Kategori arşivi: İletişim Yönetimi

Proje Yönetiminde Saygı

Respect: What is it, types, examples, learn and teach respect

Projelerde bize emanet edilen kaynaklara (insanlar, para, itibar, başkalarının , güvenliği, doğal veya çevresel kaynaklar vb.) saygı göstermek görevimizdir. [PMI Etik Kuralları, sf. 4];

  • Karar vermeden önce her zaman başkalarının bakış açılarını dinler, olası görüş farklılıklarını anlamaya çalışırız.
  • Bir kişiyle çatışma durumumuz varsa, her zaman herkesten önce doğrudan ona yönelir ve çözüm ararız.
  • Kasıtsız saygısızlıktan kaçınmak için proje ekibinin değerlerini, gelenek ve alışkanlıklarını öğreniriz.
  • Karşımızdaki uymasa bile etik ve mesleki davranış ilkelerine saygı duyarız.
  • İyi niyetle müzakere ederiz.
  • Kararları kişisel kazançlarımız için etkilemeyiz.
  • Mülkiyet haklarına saygı duyarız.
  • Kimseye saldırgan davranmayız.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Aktif Dinlemeyi Engelleyen Faktörler

Barriers to Effective Listening – Making Conflict Suck Less: The Basics

Aktif dinleme, konuşmacının söylediği kelimeleri dinlemekten daha fazlasını içerir. Aynı zamanda beden dilini okumayı da içerir. Bazen kişinin vücudu Dil, dinleyicinin mesajın amacını çok daha doğru anlamasını sağlar.

Aktif dinleme de dahil olmak üzere tüm iletişimler engellerle karşılaşabilirler. Örneğin dikkatin dağılması, tetikleyici kelimeler, kötü kelime seçimi ve sınırlı dikkat süresi sayılabilir. Dinlemeyi ise duygular veya fiziksel (örn. gürültü ve görsel dikkat dağılması) vb. engelleyebilir. Konuşanların aksanları, kelime dağarcığı ve kültürel varsayımlardan kaynaklanan yanlış anlamalar vb. kültürel farklılıklar dinleme sürecini engelleyebilir. Çoğu zaman dinleyicinin kişisel yorumları, tutumları ve önyargıları etkisiz iletişime yol açmaktadır.

Konuşanın oluşturduğu tipik aktif dinleme engelleri şunları içerir:

  • Not almayı mecbur kılan, dinleyicinin hiçbir zaman materyali sindiremediği veya vücut dilini göremediği bir iletişim ortamı yaratmak
  • Çatışmalara ve tartışmalara yol açabilecek sürekli kesintilerin yaşanmasına izin vermek veya kesintilerin iletişimin asıl konusunu saptırmasına izin vermek
  • İnsanların söz kesmesine, konu değiştirmesine ve/veya kendilerini savunmalarına izin vermek
  • Kışkırtıcı kesintilere izin vermek
  • Aşırı gürültü veya dikkat dağıtıcı unsurların olduğu bir ortamda konuşmak
  • Duraklamadan konuşmak veya çok hızlı konuşmak
  • Kritik noktaları açıklamayı veya özetlemeyi ihmal etmek
  • Doğru soruları sorarak geri bildirim istememek
  • Soruları hatalı yanıtlarla yanıtlamak.

Dinleyicinin oluşturduğu engeller şunları içerir:

  • Konuşmacıya odaklanmak yerine dikkat dağıtıcı şeylere odaklanmak
  • Odaklanmak yerine başka şeyler düşünmek
  • Anlamadığınız bilgilerin açıklanmasını istememek
  • Konuşmacı mesajını aktarırken okuma, bilgisayar vb. farklı şeylerle uğraşmak
  • Bilgiyi konuşmacının gözünden görmeye çalışmamak, empati kurmamak
  • Duygularınızın düşüncelerinizi ve dinlemenizi gölgelemesine izin vermek
  • Konuşma sırasının gelmesinden duyulan endişe
  • Toplantının biteceği endişesi.

