeliyiz. İşe geldiğimizde onları kapının dışında bırakmalıyız. Makul ve mantıklı olduğumuz sürece başarıya doğru gidebileceğiz. Biz ne kadar profesyonel davranabilirseniz takımımız o kadar profesyonel davranır.

3. Özellikle Wall Street borsacılarının kullandığı bir deyiş vardır: “I have always open positions” Yani “her zaman açık pozisyonum mevcuttur” derler. Kendimizi ve ekibimizi geliştirmek için her zaman vakit bulabiliriz. Yoğunluk mazeretinin arkasına saklanmayalım. Ne kadar iyi olduğumuz, ne kadar çok şey bildiğimiz önemli değildir. Kendimiz ve ekibimiz için her zaman öğrenilecek bir şeyler vardır.

4. Eski radyolarda kanal ayarlamak için yuvarlak bir düğme olurdu. Biraz sağa biraz sola çevirince kanalı yakalardık. Buna ingilizcede “fine-tunning” deniyor yani ince ayar yapmak. İkna ve görüşme güçlerimizi iyi ayarlamamız gerekiyor. Türkiye’de “astını üstüne karşı savunmak, üstünü astına karşı savunmak” diye bir tabir vardır. Arayı bulmak, krizlerden çıkabilmek ve sonuca doğru gidebilmek için ince ayar yapmammız şarttır.

5. Bazen birileri bizim olduğunuz suya atlarlar ve su bulanır. Bu tip kontrolden çıkan durumlarda sakin kalmayı, suyun durulmasını beklemeyi bilmemiz gerekir. Çamurlu suda debelenenin her tarafı çamur olur, bekleyip çıkan sadece ıslanır.

6. Nerede gaza basıp nerede fren yapacağımızı iyi kestirmemiz lazım. Bu biraz tecrübeye baksa da az çok tahmin edebilirsiniz. Hiç bir arabanın ani frenle olduğu yerde durmayacağını unutmayalım. Bazen agresif olup kazanabilir bazen de kedi-fare oyunu ile maçı alabiliriz.

7. Belirli seviyede stres iyidir, dinç tutar. Ama fazlası depresyona yol açabilir. Kendimizin ve ekibimizin stresini azaltacak aktiviteleri denemeliyiz.

8. Astlarımıza imalarda bulunmamalı, nezaket dışı kaba konuşmalar yapmamalıyız. Artık devir değişti, bizim de değişmemiz lazım. Basit ve net olarak ne düşündüğümüzü, ne istediğimizi ifade edebilmemiz lazım.

9. Dostlarımız kadar düşmanlarımız olacak. Bu yüzden arabamızın aynalarını kullanır gibi her tarafı görmeye çalışmalıyız. Sorumluluklarımızın ya da başarılarılarımızın başkalarında kıskançlık ve kızgınlık yaratabileceğini unutmayalım.

Paylaşın:

Proje Ekibiniz Ailenizdir

Projeler hayatımızın parçası oldular. Aile kültürümüz ile projeler arasında yakın bir ilişki mevcuttur. Ailemize gösterdiğiniz hassasiyetleri ekip içi ilişkilerimizde de gösterebiliriz.

