Kategori arşivi: Çatışma

Proje Yönetiminde Arabuluculuk

Proje Yöneticisi, proje paydaşları arasında ortak çözülmesi gereken konularda arabuluculuk yapmak zorundadır. Arabuluculuk, problem çözme ve müzakere tekniklerinin iyi bilinmesini gerektirir.

Proje Yöneticileri ekiplerine karşı yönetimden, yönetime karşı ekiplerinden sorumludurlar. Projelerde işler kötü gittiğinde hem yönetim hem de proje ekibi Proje Yöneticisinin yeni yollar bulmasını, yaklaşım veya yöntemleri ile tarafların uzlaşacağı yeni bakış açılarını ortaya çıkarmasını beklerler.

Proje Yöneticileri çoğunlukla konunun uzmanlarını bir araya getirerek veya yüz yüze görüşmeler yaparak çözüme gitmeye çalışırlar. Konunun uzmanı olunması problem çözme konusunda beceriyi beraberinde getirmeyebilir. Bu noktada Proje Yöneticilerine çok iş düşer;

Problem ile ilgili doğru kişinin belirlenmesi ve takviminin uygunluğu vereceği desteği doğrudan etkiler. Proje Yöneticisi doğru alternatifleri bulabilmek için ilgili paydaşın kaliteli zamanına ihtiyaç duyar. Doğru kişiyi doğru zamanı ayıracak şekilde ikna etmesi önemlidir.
Proje Yöneticileri problem çözme tekniklerini çok iyi bilmeli ve problemlere doğru teknikle yaklaşmaları gerektiğini unutmamalıdırlar. Problem Çözme ile ilgili diğer yazılarım için buraya tıklayınız.
Proje Yöneticisi, problem çözmeye istekli kişileri bulmak zorundadır. Bu kişiler genellikle işinin rutinin sıkılmış farklı heyecanlar arayan çalışanlardır. Proje Yöneticilerinin kurum içindeki yetkinlikleri bilmesi ve doğru kişilerle iyi iletişim içinde olması önemlidir.
Problemle ilgisi olmayan kişiler şaşırtıcı çözümler üretebilirler. Onlara problemin kendi dillerinde anlatılması ve “Sen böyle bir durum olsan ne yapardın?” şeklinde yaklaşılması olumlu sonuçlar verebilir. Ör. Büyük bir veri transferi ile ilgili problem lojistik tarafının büyük montanlı transferleri ile ilişkilendirerek çözüm bulmak olasıdır.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Projelerde Problemlere Yaklaşım

Bir Cevap Yazın

Projeler dinamiktir. Zaman geçtikçe Proje Yöneticisini sıkıntıya sokacak gelişmeler ortaya çıkabilir. Proje Yöneticisi politik davranmak, zor kararlar almak zorunda kalabilir.

Problemi Netleştirin – Öncelikle problemin ne olduğu konusunu netleştirmeniz gerekir. Eğer problem net olarak tanımlayabiliyorsanız ne yapmaya başlayacağınızı, nasıl devam edeceğinizi ve nasıl sonlandıracağınızı kestirme şansınız var demektir.

Sizin probleminiz mi? – Aceleyle davranırsanız kendinizi sizi ilgilendirmeyen bir problemi çözmeye çalışırken bulabilirsiniz.

Beklersem ne olur? – Bazı problemler doğaları gereği ortaya çıktıktan sonra kendiliklerinden çözülürler. Öte yandan yaşanan problemin beklentileriniz doğrultusunda bir zarar verip vermeyeceği konusunu iyi düşünün.

Kimin problemi? – Problemin asıl sahibini bulun. Problemler doğu kişi tarafından sahiplenilmezse daha çok soruna yol açabilirler. Sizi ilgilendirmeyen problemler konusunda işgüzarlık yapmayın. Problemi çözene destek olmakla çözmeye çalışmayı birbirine karıştırmayın.

Doğru problem çözmek – Doğru problemi çözmüyorsanız çözüm bulmanın bir anlamı yoktur. Bazen problemin tamamı değil bir kısmı sizin sorumluluğunuzda olabilir.

