Projeler arttıkça firmalar başarmak adına bazı yanlışlar yapmaya başlıyorlar. Düzelteyim derken bozmak dediğimiz bu konuda bir kaç örnek vermeye çalışacağım;

• Gerçekçi planlar yapın.

Firmalar maliyetlerini düşürmeyi eğitim, test ve değişim yönetimi üzerindeki zaman ve maliyetleri aşağıya çekerek ulaşmaya çalışıyorlar. Kötü kalite ve kullanıcı memnuniyetsizliği buradaki çalışmaların tam tersine sonuçlanmasına sebep oluyor. Üstelik ekipler bu uygulamanın olumsuz taraflarını çok iyi bildikleri için bir işe kötü başladıklarını bilerek başlıyorlar.

• Çevik Yöntemler kullanın.

Projeleri özellikle daha küçük parçalar haline yönetmek, müşteri ve ekibi daha sık bir araya getirmek olası problemlerin daha erken fark edilmelerini sağlayacaktır. Projenin başarıyla ilerleyişini küçük adımlarla görmek daha iyi bir çözüm olacaktır.

• Elçiye zeval olmamalı.

Kötü haber ya da olumsuz gelişmelerin rahatlıkla aktarılabileceği bir ortam yaratın ve saklanmaması için gayret gösterin. Proje Ekip üyeleri cezalandırılacaklarını ya da tenkit edileceklerini bildikleri hataları örtbas edeceklerdir.  Onları dinleyin.

• Düzenli kontroller ve gözden geçirmeler.

Kontrol istenilenin yapılıp yapılmadığı, gözden geçirme ise mevcut planların güncellenip güncellenmemesi gerektiği üzerine olmalıdır. Kaliteli zaman ve ilgi gerektirir. Her kontrol sonrasında planların güncelliği denetlenmeli ve bu ciddi bir şekilde yapılmalıdır. Rutin ve olsun diye yapılan toplantı veya gözden geçirmeler kazandırmaz, kaybettirir.

Eğer bir projede müşteri kiminle konuşacağını bilmiyor, ekibe farklı kanallardan farklı bilgiler gidiyor ise
Sponsor, projeyi kimin yönettiğini bilmiyor, proje ile ilgili tek bir kişiden doğru dürüst bilgi alamıyor ise,
Paydaşlar duyulması isteneni söylüyor ve dürüst olmuyorlarsa,
Paydaşlar doğru olanı söyleyemedikleri ve bu doğrultuda normalin dışında davranıyorlarsa,
“Biz”den çok “Onlar” kelimesi kullanılıyorsa,
Proje sadece mliyet açısından görülüyor ve diğer kriterler dikkate alınmıyorsa,
Ne olup bittiği konusunda herkesin farklı bir fikri varsa projede problem var demektir.

Projelerin başlangıç varsayımları başarıyı öngörsede proje sürecinde rakipler, sektör vb. çeşitli faktörler bu durumu tersine çevirebilirler. Bu yüzden projenin sonucunun ve olası hedefleri tutturabilme olasılığının sürekli gözden geçirilmesi gerekir. En sık ve projeyi ciddi anlamda etkileyebilecek değişimlere örnek vermek gerekirse;

• Piyasa faiz oranlarının ve kredi faizlerinin yükselmesi
• Döviz kurları değişimi ve ürün fiyat artışları
• Teknolojik değişimler
• İstenilen kaynakların bulunmaması ya da mevcutların kurumdan ayrılması
• Rakipleri küçümseme ya da aşırı kendine güven sonucu yavaş ya da tepkisiz kalma
• Politik ortamdaki değişimler

Yukarıda bahsettiğim değişimlerin olmayacağını varsaymak büyük bir hata olacaktır. Projenin kötü sonuçları hem müşteri hem de yönetimi oldukça mutsuz edecektir.

Yanlış varsayımların projeleri olumsuz etkilememesi için başlangıç aşamasında risk stratejileri ve varsayımların ölçütleri ile takibini bir standarta oturtmak gerekir.

Bir çok firma için projenin süresel bir tanımı vardır. 6 aydan fazla süren işler veya otomotivdeki gbi 3 yıldan başlayıp daha uun süren işler gibi. Bazı firmaların atladığı bir şey proje yönetim metodolojilerini geliştirirken proje diyebilmek için biçtikleri sürenin zaman içinde değişiklik gösterdiğini dikkate almamalarıdır. Firmalar geliştikçe ve büyüdükçe projelerinde karmaşklık düzeyi ve buna parallel süreleri, bütçeleri artıyor olabilir.

Eskiden projelerin başladıktan sonra değişmeyeceği ya da değiştirilmemesi gerektiğine inanılırdı ama şimdi gerek varsayımlar gerekse kapsam zaman içinde doğal olarak değişmektedir.

Projeye başlayanlaın bitireceğine inanış yüksekti ama şimdi uzmanlıklarına göre farklı birim ve kişiler projelerdeki sorumlulukları rahatlıkla devam ettirebiliyorlar. En azından kurulan sistemler bunu sağlamaya çalışıyor.

Eskiden hedefin sabitlenilmesine çalışılırdı artık hedefler sürekli değişken. Süre ve bütçede sabit kalınmasına yönelik yönetim baskıları kalitesizliğe yol açan bu durum olumsuz taraflarını daha iyi algılar duruma geldi.

Eskiden daha az kişi ve birim ile iletişime geçilmesi yeterli olurken artık çok fazla kişi ve birim paydaş olarak projede iletişimin kritik noktasını oluşturuyorlar.

Eskiden proje sürecinde teknoloji çok fazla değişmezdi şimdi proje bitmeden teknoloji tamamen değişebiliyor.

Eskiden süre ve bütçe dışındaki konular önemsenmezken artık kalite, iletişim, ün, iş değeri vb. Kavramlar projenin başarı kriterleri arasına girdi.

Eskiden bir kaç proje ile uğraşabilen yönetimler şimdi onlarcasını yönetebilmek için profesyonel bilgi işletim sisitemlerine ihtiyaç duyulduğunu ve önemini kavramaya başladılar.

Eskiden projelerin bitirilmesi gurur meselesi yapılırdı, şimdi zarar edecek ya da satmayacak bir ürün projesinden akıllıca vazgeçilebiliyor.