  • Ekibinizi motive edin. Herkes gönülden işine sarılır, üstüne düşen görevini yerine getirirse, her şey yolunda gidecektir.
  • Sakın kimseye gözdağı vermeyin.
  • Soru sorarsam aptal durumuna düşer miyim diye korkmayın.
  • Herkesin aynı dilde konuşmasını ve birbirinizi anlamanın çok önemli olduğunu unutmayın.
  • Herkese yeteneği ve kapasitesine göre iş verin. Herkes yapabileceği ve yetebileceği işlere göre donatın. Eğer yeterli donanımları olmadan insanlardan bir şey isterseniz problem yaşarsınız.
  • Ekibinizin sadece çözüm üretmesini değil yaratıcı çözümler üretmesini destekleyin.
  • Hatalı ve kalitesiz sonuçlara sebep olabilecek dinamikleri ekibinizle birlikte ele alın.
  • Kurallarda anlaşmak: Proje ile ilgili gereklilikler belirlendikten sonra proje planı ve buna bağlı olarak görev atamaları gerçekleşir. Herkesin neyi ne şekilde yapacağı konusunda kararlar alınır. Bu kararlar çeşitli kurallar içeriyor olabilir ve herkesin bu kurallar konusunda uzlaşmalarını sağlayın.
  • Güven yaratın: Ekip size güvenmeli, sizin gözünüzde önemli olduğunu hissetmelidir.
  • Ekibin ihtiyaçları ve beklentileri çok iyi gözlemlenmelidir.
  • Mutlaka teşekkür edin, destek vereceğiniz konusunda güven verin, iyi iş çıkaranlara minnettarlığınızı gösterin.
  • Fırsatlar yaratın – Ekip üyelerine zorlayıcı hedefler verin. Bu sayede neyi ne kadar yapabilecekleri konusunda kapasitelerini test etmiş olursunuz.
Paylaşın:

Paydaş Analizi – Stakeholder Analysis

Collaboration ImageProjelerde önemli olan paydaşlara iliskin farkındalık ve onların yönetimidir. Bu paydaşlar ekip üyeleri, üst düzey yönetici, taseronlar, tedarikçiler, yasal otoriteler, bankalar vb. olarak sayılabilir. Projeler sadece yönetim ya da müsteri perspektifi ile degil paydaş perspektifi ile yönetilmelidirler.

Paydaş Yönetimi kurumların stratejik yönetimlerinin çok önemli bir parçasıdır. Bir çok organizasyon projelerindeki paydaşların rollerini tam olarak belirleyememektedirler. Proje yöneticilerinin projeyi etkileyebilecek tüm kisi ve kurumları belirlemesi ve iletisim halinde olması önemlidir. Bu sebeple proje yönetim metodolojilerine paydaş analizi ve yönetimi belirli prensiplerle yerlestirilmektedir. Bu yapılan analizlerde olası paydaşların alınacak kararlara tepkileri, verdikleri tepkilerin etkileri, birbirleriyle olası iletisimleri ve projenin basarısına olumlu/olumsuz tüm etkileri yer almaktadır.

Temel paydaş analizinde:

● Paydaşları tanımla

● Beklentilerini degerlendir

● Etkilerini degerlendir

● Gelecek senaryoları üzerinden degerlendir

● Projenin beklenen sonuçlarına olası etkilerini degerlendir seklindedir.

Kurum içi paydaşlar projenin çıktısından etkilenebilecekleri gibi kendi hedeflerini nasıl etkiledigini, kaynaklarına ihtiyaç duyulup duyulmayacagı gibi bir çok konuya odaklanabilirler. Bu yüzden proje yönetiminin politika tarafı çok önemlidir. Bazı birimler projeyi ciddi anlamda geciktirebilecekleri gibi bazıları sabote bile edebilirler.

Paydaş tipleri

• Yönetim

• Birimler-Departmanlar

• Çalışanlar

• Müsteri

• Ortaklar

• Finansörler

• Tedarikçiler

• Devlet

• Birlikler

• Rakipler

• Yerel otoriteler

PROJE PAYDAŞLARI

 

AÇIKLAMA

Bu kolona projeden etkilenecek herkes yazılacaktır. Departman, Taşaron, Tedarikçi vb.

ETKİSİ

(Az-Normal-Çok)

ETKİLENMESİ

(Az-Normal-Çok)

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Paylaşın:

Beyin fırtınasını doğru yapmak

corporate-brainstorming-sessionBeyin fırtınası doğru yapılmadığında ciddi bir zaman kaybı olmakla beraber doğru yerine yanlış şeylerin ortaya konabileceği bir şey haline dönüşebilir. Önemli olan amaca uygun sonuçların yakalanacağı etkin beyin fırtınası toplantıları yapmaksa işte o zaman dikkat edilmesi gereken bazı noktalar var;

1. Beyin fırtınasını sadece fikir toplamak için yapmayın aksine fikirleri birleştirip neler çıkabileceğine ya da fikirlerin daha geliştirilmesine odaklanın. Eğer sadece fikir toplayacaksanız vaktinizi böyle harcamayın eski usul öneri sistemi vb. uygulamaları devreye alın.