Aktif dinleme etkililiğini artırmak için;

  • Her zaman konuşmacıya dönük olun
  • Göz temasını koruyun
  • Konuşmacının vücut diline bakın
  • İç veya dış dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirin
  • Mesajı değerlendirmeden veya konumunuzu savunmadan konuşmacının söylediklerine odaklanın
  • Tartışılan konu hakkında açık fikirli olun ve aynı fikirde olmasanız bile konuşmacıyla empati kurmaya çalışın.
  • Farklı bir konumunuz olsa bile konuşmacının sözünü kesmeyin.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Proje Kararlarında Kişisel Önyargılar

What Cognitive Bias Is And How To Overcome It – Cleveland, 46% OFF

Önyargılar karar verme süreçlerinize sızabilir. Bazı örnekler aşağıdadır;

  • Çözümün mümkün olan tek çözüm olduğuna inanmak
  • Farklı bir sonucu destekleyen kanıtları göz ardı etmek
  • Sorunun temel nedenini anlamayı red etmek
  • Destekleyici veriye ihtiyaç olmadığını düşünmek
  • Yanlış kararın projeyi nasıl etkileyebileceğini anlamayı önemsememek
  • Düşüncelerini belirtmekten korkmak ve en iyi yaklaşımı sağlayacağına inanılan kişinin yanında yer almak
  • Yanlış karar vereceğini düşünmek
  • Fikirlerinin eleştirilmesinden korkmak
  • Farklı veya alışılmışın dışında düşünmeyi istememek
  • Doğru kararı verecek kişinin kendisi olmadığını düşünmek
  • Sadece kendi konfor alanında kalmanın doğru olduğu düşüncesi
  • Yanlış bir karar olduğunu bilerek başkalarının beklediği kararı vermek zorunda hissetmek
  • Kişisel çıkarınızı korumadan projenin çıkarının korunamayacağını düşünmek
  • Daha çok yapmanın başarıdan daha önemli olduğuna inanmak

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Karar Verme Korkusu

Who's Afraid of the Big Bad Decision? Everyone. | Inc.com

Herkes karar vermek istemez veya karar verme yeteneğine sahip değildir. Bazı insanlar tüm kararları, özellikle de kritik kararları başkalarının vermesini tercih eder. Bu davranışın nedenleri şunları içerebilir:

  • Yanlış kararlar verme geçmişi
  • Yanlış karar vermekten korkmak
  • İlgili risklerden korkmak
  • Kendi düşüncelerinden emin olmamak
  • Yüksek düzeyde kaygıya sahip olmak
  • Karar verme süreç ve politikalarıyla uğraşmak istememek
  • Sorunu veya fırsatı çevreleyen gerçeklere aşina olmama ve öğrenmeye istekli olmama
  • Ekip üyelerine yabancı olma
  • Diğerleriyle birlikte çalışma becerilerine sahip olmamak
  • Motivasyon eksikliği
  • Perspektif eksikliği
  • Konuya geç dahil edilmek
  • Stres ve baskı altında çalışamamak
  • Soruna veya fırsata dahil olan paydaşlarla birlikte çalışmaktan çekinmek
  • Soruna veya fırsata dahil olan belirli paydaşlarla çalışmaktan çekinmek
  • Alay edilme korkusu
  • Yetersizliklerinin açığa çıkmasından çekinmek
  • Kariyerine ve/veya itibarına zarar geleceğini düşünmek.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Rasyonel ve Sezgisel Düşünme

Project Description

Karar vermek düşünmeyi gerektirir. Analitik düşünme olarak adlandırılan rasyonel düşünme, problem çözme ve karar verme için gerekli olan düşünce süreçlerinde mantıksal veya akıl yürütmenin yer almasını ifade eder. Düşüncelerin veya fikirlerin ardındaki nedenleri veya mantığı aramaya dayanır. Duygulara veya kişisel görüşlere dayandırmak yerine, düşünceye hesaplama ve planlamayı ekler. Bu tür düşünme süreci herhangi bir soruna ve fırsata analitik bir yaklaşım getirir.

Rasyonel düşünme, nedenlere veya gerçeklere dayanır. Bu nedenle çok daha hesaplayıcı ve gerçekçidir. Tüm insanlar rasyonel düşünme yeteneğine sahiptir, ancak insanlar duyguları, önyargıları ve karar verme korkuları nedeniyle bu yeteneği göz ardı edebilirler.

Rasyonel düşünenler, sorunların ve fırsatların iyi tanımlanmış ardışık adımlara bölünmesi durumunda çözümünün daha kolay olacağına inanırlar. Formların, kılavuzların, şablonların ve kontrol listelerinin kullanımını en üst düzeye çıkarırlar.

Rasyonel veya analitik düşünme yeterli zaman ve nispeten statik koşullar varsa etkilidir. Karmaşıklıkların üstesinden gelmek için en uygun olandır. Analiz için belirlenmiş kriterlerin veverilerin olduğu yerde en iyi şekilde çalışır.

Sezgisel düşünmenin zıt nitelikleri vardır: Odaklı ve doğrusal değildir, bu yüzden zaman içermez. Büyük resmi ve birçok şeye aynı anda görmeye çalışır. Perspektif içerir, kalp merkezlidir, çok boyutludur.