Problemi parçalara ayırmak – Bazen probleme uzaktan ve dikkatli baktığınızda parçalar halinde görebilirsiniz. Parça parça çözüm üretmek mantıklı olduğunda bir sıraya koyun.

Yardım İstemek – Yardım istemek zayıflık ya da bilgisizlik göstergesi değildir. Destek istemeden problem çözmeye çalışmak daha kötü sonuçlar doğurabilir. Bağımsız davranmak kontrolü sizde hissettirebilir ama olmayabilir. Problemi tüm sahipleri birlikte ele almalıdırlar. Kapasiteniz kadar performans gösterebileceğinizi unutmayın ve destek isteyin.

Nasıl bir destek yardımcı olur?– Deneyiminiz ve bilginizle çözemediğiniz problem zordur. Başka bakış açılarına, deneyim ve bilgi sahiplerinin desteğini isteyin.

Yüzleşmek – Başka çalışanların hareketlerinden kaynaklanan problemlerde, karşımızdakileri değiştirmeye çalışırız. Bu durum ilişkilere zarar verebilir. Bu durumda karşınızdakine yaşadığınız problem anlatabilir ya da ne istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Ne biliyorum? – Deneyimlerinizi ve bilgilerinizi stres altında etkin bir şekilde kullanamayabilirsiniz. Sakinleşin ve kendinize zaman tanıyın.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Projelerde Algıların Filtrelenmesi

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisi olayları nasıl görüyor ve anlıyorsa ona göre davranır. Proje ortamında bir çok durumda proje yöneticisinin filtre veya güneş gözlüğü kullanması gerekir.

Proje Yöneticisi için en önemli tehlike bilmediğini bilmemektir. Toplum olarak “bilmiyorum” demekte sıkıntı yaşıyoruz. Bir çok şeyi bildiğimizi ya da bildiklerimizin yeterli olduğunu düşünüyoruz.

Dikkat edilmesi gerekenler;

Proje Yöneticisi tahmin ettiği şeylerin öyle gerçekleşmeyebileceğini düşünmeli ve hazırlıklı olmalıdır. Ne kadar deneyimli olursanız olun farklı olasılıkların farklı sonuçlar doğurabileceğini ihmal etmemek gerekir. Deneyimlerinizle benzerlik içerse dahi kesin ve mutlak yaklaşmaktan kaçınmanız gerekir.
Geçmiş deneyimleriniz ve bilgi düzeyiniz kararlarınızı doğrudan etkiler. Önyargılarınızın geçmiş deneyim ve mevcut bilgilerinizden kaynaklandığını unutmayın. Proje Yöneticisi olarak alacağınız kararlarda her türlü farklı deneyim ve bilgi düzeyinde proje ekip üyelerinin katkısı olabileceğini unutmayın.
Proje Yöneticileri, aktivitelere atadıkları personelin, fizibilitesini yapmadıkları bir işe giriştiklerini unutmamalıdırlar. İyi düşündüğünüz, filtrelediğinizden emin olduğunuz konularda görevlendirme yapmalısınız.
Aciliyet durumlarında düşünmeye ve temkinli davranmaya vaktinizin olmadığı düşüncesiyle harekete geçebilirsiniz. Aksine özellikle acil durumlar kaliteli düşünme ve temkinli olmanın en önemli olduğu durumlardır. Kişisel filtrelerinizle doğru işe, doğru şekilde odaklanmanız buna bağlıdır.
Herkesin farklı güneş gözlüğü taktığını, farklı filtrelere sahip olduğunu unutmamanız gerekir. Proje Ekibi problemleri, mevcut durumu ve aciliyeti proje yöneticisi gibi görmüyor olabilir. Proje Ekibinin sizinle aynı filtrelere sahip olduğunu varsaymayın.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Projeye Birden Fazla Yönetici Müdahale Ediyorsa

Bir Cevap Yazın

Bazı projelerde her karar için farklı bir yöneticiye gidilmesi gerekebilir. Bazen bürokrasi bazen birden fazla yöneticinin koordinasyon ve işbirliği gerekliliği projelerde gecikmelere, motivasyon kaybına sebep olabilir.