2. Korkanları bu gruba almayın. Eğer beyin fırtınası yapacağınız ekibe demotive, aldığı ücretten yakınan, alaycı kişileri alırsanız yine sonuç hüsran olacaktır. Eğer her sene çalışanlarının %10’unu işten çıkaran bir şirket iseniz gelenler fikirlerini açıka söylemeye cesaret edemeyeceklerdir.

3. Önce bireysel sonra ekip olarak beyin fırtınası yapın. Bireysel fikirler grup içerisinde şekillenir. Beyin fırtınasını yönetcek kişi bu toplantı önce konuyu herkese iletmiş ise sadece o konuya odaklanan kişilerin fikirleri grup içerisinde harmanlanarak anlamlı projeler haline gelebilecektir.

Okumaya devam et

Paylaşın:

Projelerde bir arada olmayan ekip üyelerini yönetmek

Bir arada olmayan bir ekibi yönetmek zordur. Böyle bir ekip ile çalışıyorsanız net bir proje vizyonuna, iyi bir iletişime, motivasyon stratejilerine ve bireysel farklılıkların farkındalığına ihtiyacınız var demektir. Artık bir çok projede farklı departmanlarla ve dış kaynaklarla çalışıyoruz yani proje ekibi farklı lokasyonlarda yer alıyorlar. Böyle bir çalışmada işe yarayacak birkaç ipucu vermek istiyorum;

1.   Çatışmaların ya da anlaşmazlıkların etkin çözümlenmesi

Ekibin birbiri ile konuşması konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bu tip dağınık ekiplerde problemin konuşulmadan büyümesi ya da olan bitenden haberinizin olmamasıdır. Olası anlaşmazlıkları profesyonelce yönetmek herkesin sorumluluğundadır. Anlaşmazlıkların her zaman kötü sonuçlar doğuracağını söylemek gerçekçi olmayacaktır. Her hangi bir anlaşmazlığa müdahale edebilmeniz için öncelikle  haberdar olmanız gerekir. Bu yüzden ekibinizi olası anlaşmazlıklarda sizi bilgilendirmeleri ve/veya profesyonel bir biçimde sorunu çözmeleri konusunda cesaretlendirmeniz gerekir. Bazı anlaşmazlıkların ekip içinde çözülmeleri daha uygundur. Bu yüzden her şeye müdahale etmenizi önermiyorum.

Anlaşmazlıklar çoğu zaman proje bulunulan aşamaya göre benzerlikler gösterebilir. Örneğin projenin başlangıcında ekibin birbirine kendini göstermeye çalışması, kültürel farklılıklar ya da aynı dilde konuşmamak anlaşmazlıkların sebebi olabilir. Sonuçta Proje Yöneticisi öncelikle anlaşmazlığın sebebini iyice anlayıp duruma ilişkin tavrını belirlemeli, teknik ya da yaratıcı bir çözüm üretmelidir. Benim önerim, anlaşmazlık çıktığında sebeplerine odaklanmanız ve tekrarlamasını engelleyici önlemlerin alınması olacaktır. Eğer olasılık anlamında anlaşmazlık ya da çatışma yüksek ise “önleyici” tedbirler projenin en başından düşünülmelidir.

2.   Performansı sürekli gözden geçirmek ve izlemek

Bugün işlerin yolunda gitmesi yarın yolunda gideceği anlamına gelmez. Ayrıca yüksek performanslı bir ekipte bir anda ortaya çıkmaz. Üstelik bir arada olmayan ekiplerin yüksek performansa gelmeleri daha zordur. Bu yüzden öncelikle ekibin yüksek performanslı olması için gerekenleri düşünmeniz ve ekibinizle nasıl daha iyi bir performans gösterebileceklerini tartışmanız gerekir.

Proje ekiplerine yeni girenler bir dengesizliğe sebep olabilirler. Bu dengesizliği en aza indirecek şekilde hazırlıklı olmanız gerekir.