Sezgi, analitik düşünmenin yetersiz olduğu yerlerde kendini gösterir. Yani, zaman baskısı altında ve koşulların dinamik olduğu durumlarda devreye girer.

Projeler üzerinde çalışırken sezgisel düşünme bir zorunluluktur. “En iyi” seçeneği ararken ve proje ekibi, açıklamaya bunun için zaman olmayan duygular veya önseziler doğrultusunda hareket etmeye hazır olduğunda en iyi sonuçları üretebilirler.

Sezgi, hızlı eylemler için uzmanlıkla dönüştürülen deneyimdir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Sanal Beyin Fırtınası Oturumları

4 Tips to Run A Successful Virtual Brainstorming Session - Sevensharp Creatives

Sanal Beyin Fırtınası, yerinde beyin fırtınasından biraz daha zordur çünkü sanal ortam, iletişim, fikirlerin iletilmesi, kaydedilmesi ve görüntülenmesi, katılımcılar arasındaki etkileşim için farklı araçlar ve yazılımlar gerektirebilir. Grubun daha küçük gruplara bölünmesi gerekiyorsa birden fazla eş zamanlı sanal oturum gerekli olabilir. Sanal beyin fırtınası araçlarının doğru kullanımı, sahadaki beyin fırtınasında karşılaşılan üretkenlik kaybının üstesinden gelebilir, kişi başına daha fazla yaratıcı fikir ortaya çıkarabilir ve ekip üyeleri arasında daha yüksek düzeyde memnuniyet yaratabilir.

Avantajları

  • Ekip üyeleri daha az baskı altındadır ve görüşme sırasında başkaları tarafından korkutulmayabilirler.
  • Farklı lokasyonlarda olan katılımcılardan oluşan bir ekip için idealdir
  • İnsanlar tek başlarına ya da küçük gruplar halinde çalışıyorlarsa verimlilik artabilir.
  • Tek bir kişinin toplantıya kendi fikirleriyle hakim olmak istemesi daha az olasıdır.
  • Yerinde yapılan oturumlara göre daha az zaman kaybı yaşanır.

Dezavantajları

  • Kolaylaştırıcılar uygun sanal araçların mevcut olduğundan emin olmalıdırlar.
  • Toplantının başlangıcında herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmak daha fazla zaman alabilir.
  • Dijital olmayan belgeleri sanal ortamda paylaşmak zor olabilir.
  • Ekip üyelerinin başkalarının fikirlerinden faydalanması veya fikirleri birleştirmeleri zorlaşabilir.
  • Büyük grupları sanal olarak daha küçük gruplara ayırmak zor olabilir.
  • Sanal katılımcıların soru sorma olasılıkları, diğer ekip üyeleriyle birlikte aynı odada olmalarına kıyasla daha az olabilir.
  • Profesyonel kolaylaştırıcılar duygusal zeka ve beden dilini nasıl okuyacakları konusunda eğitimlidir. İnsanların yüzlerindeki ifadeyi gözlemleyebilir, elleriyle ne yaptıklarını veya oturuş şekillerini izleyerek ruh hallerini anlayabilirler. Korkular ve endişeler davranışlardan görülebilir. Bunu sanal olarak gözlemlemek zordur.
  • Herkesin konuşabileceği açık bir diyaloğun sağlanması zor olabilir.
  • Çok büyük grupsa, katılımcıların girdi sağlamasını engelleyebilir veya caydırabilir.
  • İnsanlar birden fazla görevi yerine getiriyor olabilir veya dikkatleri dağılmış olabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Beyin Fırtınaları Neden Başarısız oluyor?

10 Brainstorming Templates in Word, Docs, and ClickUp

Projelerde beyin fırtınası oturumlarının çoğu, doğru niyetlerle başlanılmasına rağmen beklenen sonuçları vermez. Bunun nedeni beyin fırtınası sürecinin işe yaramaması değil, oturumların kötü yürütülmesidir. Beyin fırtınası başarısızlığının nedenlerini anlamak gerekli düzeltici eylemi belirleyebilmek için gereklidir;

  • Kolaylaştırıcıların ve katılımcıların eğitim eksikliği: Çoğu proje ekibi üyesi beyin fırtınasını bilir ama eğitimini almamıştır. Özellikle Proje Yöneticileri, yeterince eğitim almadan beyin fırtınası oturumları düzenleyerek yarardan çok zarar verebilirler. Bu gibi durumlarda, oturumu bilen biri yönetmeli, proje yöneticisi sadece katılımcı olarak yer almalıdır. İdeal olarak herkesin beyin fırtınası teknikleri konusunda eğitim alması gerekir, böylece bu tür oturumlara katılırken beklentileri iyi anlayabilirler.
  • Çözümlere çok fazla zaman harcamak: Çoğu proje ekip üyeleri sunulan sorunu, hedefi veya soruyu tam olarak anlamadan çözümlere hızla odaklanma eğilimindedirler. Herkesin fikir ve çözümlerle hazırlıklı olarak gelmeleri iyi bir fikir gibi görünse de, fikir üretmeden önce doğru soruya veya soruna odaklanılması gerekir. Ekibe toplantının neden yapıldığını anlamaları için yeterli zaman tanınmalıdır. Yanlış odaklanma zaman ve para kaybı yaratır.
  • Yetersiz kolaylaştırıcılar, toplantıya hemen fikir sorarak başlarlar: Toplantı, temel kuralların anlaşılmasıyla, doğru zihniyetin yaratılmasıyla, katılımcıların davranışlarına ilişkin beklentilerin açıklanmasıyla başlamalıdır. Toplantının nasıl yürütüleceği ve toplantının amacının açıklığa kavuşturulması gerekir. Daha önce beyin fırtınası oturumlarına katılmış olsalar bile, oturumun temel kurallarını açıklamak için birkaç dakika ayırmak yararlı olacaktır.
  • Katılımcıların korku ve endişelerinin dikkate alınmaması: Bazı ekip üyeleri eleştirilme korkusu, çatışmaya sürüklenme korkusu ve bazı fikirlerin konfor alanına müdahale edebileceği korkusuyla beyin fırtınası yapmaktan çekinebilirler.
  • Toplantının çok uzun sürmesi: Uzun süren toplantılar insanları tedirgin eder. Ekip üyeleri önce tek başlarına veya küçük gruplar halinde çalışıp, ardından değerlendirme için kısa toplantılar yapabilirler.
  • Kalabalık gruplar yaratıcılığı bastırabilir: 5-10 kişilik küçük gruplar daha büyük gruplardan daha iyi sonuçlar verir. Toplantı konunun uzmanlarından oluşabilir ve daha sonra istenen çözümün uygulanmasında görevlendirilebilecek çalışanları içermeyebilir. Grubun kalabalık olması daha fazla fikrin ortaya çıkacağı anlamına gelmez. Bazı ekip üyeleri grubun büyüklüğünden çekinebilir ve yalnızca sınırlı sayıda fikirle katkıda bulunabilirler. Büyük gruplarda ekip üyeleri başkalarının fikirlerini nasıl göreceği konusunda endişelenebilir ve eleştiri korkusu nedeniyle katkıda bulunmaktan çekinebilirler. Grup büyükse, fikir oluşturmak için oturumun başında katılımcıları daha küçük gruplara ayırmak ve en son değerlendirme için oturumun sonuna doğru büyük bir gruba ayırmak en iyisi olabilir. Kalabalık gruplarda yüksek seslerin daha küçük sesleri bastırmasını önlemek için güçlü liderlik gereklidir.
  • Başkalarının fikirlerini dikkate almamak: Bazen fikirleri birleştirmek mümkün olan en iyi çözümü üretebilir. Bunun doğru bir şekilde yapılması için herkesin düşüncelerini ifade etmesi ve duyduklarını sindirmeleri için yeterli zaman tanınmalıdır. Küçük grupların iyi olmasının nedeni budur.
  • Yanlış deneyim ve bilgi sahiplerini bir araya getirmek: Katılımcılar, yalnızca ünvanları veya uygunluk durumları nedeniyle değil, yapabilecekleri katkıya göre davet edilmelidirler. Proje ekibinin bir parçası olmasa bile konuya ilgi duyan kişileri davet etmek iyi fikirlerin ortaya çıkmasını sağlayabilir.
  • Çeşitlilik içermeyen gruplar: Çeşitliliğe sahip bir beyin fırtınası ekibine sahip olmak avantajlıdır. Bir duruma veya soruna farklı bakış açıları daha fazla bilgi ortaya çıkarabilir. Çeşitlilik sahibi ekipler genellikle varsayımlara meydan okuyarak, sorunlara ve çözümlere farklı şekilde bakarak ve işleri bölüşerek daha iyi bir iş çıkarırlar. Farklı her üye, çözümün parçaları için iyi fikirler ortaya çıkarabilir ve tüm parçalar bir araya getirildiğinde daha iyi bir çözüm ortaya çıkabilir.
  • Bir kişinin oturma hakim olmasına izin vermek: Bazıları kendi konuşmalarını dinlemekten hoşlanır ve tartışmaları domine etmeye çalışırlar. Bu yaklaşım ekip üyelerinin moralini bozabilir, konuşma isteklerini azaltabilir.
  • Aşırı bilgi yüklemesi: Beyin fırtınası oturumları aşırı bilgi yüklemesi riskini taşır. Özellikle birden fazla beyin fırtınası oturumuna ihtiyaç duyulduğunda ortaya çıkar. Gereksiz çok fazla bilgi odağın kaybedilmesine yol açabilir.
  • Acele değerlendirme: Bazı gruplar kabul edilebilir ilk fikre hemen atlayıp, uygun bir değerlendirme yapmadan o fikirle devam etme eğilimindedirler. Gerçekleri yeterince dikkate almadan harekete geçmek optimal olmayan bir çözümün uygulanmasıyla sonuçlanabilir.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Beyin Fırtınasını Grup Geçişi Tekniği ile Yapmak

How to use brainstorming effectively – HR Daily Community

Yöntem 1

  • Grup dairesel bir şekilde oturur.
  • Gruptaki her kişi bir fikir yazar ve sonra bu kağıt parçasını saat yönünde bir sonraki kişiye verir.
  • Bu, herkes orijinal kağıdını geri alana kadar devam eder.
  • Grup sırayla okuyarak her bir fikir üzerinde kapsamlı bir değerlendirme yapmış olur.

Yöntem 2

  • Grup “Fikir Belgesi” oluşturabilir.
  • İlk sayfada konunun açıklaması vardır.
  • Belgeyi alan ilk kişi fikirlerini listeler ve ardından belgeyi bir sonraki kişiye yönlendirir. İkinci kişi yeni fikirler kaydedebilir veya bir önceki kişinin fikirlerine ekleme yapabilir. Bu, herkes katkı yapana kadar devam eder.
  • Daha sonra kaydedilen fikirleri tartışmak için bir toplantısı düzenlenebilir.
  • Bu teknik daha uzun sürer ancak bireylere sorun hakkında derinlemesine düşünmeleri için zaman tanır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Kritik Projelerde Sorun Çözme ve Karar Verme

Critical Thinking Skills: How To Develop Them In Employees - Insperity

Can kaybı, itibar kaybı vb. şirkette ciddi hasara neden olabilecek “kritik” projelerde problem çözme ve karar vermede dikkat edilmesi gerekenler;

  • Zaman sıradan bir kısıtlamadan ziyade son derece kritik bir kısıtlamadır.
  • Yaşam döngüsü aşamaları haftalar veya aylar yerine saat veya günlerle ölçülebilir.
  • Sorun çözme ve karar verme konusunda liderliği proje yöneticisi yerine proje sponsoru veya üst yönetim üstlenebilir.
  • Sorunun temel neden(ler)inin tam olarak anlaşılması için yeterli zaman olmadığından dikkatli olunması gerekir.
  • Sorun çözme ve karar alma tüm paydaşların katkısı ile yapılır.
  • Basın, sorunu çözmek için ne yaptığınızla aktif olarak ilgileniyor olabilir ve onlarla nasıl iletişim kuracağınıza çok dikkat etmeniz gerekir. Medyayla iletişim proje yöneticisi yerine üst yönetimden biri tarafından yürütülmelidir.
  • Sorunu çözmek için seçilen alternatif mümkün olduğu kadar çabuk uygulanabilmelidir.
  • Gelecekteki riskler, alternatiflerin seçiminde önemli bir faktör olarak ele alınmalıdır.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler

Projelerde Birincil ve İkincil Bilgiler

Project information flows - Twproject: project management software,resource  management, time tracking, planning, Gantt, kanban

Projelerde ihtiyaç duyulan ve kullanılan bilgiler birincil ve ikincil bilgiler olarak ayrılabilir.

Birincil bilgi, bizim için hazır olan bilgidir. Bilgisayardan doğrudan erişebilen bilgilerdir. Hassas veya özel bilgilere ilgili yetkilerle erişilebilir.

İkincil bilgiler başka birinden alınması gereken bilgilerdir.

Proje yöneticileri bir sorunu çözmek ve zamanında karar vermek için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmayabilirler. Genellikle ikincil bilgileri sağlayacak kişilere güvenmeleri gerekir. İkincil bilgi karar vermede birincil bilgiden daha kritik olabilir ve hangi bilgilerin sorunla doğrudan ilgili olduğu konusunda bilgiyi sağlayanlara güvenmek zorunda kalınır.

İster birincil ister ikincil olsun, bilgilerin toplanması zaman alıcı olabilir. Bilgi aramak için çok fazla zaman harcamak problemi çözme süresini doğrudan etkiler.

Türkçe eğitimler

İngilizce eğitimler