Projeyi önemli ölçüde etkileyebilecek durumlarda tek karar vericinin olması tercih edilir. Projenin başında önemli konularda (değişiklik, ödemeler vb.) karar vericilerin belirlenmesi gerekir.

Alınan kararlardan etkilenen ekip üyelerinin, paydaşların sürece dahil edilmemeleri problemlere yol açabilir. Her karara herkesin dahil edilmesi ise süreyi olumsuz etkiler. İnce ayar yapılması gerekir.

Proje başında hangi konuda kimin karar yetkisi olduğu belirlenmeli, hangi konularda ortak karar alınması gerektiği netleştirilmelidir. Emir-demir ilişkisi ve zorlayıcı kontroller ekip motivasyonunu olumsuz etkiler.

Alınan kararların, kimlerin dahil olduğu bilgisi ile kayıt altına alınması gerekir.

Alınacak kararlarda danışılması ve bilgilendirilmesi gerekenler belirlenmelidir.

Projenin kısıtları net olarak ortaya konmalı, yönetiminde uyması gereken konular açıklanmalıdır.

Hayatımız Proje - Proje Yönetimi Başvuru KaynağıGökrem Tekir, Savaş ŞakarProje Yönetiminin Temelleri ve Pratik Süreç Başlıkları

Proje özelinde hangi konularda (satınalma, değişiklik vb.) karar sürecinin nasıl olması gerektiği belirlenmelidir.

Yönetim kendi içinde doğru karar varmak için gerekli sistematiğe sahip değilse Sponsorun Proje Yöneticisine destek vermesi gerekir.

Basit ve karmaşık kararlara aynı yaklaşılmamalıdır. Her kararın olası sonuçları yönetime yazılı ve sayısallaştırılarak açıklanmalıdır.

Yönetimin çelişkiye düşmemesi, kolay ve hızlı karar alabilmesi için ön çalışma yapılmalıdır.

Yönetimin ilgilenmesi gereken konular önceliklendirilerek sıralanmalı, sebepleri açıklanmalıdır.

Yöneticiler arasındaki güç farklılıklarının projeyi olumsuz etkileme olasılığı yüksektir. Güçlü yöneticinin yanlış kararlar alması olasıdır. Herkesin eşit olacağı bir komite yapısı düşünülmelidir.

Bir kararın hayata geçirilmesi öncesinde ilgili tüm yöneticiler dikkate alınarak bir değerlendirme yapılmalıdır.

Proje başında alınacak kararlarda yönetimin beklentisi netleştirilmelidir. Örneğin maliyet veya zaman etkin kararlar önceliklidir vb.

Herhangi bir yöneticinin proje ile ilgili “karşı çıktığı” konular masaya yatırılmalıdır. Karşı çıkmasına rağmen dikkate alınmayan yönetici ayrı bir risk oluşturur.

Farklı yöneticilerin fikir ayrılıklarını ortak bir noktada buluşturabilecek çözümler düşünülmelidir. Herkesin kazanacağı bir çözüm alternatifi araştırılmalıdır. Herkesin kazanamayacağı durumlarda olumsuz etkilerin en aza indirilmesi hedeflenmelidir.

Projelerde Paydaş İlişkilerini YönetmekGökrem Tekir, Savaş Şakar, Süleyman TosunProjeleri başarıyla tamamlamak için proje paydaşlarını anlamak ve yönetmek zorundayız.

Projelerde Çatışma Yönetimi

Bir Cevap Yazın

Projelerde zaman zaman çatışmalar yaşanabilir. Proje Yöneticilerinin, çatışmalara doğru şekilde yaklaşması gerekir.

Çatışma Sebepleri

Proje ekibindeki disiplinsel yaklaşım farklılıkları,
Güçsüz Proje Yöneticisi, ödüllendirme ya da cezalandırmada yetki eksikliği,
Projenin hedef ve amacının net olmaması, ekip tarafından anlaşılmaması,
Belirsizlikler,
Proje ekibinin hedefe olan inancı,
Proje yönetimini tehdit olarak gören departmanlar,
Projeye destek olan departmanların projeye olan ihtiyaçlarının farklılığı,
Üst yönetimin projeye gereken desteği vermemesi sayılabilir.

Çatışmaları Çözme

Şirket içi politika ve prosedürler oluşturmak,
Projeye özel çatışma çözüm prosedürleri geliştirmek,
Hiyerarşi kullanımı,
Doğrudan iletişime geçilmesi sayılabilir.

Doğrudan iletişimde dikkat edilmesi gerekenler;

Ortamın hazırlanması, paydaşların katılımı istemelerini sağlanması,
Büyük resmin analiz edilmesi – Kendinizi ve başkalarını nasıl görüyorsunuz, onlar sizi nasıl görüyorlar?
Bilgi toplanması, duygu ve düşüncelerin öğrenilmesi,
Problemin tanımlanması,
Gerekli bilginin önceden paylaşılması,
Önceliklerin ve zamanlamaların belirlenmesi,
Uygulama planı geliştirilmesi,
Uygulamaya geçilmesi ve
Takip edilmesi gerekir.

Çatışmayı Azaltma Taktikleri

Hareket etmeden ve konuşmadan önce düşünün.
Güven yaratın.
Ver-Al yaklaşımı geliştirin.
Kendi bakış açınızı doğru ifade edebilmek, yanlış anlaşılmamak için çalışın.
Hatalı olduğunuzda söyleyin.
Kahraman ya da mağduru oynamayın.

Çatışma Çözümünü Kolaylaştırıcılar

Şirketinizin süreç, politika ve kültürünü öğrenin.
Anlamak için dinleyin. Anlamadığınızda sormaktan çekinmeyin.
Çatışmanın kökenini anlamaya çalışın.
Empati kurun, karşınızdakilerin duygularını anlamaya çalışın.
Farklılıkları çözecek öneriler getirmeye çalışın.
Çatışan tarafların iletişim kurmalarını sağlayın.
İletişim planı hazırlayın ve uygulayın.
Çözümlenene kadar peşini bırakmayın.

Çatışmalarda Hangi Çözüm Ne Zaman?

Problem Çözme – Confronting (Collaborating)

Yüz yüze olur.

Eğer gerçekten taraflar haklı olduklarını düşünüyorlarsa
Ortak güç temeli oluşturmak için
Ortak düşmana karşı hareket için
Eğer beceriler birbirini tamamlayıcı ise
Yeterince zaman var ise anlamlıdır.

Uzlaşma – Compromising

Güven varsa
Karşı tarafın yapabilirliğine güveniniz varsa

Ver-al yaklaşımı ile kazan-kazan ilişki yaratmaktır.

Eğer her iki tarafta kazanmak istiyorsa
Kazanamayacağınız zaman
Diğerleri sizin kadar güçlüyse
Kazanmaya vaktiniz yoksa
Karşıtınızla bir ilişki kurmanız gerekiyorsa
Doğruluğunuzdan kesin emin değilseniz

Yumuşatma – Smoothing (Accommodating)

3 maddede anlaştık 2 maddede anlaşamadık durumudur.

Zorlayıcı bir hedefi kabul ettirmek için
Sonraki bir tarihe kararı ertelemek için
Çıkarınız azsa
Sadakat sınırlıysa
Uyum yaratmak için
Alternatif sonuçlar mümkünse
İyi niyet gösterisi için yapılır.

Zorlama – Forcing (Competing, Being Uncooperative, Being Assertive)

Tek taraflı baskı uygulamaktır, önerilmez.

Gerçekten doğru olduğunuzdan eminseniz,
Kazan ya da kaybet riskini alıyorsanız,
Çıkarınız yüksekse
Önemli kurallara uyulması şartı var ise
Yeterince güçlüyseniz
Statü ya da güç elde etmek için
Kısa dönemde tek atışlık anlaşmalar
İlişki önemli değilse
Oynanan oyunun herkes farkındaysa kullanılabilir.

Kaçınma – Avoiding (Withdrawing)

Kazanamayacağınızda
Çıkarınız azsa
Çıkarınız yüksek ama siz hazır değilseniz
Zaman kazanmak için
Karşıtınızı kızdırmamak için
Tarafsızlığınızı korumak için
Problemin ortadan kalkacağına inandığınızda
Geciktirerek kazanacağınızda

Bizans Oyunlarından Uzak Durun

1 Yanıt

Küçük, büyük fark etmeksizin her kurumda Bizans Oyunları ile karşılaşırsınız. Sizin bu oyunları iyi oynamanız değil şirketinizi iyi anlayıp kariyerinizde doğru yolları seçerek ilerlemeniz önemlidir. Bizans oyunlara gelmemeniz ve insanları tuzağa düşürmemeniz gerekir. Bizans oyunlarıyla kariyerinde yükselenler olduğunu görebilir veya düşünebilirsiniz. İtibarınızı kaybetmeden, kariyerinizde ilerleyebilmek için dikkat etmeniz gerekenler şunlardır;

Bir iş arkadaşınızın yüzüne karşı söyleyemeceğiniz hiç bir şeyi başkalarına söylemeyin. Birilerini arkasından eleştirmek ya da onun hakkında dedikodu yapmak sizin itibarınızı zedeler.
Şirket içi dedikoduları gerçek ve balon olanlar olarak ayırabilmeniz gerekir. Her hangi bir söylentiye istinaden anında harekete geçmeyin. Teyit etmeye, gerçekliğini netleştirmeye çalışın.
Tüm iş arkadaşlarınızla çok iyi iletişim kurun. Onlara vakit ayırın ve dinleyin. Şirket içi güçlü birliktelikler ve arkadaşlıklar her zaman iyidir. Onlara destek olun, pozitif yaklaşın.
Şirket içi yazılı ve yazılı olmayan kuralları öğrenin ve uygulayın. Her şey prosedürlerde yer almayabilir. Şirketin alışkanlıkları ve beklentileri doğrultusunda davranmanız gerekir. Düzeni bozmakla düzeni değiştirmeyi birbirine karıştırmayın.
Birlikte çalıştığınız kişileri anlamaya ve tanımaya çalışın. İşlere yaklaşım tarzları ve tepkilerini gözlemleyin, nasıl iletişim kurmaktan hoşlandıklarını ve beklentilerini öğrenin. Sadece tanıdığınız insanları yönetebileceğinizi unutmayın.
Küçük sıkıntı veya problemler istenmedik boyutlara ulaşabilirler. Problemler ya da sıkıntı durumunda işi çözümleyecek sakin duruma gelene kadar bekleyin. Fevri davranmayın, araştırmadan ve durumu iyice anlamadan aksiyona geçmeyin. Duygusal ve mantıksal karar dengenizi sağlamaya çalışın. Herkesin size iyi davranmasını ya da herkesin yakın arkadaşınız olmasını beklemeyin, bir arada çalışmak zorunda olduğunuzu unutmayın.
Her şirketin kendine has bir kültürü olduğunu unutmayın. Geçmiş deneyimleriniz size yol göstersin ama bunu çalıştığınız yeri kötülemek için kullanmayın. Her zaman arkadaşça yaklaşın, az ve öz konuşarak işleriniz halletmeye çalışın.

Proje Yönetimini Önemsemek

Bir Cevap Yazın

Proje Yönetimine ilişkin yüzlerce eğitim verdim, binlerce öğrencim oldu. Hemen hemen her eğitimin başında proje yönetiminin önemini aktarmaya çalışıyorum.

Bir çok tekniğin neden önemli olduğunu, yapılması gerektiğini, kimin ne zaman yapması gerektiğini anlatmaya çalışıyorum. Bir çok firmada “yöneticiler” bu eğitimi almak istemedikleri için istenilen etkiyi yaratılamıyor. Yöneticilerin proje yönetimi eğitimi almamaları konusunda kişisel deneyimlerim aşağıdadır;

Astları ile aynı ortama girmemek. Sadece üst yönetim olarak eğitimimi alan firmalar oldu. Astları üzerinde baskı uygulayan yöneticilerin, katıldıkları eğitimlerde katılımcılar çok sessizleşti. Astların katılmamalarının daha doğru olduğu düşünülen firmalarla karşılaştım.
Yıllardır çalışıyorum, deneyimliyim, zaten biliyorum düşüncesi. Bu düşünce bildiklerinin doğru olduğundan %100 emin yöneticiler için ama sonra eğitimlerde anlattıklarımı yapmaya çalışanların önlerindeki en büyük engel oluyorlar.
Bunlar hikaye, eğitim aldıralım yine de kendi bildiğimi okurum rahatlığı. Eğitmenler, kimsenin bilmediği çok özel şeyleri anlatma iddiasında değildirler fakat güncel bilgiye sahiptirler. Konuları kendi düzeyinde iyi dinleyen katılımcılar, ilgilendikleri detayda sorularla eğitmeni yönlendirebilir ve ihtiyacı olanı alırlar.
Eğitim motivasyon sağlar ama eğitimde olan çalışanlara iş vermeme engel değil rahatlığı. Eğitimi ciddiye almayan, eğitim olsa ne olur olmasa ne olur diye düşünen, şirket politikası ya da çalışanın isteği üzerine eğitime onay veren yöneticiler ne kadar zarar verdiklerinin farkında değildirler. Çalışanın yöneticisine olan bakış açısını ve güvenini çok zedeleyen bir durumdur.

Katılımcılara proje yönetiminin önemli olduğunu söylerken aşağıdakileri kast ediyorum;

Değişimi Yönetebilmek – Eğitimlerde çeşitli teknik ve yöntem anlatıyorum. Yaparsanız iyi olur, yapmanın faydaları vb. açıklamaya çalışıyorum. Dayandığım temel, en iyi uygulamalar (best practices) yani kendi uydurmalarım değil. Yapılması gerekenler mevcut alışkanlıklar dışında ise bunun anlamı “değişim” oluyor. En önemli konulardan birisi yönetimin ve çalışanın değişimi yönetebilmesi.

Odağı kaybetmemek – Proje ya da programlarda gerek sponsor gerekse proje-program yöneticilerinin odaklarını kaybetmemeleri gerekiyor. Konsantrasyon olmadığında bildiğiniz teknik ve araçların önemi kalmıyor.

İnsan ilişkileri – İletişimi yeterince önemsemeyen, diğerleri ile etkili ve etkin iletişim kuramayan sponsor, proje veya program yöneticisinin başarılı olması çok zor.

Yazılı kültür – Bir çok teknik ve araç kaliteli veri gerektirir, kayıt tutmak anlamına gelir. Yazılı kültüre uzak, iyi yazamayan ve okuyamayan, bunu zaman kaybı olarak gören bir ortamda kurumsal hafıza oluşturulamaz.

Ortak Dil – Aynı dilde konuşmanın önemi anlaşılamadığında çatışmaların ve iletişimin önündeki engeller giderek büyümeye başlar. “Ben” den “Biz”e geçiş için ortak dil şarttır.

Bunların başarılabilmesi için;

Size özgün, sizi pazarda farklılaştıran bir proje yönetimi kültürüne,
Uzun vadeli ve stratejik bir düşünce yapısına,
Değişime ve bu değişimi şirkete adapte edecek iradeye,
Üst Yönetimin desteklediği, liderlik tarafı güçlü proje-program yöneticilerine,
Bilgi ve teknolojiyi en iyi şekilde kullanabilecek şirket içi birlikteliğe,
Ekip çalışmasına ihtiyacınız vardır.

Projelerde Dinlemenin Önemi

Bir Cevap Yazın

Proje Yöneticisi, proje ile ilgili bilgi ve enformasyonun merkezidir. Paydaş memnuniyeti ve proje ekibinin yanıt verebilirliği, proje yöneticisinin dinleme becerisine bağlıdır.

Proje Yöneticilerinin özellikle belirsizliğin yüksek olduğu projelerde durumu doğru anlamak, riskleri ve fırsatları fark edebilmek için iyi dinleyici olmaları gerekir. Dinlemenin iyi yapılmaması hatalara, verim düşmesine ve fırsatların kaçırılmasına sebep olur.

Proje Yöneticileri, bir çok bilgiyi alan ve gönderendirler. Herhangi bir duruma alternatifleriyle yaklaşabilmek, doğru ve zamanında çözümler üretebilmek zorundadırlar.

Proje Yöneticilerinin kendilerine destek olabilecek ve tavsiyelerde bulunabilecek kişilerle güvene dayalı ilişki kurmaları ve farklı bakış açılarını dinlemeye, istekli olmalıdırlar. Özellikle Proje Ekibini önce dinlemeli, hemen hüküm vermemeli, doğru sorularla anlayışını geliştirmelidir.

Özetlemek gerekirse Proje Yöneticisi, tüm paydaşların ve proje ekibinin çekincelerini, problemlerini ve önerilerini düzenli ve sürekli dinlemelidir.

Proje başarısızlıkların büyük bir kısmı iletişim problemleri kaynaklıdır. Örneğin Gartner’ın 2011’de İş Zekası projeleri üzerine yaptığı bir araştırmada %70-80 oranında projenin iletişim problemleri yüzünden başarısızlıkla sonuçlandığı görülmektedir. Departmanlar birbirlerine doğru soru sorma ve gerçek ihtiyaçları anlama konusunda başarısız çıkmışlardır. Bilgi Teknolojilerinde çalışanların ihtiyaçlarla ilgili bilgi konusunda farkındalıklarının olmadığı ortaya çıkmıştır.

Dinlemek pasif bir eylemdir. İlginizin olmadığı, önemsemediğiniz bir kişiyi ya da konuyu dinlemezsiniz. Dinlemeye engel olan gürültü vb. fiziksel engeller yanında karakteriniz ve konuya olan ilgi düzeyiniz dinlemenize engel olabilir.

Ne zaman dinlemiyoruz;

Karşımızdakini cinsiyet, fiziksel görünüş vb. sebeplerle önemsemiyorsak,
Stres altındaysak ve daha önemli şeyler konusunda düşünceliysek,
Dinlediğiniz kişi veya onuyla ilgili geçmiş deneyimleriniz kötüyse,
Aslında kendiniz konuşmak istiyorsanız, kendi gündeminize odaklanmışsanız,
Söylenenden çok sonuca odaklanıyorsak dinlemiyoruz.

Proje Yöneticisi iyi bir dinleyici olursa;

Özellikle dinlediğini ve ilgisini gösterirse kişilerarası iletişimi gelişir.
Yargılamadan dinleyebiliyorsa, dikkate alındığını düşünen dikkate almaya başlar, daha çok ilgi görür.
Söylenenlerin arkasındaki mantığı anlar, anladığını gösterebilirse daha fazla işbirliği ve koordinasyon sağlayabilir.
Açık uçlu sorularla konuyu daha iyi anlamaya çalışırsa, verimliliği artırır.
Farklı fikir ve deneyimleri dikkate alırsa bilgisi güçlendirir.
Samimi dinleyici olur, korkularıyla veya kötü durumlarla yüzleşirse kendine güveni artar.
Dinlediğine doğru ton ve içerikte cevap vermek müzakere becerisini geliştirir.

Proje Yöneticisi dinlediği kişiye odaklanmalıdır. Ne söylendiği kadar nasıl söylendiğine, söylenme sebebine ve önemli noktalara odaklanmalıdır. Bunu yapmak için;

Ne söylemek istediğinizi düşünmeyin, sadece dinleyin.
Hoşlanmadığınız ya da hem fikir olmadığınız şeyleri sonuna kadar dinleyin. Her zaman bir şeyler öğrenme şansınız vardır.
Bir araya geldiğiniz herkesten bir şeyler öğrenmeye çalışın.
Konuşurken göz kontağını kaybetmeyin.
Konuşmayı bölmeyin.
Toplantı ve sunumlarda uyanık kalın.
Mesajı doğru anlayıp anlamadığınızı teyit edin.
Vücut dilini inceleyin.
Başka kültürlerle diyaloglarda ne söylendiği kadar kültürel arka planınıda anlamaya çalışın.
Anlamadığınız terim, konuyu sorun.
Not alın.
Empati kurmaya çalışın.
Dikkatini dağıtan şeylere odaklanmayın.
Söylenenleri bildiğinizi varsayıp dinlemeyi kesmeyin.

5 eğitim (Google Classroom) tek fiyata – 120 TL

Suçlama Kültürü

Bir Cevap Yazın

Kurumlar yüksek performans hedefleyen bir kültüre sahiplerse kaliteleri ortaya çıkar. Ama suçlama kültürü yaygın bir kurumda sorumluluk alamayan ve riskleri sahiplenmeyen çalışan ve yöneticiler olduğunda kaliteden bahsetmek mümkün değildir.

Leyla ve işe yeni başlayan Zeynep birlikte bir toplantıya gidiyorlardı. Tam gitmeleri gereken koridora yaklaştıklarında Leyla aksine yöne gitmeye başladı. Zeynep:

“Neden o tarafa gidiyorsun? Ters değil mi?” diye sordu. Leyla:

“Eğer bu saatte o taraftan gidersek Ahmet’lerin biriminin oradan geçmek zorundayız. Hem mevcut yapmamız gerekenleri sorabilirler hem de yeni bir şeyler isteyebilirler. Başımıza iş almayalım” dedi.

Leyla tecrübesi ile geliştirdiği bir stratejiyi yeni başlayan iş arkadaşına öğretiyordu.

Suçlamalar gibi hızla ve büyüyerek aşağıya doğru iner. Kurumlarda, öğrenilen dersler kişilerde stratejilere dönüşerek diğerlerine aktarılarak hızla yayılırlar. Bazen su ısıtıcılarında olduğu gibi hafif hafif aşağıdan başlayıp en yukarı kadar yükselir ve kaynamaya başlarlar.

Bir kurumda suçlama kültürünün varlığı aşağıdakilerle anlaşılabilir;

Bireyler suçlanıyorsa,
Kötü haber getirenler cezalandırılıyorsa,
“Kendi arkanı koru” önerileri çoğunluktaysa ve uygulanıyorsa,
Harekete geçmek için problemin oluşması bekleniyorsa,
Başarılı iş yapan bireyler özellikle öne çıkarılıyor ise,
Yazılı olan/olmayan kurallara uymayanlar herkesin önünde cezalandırılıyor ise,
Hataların tekrarlanmaması için bir şeyler yapılmıyorsa

Proje Kötüye Gidiyorsa

Bir Cevap Yazın

Projenin kötüye gitmeye başladığı fark edildiğinde yapılmaması gerekenler;

Baskıcı cc ile aksaklığa yol açanları yönetim ile korkutmaya çalışmayın.
Olası sorumluları suçlayıcı bir şekilde toplantıya çağırmayın.
Durumu, kişileri hedef göstererek açıklamaya çalışmayın.
Kimseyi etik dışı bir tutumla tehdit etmeyin, cezalandırmayın.
Negatif bir tavır ile suçlayıcı ve karamsar bir görüntü vermeyin.

Yapılması gerekenler;

Problem(ler)i çözmek için elinizden gelen her şeyi yapın.
Yazışmalar işe yaramadıysa birebir görüşmeler yapın.
Karşınızdakilerin içinde bulundukları durumu anlamaya ve onlara yardımcı olmaya çalışın.
Durumun önemini ve aciliyeti açıklayın. Çözüme gidecek ortak yolu bulmaya çalışın.
Yardım isteyin.
Sakin olun ve düşünmeden davranmayın. Suçlamak ya da tenkit işleri hızlandırmayacak, problemlerin olumsuz etkisini daha kötü hale getirecektir.

Unutmayın iyi bir iletişim bir çok problemin oluşmamasının ya da hızla çözülmesinin anahtarıdır.