3.   Krizleri çabuk çözmek

Her projede zaman zaman krizler yaşanır. Fakat özellikle sanal ekiplerde herkesin problemin farkında olduğundan ve neler olup bittiğinden haberdar olmalarını sağlamanız gerekir. Örneğin stratejik bir değişiklik ya da istek olması durumunda herkesin aynı anda aynı bilgiye sahip olması çok önemlidir. Ekip üyelerinin kendilerini projeden izole hissetmemeleri çok önemlidir.

Krizler ya da değişiklikler ekip üyelerinin bir araya gelerek ortak çözüm üretebilmeleri için birer fırsattırlar.

Paylaşın:

Şirketlerde ve projelerde fotoğraf albümü hazırlamak

Geleneksel aile albümü gibi birim / proje vb. fotoğraf albümleri proje ekibinin / birim elemanlarının resimlerini, yaşanan olaylara ilişkin bilgileri ve toplantıları kapsayacaktır. Bu albüm bağlantıları güçlendirecek, ekibin bir aradalığını sağlamlaştıracak, ve hazırlandığı kadar da neşeli olacaktır.

İş arkadaşlarımızla aylarca ve hatta yıllarca bir arada çalışınca ailemizde olduğu gibi çeşitli heyecanlar,üzüntüler, sevinçler yaşarız. Bu tipte bir ailenin kendi için yarattığı bir tarih belgesi çok etkili olacaktır. Tek fark proje ekibi/birim elemanları zaman içerisinde coğrafik olarak dağılırsa albümün kolaylıkla paylaşılamayacağı düşünülebilir ama internet bu konuda imdada yetişecektir.

Hayatta küçük şeyler bizi birbirimize bağlar. Bir tekne gezisinde yada mangalbaşında yenilen güzel bir yemekte çekilen fotoğraflar gibi. Eğer Pelin’in her hafta bir puzzle bitirdiği biliniyorsa ve Pelin bunu fotoğraflıyorsa / çerçeveletiyorsa, yada Mehmet fıkraları ile ünlü ise ve arkadaşlarına hergün bir fıkra anlatıyorsa tüm bunları bir şekilde arşivlemek mümkün olacaktır.

Internet’inizde herkesin odasını ve oturma planını resmedebilirsiniz. Ya da herkesin diline düşmüş bir olay var ise bunuda yazabilir ya da resimleyebilirsiniz ki böylelikle herkesin ne konuşulduğundan haberi olsun. Özlü ya da komik sözler fotoğraflardan daha etkili olabilecektir.

Albümünüzün gerçekten organizasyonel bir değer yaratması pozitif bir iş kültürü yayması ile gerçekleşebilecektir. Bu konuda birkaç yol vardır:

Daha iyi iletişim
Geniş ve dağıtılmış ekiplerde bazen birbirleri ile hiç tanışmamış kişiler olabilmektedir. Böyle bir albüm kişilerin birbirlerini tanımalarına yardımcı olacaktır. Sadece telefon ve email ile görüştüğünüz kişilerin neye benzediğini görmek gerçekten şaşırtıcı bir deneyim olacaktır.

Önemli hatıralar
Eğer projenize bir başlangıç toplantısı yaptıysanız, yada ekibi bir araya getirecek özel yemek düzenlediyseniz bunları fotoğraflamak daha sonra geri dönüp baktığınızda pozitif duygular hissetmenizi sağlayacaktır.

Üretken toplantılar
Eğer ekip bir araya gelemiyor, bir arada çalışma şansını bulamıyorlarsa onlar için en iyisi böyle bir albüme erişmek olacaktır. Diğer oyuncuların ve çalışılan yerlerin neye benzediğini görmek, yemek yenilen yerleri görmek faydalı olacaktır.

Resmedilmiş Tarih
Özellikle büyük projeler bittiğinde projede yer alanların isimlerini yada resimlerini bir araya getirmek çok zordur. Daha sonra tekrar proje ekibini bir araya getirmek gerektiğinde proje albümü hafızanızı yenilemek adına faydalı olacaktır.

Paylaşın: